Die Herausforderung
WORLDPAC entstand 1995 aus der Akquisition mehrerer Unternehmen mit über 30 Jahren Erfahrung im Import-Aftermarket. WORLDPAC importiert und vertreibt Originalteile und hochwertige Aftermarket-Autoersatzteile für unabhängige Dienstleister und unterstützt Kunden mit über 100 strategisch günstig gelegenen Standorten in den USA.
Anfangs verließ sich WORLDPAC dabei auf Fahrer, die Kundenrechnungen zusammen mit den Lieferungen persönlich zustellten. Aber die Zeit, die bis zum Zahlungseingang verging, forderte ihren Tribut. Das Unternehmen wollte den Kunden alternative Optionen zum Empfangen, Einsehen und Bezahlen von Rechnungen bieten. Außerdem verlor sein Team Zeit durch die manuelle Verarbeitung von Zahlungen, die mit virtuellen Einmal-Kreditkarten getätigt wurden. Das Team von WORLDPAC benötigte Lösungen, um die Forderungslaufzeiten zu senken, den Cashflow des Unternehmens zu verbessern und gleichzeitig den Kunden die Flexibilität zu bieten, auf die von ihnen gewünschte Art zu zahlen.
Die Lösung
Im Jahr 2016 ging WORLDPAC eine Partnerschaft mit Billtrust ein, um deren automatisierte Rechnungs- und Zahlungslösungen zu nutzen. Es wurde ein Kundenportal eingerichtet, damit die Kunden ganz nach den eigenen Vorstellungen einsehen und bezahlen konnten. Egal, ob Kunden ihre Rechnungen per Post, E-Mail, Fax oder über ein eigenes Portal erhalten wollten – Billtrust machte es möglich. Im Laufe der Zeit wandte sich WORLDPAC an Billtrust, um zusätzliche Unterstützung zu erhalten, einschließlich des Beitritts zur Digital Lockbox von Billtrust, um die Erfassung virtueller Karten zu automatisieren, und der Aktivierung des Kontoübersichtsbildschirms, der es Kunden ermöglicht, mit einem einzigen Klick mit Dokumenten zu bezahlen, die einfach nach Alterungseimern gruppiert sind.
"Billtrust Digital Lockbox hat uns enorm Zeit gespart, und damit bezahlen unsere Kunden uns schneller. Ich habe sogar unser Schwesterunternehmen ermutigt, es ebenfalls zu nutzen. Das Zahlungsportal ist sehr hilfreich.“
Susan Grass, VP Customer First und Kredit
Die Resultate
Die Kunden von WORLDPAC haben jetzt Flexibilität im Hinblick darauf, wie sie ihre Rechnungen einsehen und bezahlen können: Während Billtrust 51 % der Rechnungen per Post versendet, erhalten 49 % der Kunden ihre Rechnung in elektronischer Form. Mit dem Kontoübersichtsbildschirm werden 27 % der Rechnungen digital bezahlt – ein Anstieg von 80 % in nur drei Monaten. Auch die durchschnittliche Zahlungslaufzeit beträgt inzwischen nur noch 27 Tage. Wenn es um Digital Lockbox geht, werden automatisierte Zahlungen über das Netzwerk 3,5 Tage schneller abgewickelt als andere Kanäle, und aufgrund von Kartenverarbeitungsdaten der Stufen 2 und 3 und der Optimierung des großen Ticketaustauschs sparen sie zusätzlich 170.000 US-Dollar pro Jahr an Kreditkartenbearbeitungsgebühren. In der ersten Hälfte des Jahres 2020 hat Digital Lockbox Kundenzahlungen in Höhe von über 16 Millionen US-Dollar automatisiert.