Sind Sie bereit für die eRechnungsstellung?

Für Unternehmen mit globalen Ambitionen ist die Entwicklung hin zur eRechnungsstellung offensichtlich und gewinnt an Dynamik. Dieser Wandel wird durch eine Reihe von Faktoren vorangetrieben, darunter die weltweite Zunahme staatlicher Mandate, die zunehmende Digitalisierung in Unternehmen und die wachsende Anerkennung der Vorteile der eRechnungsstellung.

Die wahrgenommene Komplexität des Prozesses und die zunehmende Häufigkeit von behördlichen Anordnungen weltweit könnten jedoch einige Unternehmen davon abhalten, die eRechnungsstellung einzuführen. Das Warten auf Mandate, die die Umsetzung diktieren, bleibt jedoch ein reaktiver, nicht-strategischer Ansatz. Stattdessen sollten Unternehmen proaktiv die eRechnungsstellung nutzen, um die logistischen Vorteile zu nutzen, ihren Wettbewerbsvorteil zu verbessern und in dieser sich schnell entwickelnden digitalen Landschaft einen Schritt voraus zu sein.

Die eRechnungsstellung verdient einen prominenten Platz in Ihren strategischen Zielen für 2024, und ein Vorsprung kann Ihrem Unternehmen erheblich zugute kommen.

Die Zahl der Länder weltweit, in denen die eRechnungsstellung für den Geschäftsbetrieb verpflichtend ist, nimmt stetig zu. Die Einführung der eRechnungsstellung ist sowohl in Europa als auch in Südamerika besonders ausgeprägt.

Mehrere südamerikanische Länder, darunter Brasilien und Argentinien, haben bereits Gesetze und Regeln für die eRechnungsstellung eingeführt. In Europa war Italien mit der Einführung eines voll funktionsfähigen eRechnungsstellungssystems im Jahr 2019 führend. Rumänien folgte 2022 und schrieb die B2B-eRechnungsstellung in Hochrisikosektoren vor und plant, die Anforderung bis 2024 in einer zweistufigen Einführung auf alle inländischen Transaktionen auszuweiten. Darüber hinaus führen Polen und Griechenland in diesem Jahr eine eRechnungsstellung und neue Steuergesetze ein.

Lesetipp: Update zur Einhaltung der Vorschriften für die eRechnungsstellung, April 2025

Unternehmen, die in der EU grenzüberschreitend tätig sind, sehen sich beispielsweise mit einer immer komplexeren Landschaft der eRechnungsstellung und der Einhaltung von Steuervorschriften konfrontiert. In den kommenden Jahren zielt der EU-Vorschlag "Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter" (ViDA) darauf ab, das Steuererklärungssystem durch die Einführung einer digitalen Echtzeitberichterstattung durch eRechnungsstellung in allen EU-Mitgliedstaaten umzugestalten.

Im Rahmen des Vorschlags umfasst der Prozess des Ausgleichs anstehender Rechnungen das Versenden von eRechnungsstellung in einem maschinenlesbaren Format an Steuerbehörden oder Dienstleister zur Validierung und Genehmigung. Die spezifischen Anforderungen dafür variieren von Land zu Land. In einigen Fällen ist eine Vorabgenehmigung erforderlich, bevor die Rechnungen der Lieferanten die Käufer erreichen, während andere Länder die Berichterstattung im Nachhinein akzeptieren.

Einer der Gründe, warum Europa (und auch andere Länder weltweit) so stark auf eRechnungsstellung und Meldepflichten bedacht sind, ist die Mehrwertsteuerlücke – die Differenz zwischen den erwarteten und den eingenommenen Mehrwertsteuereinnahmen. Laut dem von der Europäischen Kommission veröffentlichten Bericht über die Mehrwertsteuerlücke von 2022 verloren die EU-Mitgliedstaaten im Jahr 2020 schätzungsweise 93 Milliarden Euro an Mehrwertsteuereinnahmen. Die vorgeschlagene ViDA-Initiative zielt darauf ab, diese Lücke zu schließen, indem sie einen robusteren Ansatz für die Steuerdurchsetzung bietet und sicherstellt, dass die Steuerbehörden die Mehrwertsteuer effektiv einziehen, wobei die Beschränkungen traditioneller Methoden wie regelmäßige Berichterstattung und anschließende Steuerprüfungen überwunden werden.

Unabhängig davon, ob der ViDA-Vorschlag in der EU angenommen wird oder nicht, hat er mit Sicherheit einen Kaskadeneffekt auf die europäischen Länder, die weiterhin verbindliche Rechtsvorschriften zur eRechnungsstellung erlassen. Viele Länder haben Gesetze erlassen, die die eRechnungsstellung zur Pflicht machen, oder sind dabei, dies zu tun.

