De uitdaging
OMEGA Engineering is een gevestigde wereldleider op de technische markt. Ze bieden meer dan 100.000 ultramoderne producten voor het meten en beheren van temperatuur, vochtigheid, druk, spanning, kracht, stroming, niveau, pH en geleidingsvermogen.
Gezien het hoge dagelijkse volume betalingen had het krediet- en debiteurenteam van OMEGA moeite om bij te blijven. Bijna 85 procent van de klanten van OMEGA ontvingen de facturen per post en er was geen inzicht in onbestelbare facturen. Het team gebruikte verouderde, foutgevoelige apparatuur om facturen te vouwen, in enveloppen te voegen en naar klanten te sturen. Voor elektronische facturering beschikten ze niet over de technologie om verkeerd verstuurde e-mailfacturen op te vangen.
De oplossing
OMEGA had een oplossing nodig om de operationele efficiëntie te verbeteren, handmatige inspanningen te verminderen, de klantervaring te verbeteren en de overstap naar elektronische betaling te vergemakkelijken. Om deze problemen op te lossen, schakelde OMEGA Billtrust in en implementeerde hun crediteuren Portal Delivery-oplossing, die samenwerkte met hun complexe elektronische gegevensuitwisselingsinterfaces (EDI) voor klanten. Deze oplossing biedt een open netwerk voor kopers en leveranciers om facturen, betalingen en betalingsgegevens uit te wisselen naar meer dan 200 toonaangevende portalen voor crediteurenadministratie (AP). Om elektronische betaling aan te moedigen, stopte het team zelfs met het via de post versturen van facturen naar creditcardklanten.
De resultaten
De AP Portal Delivery van Billtrust bood het OMEGA AR-team de mogelijkheid om facturen via verschillende AP-systemen voor crediteurenadministratie te verzenden. Ook ontstond er zo voldoende inzicht om ervoor te zorgen dat de facturen van klanten correct en tijdig worden afgeleverd. Binnen de eerste vijf maanden na de lancering steeg het aantal klanten dat facturen per e-mail ontvangt met 50 procent. Ze hebben ook de tijd die nodig is voor het invoeren van EDI-facturen met vier uur per week verminderd.
“Billtrust had echt aandacht voor onze behoeftes en was een ware partner bij het implementeren en succesvol uitvoeren van een zeer complex CPA-programma.”
Pat Cerone, kredietmanager
OMEGA Techniek