11 tips voor het opstellen van effectieve betalingsherinneringen

Vroeg of laat krijgt elk accounts receivable-team te maken met onbetaalde rekeningen. Maar maak je geen zorgen, je staat er niet alleen voor. De wereldwijde schuld heeft een recordbedrag van 300 biljoen dollar bereikt, volgens schattingen van het Institute of International Finance. De $ 300 biljoen komt overeen met 349% van het wereldwijde bruto binnenlands product (bbp). Dat is veel geld. En het kan lastig zijn om al die onbetaalde facturen bij te houden. Daarom is het belangrijk om zo snel mogelijk een betalingsherinnering te versturen.

Maar hoe kunt u deze herinneringen het beste maken en versturen?

Geen zorgen. Billtrust heeft deze 11 tips samengesteld, zodat u in een mum van tijd uw accounts receivable betaald krijgt.

Voordat u nadenkt over de inhoud van de betalingsherinnering, moet u nadenken over welk medium u wilt gebruiken. Verschillende generaties gebruiken soms verschillende manieren om te communiceren.

Hier volgen enkele tips om het communicatiekanaal te kiezen waarmee je snel en efficiënt betaald krijgt:

1. Begin met e-mail: E-mail is een geweldige manier om betalingsherinneringen te versturen omdat je er een heleboel tegelijk kunt versturen.
2. Volg op met SMS: Stuur een sms als een e-mail de klus nog moet klaren. Soms is een zacht duwtje genoeg om iemand te laten betalen.
3. Probeer een brief: Als al het andere faalt, kunt u altijd nog een ouderwetse brief sturen.
4. Bel ze op: Als al het andere faalt, pak dan de telefoon en bel jouw klant op. Een persoonlijk tintje is soms de beste manier om iemand te laten betalen.

Het is geen geheim dat het najagen van betalingen een groot pijnpunt kan zijn voor bedrijven. Volgens Intrum kost het najagen van achterstallige betalingen Europese bedrijven 275 miljard euro per jaar en kost het een gemiddeld bedrijf 74 dagen om het op te lossen. Het is niet alleen frustrerend om met klanten om te gaan die niet op tijd betalen, maar het kan ook jouw cashflow ernstig belasten.

Eén manier om de pijn van het najagen van betalingen te verzachten, is door professionele en beleefde herinneringen te sturen. Natuurlijk wilt u niet zeurderig of bedreigend overkomen, maar u wilt er ook niet te nonchalant over doen. Dit is immers nog steeds een zakelijke transactie.

Elke dag worden bedrijven en werknemers overspoeld met communicatie. Daarom moet jouw betalingsherinnering opvallen en moet je er je eigen stijl aan geven. Een persoonlijke stijl verhoogt de herkenbaarheid en voorkomt dat jouw herinneringen in de map met spam of in de prullenbak belanden.

Hier volgen enkele tips om in gedachten te houden bij het opstellen van jouw betalingsherinneringen:

• Houd het kort en bondig: Niemand wil een lange, langdradige e-mail (of erger nog, een brief) van zijn accountant lezen. Kom meteen met de deur in huis en vertel ze wat ze moeten doen.
• Gebruik vriendelijke taal: Ook al herinnert u hen aan schulden, u hoeft niet overdreven formeel of stijf te zijn. Met een beetje warmte kom je een heel eind.
• Gebruik humor verstandig: Een beetje humor kan jouw boodschap ook smakelijker maken. Maar pas op - humor kan averechts werken, dus gebruik het spaarzaam.
• Wees duidelijk over de gevolgen: Als u moet bellen of een aangetekende brief moet sturen, zorg er dan voor dat ze dat van tevoren weten. Hierdoor zullen ze begrijpen dat je serieus bent over betaald krijgen.
• Verander jouw communicatiestijl na verloop van tijd. De eerste communicatie is idealiter collaboratief van toon. Verderop in het proces kan de communicatie gerichter en directer zijn.

Als accounts receivable professional is een van de belangrijkste dingen die u kunt doen, het bijhouden van uw accounts receivable. Dit betekent tijdige betalingsherinneringen sturen naar klanten en dit doen op een manier die empathie en begrip toont. Betalingsachterstanden kunnen immers het gevolg zijn van vele factoren, waaronder eenvoudige vergeetachtigheid of onverwachte financiële moeilijkheden.

