De toenemende technologische dynamiek en economische turbulentie in de wereld vereisen dat organisaties in een versneld tempo opereren. Voor CFO's vormt dit de uitdaging om tijd en aandacht efficiënt toe te wijzen. Als gevolg hiervan worden handmatige processen steeds vaker vervangen door digitale oplossingen, waardoor er meer ruimte ontstaat om zich te richten op strategische zaken.
Tijdens het recente webinar van CFO Studio met de titel "Automate or Stagnate - The Future of Financial Leadership" deelden drie invloedrijke sprekers hun inzichten over hoe organisaties strategisch kunnen navigeren door onzekerheid, geopolitieke verschuivingen en de toenemende druk om te innoveren.
Martijn ten Kate (Finance Transformation Expert bij Billtrust), Vivienne de Leeuw (CFO bij Port of Rotterdam) en Erna van Leijden (CFO bij Royal NNZ Group) deelden waardevolle lessen en praktische adviezen.
De veranderende rol van de CFO
Geopolitieke en economische uitdagingen
Vivienne de Leeuw opende de discussie door uit te leggen hoe wereldwijde geopolitieke en economische veranderingen haar rol als CFO aanzienlijk hebben veranderd. Haar werkgever, de grootste haven van Europa, dient als een weerspiegeling van de wereldeconomie. Vivienne de Leeuw legt uit: "Er gebeurt op dit moment veel op wereldschaal, zoals geopolitieke spanningen, cybersecurity en klimaatkwesties. Deze brengen uitdagingen met zich mee, waaronder stijgende energiekosten, toenemende complexiteit rond vergunningen en de impact van globalisering op lokale bedrijven."
Door deze veranderingen is haar rol als CFO fundamenteel veranderd, merkte de Leeuw op: "Deze ontwikkelingen en de onzekerheid die ze met zich meebrengen, hebben invloed op de bedrijven die in de haven actief zijn. We onderzoeken hoe we de 3.000 bedrijven hier kunnen ondersteunen, of het nu gaat om vergunningen, wetgeving of financiering."
Een ander belangrijk aandachtspunt voor de Leeuw is duurzaamheid. De haven van Rotterdam heeft de ambitie om in 2050 volledig emissievrij te zijn, wat een directe impact heeft op haar rol. "Investeringsbeslissingen worden niet meer alleen genomen op basis van financiële cijfers, maar ook op basis van maatschappelijke impact. Beide aspecten wegen even zwaar in onze besluitvorming", legt ze uit.
Volatiliteit van de toeleveringsketen
De uitdagingen waar de haven van Rotterdam voor staat, zijn ook duidelijk zichtbaar bij Royal NNZ Group, een internationaal verpakkingsbedrijf dat voornamelijk de agrarische sector bedient.
"De volatiliteit van de supply chain dwingt me om me sterk te concentreren op scenarioplanning. Hoe kunnen we de organisatie wendbaarder maken? Digitale transformatie is hier een belangrijk agendapunt," aldus Erna van Leijden.
"Royal NNZ Group is momenteel gestructureerd als een landgebonden organisatie die zich uitstrekt over 18 landen. We gaan over naar een regionale structuur om de efficiëntie te verbeteren - we verschuiven van geïsoleerde landenteams in financiën naar een netwerkaanpak die projecten vooruit helpt", legt Van Leijden uit.
"Investeringsbeslissingen worden niet meer alleen genomen op basis van financiële cijfers, maar ook op basis van maatschappelijke impact."
Vivienne de Leeuw, Havenbedrijf Rotterdam
Van ondersteunende functie tot strategische partner
De traditioneel ondersteunende rol van finance evolueert geleidelijk naar een meer strategisch, datagedreven zakelijk partnerschap. Er is echter nog werk aan de winkel, aldus Erna van Leijden: "De mindset binnen finance teams verschuift van een ondersteunende functie naar strategisch vooruitstrevend denken. Voor ons betekent dit dat we een strategische zakenpartner worden voor managers in elk land."
Ze vindt ook dat financiële professionals buiten hun gebruikelijke grenzen moeten treden: "Woon vergaderingen met klanten en leveranciers bij, ga naar evenementen. Inzicht in de marktdynamiek zal cruciaal zijn bij het opstellen van solide financiële scenario's."