Auch in diesem Bereich haben die Vereinigten Staaten dank der Bemühungen der Business Payments Coalition (BPC) und der Zusammenarbeit mit der Federal Reserve Fortschritte gemacht, die zur Entwicklung eines Rahmens für die eRechnungsstellung geführt haben. Die Teilnahme am Rahmen für den Austausch von eRechnungsstellung ist freiwillig und wird in den USA voraussichtlich noch eine Weile so bleiben.

Der weltweite Wandel hin zur obligatorischen eRechnungsstellung gewinnt an Bedeutung. Die Frage ist daher nicht das „Wie“, sondern vielmehr das „Ob“. Wenn die obligatorische eRechnungsstellung zu einem weltweiten Trend wird, sollten globale Unternehmen bestrebt sein, der Entwicklung voraus zu sein und sich dieser Neuerung eher früher als später zuzuwenden.

Es empfiehlt sich, proaktiv vorzugehen und die eRechnungsstellung einzuführen. Eine Verzögerung dieses Übergangs kann dazu führen, dass erhebliche Vorteile entgehen. Im Rahmen der digitalen Transformation wird die eRechnungsstellung grundlegende Veränderungen in Organisationen und Unternehmen vorantreiben und auch Chancen schaffen.

Die Vorteile der eRechnungsstellung sind enorm und weitreichend, die Sie in einem anderen Blogbeitrag vollständig entdecken können. Wenn Sie jetzt mit der eRechnungsstellung beginnen, können Sie mindestens diese Top-Vorteile nutzen:

1. Zum einen können Unternehmen, die die eRechnungsstellung frühzeitig einführen, der Zeit voraus sein und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Durch die Rationalisierung ihrer Rechnungsstellungsprozesse können Unternehmen Zeit, Ressourcen und letztendlich Kosten sparen, sodass sie sich auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren können.
2. Darüber hinaus kann die eRechnungsstellung Unternehmen dabei helfen Fehler zu reduzieren und die Genauigkeit zu verbessern, was zu besseren Kundenbeziehungen und einem verbesserten Cashflow führen kann.
3. Der Zugriff auf mehr Daten, insbesondere detailliertere Daten, und die Nutzung von Analysefunktionen bieten Vorteile und führen zu besseren Erkenntnissen , die das Unternehmen voranbringen.

Durch inkrementelle und weniger störende Schritte können Unternehmen Prozesse proaktiv überprüfen und einrichten, bevor Fristen bevorstehen, was einen proaktiven und effizienten Ansatz fördert.

Führungskräfte im Finanzbereich spielen eine wichtige Rolle bei der Vorreiterrolle bei der digitalen Transformation und der Umsetzung strategischer Visionen in greifbare Ergebnisse. Sie sind entscheidend für die Entwicklung von Übergangsplänen und die Durchführung gründlicher Prüfungen der Finanz- und Debitorenbuchhaltungsprozesse. Darüber hinaus fungieren Finanzleiter als Hüter der Daten und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss im gesamten Unternehmen.

Finanzverantwortliche sollten die strategischen Vorteile der eRechnungsstellung klar formulieren und aufzeigen, wie sie mit den Gesamtzielen des Unternehmens übereinstimmt. Dies kann die Verbesserung des Cashflows, die Senkung der Betriebskosten, die Verbesserung der Compliance und die Stärkung der Lieferantenbeziehungen umfassen.

Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit sind unerlässlich, um die Zustimmung der Stakeholder zu sichern. Finanzleiter sollten sich regelmäßig mit wichtigen Stakeholdern wie Beschaffungsteams, Buchhaltungsmitarbeitern und Lieferantenvertretern austauschen, um Bedenken auszuräumen und ihre Beteiligung am Implementierungsprozess sicherzustellen. Dieser offene Dialog fördert das Gefühl der Eigenverantwortung und minimiert den Widerstand gegen Veränderungen.

Change management ist ein entscheidender Aspekt bei der Implementierung der eRechnungsstellung. Finanzleiter sollten einen umfassenden Änderungsmanagementplan entwickeln, der Benutzerschulungen, Prozessdokumentation und fortlaufenden Support umfasst. Klare Kommunikation, regelmäßige Fortschrittsberichte und die Anerkennung einer erfolgreichen Einführung sind der Schlüssel zu einem reibungslosen Übergang.

