E-invoicing mandates: Turn regulatory requirements into business advantages

This post was originally published in Feb 2024 and was updated in August 2025 with additional information on e-invoicing momentum, FAQs, and more.

A Perfect Storm of E-invoicing Mandates Is on the Horizon

For companies with global aspirations, the movement towards e-invoicing is evident and gaining momentum. This shift is propelled by a blend of factors, including the proliferation of government mandates worldwide, the rising embrace of digitalization in businesses, and the growing recognition of the advantages of e-invoicing. Beyond regulatory requirements, e-invoicing transforms cash flow management through faster processing, controls costs by eliminating manual tasks, and improves customer relationships with self-service capabilities.

Globally, an estimated 560 billion invoices were exchanged in 2024, a figure projected to increase by another 46% over the next three years. As volume grows, so does the pressure to digitize. 

Die wahrgenommene Komplexität des Prozesses und die zunehmende Häufigkeit von behördlichen Anordnungen weltweit könnten jedoch einige Unternehmen davon abhalten, die eRechnungsstellung einzuführen. Das Warten auf Mandate, die die Umsetzung diktieren, bleibt jedoch ein reaktiver, nicht-strategischer Ansatz. Stattdessen sollten Unternehmen proaktiv die eRechnungsstellung nutzen, um die logistischen Vorteile zu nutzen, ihren Wettbewerbsvorteil zu verbessern und in dieser sich schnell entwickelnden digitalen Landschaft einen Schritt voraus zu sein.

E-invoicing deserves a prominent place in your strategic planning, and getting a head start can significantly benefit your business.

Read the blog → What is e-Invoicing?

E-Invoicing in the U.S.

While historically slower to adopt mandates, the United States has taken a significant step forward. A March 2025 Executive Order mandates a full transition to digital payments for all Federal (Business-to-Government) transactions. This move, which lays the groundwork for broader B2B requirements, positions North America as a major regulatory trend to watch in the coming years.

Thanks to the efforts of the Business Payments Coalition (BPC) and collaboration with the Federal Reserve, an electronic e-invoice exchange framework has already been developed. Participation in the e-invoice exchange framework is voluntary and is expected to remain that way in the U.S. for a while.

Der weltweite Wandel hin zur obligatorischen eRechnungsstellung gewinnt an Bedeutung. Die Frage ist daher nicht das „Wie“, sondern vielmehr das „Ob“. Wenn die obligatorische eRechnungsstellung zu einem weltweiten Trend wird, sollten globale Unternehmen bestrebt sein, der Entwicklung voraus zu sein und sich dieser Neuerung eher früher als später zuzuwenden.

Read our industry report → E-invoicing interoperability and compliance

Taking a proactive approach by adopting e-invoicing is now essential for survival and success. Delaying this transition means missing out on crucial advantages and inviting significant risk. As part of a digital transformation journey, e-invoicing drives fundamental change inside organizations and businesses, and create opportunities as well.

The benefits of e-invoicing are vast and far-reaching, which you can fully discover in another blog post. Getting started with e-invoicing now can provide at least these top advantages:

1. Gain a competitive edge: For one, businesses that adopt e-invoicing early can get ahead of the curve and gain a competitive advantage. By streamlining invoicing processes, you can save time, resources, and ultimately costs, allowing you to focus on your core activities.
2. Reduce errors and improve cash flow: Additionally, e-invoicing can help enterprises and mid-market companies reduce errors and improve accuracy, which can lead to better customer relationships and improved cash flow.
3. Unlock better business insights: The benefits of having access to more data, specifically more granular data, and using analytics, leads to better insights that help the business move forward.

Taking incremental and less disruptive steps enables companies to proactively review and establish processes before impending deadlines, fostering a proactive and efficient approach.

Führungskräfte im Finanzbereich spielen eine wichtige Rolle bei der Vorreiterrolle bei der digitalen Transformation und der Umsetzung strategischer Visionen in greifbare Ergebnisse. Sie sind entscheidend für die Entwicklung von Übergangsplänen und die Durchführung gründlicher Prüfungen der Finanz- und Debitorenbuchhaltungsprozesse. Darüber hinaus fungieren Finanzleiter als Hüter der Daten und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss im gesamten Unternehmen.

Finance leaders should clearly articulate the strategic benefits of e-invoicing, demonstrating how it aligns with the organization’s overall objectives. This could include improving cash flow, reducing operational costs, enhancing compliance, and strengthening supplier relationships.

