84 Lumber

Uitdaging: minder personeel, meer kredietaanvragen

Als toonaangevende leverancier van bouwmaterialen in de Verenigde Staten is 84 Lumber afhankelijk van efficiënte financiële activiteiten om projecten te realiseren en de cashflow op peil te houden. Toen verouderde accounts receivable praktijken hen belemmerden in het behalen van hun bedrijfsdoelstellingen, ondernam Brian Page, directeur Krediet, actie om een betere weg voorwaarts te vinden.

De twee belangrijkste uitdagingen: personeelsbezetting voor incasso en trage kredietaanvraagprocessen.

"Ons incassoteam was voortdurend in beweging", legt hij uit. "Elke keer dat we mensen aannamen, verloren we iemand."

Tegelijkertijd voerde 84 Lumber een belangrijk groei-initiatief door om het aantal kredietaanvragen van kopers uit te breiden van ongeveer 5.500 per jaar tot minimaal 8.000 per jaar. Om dit doel te bereiken, moet het papieren kredietbeleid van het bedrijf worden getransformeerd. Toen de personele en procedurele uitdagingen samenkwamen, nam de urgentie voor een oplossing toe.

Oplossing: Incasso en kredietbeheer gaan digitaal

De eerste aanpak was om zelf een oplossing te ontwikkelen, in samenwerking met IT, om bestaande financiële systemen (zoals hun ERP) uit te breiden met nieuwe automatiseringsfuncties. Maar die strategie werd snel verlaten.

"We hebben geprobeerd om intern wat dingen te doen, maar het lukte gewoon niet. Als we zelf een oplossing laten groeien, verbetert deze niet, tenzij we zien waar die verbeteringen moeten worden aangebracht en we erom vragen. Billtrust werkt echter voortdurend aan de verbetering van hun platform. Kijk naar hun roadmap. Met Billtrust wordt alles altijd gecontroleerd en blijft alles in beweging. Dat is een groot pluspunt voor ons", legt Page uit.

Het bedrijf maakte al gebruik van de Billtrust Payments oplossing en dankzij een gezamenlijke workshop konden financiële leiders zich een beeld vormen van de digitale transformatie van hun incasso- en kredietfuncties. Het duurde niet lang voordat Page groen licht kreeg om verder te gaan met Billtrust, waarmee de weg werd vrijgemaakt voor een intensievere samenwerking en modernisering van de accounts receivable.

7 credit controllers verrichten het werk van 10

De oplossing voor automatisering van incasso's van Billtrust was prioriteit nummer één, en 84 Lumber had meer nodig dan alleen technologie. Met krachtige, praktische ondersteuning heeft Billtrust geholpen om de acceptatie door credit controllers te bevorderen en hun platform af te stemmen op de financiële procedures van de organisatie.

Tegenwoordig wordt het werk van tien medewerkers uitgevoerd door een kernteam van zeven tot acht credit controllers.

Intern zijn de voordelen duidelijk. Accounts receivable-medewerkers waren vroeger de hele dag bezig met het sorteren en verwerken van betalingen per cheque, waarna zij overgingen op incassowerkzaamheden. Dankzij de gestroomlijnde processen van Billtrust nemen deze taken ongeveer een uur in beslag, waardoor er tijd vrijkomt voor werkzaamheden met een hogere toegevoegde waarde.

"Wanneer je jouw werk kunt doen – niet alleen de alledaagse taken, maar ook het professionele, strategische deel – merkt u onmiddellijk het verschil in zowel het moreel als de efficiëntie", aldus Page.

De game-changer voor kredietaanvragen

De volledige digitalisering met de Billtrust Credit Application automatiseringstool heeft een aanzienlijke verbetering teweeggebracht. Papieren aanvragen waren vaak onvolledig - ontbrekende referenties, burgerservicenummers of belangrijke velden - wat leidde tot vertragingen en herbewerking. Tegenwoordig bevat de software verplichte velden voordat aanvragen kunnen worden ingediend, zodat de eerste keer volledige informatie wordt gegarandeerd.

