De uitdaging
Deze klant is een toonaangevend arbeidsrechtkantoor met kantoren in de VS. Ze werken met een grote verscheidenheid aan grote en kleine werkgevers uit meerdere sectoren.
Voordat de betalingsprocessen geautomatiseerd werden, verwerkte het advocatenkantoor ongeveer 200-300 virtuele creditcardbetalingen per maand. Dat was een volledig handmatig proces waarbij de gegevens overgenomen moesten worden uit e-mails met verstuurde virtuele creditcardbetalingen. Bij een audit constateerde de bank dat het kaartbeleid van het kantoor instabiel en onveilig was. Als gevolg hiervan dreigde er een zescijferige PCI-nalevingsboete, en bestond er het risico op verlies van klanten. Hoog tijd dus om de betalingen te automatiseren.
De oplossing
Het bedrijf werkte samen met Billtrust om online betalingen te stroomlijnen door facturen rechtstreeks in AP-portalen te presenteren. Daarnaast automatiseerde Billtrust’s Digital Lockbox hun virtuele creditcardregistratie en -verwerking voor creditcardbetalingen via e-mail. Dit voldoet niet alleen aan de nalevingseisen van de PCI, maar helpt de gebruiker ook geld te besparen op interchange fees, door gebruik te maken van tarieven van Level 2 en 3. Dit was een belangrijke stap, aangezien hun volume is toegenomen tot 8.400+ virtuele kaartbetalingen voor klanten per jaar en naar verwachting samen met hun spaargeld zal blijven groeien.
"Billtrust heeft ons accounts receivable proces getransformeerd door meer dan $80 miljoen aan virtuele kaartbetalingen van klanten te automatiseren. Als gevolg daarvan hebben we één voltijdse werknemer herschikt en meer dan $1 miljoen bespaard door onze interchange fee te verlagen.
Partner en aandeelhouder bij Am Law 100 Firm
De resultaten
Met Billtrust en de implementatie van Billtrust Digital Lockbox, was het advocatenkantoor in staat om een zes-cijferige boete voor het niet voldoen aan PCI te vermijden en hun klanten te behouden door hen een veilig en beveiligd proces aan te bieden om te betalen. Sinds de implementatie hebben ze meer dan $ 80 miljoen aan virtuele kaartbetalingen voor klanten geautomatiseerd en waren ze in staat om meer dan $ 1 miljoen aan interbancaire besparingen te realiseren. Dankzij de automatisering konden ze ook een voltijds medewerker een nieuwe functie geven met focus op andere strategische initiatieven binnen het bedrijf.
"Billtrust stelt ons in staat om gemakkelijk een grote verscheidenheid aan kaarten te accepteren, waardoor onze klanten handige online betalingen hebben en ons team meer tijd heeft dankzij de automatische verwerking. Bovendien voldoet de Payments-oplossing aan PCI DSS, dus het systeem is hands-off en veilig. Vandaag hebben we snellere digitale betalingen en meer efficiëntie bij incasso\'s.
Partner en aandeelhouder bij Am Law 100 Firm