Inzicht in de veranderende rol van de CFO

Wees voorbereid om je aan te passen, te innoveren en te gedijen in het licht van disruptie. In het snel veranderende bedrijfslandschap van vandaag ondergaat de rol van de Chief Financial Officer (CFO) een transformerende evolutie. Nu bedrijven worden geconfronteerd met ongekende disrupties en dynamische uitdagingen, moeten CFO's bereid zijn zich aan te passen, te innoveren en te gedijen te midden van onzekerheid. Omdat het belangrijk is om deze veranderende situatie te begrijpen, heeft Billtrust onlangs een onderzoek laten uitvoeren door IDC om inzichten te verzamelen van financiële en boekhoudkundige professionals wereldwijd over de stand van zaken op het gebied van accounts receivable (AR) in de dynamische omgeving van vandaag. In dit artikel gaan we dieper in op de ontdekkingen van dit onderzoek samen met gastspreker Kevin Permenter, Research Director Financial Applications bij IDC. Tijdens een recent webinar van Billtrust gaf Permenter inzicht in de opmerkelijke transformaties die zich in de financiële sector voltrekken en benadrukte hij de cruciale rol van CFO's bij het aansturen van strategische initiatieven. 1Deevolutie van Order-to-Cash – Billtrust Global Order-to-Cash Study, IDC, juli 2023

Volgens Permenter maakt het kantoor van de CFO momenteel een snelle transformatie en uitbreiding door. Hoewel cashmanagement en forecasting strategische prioriteiten blijven, richten CFO's zich steeds meer op supply chain finance, verzekeringen en grondstoffen. Deze constatering wordt ondersteund door de bevindingen van de enquête. "Toen we vroegen naar de impact van de dreigende economische neergang en de heersende onzekerheid, bevestigde maar liefst 90% van de respondenten dat het belang van de CFO binnen hun organisaties aanzienlijk was toegenomen", zegt Permenter. Deze erkenning benadrukt de cruciale rol die CFO's spelen bij het navigeren door uitdagende tijden en onderstreept het toenemende belang dat wordt gehecht aan hun expertise en strategische bijdragen. Organisaties besteden steeds meer aandacht aan hun cashmanagement en kijken daarbij met name naar hun order-to-cash-proces. 44% van de deelnemers aan het onderzoek heeft in de afgelopen 24 maanden al aanzienlijke veranderingen doorgevoerd in het order-to-cash-proces, met name op het gebied van betalingsbeheer (52%), facturering en billing (46%), en order- en credit management (42%). De toenemende hoeveelheid gegevens, als gevolg van deze voortdurende veranderingen, overspoelt CFO's, waardoor hun overgang naar de rol van Chief Data Officer wordt versneld. Zoals Permenter benadrukt, hebben CFO's nu de taak om grotere en frequentere hoeveelheden data te verwerken dan ooit tevoren. Door deze verschuiving worden CFO's de aangewezen personen voor verschillende aspecten, waaronder diversiteit, gelijkheid en inclusie (DEI), verbeteringen van de IT-infrastructuur zoals het herontwerpen van ERP, duurzaamheidsinitiatieven en zelfs talentmanagement. In wezen zijn CFO's de centrale nexus van data geworden. Tegelijkertijd worden veel financiële leiders geconfronteerd met de uitdaging om met dezelfde beperkte middelen en verouderde, handmatige order-to-cash-processen te werken. In die zin kan de rol van finance als katalysator voor de algehele bedrijfsprestaties niet worden onderschat.

Een van de belangrijkste bevindingen uit het IDC-onderzoek is dat de meerderheid (60%) van de organisaties onvolwassen of inefficiënte accounts receivable en order to cash-processen heeft. Er zijn nog steeds veel bedrijven die er niet in geslaagd zijn om de verbonden fase van volwassenheid te bereiken. In feite heeft slechts 15% % van de respondenten een gekoppeld order-to-cash-proces op basis van realtime gegevens. Bij grotere bedrijven (5.000+ werknemers) zijn de resultaten nog slechter, met minder dan 10% die een of ander verbonden proces heeft. De prevalentie van handmatige processen blijft domineren en heeft een directe invloed op de bedrijfsresultaten, zoals overeengekomen door de meerderheid van de respondenten. Maar liefst 94% van de deelnemers erkende dat handmatige order-to-cash-processen een negatief effect zouden hebben op hun financiële prestaties.

