Toeslagen: de sleutel tot het ontgrendelen van creditcardbetalingen

Wat zijn toeslagen?

Een toeslag is een extra fee die wordt toegevoegd aan de geadverteerde prijs van goederen of diensten. Toeslagen worden door leveranciers gebruikt als compensatie voor creditcardacceptatiefees.

Toeslagen zijn het overwegen waard wanneer:

• je een aanzienlijk aantal klanten hebt die creditcards gebruiken en de interchange fees op je marges drukken.

• je geen creditcards accepteert vanwege interchange fees.

Toeslagen kunnen een legitieme manier zijn om een deel van het geld dat verloren gaat bij de verwerking van creditcardbetalingen terug te krijgen.

Van oudsher is het berekenen van toeslagen geen eenvoudig proces, omdat er veel stappen zijn die bedrijven moeten doorlopen om compliant te zijn en blijven. Billtrust innoveert op het gebied van betalingen door toeslagen als een dienst te beschouwen.

Wij nemen al het werk op ons zodat jij je marges kunt maximaliseren met behoud van naleving en klantacceptatie.

De voordelen van creditcardacceptatie

Uit branchegegevens blijkt dat klanten met een creditcard sneller betalen dan met ACH.

In plaats van zich alleen te richten op de kosten voor creditcardacceptatie, moeten leveranciers een holistische aanpak hanteren om hun beleid voor betalingsacceptatie zodanig te beheren dat flexibiliteit en een goede klantervaring worden bevorderd.

Leveranciers moeten overwegen of de snellere betaling en hogere efficiëntie de kosten van interchange fees rechtvaardigen.

Toeslagen kunnen de last van interchange fees voor de leverancier wegnemen, maar de kosten worden dan wel verschoven naar de koper, wat gevolgen kan hebben voor de klantrelatie.

Wanneer leveranciers besluiten creditcardbetalingen te aanvaarden met een toeslagenprogramma, moeten ze erop kunnen vertrouwen dat ze over de middelen beschikken om hun klanten en issuers van de creditcard op de hoogte te stellen en met hen te communiceren.

Wat kopers willen:

1. Houd contant geld vast
Bij creditcardbetalingen hebben kopers 30 dagen extra voordat ze contant moeten betalen.

2. Meerdere betalingsmogelijkheden
Verschillende betalingsopties geven kopers de mogelijkheid te betalen op manieren die voor hen het beste werken.

3. Minder papier/handwerk
Automatisering van crediteurenbeheer werkt het beste met elektronische betaalmethoden.

4. DPO-uitbreiding
Kopers houden hun geld langer in kas, omdat ze het creditcardbedrijf pas 30 dagen na de creditcardbetaling hoeven te betalen.

5. Inkomstenstroom korting
De kortingen bij aankoop met bedrijfscreditcards liggen gemiddeld tussen 1-3%, wat grote besparingen oplevert voor kopers en een gestage inkomstenstroom uit kortingen.

6. Bespaar geld
Hoe langer kopers hun geld in kas kunnen vasthouden, hoe minder ze hoeven te lenen en hoe meer ze kunnen investeren in productieve activiteiten.

Wat leveranciers willen:

1. Krijg sneller betaald
Er zijn aanzienlijke kosten verbonden aan het verstrekken van krediet aan klanten. Hoe sneller leveranciers hun facturen betaald krijgen, hoe minder ze hoeven te lenen om hun uitgaven te dekken.

2. Gebruiksgemak / vertrouwde oplossingen
Creditcardacceptatie mag de betalingsverwerking niet moeilijker maken.

3. Automation
Kanalen voor creditcardacceptatie moeten leiden tot minder fouten en minder handmatig werk.

4. DSO-vermindering
Creditcardbetalingen worden sneller uitgevoerd dan ACH.

5. Korting op de vergoeding
Leveranciers willen niet dat fees voor creditcardacceptatie een hap uit hun marges nemen.

6. Bedrijf laten groeien/behouden
Het accepteren van creditcardbetalingen is positief voor de klantrelatie, omdat creditcardbetaling de voorkeur heeft bij de meeste kopers.

Een toename in het gebruik van creditcards gaat vaak ten koste van de marges van de leverancier

De implementatie van een klantgericht toeslagenprogramma

Een eerste stap is om de kosten van creditcardacceptatie goed in kaart te brengen. Creditcardbedrijven, alsook wetgeving, bepalen in sommige gevallen dat een bedrijf alleen een toeslag mag instellen ter hoogte van de acceptatiekosten en niet meer.

Hoewel kopers misschien niet heel blij worden van de beslissing om toeslagen in te voeren, zal vroegtijdige en transparante communicatie over het nieuwe beleid bijdragen aan het behoud van een positieve relatie. Het nieuwe toeslagenbeleid moet worden geformaliseerd in handelsovereenkomsten en intern op grote schaal worden gecommuniceerd, zodat kopers consistente informatie krijgen tijdens alle interacties met de leverancier.

