Uitdaging: inconsistentie tussen vestigingen
De zaken gingen goed bij een verhuurbedrijf van zware machines en uitrusting dat meer dan $1B aan zaken deed in de hele VS. Maar met meer klanten kwamen er ook meer problemen voor het accounts receivable team. Het leiderschap zag een kans om de kosten voor betalingsacceptatie te verlagen. Bovendien had elk filiaal zijn eigen proces voor het beheren van betaalrekeningen. Het doel was om automatiseringssoftware te gebruiken om accounts receivable-praktijken te standaardiseren, nieuwe efficiëntie te stimuleren en geld te besparen.
Omdat creditcardbetalingen het grootste deel van de digitale transacties van het bedrijf voor hun rekening nemen, had het accounts receivable-team een eenvoudige manier nodig om kaartbetalingen te accepteren, hun stijgende kaartverwerkingskosten te onderzoeken en toeslagstrategieën te overwegen. Ondertussen had het debiteurenteam moeite om hun werklast te beheren zonder overuren te maken. Bovendien hadden ze meer consistentie nodig in de communicatie en interacties met klanten.
"We wilden met één leverancier werken en een versnipperde oplossing vermijden", legt de Credit Manager uit. "We wilden ook oplossingen die ons zouden helpen om onze krediet-, debiteuren- en accounts receivable-praktijken op te schalen. Ik wist dat het bedrijf groeide en dat we effectiever moesten werken. We moesten opschalen met betrouwbare software in plaats van met meer handmatige processen."
Oplossing: Totale AR-automatisering
Als Billtrust-klant sinds 2017 maakte het verhuurbedrijf al gebruik van de Billtrust Invoicing-oplossing, die elektronische transacties aanstuurde en jaarlijks 8.000+ facturen aan crediteurenportalen van klanten presenteerde. Vervolgens werden Billtrust's Payments en Digital Lockbox toegevoegd. Kort daarna werden oplossingen voor het berekenen van creditcardtoeslagen, Cash Application en Collections toegevoegd om de efficiëntie van hun activiteiten te verhogen.
"We wisten wat we nodig hadden. Billtrust hielp bij het maken van het plan en het effenen van onze weg naar succes. Met één platform hebben we gewoon nieuwe mogelijkheden toegevoegd omdat we onze automatisering moesten uitbreiden. Nu hebben we een complete oplossing voor de volledige betaalcyclus.
Creditmanager
Om de kosten van het accepteren van creditcards aan te pakken, werd een toeslagenprogramma geïntroduceerd om processing fees door te berekenen aan hun klanten. Dit verhoogde de winstmarges door de kosten voor het accepteren van betalingen te verlagen of te elimineren. Via outreachcampagnes werden klanten geïnformeerd over het nieuwe beleid en kregen ze de optie om de kosten te vermijden door over te schakelen op andere betalingsmodaliteiten zoals Automated Clearing House (ACH).
Het accounts receivable-team heeft ook de Billtrust Collections-oplossing geïmplementeerd, waarmee ze automatisch openstaande rekeningen met te laat betaalde facturen kunnen benaderen. Door de verouderde klantenrekeningen sneller te benaderen, kon het debiteurenteam de kosten verlagen en overwerk elimineren, terwijl de klanten een consistente facturering, betaling en incasso-ervaring kregen. Vandaag de dag groeien hun accounts receivable volumes zonder dat ze hun personeelsbestand hoeven uit te breiden.
Resultaten: Standaardisatie leidt tot transformatie
De beslissing om een allesomvattende oplossing voor debiteuren te implementeren, wierp zijn vruchten af. Alle filialen gebruiken nu hetzelfde systeem en dezelfde praktijken voor debiteurenmanagement. Unified Data Management heeft de silo's tussen verschillende accounts receivable-activiteiten en -afdelingen doorbroken, wat heeft geleid tot transparantie, standaardisatie, kostenbesparingen en tevredener personeel.
"Terwijl het bedrijf efficiëntie en kostenbesparingen ziet, krijgen ons team en onze klanten ook een betere ervaring."
Creditmanager
Creditcardtoeslagen beschermen de winstmarges
Het toeslagenprogramma was meteen een succes. Voorheen domineerden creditcardbetalingen met 58% van de online betaalmiddelen. Vandaag de dag zijn de betalingswijzen aanzienlijk veranderd. Sinds de lancering zijn de creditcardvolumes gedaald tot 25%, terwijl de ACH-betalingen zijn gestegen tot iets meer dan 75%. Nu er minder kaarten in gebruik zijn en er meer verwerkingsfees worden teruggevorderd voor degenen die kaarten blijven gebruiken, heeft het accounts receivable team ongeveer $ 2 miljoen aan jaarlijkse besparingen gegenereerd door kosten te vermijden.
Debiteurenbeheer: Geen overuren meer, geen nieuwe medewerkers
Billtrust Collections heeft het gemakkelijker gemaakt om traag betalende klanten af te handelen. Het platform kan automatisch meerdere, gepersonaliseerde herinneringen versturen die aangepaste velden, factuurgegevens en eerdere correspondentie bevatten. Klantenservice en het versturen van aanmaningsbrieven is nu veel eenvoudiger met een duidelijk overzicht van informatie over de betaalcyclus en eerdere communicatie.
"Met Billtrust hebben onze klanten consistente, toegankelijke correspondentie die ze nodig hebben om hun rekeningen te beheren. Nu we het debiteurenbeheer hebben geautomatiseerd, raken we niet in paniek als iemand vrij neemt of een persoonlijk noodgeval heeft. Automatisering maakt onze schaalbaarheid mogelijk."
Creditmanager
Efficiëntieverbeteringen hebben het team ook geholpen om slank te blijven en de cashflow te versnellen. Het aantal credit controllers is constant gebleven ondanks de toevoeging van verschillende nieuwe filialen. In 2024 verminderde het team hun Days Sales Outstanding (DSO) met 7 dagen en hun Collections Effectiveness Index bereikte 91%.
In 2024 daalde de DSO met 7 dagen.
Digitale transformatie voor iedereen
Nu het team meer tijd heeft om te innoveren, werkt het actief aan het vergroten van de digitale adoptie onder klanten. Het Billtrust-platform wijst snel de topklanten aan die nog steeds papieren facturen of cheques gebruiken, wat de outreach begeleidt.
In 2024 werden 89% van de facturen elektronisch naar klanten gestuurd, waardoor extra papier- en portokosten vermeden werden. Bovendien werd 42% van alle facturen elektronisch betaald, waardoor het handmatige remittancewerk werd verminderd. Vandaag de dag zijn 95,5% van de online betalingen "touchless", verwerkt zonder menselijke tussenkomst.
Die kleine automatiseringsmomenten tellen echt op, gezien de groei van het bedrijf. Het accounts receivable-team verwerkt jaarlijks ongeveer $498M aan betalingen in meer dan 65.000 transacties.
Met een end-to-end geautomatiseerde oplossing is het bedrijf nu op weg naar digitale innovatie. Het bedrijf kan met vertrouwen zijn accounts receivable-processen en -praktijken opschalen, ongeacht hoeveel meer facturen, betalingen en openstaande rekeningen er in de toekomst op zijn pad komen.