Toch erkent Van Leijden dat het uitvoeren van een transformatieagenda een grote uitdaging is: "Denk aan automatisering, het optimaliseren van processen en klein beginnen in alle landen. Dit is niet iets wat je alleen kunt doen - we hebben partners nodig."
Partners spelen een cruciale rol in financiële transformatie, beaamt Martijn ten Kate: “Bij Billtrust hebben we dagelijks contact met verschillende Europese organisaties. Het gemeenschappelijke thema? Een groot tekort aan finance professionals." Hij benadrukte dat handmatige financiële processen kunnen worden vervangen door efficiëntere workflows door middel van technologie zoals AI en automatisering.
Strategische prioriteiten stellen
Langetermijnplanning en routekaarten
Langetermijnplanning is essentieel voor het creëren van waarde, zeggen beide CFO's, die werken met duidelijke roadmaps. Bij Koninklijke NNZ Groep volgt Erna van Leijden een strategisch plan van drie jaar.
In de haven van Rotterdam worden strategische doelen gesteld met een horizon tot 2050, vooral vanwege langdurige infrastructuurprojecten. Vivienne de Leeuw benadrukte dat het focussen op prioriteiten van cruciaal belang is en dat digitalisering helpt om tijd en capaciteit vrij te maken.
Efficiëntie door digitalisering
"De kracht van ons bedrijf zit in de enorme inzet en passie van onze medewerkers", aldus Vivienne de Leeuw. "Iedereen wil alles aanpakken, maar dat leidt soms tot een overvolle agenda. In plaats van meer mensen aan te nemen, willen we slimmer werken door middel van automatisering. Complexe uitdagingen als de energietransitie en circulariteit vragen om specialistische expertise, die we strategisch moeten managen."
Erna van Leijden geeft prioriteit aan het versnellen van lopende projecten, met name portfoliogroei, efficiëntiewinst en procesoptimalisatie. "Met een relatief klein team ontbreekt het ons aan de capaciteit om snel uit te voeren, dus het versnellen van onze digitale agenda is een prioriteit," zei ze. "E-facturatie is een belangrijk initiatief waarbij we end-to-end processen optimaliseren."
Order-naar-kas optimalisatie
Martijn ten Kate is van mening dat er nog ruimte voor verbetering is, ondanks het feit dat bedrijven duidelijke stappenplannen hebben: "Neem bijvoorbeeld het order-to-cash proces. Is daar een duidelijke digitale transformatie geïmplementeerd? CFO's hebben vaak moeite om dit voorrang te geven boven hun financiële agenda. Het is niet het meest opwindende proces - facturen maken en versturen, herinneringen versturen."
CFO's hebben vaak moeite om prioriteit te geven aan het automatiseren van het accounts receivable-proces, maar er zijn aanzienlijke voordelen, waaronder strategische winst.
Toch valt er nog veel winst te behalen, benadrukt ten Kate: "Het automatiseren van repetitieve taken zoals eInvoicing en cash forecasting vermindert menselijke fouten en stelt financiële teams in staat om zich op strategische activiteiten te richten. Externe partners zoals Billtrust kunnen helpen bij het ontwikkelen van optimale oplossingen om het werkkapitaal te verbeteren en betalingen te versnellen."
Hij voegde eraan toe: "Bedrijven werken vaak met stappenplannen van 18 tot 24 maanden om order-to-cash processen te verbeteren. Terwijl deze processen functioneren, is er druk om sneller en efficiënter te werken."
"Belangrijke uitdagingen zijn onder meer het centraliseren van gegevens, het verbeteren van de samenwerking tussen financiële en verkoopteams en het beheren van risico's, vooral gezien de geopolitieke onzekerheden."
Digitalisering als sleutel tot efficiëntie
"Het ideale scenario is volledig geautomatiseerde processen," aldus Erna van Leijden. "Maar de realiteit is dat veel taken nog steeds handmatig worden uitgevoerd. Het is tijd om dat aan te pakken." Koninklijke NNZ Group voert momenteel proefprojecten uit met robotica en AI om de efficiëntie te verbeteren, van automatische orderverwerking tot scenariovoorspellingen op basis van weersvoorspellingen.