Het resultaat? Snellere beoordelingen en goedkeuringen. Onder de oude processen zou het bedrijf minstens twee extra kredietmanagers moeten aannemen om de groei van meer dan 2000 aanvragen bij te kunnen houden.

Met Billtrust hoeven we geen extra personeel aan te nemen om onze kredietactiviteiten uit te breiden. Dat is enorm," zei Page. "Billtrust is een inspiratiebron voor ons geweest. Tegenwoordig kunnen we met zes kredietbeheerders 8.000 kredietaanvragen verwerken, in plaats van 5.000 tot 6.000 met hetzelfde team.

Extra besparingen van $ 15 miljoen aan kostenvermijding

Het team heeft ook creditcard toeslagen geïmplementeerd met behulp van het Billtrust-platform. Door de kosten voor het accepteren van creditcards terug te verdienen, realiseert het bedrijf aanzienlijke winsten door kostenbesparingen.

"Vroeger betaalden we 30 tot 35 miljoen dollar aan kredietkaartverwerkingskosten, maar dankzij Billtrust is dat bedrag gehalveerd", legt hij uit. Dat is een besparing van meer dan $ 15 miljoen per jaar.

Net als veel andere bedrijven had 84 Lumber geëxperimenteerd met het berekenen van toeslagen, maar had het moeite met de naleving van de regels. Nu hebben ze een conforme oplossing in alle staten. "We kunnen aan de regels blijven voldoen zonder ons juridische team te laten vastlopen, en we hebben ook een grote acceptatie door klanten gezien. Er heeft een grote verschuiving plaatsgevonden naar Automated Clearing House (ACH)," deelde Page mee.

Het betalingsportaal van Billtrust voor kopers heeft ook de klantervaring verbeterd. Klanten kunnen nu betalingen sorteren op opdracht – een belangrijke behoefte in de bouwsector – en velen waarderen het gemak van het koppelen van meerdere door Billtrust beheerde leveranciers onder één login.

Resultaten: meer efficiëntie, lagere kosten, snellere cashflow

Van kostenbesparingen tot productiviteitswinst: 84 Lumber realiseert aanzienlijke efficiëntieverbeteringen in zijn accounts receivable.

• De verzendkosten werden met meer dan de helft verminderd (van $ 12-13.000 naar $ 5-6.000 per maand) door over te stappen op digitale facturering en betalingen.
• Creditcardkosten werden gehalveerd door een grotere acceptatie van Automated Clearing House (ACH), wat een besparing van meer dan $ 15 miljoen per jaar opleverde.
• De productiviteit stijgt samen met de kredietgroei en medewerkers zijn tegenwoordig tevredener dankzij de mogelijkheid om strategischer te werken.
• Het bedrijf loopt ook minder financieel risico: er verouderen minder rekeningen in achterstallige emmers, waarbij klanten eerder betrokken zijn en sneller betalen

AI-analyse en een partner die als familie voelt

In de toekomst wil Page graag meer AI-inzichten verkennen om de prestaties verder te optimaliseren.

“Kunstmatige intelligentie is de toekomst van accounts receivable die nu al plaatsvindt. Billtrust werkt voortdurend aan de verbetering van zijn tools en innoveert continu met een duidelijke focus op AI. We weten dat we in goede handen zijn", voegde hij eraan toe.

Terwijl de organisatie haar accounts receivable activiteiten verder ontwikkelt en nieuwe innovaties zoals Artificiële Intelligentie (AI) onderzoekt, zal dit vertrouwde partnerschap een belangrijke motor voor succes blijven.

"Partners zoals Billtrust vindt u tegenwoordig niet meer", aldus Page. "Het is een zeer professionele relatie, maar het voelt ook persoonlijk. We weten dat ze geïnvesteerd zijn in ons succes, en dat geeft ze het gevoel dat ze familie zijn."