"94% van de respondenten denkt dat handmatige order-to-cash processen een negatieve impact hebben op de bottom line van hun bedrijf. De bevindingen in het onderzoek geven aan dat er echt geïnvesteerd moet worden in het moderniseren van order-to-cash processen en het optimaliseren van de backofficefuncties van de CFO."

Deze uitdagingen binnen het moderne order-to-cash-proces zijn voornamelijk het gevolg van verouderde legacy-systemen. Meerdere en uiteenlopende gegevensbronnen, zoals ERP's, bankkluizen, commerciële websites en spreadsheets, belemmeren CFO's in het verkrijgen van tijdige informatie. Bovendien nemen handmatige en repetitieve taken zoals het afstemmen van de rekeningen en het opnieuw verzenden van facturen niet alleen veel tijd in beslag, maar leiden ze ook tot fouten die een negatieve invloed hebben op de klantervaring.

Het order-to-cash-proces moet grondig worden herzien om de huidige uitdagingen aan te pakken. De respondenten hebben belangrijke drijfveren voor verandering geïdentificeerd, waaronder het streven naar verbeterde productiviteit en efficiëntie (32%), een verbeterde klantervaring door nauwkeurige facturering en handige betalingsopties (22%) en meer inzicht in de cashflow (18%). CFO's staan voor de ontmoedigende taak om realtime antwoorden te geven op overkoepelende vragen. Het nauwkeurig bepalen van contant geld of liquiditeit in realtime kan echter een uitzonderlijke uitdaging zijn voor complexe bedrijven. Zonder een ingrijpende herziening van het order-to-cash-proces is het bijna onmogelijk om dit te realiseren. Respondenten zijn het er volledig mee eens, waarbij de meerderheid (77%) erkent dat digitale transformatie van het volledige order-to-cash-proces cruciaal is voor het voortbestaan van hun organisatie.

Voordelen van een modern order-to-cash proces

Het omgooien van het order-to-cash proces kan tal van voordelen opleveren. Van deze voordelen springen dieper inzicht en intelligentie in de cashflow binnen het bedrijf, het identificeren van gebieden waar cash vastzit en het voorspellen van cashposities eruit.

"De functie van CFO breidt zich snel uit met de rol van Chief Fortune Teller, wat nieuwe niveaus van stress aan de baan toevoegt. Om effectieve Chief Fortune Tellers te worden, hebben CFO's datagestuurde oplossingen nodig waarmee ze analyses kunnen uitvoeren en vol vertrouwen prognoses kunnen maken."

Uitgerust met deze waardevolle inzichten en realtime gegevens over cashmanagement, zijn financiële leiders in staat om strategische trends te identificeren en een tastbare invloed uit te oefenen op belangrijke prestatie-indicatoren. Hierdoor kunnen zij weloverwogen beslissingen nemen die een aanzienlijke invloed hebben op de financiële resultaten van de organisatie en uiteindelijk de algehele cashflow verbeteren.

Ondanks de opmerkelijke verstoringen die zijn waargenomen, is er een overheersende verwachting dat er nog meer significante verstoringen aan de horizon opdoemen. Deze anticipatie op toekomstige verstoringen dwingt bedrijven om een assertievere houding aan te nemen als het gaat om het beheren van hun accounts receivable.

"Een goed zicht hebben op het order-to-cash proces is essentieel. Met betere intelligentie zul je wendbaarder zijn en voorbereid zijn op toekomstige verstoringen.

