Deutschlands eRechnungsstellung-Revolution ab 2025: Was Unternehmen wissen müssen

Deutschland befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel seiner Rechnungsstellungspraktiken, der durch die jüngsten Gesetzesänderungen vorangetrieben wird. Das am 22. März 2024 vom deutschen Bundesrat verabschiedete Wachstumschancengesetz markiert einen entscheidenden Moment in der Steuerlandschaft des Landes, insbesondere mit der Einführung der verpflichtenden eRechnungsstellung.

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Das neue Gesetz schreibt die Verwendung von eRechnungsstellung für inländische steuerpflichtige Verkäufe zwischen deutschen Unternehmen (B2B) ab dem 1. Januar 2025 vor. Obwohl die vollständige Umsetzung für Januar 2028 geplant ist, wurden Übergangsmaßnahmen eingeführt, um den Unternehmen eine reibungslosere Anpassung zu ermöglichen. So sind beispielsweise Kleinbetragsrechnungen und Fahrkarten von der eRechnungsstellung ausgenommen und Unternehmen können bis zu bestimmten Fristen weiterhin andere Rechnungsformate verwenden.

Die Einführung der verpflichtenden eRechnungsstellung erfolgt in verschiedenen Phasen mit folgenden Fristen:

Ab Januar 2025 müssen Steuerzahler eRechnungsstellung für B2B-Transaktionen erhalten. Es besteht jedoch keine Verpflichtung, diese e-Rechnungen in einem strukturierten Format auszustellen, und für Rechnungen, die in Papierform oder in unstrukturierten elektronischen Formaten versandt werden, ist es nicht erforderlich, die Zustimmung des Empfängers einzuholen.

• Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungen für Transaktionen, die im Jahr 2026 durchgeführt wurden, in Papierform oder in unstrukturiertem elektronischem Format ausgestellt werden, sofern das Empfängerunternehmen dieser Methode zustimmt.
• Bis zum 31. Dezember 2027 können Rechnungen für im Jahr 2027 getätigte Umsätze in Papierform oder in einem nicht strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, wenn das Unternehmen, das die Rechnung erhält, dem zustimmt und nur, wenn der Gesamtumsatz des Steuerzahlers, der die Rechnung ausstellt, im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 € nicht überstieg. Dies bedeutet, dass Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 € ab Januar 2027 verpflichtet sind, strukturierte eRechnungsstellung auszustellen.
• Außerdem können bis zum 31. Dezember 2027 Rechnungen im Zusammenhang mit Transaktionen, die in den Jahren 2026 und 2027 getätigt wurden, in EDI-Formaten ausgestellt werden, wenn das Unternehmen, das die Rechnung erhält, damit einverstanden ist.
• Ab dem 1. Januar 2028 ist die eRechnungsstellung für alle Unternehmen verpflichtend. Alle verbleibenden Unternehmen können keine Rechnungen mehr auf Papier oder in nicht strukturierten elektronischen Formaten ausstellen. EDI-Rechnungen müssen der EN 16931 entsprechen.

Eines der wichtigsten Ziele bei der Umstellung auf die eRechnungsstellung ist die Vorwegnahme eines flächendeckenden elektronischen Meldesystems für die Steuerverwaltung. Ziel dieses Systems ist es, die Rechnungserstellung, die Plausibilitätsprüfung und die Berichterstattung an Behörden zu vereinfachen.

Der deutsche Ansatz für die eRechnungsstellung zeichnet sich durch seine Flexibilität aus, die den Unternehmen die Freiheit lässt, ihre bevorzugte Art der Rechnungsübermittlung zu wählen. Die Gesetzgebung legt zwar den Schwerpunkt auf strukturierte elektronische Formate, die den EU-Normen wie der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, schreibt jedoch keinen bestimmten Austauschkanal vor. Diese Anpassungsfähigkeit ermöglicht es Unternehmen, sichere und effiziente Rechnungsstellungsmethoden zu wählen, die ihren betrieblichen Anforderungen am besten entsprechen.

Technische Standards spielen bei der Umsetzung der eRechnungsstellung eine entscheidende Rolle. Die Rechtsvorschriften fördern die Verwendung strukturierter elektronischer Formate, die eine elektronische Verarbeitung und Interoperabilität ermöglichen. Gängige Dateiformate wie UBL, CII und Hybridformate wie ZUGFeRD sind für ihre Konformität mit EU-Standards und ihre Eignung für die eRechnungsstellung anerkannt.

Unternehmen müssen sich an diese Veränderungen anpassen, indem sie ihre aktuellen Rechnungsstellungsprozesse bewerten und sich auf den Übergang zur eRechnungsstellung vorbereiten. Debitorenbuchhaltung-Automatisierung und Digitalisierung bieten Möglichkeiten für Effizienzsteigerungen und Zeitersparnisse, aber Unternehmen müssen in die notwendigen Ressourcen und Systeme investieren, um sich an die regulatorischen Anforderungen anzupassen.