Hier volgen enkele tips om jouw empathie te benadrukken:

• Gebruik taal waaruit blijkt dat u hun omstandigheden begrijpt. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen, "je bent vergeten jouw rekening te betalen", kunt u proberen, "Ik weet dat het de laatste tijd moeilijk is geweest, dus ik wilde je er even aan herinneren dat je nog moet betalen".
• Bied flexibele betaalmethoden. Dit laat zien dat je bereid bent om met hen samen te werken om een oplossing te vinden die aan hun behoeften voldoet.
• Heb geduld. Soms duurt het even voordat klanten hun betalingen hebben ingehaald. Door geduld en begrip te tonen, bouwt u vertrouwen en goodwill op die lang kunnen blijven duren.

Als u zoals de meeste accounts receivable beheerders bent, weet u hoe belangrijk het is om op tijd betaald te krijgen. Maar soms hebben zelfs de meest goedbedoelende klanten een herinnering nodig. Hier zijn een paar tips om je te helpen bij het schrijven van betalingsherinneringen die kort, bondig en to the point zijn:

• Wees duidelijk over wat u verwacht. Het heeft geen zin om meerdere pagina's te beslaan of een eindeloze e-mail te schrijven bij het versturen van een betalingsherinnering. Dit is niet alleen onnodig; Het ontmoedigt snelle en directe betaling. Vermeld het verschuldigde bedrag, de vervaldatum en eventuele kosten voor te late betaling.
• Leg kort uit waarom tijdige betalingen belangrijk zijn. U kunt bijvoorbeeld vermelden dat late betalingen een negatieve invloed kunnen hebben op de cashflow van uw bedrijf.

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt - starend naar een lege inbox of portaal, ons afvragend waar de volgende betaling is. Als u betalingsherinneringen naar klanten stuurt, is het belangrijk om de inhoud van de onderwerpregels van jouw herinneringen te variëren, zodat ze opvallen in een zee van e-mails.

Hier zijn een paar tips:

1. Word persoonlijk: In plaats van algemene onderwerpregels zoals "Betalingsherinnering", kunt u iets persoonlijkers proberen, zoals "Ik denk aan u, ik hoop dat alles goed gaat."
2. Wees specifiek: Vermeld het bedrag en het doel van de betaling in de onderwerpregel zodat er geen verwarring ontstaat over waar u om vraagt.
3. Wees creatief: Gebruik woordspelingen of speelse taal om de aandacht te trekken en jouw e-mail te laten opvallen. Zorg er aan de andere kant voor dat je ontspannen bent - je wilt jouw klanten tevreden stellen.
4. Niet doen: Het is het beste om in jouw e-mail niet te vermelden dat dit een eerste of tweede betalingsherinnering is. Waarom? Klanten verwachten dan namelijk dat er nog meer herinneringen zullen volgen en zullen de betaling nog verder uitstellen.

Jouw klanten eraan herinneren dat ze hun rekeningen moeten betalen, is een uitdagende taak. Het is nog moeilijker als je niet zeker weet hoe je dit moet aanpakken. Vermeld minimaal de volgende informatie in de herinnering:

• Het factuurnummer
• De factuurdatum
• De oorspronkelijke vervaldatum
• De nieuwe uiterste betaaldatum of een specifieke betalingstermijn voor de factuur
• Het openstaande bedrag
• Het rekeningnummer waarop de factuur moet worden betaald.

Het is nog beter als u de betreffende factuur bijvoegt. Vervolgens zijn alle benodigde gegevens toegankelijk voor jouw klant en weet hij of zij precies waar je het over hebt. Het opzetten van een kopersportaal is een aanbevolen werkwijze waarbij facturen en betalingsgegevens worden gecentraliseerd en flexibele betaalmethoden worden aangeboden voor meer gemak.

Zo vermijdt u het typische excuus dat een klant de originele factuur niet meer kan vinden, waardoor hij kan beslissen wanneer (en of) hij actie onderneemt.

Het doel van een betalingsherinnering is om jouw klant te laten betalen, maar ze zijn alleen effectief als ze het eenvoudig maken om te betalen. Neem een betaallink op in jouw betalingsherinnering, zodat ze je meteen kunnen betalen.