Accounts receivable functies integreren in holistische apps

Leveranciers die in deze ruimte actief zijn, lijken de boodschap al te hebben begrepen. Permenter: "U begint connectiviteitsfuncties, API's, analyses enzovoort te zien als echte onderscheidende factoren voor leveranciers. CFO's zitten in de knars. Ze hebben te maken met meer data van meer plaatsen dan ooit tevoren, en ze moeten er meer mee doen, in meer detail." Leveranciers van debiteurensoftware zijn ook begonnen met de uitdaging om accounts receivable naadloos te integreren. De afgelopen jaren is er een duidelijke trend waarneembaar onder leveranciers naar convergentie op het gebied van order-to-cash. Deze AR-softwareleveranciers werken aan het op de markt brengen van meer uitgebreide en holistische toepassingen. Eindgebruikers zijn hier de belangrijkste drijfveer: zij willen continue workflows in hun order-to-cash-proces. Deze convergentie komt duidelijk tot uiting in fusies en overnames, waardoor de integratie van accounts receivable met andere essentiële functionaliteiten wordt vergemakkelijkt. Deze omvatten betalingen, financiering, facturering, rapportage en treasury. Bovendien reikt de convergentie verder dan accounts receivable en omvat het ook andere gebieden, zoals crediteuren en verkoop. Voor leveranciers van AR-software is het van cruciaal belang om prioriteit te geven aan de ontwikkeling van platforms die uitblinken in gegevensbeheer en connectiviteitsfuncties. De focus moet liggen op het creëren van robuuste systemen die verschillende gegevenssets effectief verwerken en integreren, met de nadruk op strenge gegevensbeveiligingsmaatregelen.

Transparantie is de sleutel

Voor leveranciers die op zoek zijn naar een leverancier van debiteurensoftware, is transparantie de sleutel in de relatie tussen leverancier en leverancier. Leveranciers moeten een productplan hebben en de beloften van de roadmap nakomen, de communicatielijnen open houden, updates verstrekken en ervoor zorgen dat het ecosysteem zijn verplichtingen nakomt. Het gaat er ook om eindgebruikers te betrekken, te helpen bij de adoptie onder gebruikers en het succes van klanten te ondersteunen, zodat zij hun bedrijfsresultaten kunnen behalen.

Order-to-cash is uiteindelijk afhankelijk van mensen

Het order-to-cash proces draait in de eerste plaats om mensen, waarbij niet alleen werknemers maar ook klanten betrokken zijn. Het erkennen van de betekenis van dit menselijke element is essentieel. De impact van medewerkers- en klanttevredenheid op het succes van de organisatie kan niet worden onderschat.

"54% is het ermee eens dat het gebrek aan modernisering van order-to-cash een negatieve invloed heeft gehad op het vermogen om financiële medewerkers aan te trekken en te behouden. 30% van de respondenten karakteriseert het personeelsverloop bij order-to-cash als hoog of extreem hoog."

Permenter: "U kunt een rechte lijn trekken tussen ongelukkige accounts receivable-medewerkers en een slechte klanttevredenheid. Voor financiële leiders betekent dit dat er meer geïnvesteerd moet worden in de identificatie en automatisering van taken op een lager niveau. Dit is nodig om de frustraties te verlichten die financiële teams in hun dagelijkse werk ervaren. Het maakt ook tijd vrij voor werknemers om zich te richten op de behoeften van de klant, en niet op processen."

Traditioneel wordt accounts receivable beschouwd als een reactief en administratief proces. Met de vooruitgang en investeringen in technologie en de toenemende beschikbaarheid van gegevens, is het echter raadzaam dat CFO's een intelligente accounts receivable-mentaliteit gaan omarmen die gebruikmaakt van automatisering, analyses en inzichten om de cashflow te optimaliseren, klantrelaties te verbeteren en de algehele financiële prestaties te stimuleren. Deze verschuiving vereist de integratie van meer technische vaardigheden binnen financiële teams, waaronder vaardigheid in nieuwe datatechnieken en datahygiënepraktijken.

Het integreren van debiteurensoftware automatiseringstools en technologieën zoals AI, machine learning en API's is een fundamenteel aspect van het omarmen van de intelligente accounts receivable mindset, wat leidt tot een getransformeerd order to cash-proces. Zoals Permenter samenvat, draait het bij het moderniseren van het order-to-cash-proces om het stroomlijnen van het traject van contract tot contant geld, waardoor de verwerkingstijd wordt verkort. Het omarmen van deze automatiseringstechnologieën verbetert niet alleen de efficiëntie, maar wekt ook enthousiasme op bij zowel medewerkers als klanten. Wie wil er tenslotte geen deel uitmaken van dit meeslepende verhaal?