Der Weg zur Transformation ist jedoch nicht ohne Herausforderungen:

• Kompatibilitätsprobleme. Eine der größten Herausforderungen ist die Kompatibilität vorhandener ERP- und Debitorenbuchhaltungs-Tools mit der eRechnungsstellung. Die Störungen des Datenflusses sollten möglichst gering sein. Deshalb müssen vor Beginn von Integrationsgesprächen Kompatibilitätstests durchgeführt werden.
• Die Rolle der Technologiepartner. Wenn sich Unternehmen auf den Weg der eRechnungsstellung machen, werden die Unterstützung und das Know-how von Technologiepartnern von unschätzbarem Wert. Diese Partner, wie Billtrust, spielen eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung der Komplexitäten und Herausforderungen, die mit der Einführung und Implementierung konformer eRechnungsstellung-Lösungen verbunden sind.
• Wenig Standardisierung. Während die Standardisierung das Leben für internationale Unternehmen viel einfacher machen würde, haben wir nicht genügend Beweise dafür gesehen, dass dies der Fall sein wird. Die Vorschläge in der EU zum Beispiel lassen den Ländern viel Spielraum, um ihre eigene ideale Vorlage für die eRechnungsstellung und Berichterstattung zu implementieren. Wir können nur beten, dass einige Länder den gleichen Ansatz verfolgen.
• Potenzieller Widerstand von Kunden. Kunden haben möglicherweise Bedenken hinsichtlich der Sicherheit ihrer Finanzinformationen oder der technischen Anforderungen für die Verwendung von eRechnungsstellung. Sie sind möglicherweise an die traditionelle papierbasierte Rechnungsstellung gewöhnt und sehen möglicherweise keine Notwendigkeit, ihre Prozesse zu ändern. Sie befürchten möglicherweise, dass die Umstellung auf die eRechnungsstellung die Komplexität erhöht und ihre Arbeitsbelastung steigert. Möglicherweise verfügen Kunden über bereits vorhandene Buchhaltungssoftware oder -systeme, die nicht mit der eRechnungsstellung kompatibel sind, oder sie sind besorgt über die Kosten und den Aufwand für die Integration neuer Systeme oder die Schulung ihrer Mitarbeiter in neuen Verfahren.

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihre Rechnungen sind in einem bürokratischen Labyrinth von Genehmigungsprozessen gefangen, die Zahlungen verzögern und Ihren Cashflow belasten. Und wenn Sie sich nicht an die Vorschriften für die eRechnungsstellung halten, drohen Ihnen hohe Strafen von der Regierung und der Ärger mit zeitaufwändigen Audits.

Dies ist die neue Realität für Unternehmen in bestimmten Ländern. Die Nichteinhaltung von eRechnungsstellung-Mandaten und die Nichteinhaltung von Standardverfahren kann weitreichende Folgen für Ihr Unternehmen haben, die über reine Bußgelder hinausgehen und sich auf Ihr Endergebnis auswirken. Es könnte sich auch nachteilig auf Ihre wichtigsten Handelspartner und Kunden auswirken und möglicherweise dazu führen, dass sie zu Wettbewerbern wechseln, die im Umgang mit der eRechnungsstellung versierter sind.

Das Warten auf das Greifen staatlicher Auflagen mag zwar umsichtig erscheinen, kann aber auch die Tür für verpasste Chancen und mögliche Strafen öffnen. Um ein solches Szenario zu vermeiden, ist es entscheidend, den eRechnungsstellung-Mandaten einen Schritt voraus zu sein und eine umfassende Compliance-Strategie zu verfolgen. Dies stellt nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher, sondern zeigt auch Ihr Engagement für Effizienz und Innovation und fördert stärkere Beziehungen zu Ihren Handelspartnern.

Im heutigen digitalen Zeitalter ist die eRechnungsstellung nicht nur eine Option, sondern ein strategischer Imperativ. Da globale Veränderungen und behördliche Auflagen das Geschäftsumfeld neu gestalten, stehen Finanzführungskräfte an vorderster Front dieser transformativen Reise.

Durch die proaktive Einführung der eRechnungsstellung können Unternehmen nicht nur die regulatorischen Komplexitäten bewältigen, sondern sich auch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Die Vorteile, von optimierten Prozessen bis hin zu verbesserter Genauigkeit, ebnen den Weg für mehr Effizienz und Innovation.

Warten Sie nicht darauf, dass Mandate Ihren Weg diktieren; Seien Sie stattdessen führend bei der Optimierung der Finanzabläufe. Ihre Reise in die eRechnungsstellung beginnt jetzt, und die Vorteile sind zu groß, um sie zu ignorieren. Übernehmen Sie die Verantwortung, bleiben Sie an der Spitze und positionieren Sie Ihr Unternehmen für den Erfolg in der sich entwickelnden digitalen Wirtschaft.

Sind Sie bereit, sich auf Ihre Reise zur eRechnungsstellung zu begeben? Verbinden Sie sich mit Branchenexperten wie Billtrust, um die Komplexität nahtlos zu bewältigen. Die Zeit für die eRechnungsstellung ist reif.