Het is eenvoudig: hoe gemakkelijker je het maakt om te betalen, hoe groter de kans dat je betaald krijgt. Bespaar uzelf dus wat tijd en geld door een betaallink in uw volgende betalingsherinnering op te nemen. Jouw bankrekening zal je dankbaar zijn.

Als het gaat om belangrijke zaken zoals betalingen, is het altijd het beste om met een echt persoon om te gaan. Als u het e-mailadres van een echt persoon gebruikt, is de kans groter dat u hun aandacht krijgt en dat ze jouw bericht zien. Bovendien voelt het persoonlijker en menselijker aan, wat het verschil kan maken om iemand tot actie aan te zetten.

Dus de volgende keer dat je iemand eraan herinnert om te betalen, gebruik dan het e-mailadres van een echt persoon. Het kan het verschil maken om jouw betaling op tijd te krijgen.

Zoals elke ondernemer weet, is betaald worden essentieel om de lichten aan te houden. Maar soms hebben zelfs de meest verantwoordelijke klanten een duwtje in de rug nodig om hun facturen bij te houden. Door de voordelen van jouw product of service te benadrukken, kunt u uw klanten eraan herinneren waarom ze zo graag zaken met u doen.

Voeg bijvoorbeeld een PS onderaan de e-mail toe met het volgende

• De aankondiging van een nieuwe functie
• Een link naar het succesverhaal van een klant
• Een link naar een blog

Als klanten worden herinnerd aan de waarde die ze van jouw bedrijf krijgen, zullen ze eerder geneigd zijn om betaling als prioriteit te stellen. Dus de volgende keer dat u herinneringen verstuurt, overweeg dan hoe u een eenvoudig verzoek kunt omzetten in een positieve versterking van de waarde van uw bedrijf. Het resultaat is dat jouw klanten graag betalen.

Een van de meest uitdagende (en vaak ondankbare) taken voor accounts receivable-professionals is het achterhalen van de betalingen van klanten.

Hoewel het moeilijk is om de perfecte balans te vinden tussen vasthoudend en respectvol zijn, zijn er een paar algemene richtlijnen die u kunt volgen om effectieve betalingsherinneringen te maken:

1. Ten eerste is timing alles. Je wilt niet te vroeg een herinnering sturen, omdat dit jouw klant de indruk kan geven dat je hem onder druk zet om te betalen, maar je wilt ook niet te lang wachten, omdat dit kan lijken alsof je de situatie niet serieus neemt.
2. Ten tweede, wees duidelijk en beknopt over deadlines. Dit is niet het moment voor koetjes en kalfjes - kom meteen ter zake zodat jouw klant precies weet wat je vraagt en wanneer.
3. Wees ten slotte beleefd maar vastberaden totdat u betaald krijgt. Het is belangrijk om professioneel te blijven, zelfs als u gefrustreerd of boos bent.

Door deze tips te volgen, kunt u betalingsherinneringen aanmaken die zowel tijdig als effectief zijn.

Late betalingen zijn de vloek van het bestaan van elke eigenaar van een klein bedrijf. Gelukkig is er een eenvoudige oplossing: automatische betalingsherinneringen. Door automatische herinneringen in te stellen, hoeft u zich geen zorgen meer te maken over het achterhalen van achterstallige betalingen. En het beste van alles is dat u daadwerkelijk sneller betaald krijgt.

Geautomatiseerde, door debiteurensoftware gegenereerde herinneringen kunnen via e-mail, sms of pushmelding worden verstuurd, zodat je de beste methode voor jou en jouw klanten kunt kiezen. U kunt de berichten zelfs zo aanpassen dat ze een persoonlijke noot bevatten die jouw klanten stimuleert om op tijd te betalen. Dus als u het zat bent om achter betalingsachterstanden aan te gaan, automatiseer dan uw betalingsherinneringen met debiteurensoftware en krijg sneller betaald.

Niemand ontvangt graag betalingsherinneringen. Maar we kunnen allemaal de noodzaak ervan inzien, vooral als er huur verschuldigd is. Het goede nieuws is dat u door bovenstaande tips te volgen effectieve betalingsherinneringen kunt schrijven die resultaat opleveren. En als u nog een stap verder wilt gaan, automatiseer dan uw betalingsherinneringen met Billtrust’s Business Payments Network, zodat u zich nooit meer zorgen hoeft te maken over te late betalingen. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie!