Die Zeit schreitet voran und wartet offenbar auf niemanden – oder den Bargeldantragsprozess. Es gibt viele Symptome für einen kranken und schwächelnden Bargeldantragsprozess. Wenn Sie diesen Prozess auf die altmodische Art und Weise verwalten, bei der viele engagierte Mitarbeiter Überweisungsübersichten scannen (und manchmal erneut scannen) und dann die Daten eingeben, ist es an der Zeit, über einen neuen Werkzeugkasten mit Tricks nachzudenken.
Setzen Sie sich also kerzengerade in den Stuhl mit der geraden Rückenlehne und machen Sie sich auf anspruchsvolles Zuhören gefasst. Wenn Ihnen einer der folgenden Gründe bekannt vorkommt, könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass Sie Ihren Bargeldantragsprozess gründlich unter die Lupe nehmen müssen. Aber keine Angst, es gibt eine Möglichkeit, das Problem zu beheben. Sie müssen zunächst zugeben, dass Sie ein Problem haben. Sagen Sie es ruhig: Mein Bargeldantragsprozess muss überarbeitet werden.
Nr. 1: Die Ziffer der Forderungslaufzeiten liegt näher an Ihrem Gewicht als an Ihrer Schuhgröße
Bedenken Sie Folgendes: Selbst der Mann mit den größten Füßen der Welt wäre mit einer Day Sales Outstanding Zahl zufrieden, die nahe an seiner Schuhgröße liegt. Und ein 50 Pfund schweres achtjähriges Mädchen wäre – OMG! – beschämt zu sehen, wie ihr DSO sich an ihr Gewicht heranschleicht (als ob!).
Abgesehen von den Gesetzen zur Kinderarbeit hat die Änderung Ihres automatisierten Antragsverfahrens für Bargeld den Nebeneffekt, dass Ihre DSO gesenkt wird. Warum? Wenn Ihre Match-Rate steigt, sinkt die Zeit, die Ihr Team jede Woche mit der Verwaltung von Ausnahmen und der Anwendung von Bargeld auf Kundenrechnungen verbringt. Es ist eine einfache Logik. Sogar ein Drittklässler kann es herausfinden.
Nr. 2: Ihr Forderungsmanagement-Team hört immer wieder „Das habe ich schon bezahlt …“
Vielleicht hat Ihr Kunde bezahlt … vielleicht aber auch nicht. Das kann man sicherlich nicht sagen – zumindest nicht sehr leicht. Ihre Buchhaltung verläuft chaotisch und Ihre Außenstandsdauer (DSO) ist so durcheinander, dass Sie nicht einmal sicher sind, wie das Geld auf Ihr Bankkonto gelangt (geschweige denn wann).
Wäre es nicht toll, wenn man gar keine Sammler bräuchte? Dass alles so reibungslos und effizient lief, dass Ihre Kunden das Bezahlen Ihrer Rechnungen – sogar elektronisch – als Kinderspiel und Vergnügen empfanden?
Sie brauchen definitiv ein besseres System, denn es ist eine Garantie dafür, dass Ihre Kunden es satt haben – oder bald sein werden –, von Ihren Sammlern zu hören, nachdem sie bezahlt haben. Die ganze Zeit damit zu verbringen, mürrische Kunden zu beruhigen, ist kein empfehlenswertes Geschäftsmodell.
#3: Sie sagen Ihren Kunden, dass sie immer länger dauern sollen, bis ihre Zahlung gebucht wird
Dies hängt mit Grund #2 zusammen, aber selbst wenn Sie wissen, dass jemand bezahlt hat, ist es mehr als eine Unannehmlichkeit, wenn es lange dauert, bis diese Zahlung bei der Bank verbucht wird – es wirkt sich auf das Endergebnis beider Parteien aus.
Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Kunden: Wenn Sie sicherstellen würden, dass Sie Ihre Gläubiger vollständig und pünktlich bezahlt haben, und Ihre Buchhaltung dennoch völlig durcheinander gerät, weil es ewig dauerte, diesen Scheck einzuzahlen, würden Sie sich ärgern. Seien Sie nicht überrascht, wenn Sie beim nächsten Mal knappe E-Mails oder unvollständige Überweisungsübersichten erhalten.
Nr. 4: Ihr Zahlungsabgleich-Team besteht aus Datenerfassern in Vollzeit
Ist es das, was Sie im Sinn hatten, als Sie diese Leute eingestellt haben? Dass sie ihre Zeit damit verbringen würden, Zahlen in einen 10-Tasten-Automaten zu tippen? Sie haben sie wegen ihres Gehirns eingestellt – Zeit, um sie diese Fähigkeiten einsetzen zu lassen und an anderer Stelle einen Mehrwert zu schaffen.
Wie in "So Happy Together" erwähnt, verbessert die Umnutzung von einem sinnlosen Job (wie Keying) in einen, in dem er seine Talente einsetzen kann, die Arbeitszufriedenheit und Produktivität. Befreien Sie die Daten-Keyer!
#5: Die Cash-App-Abteilung ist so papierlastig, dass Sie die Übernahme eines Papierlieferanten in Erwägung ziehen
Die Umschläge … die Schecks … die Überweisungsübersicht … die Rechnungen … ALL DAS PAPIER.
Wenn Sie elektronische Überweisungen nur ausdrucken, um sie erneut einzugeben – stoppen! Sie verschwenden Bäume, Zeit und Geld. Automatisieren Sie Ihren Bargeldantragsprozess und lassen Sie die Papierspur hinter sich.
Nr. 6: Die Gebühren für die Lockbox-Dateneingabe sind der teuerste Posten Ihres Dienstleistungsbudgets
Wenn es um die Schlüsseldienste Ihrer Bank geht, ist das kein fairer Kampf. Warum für etwas bezahlen, das die Automatisierung besser und billiger bewältigen kann? Sparen Sie diese Dollar. Seien Sie flink. Wrestle intelligenter – nicht härter.
#7: Alle Mitarbeiter der Cash App ziehen während Ihres dreitägigen Monatsabschlusses ins Büro ein
Ihre Mitarbeiter sind überlastet. Lange Nächte, Koffein und Chaos sollten nicht die Norm sein. Durch Automatisierung können diese Stunden – und ihre geistige Gesundheit – zurückgewonnen werden. Lassen Sie das Monatsende ein Fest sein und keinen Stresstest.
Abschließende Gedanken
Wenn Sie eines der oben genannten Anzeichen erkennen, ist es an der Zeit, Ihren Prozess zu überdenken. Die Automatisierung der Bargeldanwendung ist der Weg in die Zukunft – um Verschwendung zu reduzieren und gleichzeitig die DSO zu verbessern.
"Es gibt nichts Trügerischeres als eine offensichtliche Tatsache." – Arthur Conan Doyle
