Producten

Uitdaging: $ 500K aan oninbare vorderingen per jaar

Peak Industrial is een toonaangevende leverancier van uitrustingen en diensten voor de bouw, de transportsector en industriële activiteiten. Ondanks de operationele efficiëntie werd het bedrijf geconfronteerd met steeds grotere uitdagingen op het gebied van accounts receivable. Met $20 miljoen aan openstaande bedragen, $500.000 verlies per jaar aan oninbare vorderingen en een DSO (days sales outstanding) van 38 dagen, zorgden accounts receivable-inefficiënties voor cashflowproblemen die niet genegeerd konden worden.

"We worstelden met spreadsheets. We konden de klanten die we moesten benaderen niet bijhouden, omdat we elke herinneringsmail voor betalingen handmatig verstuurden," aldus Ryan Oaks, Finance Director bij Peak Industrial. "Het was duidelijk dat we een partner nodig hadden die ons kon helpen automatiseren."

De organisatie wilde er graag aan beginnen, maar ze hadden de juiste AR Automatisering nodig. Hun non-negotiables: integratie met hun ERP, naadloze functionaliteit over de gehele accounts receivable levenscyclus en ondersteuning voor klantbehoeften zoals de integratie met crediteuren portalen.

Billtrust deed zijn uiterste best.

Oplossing: Prioritaire werklijsten en herinneringen met één klik

"We konden aan de demo zien dat Billtrust de schaal die we nodig hadden aan kon en ons kon helpen sneller te gaan zonder mensen toe te voegen," legt Oaks uit. "Het klikte gewoon allemaal met hoe wij ons bedrijf runnen."

De implementatie ging snel en de verbeteringen volgden net zo snel. Taken die vroeger uren in beslag namen - zoals het handmatig opstellen van herinneringsmails of het bijhouden van saldi in spreadsheets - werden teruggebracht tot een paar eenvoudige stappen. Met prioritaire werklijsten voor debiteuren, gecentraliseerde toegang tot facturen en herinneringen met één klik, veranderde de organisatie een reactieve accounts receivable-operatie in een proactieve.

"Ons team besteedde zoveel tijd aan het doorspitten van onze ERP, het kopiëren van facturen, het schrijven van berichten en het achterna zitten van betalingen. Nu gaan we naar binnen, drukken op een knop en alles gaat uit. Het is een verschil van dag en nacht." 

Ryan Oaks, financieel directeur, Peak Industrial 

Resultaten: snelheid, besparingen en controle

De impact ging veel verder dan accounts receivable automatisering. Billtrust hielp Peak Industrial met het transformeren van hun ERP-systeem in een strategisch voordeel voor accounts receivable – voor echte snelheid, besparingen en controle. 

• De DSO daalde van 38 naar 20 dagen, wat 47% snellere toegang tot cash opleverde.
• Het accounts receivable-saldo van het bedrijf werd gehalveerd, waardoor $10 miljoen vrijkwam die niet langer zorgde voor rente op hun kredietlijn.
• De jaarlijkse oninbare vorderingen zijn met 60% verminderd, dalend van $ 500.000 tot minder dan $ 200.000 dankzij geautomatiseerde follow-ups in het debiteurenbeheer en klantbetrokkenheid eerder in het proces.
• Eén fulltime medewerker en één uitzendkracht waren niet meer nodig. De oplossing van Billtrust verdubbelde de output van het accounts receivable-team en "betaalt zichzelf in wezen terug," legt Oaks uit.

"We gingen van niet in staat om bij te blijven naar een goed presterende afdeling," zei Oaks. "Accounts receivable veranderde van een pijnpunt in een succesverhaal - een van de meest impactvolle transformatiegebieden in het bedrijf."

"We begonnen met een totaal accounts receivable-saldo van $20 miljoen. Via Billtrust is dat aantal nu gedaald tot $10 miljoen. We waren ook in staat om 50% van onze tijd te besparen. De oplossing heeft zich dus in feite terugverdiend."

Ryan Oaks, financieel directeur, Peak Industrial   

Klanten voelen ook het verschil. Nu meer dan 19.000 facturen elektronisch worden aangeleverd, hoeven kopers niet langer om facturen of afschriften te vragen. De self-service payment portal van Billtrust biedt 24/7 toegang tot alles wat klanten nodig hebben, waardoor inkomende ondersteuningsverzoeken afnemen en de tevredenheid toeneemt.

Slimmer betalingsbeleid genereert $ 360K aan besparingen

Naast de technologie was Billtrust een echte partner voor Peak Industrial, die het bedrijf hielp zijn betalingsstrategie te heroverwegen en nieuwe kansen te benutten. Het bedrijf had te kampen met maandelijks tussen $30.000 en $40.000 aan verwerkingskosten voor creditcards. Billtrust hielp hen bij het implementeren van een 3% vergoeding op creditcard betalingen en het promoten van alternatieve methoden zoals Automated Clearing House (ACH). Als een klant met een kaart moest betalen, zou hij de vergoeding betalen. Anders zouden ze een kostenefficiëntere betaalmethode kunnen gebruiken. Het resultaat? Meer dan $ 360K aan jaarlijkse besparingen.

"Billtrust heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop wij betalingen bedrijfsbreed benaderen. Klanten krijgen flexibiliteit en we eten geen onnodige kosten", legt Oaks uit.

Klaar voor de toekomst en gebouwd op schaal

Naarmate meer van hun klanten overgaan op crediteurenportalen, vertrouwt Peak Industrial erop dat zij gelijke tred kunnen houden met de eisen van hun kopers. Dankzij Billtrust’s brede crediteurenportalondersteuning is het team al bezig met het plannen van toekomstige integraties die de handmatige inspanning verder zullen verminderen en ervoor zullen zorgen dat ze voorop blijven lopen.

"Als we Billtrust morgen zouden verliezen, zou het voelen alsof we teruggaan naar het Stenen Tijdperk," reflecteert Oaks. "We zouden teruggaan naar spreadsheets, handmatige outreach en meer mensen moeten aannemen - het zou me 's nachts wakker houden. Met Billtrust zijn we efficiënter, strategischer en klaar voor succes op lange termijn. We kijken naar elk onderdeel van het bedrijf om de operaties aan te scherpen en de uitgaven te verminderen, en Billtrust is een belangrijk onderdeel van die verschuiving geweest."