Die Herausforderung
Diese Organisation ist eine führende Anwaltskanzlei für Arbeitsrecht mit Niederlassungen in den kontinentalen USA Sie arbeiten mit einer Vielzahl von Arbeitgebern aller Größen und Branchen zusammen.
Vor der Automatisierung ihrer Zahlungsprozesse wickelte die Anwaltskanzlei etwa 200–300 virtuelle Kartenzahlungen pro Monat ab. Damals war dies ein rein manueller Prozess, der die Eingabe von Daten aus per E-Mail übermittelten virtuellen Kreditkartenzahlungen erforderte. Ihre Bank führte eine Prüfung durch und stellte fest, dass ihre Kartenrichtlinien instabil und unsicher waren. Infolgedessen drohten ihnen sechsstellige Bußgelder für die Einhaltung der PCI-Vorschriften, und es bestand das zusätzliche Risiko, Kunden aufgrund ihres nicht konformen Prozesses zu verlieren. Sie entschieden, dass es an der Zeit war, ihre Zahlungen zu automatisieren.
Die Lösung
Das Unternehmen hat sich mit Billtrust zusammengetan, um Online-Zahlungen zu rationalisieren, indem Rechnungen direkt in Kreditorenportalen der Kreditorenbuchhaltung präsentiert werden. Darüber hinaus hat die Digital Lockbox von Billtrust die Erfassung und Verarbeitung virtueller Kreditkarten für per E-Mail gesendete Kreditkartenzahlungen automatisiert. Dies ist nicht nur PCI-konform, sondern hilft den Anwenderunternehmen auch, Geld zu sparen, indem sie die Interbankenentgelte der Stufen 2 und 3 nutzen. Dies war ein wichtiger Schritt, da ihr Volumen auf 8.400+ virtuelle Kundenkartenzahlungen pro Jahr gestiegen ist und voraussichtlich zusammen mit ihren Ersparnissen weiter steigen wird.
"Billtrust hat unsere Debitorenbuchhaltung transformiert und über 80 Millionen US-Dollar an virtuellen Kartenzahlungen von Kunden automatisiert. Infolgedessen haben wir einen Vollzeitmitarbeiter umverteilt und mehr als 1 Million US-Dollar eingespart, indem wir unsere Interbankenentgelte gesenkt haben."
Partner und Gesellschafter der Kanzlei Am Law 100
Die Resultate
Mit Billtrust und der Implementierung der Billtrust Digital Lockbox konnte die Anwaltskanzlei eine sechsstellige Geldstrafe wegen Nichteinhaltung der PCI-Vorschriften vermeiden und ihre Kunden binden, indem sie ihnen einen sicheren Zahlungsprozess bot. Seit der Implementierung haben sie über 80 Millionen US-Dollar an virtuellen Kundenkartenzahlungen automatisiert und konnten Einsparungen von mehr als 1 Million US-Dollar beim Austausch erzielen. Dank der Automatisierung konnte auch ein Vollzeitmitarbeiter freigestellt werden, um sich auf andere strategische Initiativen innerhalb des Unternehmens zu konzentrieren.
"Billtrust ermöglicht es uns, eine Vielzahl von Karten einfach zu akzeptieren, was unseren Kunden bequeme Online-Zahlungsmöglichkeiten und unserem Team mehr Zeit durch die automatische Verarbeitung bietet. Darüber hinaus ist die Zahlungslösung PCI DSS-konform, sodass das System einfach und sicher ist. Heute haben wir schnellere digitale Zahlungen und mehr Effizienz beim Inkasso."
Partner und Gesellschafter der Kanzlei Am Law 100