Als je al betalingen met creditcard accepteert, kan het in rekening brengen van toeslagen ervoor zorgen dat meer kopers overstappen op ACH-betalingen, wat downstream operationele gevolgen en extra kosten kan veroorzaken. Kredietmanagement, debiteurenbeheer en cashallocatie zijn belangrijke factoren voor de klantervaring. Voor een succesvol toeslagenbeleid is het belangrijk om ervoor te zorgen dat die teams over voldoende middelen beschikken om een toename van handmatige betalingen en niet-gekoppelde overschrijvingen te verwerken.

Als je op dit moment geen creditcardbetalingen accepteert, kan het openen van het creditcardkanaal met een toeslagenprogramma mogelijk ACH-betalingen naar creditcard doen verschuiven, waardoor cash sneller stroomt en meer overschrijvingsgegevens en betalingen in hetzelfde kanaal worden geplaatst. Dit zal zowel je cashallocatie als invorderingsprocessen efficiënter maken.

De noodzaak van toeslagen als service

Toeslagen bieden direct voordelen voor leveranciers, maar implementatie is moeilijk. Management van klanten en creditcardbedrijven is nodig. De kosten moeten worden berekend en in overeenstemming worden gebracht met de regels van creditcardbedrijven en eventuele wettelijke voorschriften.

De voordelen zijn er, maar leveranciers hadden niet echt een oplossing voor het probleem.

En nu biedt Billtrust toeslagen aan als service. We nemen alle complicaties van toeslagen vakkundig op ons, zodat onze klanten hun marges kunnen maximaliseren met behoud van naleving.

Billtrust biedt realtime, geautomatiseerde toeslagen conform de regelgeving

Goedgekeurde kaarten identificeren
Onze technologie maakt automatisch onderscheid tussen alle soorten kaarten — credit, debet, prepaid — om naleving te handhaven.

Binnen 30 dagen melding aan creditcardbedrijf
Billtrust zorgt ervoor dat handelaars alle relevante belanghebbenden - creditcardbedrijven en kopers - tijdig op de hoogte stellen.

Toeslagtarieven berekenen
Onze engine berekent automatisch het exacte bedrag van de toeslag op basis van het transactietotaal, zodat aan eventuele maximumtarieven en alle regels van het creditcardbedrijf wordt voldaan.

Klantentoeslag
Billtrust verwerkt het aankoopbedrag en de creditcardfees automatisch als één transactie bij het afrekenen en zorgt ervoor dat je de recentste protocollen voor correcte kennisgeving volgt.

Ontwikkeling van staatswetgeving
Wij houden nauwgezet toezicht op ontwikkelingen van regelgeving en onafhankelijke staatsregelgeving, zodat handelaars met een nationale aanwezigheid op alle kanalen aan de regels blijven voldoen.

Regels van creditcardbedrijven
We houden voortdurend oog op de uiteenlopende richtlijnen van creditcardbedrijven, zodat handelaars met een gerust hart hun marges kunnen optimaliseren.

Het gemak van creditkaartbetalingen zonder de kosten

Andere providers rekenen een hoge fee aan en vereisen handmatige tussenkomst om de naleving te handhaven. Met het toeslagenprogramma van Billtrust Payments kun je je kopers volledig conforme, redelijke tarieven aanbieden die automatisch worden berekend op het moment van de transactie.

De ROI is simpel

Het aanbod van Billtrust is anders omdat wij je gegevens van begin tot eind beheren, waardoor we maximale interbancaire kosten op creditcardtransacties bereiken voor Level 2/3 en hoge facturen gedurende de gehele levenscyclus van de transactie. Dit betekent dat wij je betalingen efficiënter verwerken en de betaalkosten voor je kopers verlagen.

Zo werkt het

Onze toeslagenservice werkt op dezelfde manier als een btw-calculator. Zodra je koper een creditcardnummer opgeeft om een factuur te betalen binnen je Billtrust Invoicing-oplossing, zorgen wij voor een dynamische en transparante berekening van het toegestane toeslagbedrag waarbij alle wettelijke vereisten gevolgd worden. Je koper behoudt altijd de mogelijkheid om deze creditcardkosten te vermijden door te kiezen voor een alternatieve betaalmethode zoals ACH.

Naleving als service

Billtrust beheert je toeslagenprogramma met naleving van regelgeving, waardoor je organisatie geen last heeft van de bijbehorende inspanningen en risico's. We monitoren continu de regelgeving rond creditcards en zorgen voor 100% naleving. Onze dynamische berekeningsmodule voor toeslagen zorgt ervoor dat het juiste toeslagbedrag wordt toegepast zonder het handelaarsbeleid van het creditcardbedrijf te schenden. We bieden je ook de mogelijkheid om creditcardacceptatie uit te schakelen in aankoopscenario's waarvoor op basis van je beleid geen toeslag in rekening wordt gebracht. Wil je dat je kopers kunnen betalen met een debetkaart? Dat kan. Wil je debetkaarten blokkeren en alleen kaartsoorten toestaan waarvoor je een toeslag kunt berekenen? Ook dat kan.

