Beste AR Automatiseringspraktijken voor distributeurs

Distributiebedrijven maken de complexiteit van wereldwijde productie en handel eenvoudig voor hun klanten. Maar wie maakt het eenvoudig om voor hen betaald te worden? Bij Billtrust zijn we er trots op dat we de experts zijn in accounts receivable-optimalisatie voor de distributiesector wereldwijd.

Wij bedienen meer dan 440 distributiebedrijven wereldwijd, met een totale omzet van meer dan 748 miljard dollar. En we werken in 15 unieke sectoren. Wij hebben de ervaring, de oplossingen en de benchmarks om je te helpen een revolutie teweeg te brengen in jouw accounts receivable.

De tijd dat facturen handmatig werden aangemaakt en verstuurd, raakt op. Facturen moeten digitaal gegenereerd en gedistribueerd worden, en AR-automatisering maakt dat mogelijk.

Levertijden kunnen worden verkort van dagen tot minuten wanneer u uw klanten laat overstappen van gedrukte facturen en facturen per post naar facturen per e-mail en facturering & betalingsportels. De kostenbesparingen zijn onmiddellijk en de aftelklok naar betaling begint eerder, wat de weg naar inkomsten versnelt.

Voor uw grotere klanten die u vragen om in te loggen op crediteurenportalen om hen te factureren, biedt Billtrust een unieke oplossing waarmee u al uw facturen op één plek kunt uploaden en automatisch kunt laten invoeren in de crediteurenportalen van uw klanten. U ontvangt zelfs dagelijks een rapport met de status van crediteuren facturen in het AP-portaal, zodat u eventuele uitzonderingen in de systemen van uw klanten kunt afhandelen.

Aanpassen aan (en beïnvloeden van) betaalmethoden van klanten

Een van de belangrijkste voordelen van AR-automatisering is de mogelijkheid om verschillende betaalmethoden aan te bieden, afgestemd op de voorkeuren van de klant. Het aanbieden van betalingsopties zoals Automated Clearing House (ACH) en creditcard kan klanten stimuleren om hun facturen sneller te betalen. Daarnaast kunnen distributeurs het gebruik van geprefereerde, kosteneffectieve betaalmethoden stimuleren door middel van kortingen of beloningsprogramma's.

Zorg ervoor dat u uw creditcardbetalingen verwerkt met gegevens van niveau 2 of niveau 3. Hogere niveaus van klantgegevens zorgen ervoor dat creditcardnetwerken zich meer op hun gemak voelen bij de waarheidsgetrouwheid van jouw transacties, en op hun beurt zullen zij je lagere interchange fees in rekening brengen.

Billtrust heeft unieke functies die het verwerken van gemailde creditcardbetalingen gemakkelijker maken. De Business Payments Network technologie van Billtrust opent automatisch e-mails die creditcardbetalingen bevatten, verwerkt ze veilig en stuurt vervolgens de overschrijving gegevens naar jouw cash applicatie oplossing.

Onderzoek het berekenen van toeslagen om de kosten van creditcardbetalingen te verlagen

Creditcard transacties brengen kosten met zich mee, meestal in de vorm van processing fee die aan de distributeur worden aangerekend. AR-automatiseringsplatforms kunnen echter ook voorzien zijn van toeslagmogelijkheden, waardoor bedrijven een deel van of alle transactiekosten kunnen doorberekenen aan de eindklant, waardoor de kosten voor de distributeur worden verlaagd.

U moet overwegen of u wel of niet de buy-in van de klant krijgt. Maar Billtrust kan het proces van het berekenen van toeslagen gemakkelijk maken en er tegelijkertijd voor zorgen dat u altijd voldoet aan de nationale wetten en creditcardregels.

Verbeter en automatiseer de toepassing van contant geld

Het automatiseren van het kasaanvraagproces omvat het matchen van binnenkomende betalingen met de juiste facturen. Geavanceerde debiteurensoftware kan gebruik maken van AI om patronen te herkennen en betalingen veel sneller nauwkeurig toe te passen dan bij handmatige toepassing, waardoor waardevolle resources vrijkomen en menselijke fouten afnemen.

Billtrust heeft een toonaangevend matchingpercentage en gebruikt een krachtige engine voor het afhandelen van uitzonderingen die het gemakkelijk maakt om betalingen die extra aandacht nodig hebben snel te corrigeren en toe te passen.

Instituut slimme incassotechnologie

Slimme incassotechnologie kan vorderingen prioriteren op basis van het risico en de waarde van de rekeningen, zodat de meest kritieke vorderingen als eerste aandacht krijgen. Geautomatiseerde betalingsherinneringen en gepersonaliseerde incassocampagnes kunnen ook worden gestructureerd op basis van klantgedrag om de tijdigheid van betalingen te verbeteren.

En credit controllers worden ondersteund met een dagelijkse lijst van geprioriteerde taken en een systeem dat hen helpt om klantcontacten en betaalbeloftes te loggen.

Dump de spreadsheet voor speciaal gebouwde debiteurensoftware

Spreadsheets bieden voor velen misschien een comfortzone, maar ze zijn vatbaar voor fouten en inefficiënties. Speciaal ontwikkelde debiteurensoftware biedt realtime gegevens, beter inzicht in accounts receivable-processen en vermindert de kans op fouten, wat op zijn beurt de order to cash-cyclus versnelt.

Geschillen snel opsporen en oplossen

Geschillen kunnen betalingen vertragen en de cashflow beïnvloeden. AR Automatisering biedt speciale modules om disputen efficiënt te beheren. Deze systemen kunnen geschillen registreren, de oplossing ervan bijhouden en inzichten verschaffen om te voorkomen dat soortgelijke problemen zich opnieuw voordoen.

Zorg voor een naadloze ervaring met AR-automatisering van bestelling tot betaling

Ten slotte kan AR-automatisering ervoor zorgen dat de klant een naadloos proces ervaart tijdens zijn hele traject. Door e-commerce platforms, ERP-systemen en andere operationele tools te integreren, kunnen distributeurs een consistente en intuïtieve klantervaring bieden die fouten tot een minimum beperkt.

U hebt logistiek, marketing en jouw klantrelaties onder de knie. Beheers nu uw order-to-cash proces door de beste oplossingen van Billtrust te integreren.

Sluit u aan bij de honderden succesvolle distributiebedrijven die hun DSO (Days Sales Outstanding) hebben verlaagd, hun cashflow hebben versneld en hun foutenpercentage hebben verlaagd met Billtrust AR automatisering.