De uitdaging
Louisiana CAT levert zijn gevarieerde klantenbestand van 31.000 klanten nieuwe, gebruikte en gehuurde Caterpillar-machines vanuit meerdere locaties in de staat Louisiana en de Golfkust. Het bedrijf is al meer dan 80 jaar actief en levert zware machines en uitrusting voor alle soorten bouwprojecten om de productiviteit te maximaliseren.
Ze hebben de afgelopen jaren hard gewerkt aan de optimalisatie van het hele order-to-cash-proces om aan te sluiten op de veranderende behoeften van de klant. Maar dagelijks hebben ze meer dan 3.200 klanten met een openstaand saldo, en ze gebruikten nog steeds Excel-spreadsheets om het debiteurenbeheer handmatig bij te houden. Dit was een zeer handmatig proces dat veel overleg vergde tussen het Enterprise Resource Planning systeem (ERP), CODA, en Billtrust Invoicing. Bovendien werd als gevolg van de coronacrisis het debiteurenteam 70% kleiner, wat een nieuw obstakel vormde voor de efficiëntie van het team.
De oplossing
Louisiana CAT begon in 2016 de samenwerking met de Billtrust Cash Application om het matchen van klantbetalingen met overboekingsgegevens te automatiseren. Ze breidden uit met andere Billtrust-oplossingen voor digitale facturatie, betalingen en namen Billtrust Digital Lockbox aan om de acceptatie van betalingen per e-mail te ondersteunen. Begin 2020 werd ook Billtrust Collections aan het pakket toegevoegd om klantcontact te automatiseren, tijdige betalingen aan te moedigen, en klantrelaties beter te beheren. Toen de pandemie begon, was het team van Louisiana CAT in staat de productiviteit op peil te houden en tegelijkertijd op efficiënte wijze te voorkomen dat de betalingen ver achter gingen lopen.
"De automatisering die Billtrust Collections biedt, heeft mijn team van drie credit controllers in staat gesteld om georganiseerd te blijven en te presteren als een team dat twee keer zo groot is, wat heel belangrijk is geweest."
Blair Curole
Collectiebeheerder, Louisiana CAT
De resultaten
Dankzij Billtrust-oplossingen kon Louisiana CAT een matchingpercentage van 75% bereiken voor Digital Lockbox-betalingen, en 71% van hun klanten ontvangen facturen elektronisch. Sinds de implementatie van Billtrust Collections is de klantervaring consistent verbeterd door e-mails met individuele aanmaningen voor klanten te elimineren en is er nu volledige transparantie over de accountgegevens en status. Dankzij geautomatiseerde herinneringen zien ze nu verbetering in het volume op tijd betaalde vorderingen op maandbasis, wat betekent dat klanten vaker op tijd betalen. Door gebruik te maken van meerdere geautomatiseerde Billtrust-oplossingen, kon Louisiana CAT tijdens de uitdagende coronaperiode de cashflow en bedrijfsactiviteiten effectief handhaven. Zelfs met een kleiner en volledig op afstand werkend debiteurenteam.