De haven van Rotterdam maakt ook gebruik van digitalisering om de activiteiten te stroomlijnen. Er werd een dynamisch planningsplatform ontwikkeld voor het plannen van binnenschepen - van vitaal belang voor het vervoer van goederen door heel Europa. Met AI en andere technologieën kunnen laad- en lostijden beter worden ingeschat, waardoor kostbare vertragingen worden beperkt.
Vivienne de Leeuw: "Het grootste obstakel was niet de technologie zelf, maar het overtuigen van bedrijven om deel te nemen en data te delen. Dit nieuwe systeem verbetert de efficiëntie, winstgevendheid en impact op het milieu door wachttijden en brandstofverbruik te minimaliseren."
Martijn ten Kate onderstreepte het belang van transformatieprojecten: "Financiële afdelingen hebben vaak een groot gat te overbruggen. In grote bedrijven komen we regelmatig een onverwacht aantal handmatige processen tegen. Kleinere organisaties hebben de neiging om innovaties sneller te omarmen, omdat ze te maken hebben met minder complexiteit."
Het potentieel van AI staat nog in de kinderschoenen. Met de juiste aanpak wordt de financiële afdeling niet alleen efficiënter, maar ook een aantrekkelijkere werkplek."
Martijn ten Kate, Billtrust
De uitdagingen nemen toe voor bedrijven die internationaal actief zijn, constateerde ten Kate. Ze moeten nieuwe klanten aantrekken, door veranderend betalingsgedrag navigeren en meerdere valuta's en bankformaten beheren.
Volgens ten Kate bieden technologieën zoals AI, machine learning en automatisering waardevolle ondersteuning: "AI-tools geven bedrijfsactiviteiten een nieuwe vorm, van klantenservice tot financiële processen. Met Billtrust’s debiteurensoftware, gebruiken we AI voor taken zoals cash toewijzing, accounts receivable management en facturatie, waarbij we gebruik maken van gegevensanalyse uit grote data lakes om snellere, beter geïnformeerde besluitvorming mogelijk te maken. Dit verandert de rol van financiële teams aanzienlijk, waardoor ze zich mogelijk meer gaan richten op gegevensanalyse en hun werk uitdagender en boeiender wordt."
Accounts receivable transformeren: Lessen van CFO's
- Blijf gefocust op doelen – Of het nu gaat om digitalisering of duurzaamheidsinitiatieven, stel duidelijke prioriteiten en houd je eraan, adviseert Vivienne de Leeuw. Denk ook goed na over wat echt waarde toevoegt, in plaats van alleen maar een "nice-to-have" te zijn," bevestigt Erna van Leijden.
- Investeer in technologie en mensen - Versnel de transformatie door werknemers erbij te betrekken en waar nodig externe deskundigen in te schakelen. Erna van Leijden benadrukt het belang van het delegeren van taken en het intern betrekken van werknemers bij innovaties om hun enthousiasme en gevoel van eigenaarschap te stimuleren. Dit zorgt ervoor dat innovatie steun krijgt binnen teams.
- Durf te experimenteren – Martijn ten Kate stimuleert experimenteren en leren van fouten. Kleine experimenten bieden waardevolle lessen en dragen bij aan bredere innovaties.
- Blijf nieuwsgierig – Dit helpt CFO's nieuwe technologie te begrijpen en te implementeren binnen hun organisaties.
- Combineer efficiëntie met sociale verantwoordelijkheid - Financiële beslissingen hebben steeds vaker een bredere impact; houd dit in gedachten.
"Het inspireren van teams en het delen van verantwoordelijkheden bevordert de betrokkenheid en versnelt verandering." - Erna van Leijden, Koninklijke NNZ Group
Accounts receivable transformeren: geleerde lessen van CFO's [Download de infographic].
Wat is jouw volgende stap?
CFO's bevinden zich in een unieke positie om digitale transformatie te stimuleren - zowel intern binnen hun organisaties en teams als extern in de bredere branches waarin zij actief zijn.
Door in te zetten op automatisering en innovatie maken ze tijd vrij voor strategische waardecreatie. De combinatie van technologie, strategische focus en menselijk leiderschap is cruciaal om te blijven innoveren in een veranderende wereld.
Benieuwd hoe jouw organisatie kan profiteren van digitale transformatie? Of wilt u meer weten over hoe Billtrust kan helpen bij het optimaliseren van processen zoals order-to-cash? Neem vandaag nog contact op met een van onze experts.