Effective communication and collaboration are essential for securing stakeholder buy-in. Finance leaders should regularly engage with key stakeholders, such as procurement teams, accounting personnel, and supplier representatives, to address concerns and ensure their participation in the implementation process. This open dialogue fosters a sense of ownership and minimizes resistance to change.

Change management is a critical aspect of e-invoicing implementation. Finance leaders should develop a comprehensive change management plan that addresses user training, process documentation, and ongoing support. Clear communication, regular progress updates, and recognition for successful adoption are key to ensuring a smooth transition.

Der Weg zur Transformation ist jedoch nicht ohne Herausforderungen:

• Compatibility issues. One of the main challenges is the compatibility of existing ERP and AR tools with e-invoicing. There should be minimal disruptions to the data flow; that’s why compatibility tests need to be run before any integration talks can start.
• The role of technology partners. As businesses embark on the e-invoicing journey, the support and expertise of technology partners become invaluable. These partners, like Billtrust, play a crucial role in navigating the complexities and challenges associated with adopting and implementing compliant e-invoicing solutions.
• Little standardization. While standardization would make life much easier for international companies, we‘ve not seen enough evidence that this will be the case. Proposals in the EU, for instance, leave much space for countries to implement their own ideal e-invoicing and reporting template. We can only pray that some countries use the same approach.
• Potential resistance from customers. Customers may have concerns about the security of their financial information or the technical requirements of using e-invoices. They may be accustomed to traditional paper-based invoicing and may not see the need to change their processes. They may fear that switching to e-invoicing will add complexity and increase their workload. Customers may have existing accounting software or systems that are not compatible with e-invoicing, or they may be concerned about the cost and effort of integrating new systems or training their employees on new procedures.

Your Partner for Staying Ahead

As a company delivering outbound invoices to over 150 nations worldwide, Billtrust stays on the forefront of global invoicing trends. We witness these continuous changes, and our goal is to educate financial leaders on evolving requirements. In addition to this report, we publish quarterly compliance updates. Plus, we maintain an interactive global compliance map, where you can stay informed of changing mandates across the globe.

The consequences of failing to comply with e-invoicing mandates are severe. Picture this: your invoices are trapped in a bureaucratic maze of approval processes, delaying payments and straining your cash flow. Non-compliance can lead to steep penalties from the government and the hassle of time-consuming audits.

Dies ist die neue Realität für Unternehmen in bestimmten Ländern. Die Nichteinhaltung von eRechnungsstellung-Mandaten und die Nichteinhaltung von Standardverfahren kann weitreichende Folgen für Ihr Unternehmen haben, die über reine Bußgelder hinausgehen und sich auf Ihr Endergebnis auswirken. Es könnte sich auch nachteilig auf Ihre wichtigsten Handelspartner und Kunden auswirken und möglicherweise dazu führen, dass sie zu Wettbewerbern wechseln, die im Umgang mit der eRechnungsstellung versierter sind.

While waiting for government mandates to kick in may seem like a prudent approach, it can open the door to missed opportunities and potential penalties. To avoid such a scenario, it is crucial to stay ahead of e-invoicing mandates and adopt a comprehensive compliance strategy. This will not only ensure regulatory compliance but also demonstrate your commitment to efficiency and innovation, fostering stronger relationships with your trading partners.

Im heutigen digitalen Zeitalter ist die eRechnungsstellung nicht nur eine Option, sondern ein strategischer Imperativ. Da globale Veränderungen und behördliche Auflagen das Geschäftsumfeld neu gestalten, stehen Finanzführungskräfte an vorderster Front dieser transformativen Reise.

Durch die proaktive Einführung der eRechnungsstellung können Unternehmen nicht nur die regulatorischen Komplexitäten bewältigen, sondern sich auch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Die Vorteile, von optimierten Prozessen bis hin zu verbesserter Genauigkeit, ebnen den Weg für mehr Effizienz und Innovation.

Warten Sie nicht darauf, dass Mandate Ihren Weg diktieren; Seien Sie stattdessen führend bei der Optimierung der Finanzabläufe. Ihre Reise in die eRechnungsstellung beginnt jetzt, und die Vorteile sind zu groß, um sie zu ignorieren. Übernehmen Sie die Verantwortung, bleiben Sie an der Spitze und positionieren Sie Ihr Unternehmen für den Erfolg in der sich entwickelnden digitalen Wirtschaft.

Sind Sie bereit, sich auf Ihre Reise zur eRechnungsstellung zu begeben? Verbinden Sie sich mit Branchenexperten wie Billtrust, um die Komplexität nahtlos zu bewältigen. Die Zeit für die eRechnungsstellung ist reif.