Het succes van toeslagen

Toonaangevende distributeur van bouwmateriaal optimaliseert zijn betalingskosten en bespaart $ 400.000 in de eerste 30 dagen.

De uitdaging

• Stijgende kosten van creditcardbetalingen
• Negatief effect op de marge
• Beheer van talloze verwarrende en inconsistente regelgeving rond creditcardgebruik
• Heeft een geautomatiseerde toeslagoplossing nodig

De oplossing

• Toeslagoplossing geïnstalleerd in hun bestaande online betalingstraject
• Klanten hebben betalingsopties om toeslagen te voorkomen
• De technologische oplossing maakte het mogelijk om het toeslagenbeleid af te stemmen op hun vereisten

Belangrijkste resultaten in de eerste 30 dagen

• $ 370.000 aan directe verwerkingskosten terugverdiend
• 50% meer e-cheques en online factuurbetalingsvolume (tegen aanzienlijk lagere kosten)
• $ 1000 - $ 10.000 bestelwaardebereik met toeslag
• Krediettoeslagen, inkopen en enkele virtuele kaarten

Dit is wat de toeslagoplossing van Billtrust anders maakt

• Leveranciers kunnen regels opstellen voor kaartacceptatie op basis van toeslagmogelijkheden. Blokkeer bijvoorbeeld debetkaarten en sta alleen creditcards toe waarop een toeslag kan worden berekend
• End-to-endcontrole van leveranciersgegevens om efficiëntie, lagere tarieven en besparingen voor kopers te stimuleren
• Vaste, transparante tarieven en kopers hebben de mogelijkheid om over te stappen naar een andere betaalmethode, zoals ACH
• Geen handmatige tussenkomst vereist om naleving van regelgeving en voorschriften van creditcardbedrijven te handhaven
• De koper behoudt altijd de mogelijkheid om de kosten van een creditcardbetaling te vermijden door over te schakelen op een alternatieve betaalmethode, zoals ACH

Twee eenvoudige stappen voor het berekenen van toeslagen

1. De koper voert een creditcardnummer in om een factuur te betalen binnen de Billtrust Invoicing-oplossing
2. Het juiste toeslagbedrag wordt dynamisch berekend en transparant weergegeven

De juiste balans vinden

Het berekenen van toeslagen kan helpen om de kosten van creditcardacceptatie te verlagen of elimineren, maar leveranciers moeten nadenken over hoe dit hun relatie met hun klanten kan beïnvloeden.

Kopers betalen om verschillende redenen liever met een creditcard, bijvoorbeeld omwille van het gemak, de veiligheid en toegang tot float en kortingen via hun issuer. Toeslagen kunnen kopers ontmoedigen om creditcardbetalingen te doen.

Het is cruciaal om de balans vinden tussen de kosten van kaartacceptatie en klanttevredenheid om kopers te behouden en concurrerend te blijven binnen je sector.

Overwegingen voor handelaars

Het aanvaarden van creditcards is het afgelopen jaar snel gegroeid in het bedrijfsleven, omdat steeds meer leveranciers hun cashflow willen verbeteren en kopers de mogelijkheid willen bieden om hun facturen snel te betalen.

De beslissing om toeslagen in te voeren is voor elk bedrijf anders, maar hier volgen enkele overwegingen voor leveranciers bij het bepalen van hun aanpak:

• Welke gevolgen heeft het voor het koopgedrag van klanten?
• Welke operationele gevolgen kunnen we downstream verwachten als kopers overstappen op andere betaalmethoden dan de creditcard?
• Welke gevolgen heeft dit voor DSO?
• Welke vormen van betaling accepteren concurrenten?
• Is ons risicomanagement in orde?
• Voldoet ons nieuwe beleid aan de regelgeving rond toeslagen van creditcardbedrijven en overheden?

Tools om de kosten van creditcardacceptatie te managen

• Een betalingsportaal opzetten waarmee leveranciers betalingsregels kunnen beheren, de administratieve kosten kunnen verlagen en ervoor kunnen zorgen dat aan de PCI-voorschriften wordt voldaan.
• Introduceer speciale interbancaire kosten die de kosten van creditcardacceptatie voor bepaalde kopers verlagen.
• Implementeer dagelijks toezicht op de uitwisselingskwalificatie om ervoor te zorgen dat de voordelige interbancaire kosten van Level 2, Level 3 en hoge volumes consequent worden toegepast.
• Introduceer een op tijd gebaseerd betalingsacceptatiebeleid waarbij kopers creditcardbetalingen kunnen doen binnen een tijdsbestek dat logisch is voor de leverancier.
• 'Deel' de verwerkingskosten voor creditcards met kopers door een toeslag in te voeren die lager is dan de kosten voor de leverancier.
• Beperk creditcardgebruik voor facturen boven een bepaalde drempel.
• Bied kortingen aan bij vroege ACH-betalingen om kopers weg te lokken van de creditcard.