Wie eRechnungsstellung Ihrem Unternehmen zugute kommen kann

Möchten Sie Ihr Endergebnis verbessern und Ihre Finanzprozesse optimieren? Erwägen Sie die eRechnungsstellung, die sichere, effiziente und kostengünstige Möglichkeit, Rechnungen elektronisch zu senden und zu empfangen.

E-Invoicing wird für B2B- und B2G-Transaktionen auf der ganzen Welt immer beliebter. Untersuchungen des Spezialisten für Managementstrategie und Marktforschung IMARC Group prognostizieren , dass der Markt für eRechnungsstellung bis 2028 35,9 Milliarden US-Dollar erreichen wird, was einer Wachstumsrate von 20 % über einen Zeitraum von fünf Jahren (2023-28) entspricht.

In Europa schreibt der Gesetzgeber die Verwendung von eRechnungsstellung vor, und öffentliche Stellen müssen in der Lage sein, eRechnungsstellung zu empfangen und zu verarbeiten. Viele Länder stehen auch kurz davor, nationale Standards für die eRechnungsstellung einzuführen, um die eRechnungsstellung im B2B-Bereich und die grenzüberschreitende eRechnungsstellung zu erleichtern, was durch den jüngsten Vorschlag der EU zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) unterstützt wird.

In den Vereinigten Staaten verlief die Einführung der eRechnungsstellung aufgrund fehlender regulatorischer Anforderungen und standardisierter Formate langsamer. Die Nutzung der eRechnungsstellung nimmt jedoch zu, da immer mehr Unternehmen die Vorteile der eRechnungsstellung erkennen. Einige US-Bundesstaaten haben auch Anforderungen an die eRechnungsstellung für öffentliche Einrichtungen eingeführt, und auf dem US-Markt sind mehrere Standards für die eRechnungsstellung verfügbar.

Da sich Unternehmen der Vorteile der eRechnungsstellung immer mehr bewusst werden, nimmt die Einführung dieser Technologie zu. In diesem Blogbeitrag sprechen wir über die Vorteile der eRechnungsstellung für Ihr Unternehmen.

Aber lassen Sie uns zunächst darüber sprechen, was wir wirklich unter eRechnungsstellung verstehen. eRechnungsstellung ist eine moderne und papierlose Methode der Rechnungsstellung, die digitale Technologie nutzt, um Rechnungen zu erstellen, zu senden, zu empfangen und zu verarbeiten. Im Gegensatz zur herkömmlichen papierbasierten Rechnungsstellung, bei der physische Rechnungen gedruckt, verschickt und manuell verarbeitet werden, automatisiert die eRechnungsstellung den gesamten Rechnungsablauf.

eRechnungsstellung ist die elektronische Übermittlung von Rechnungen in einem vordefinierten strukturierten Format. Dieses Format ermöglicht das automatische Lesen von Rechnungen durch Computersysteme, was eine sofortige Lieferung und einen sofortigen Empfang gewährleistet. Dadurch wird der Rechnungsprozess deutlich beschleunigt. Eine Papierrechnung, die in ein PDF-Format konvertiert wird, ist keine E-Rechnung.

Die eRechnungsstellung bietet eine Vielzahl von Vorteilen, aber hier sind einige der wichtigsten:

Erhöhte Effizienz

Einer der Hauptvorteile der eRechnungsstellung liegt in der Möglichkeit, die Effizienz des Rechnungsstellungsprozesses erheblich zu steigern. Laut einem Bericht von Billentis können Unternehmen durch die eRechnungsstellung in den meisten Fällen 60 bis 80 % der Kosten für die Rechnungsbearbeitung im Vergleich zur herkömmlichen Papierrechnung einsparen.

Die Einführung der eRechnungsstellung bietet Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, die Abrechnungsvorgänge zu optimieren. Durch die Automatisierung der bisher zeitaufwändigen manuellen Aufgaben der Rechnungserstellung, -zustellung und -zahlung revolutioniert die eRechnungsstellung Ihren Rechnungsworkflow und beschleunigt Ihre Finanzprozesse.

Und diese Transformation zahlt sich aus. Da E-Rechnungsformate mit allen erforderlichen Feldern ausgestattet sind, müssen Ihre Mitarbeiter keine wertvolle Zeit mehr mit der doppelten Eingabe von Daten in ERP- oder Buchhaltungssysteme verbringen. Zwischen diesen Finanzsystemen und der Debitorenbuchhaltungslösung erfolgt ein nahtloser Datenaustausch.

Die eRechnungsstellung vereinfacht den Abgleich von Rechnungen mit Einkaufs- oder Versanddokumenten und stellt sicher, dass die bestellten Artikel von den Käufern genau wiedergegeben werden. Darüber hinaus können Sie als Lieferant die erhaltenen Zahlungen einfach mit den ursprünglichen Transaktionen abgleichen, was eine schnellere und effizientere Bargeldanwendung ermöglicht.

Über die Anfangsphase hinaus können Unternehmen zeitnahe und automatische Erinnerungen an unbezahlte Rechnungen erhalten. Dies kann Unternehmen helfen, ihren Cashflow zu verbessern und das Risiko verspäteter Zahlungen zu verringern. Darüber hinaus können eRechnungsstellung einfach verfolgt und gespeichert werden, was die Beilegung von Streitigkeiten und die Verwaltung von Ausnahmen erleichtert.

Letztendlich rüstet ein automatisierter Abrechnungs- und Rechnungsstellungsprozess Ihr Unternehmen mit einer höheren Wettbewerbsfähigkeit aus. Durch die Rationalisierung der Finanzabläufe können Sie effizienter arbeiten, Ressourcen strategisch zuweisen und ein hervorragendes Kundenerlebnis bieten. Die Einführung der eRechnungsstellung führt zu einer verbesserten finanziellen Agilität und einer stärkeren Position auf dem Markt.

Verbesserte Genauigkeit und weniger Fehler

eRechnungsstellung reduziert manuelle Fehler, wie sie z. B. durch manuelle Dateneingabe auftreten. Eine der am häufigsten gehörten Ausreden von Kunden ist, dass sie die Rechnung nicht erhalten haben. Es ging in der Post verloren, wurde an die falsche Person gesendet oder erreichte nie ihr E-Mail-Postfach. Mit eRechnungsstellung gibt es keine verlorenen Rechnungen mehr: Ihre Rechnungen werden immer an die richtige E-Mail-Adresse oder das richtige Portal gesendet.

Kosteneinsparungen

Durch die Abschaffung von Papierrechnungen und die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung kann Ihrem Unternehmen eine erhebliche Menge Geld sparen. Dies liegt daran, dass Sie nicht mehr für die Kosten für Papier, Druck, Umschläge und Porto bezahlen müssen. Tatsächlich ergab eine aktuelle Studie von Ardent Partners , dass die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer einzelnen Rechnung in den USA im Jahr 2023 10,18 US-Dollar betragen.

Zwar sind mit der Implementierung der eRechnungsstellung anfänglich einige Kosten verbunden, diese werden jedoch in der Regel durch die langfristigen Einsparungen durch die Automatisierung von Prozessen und die Beseitigung der Papierspur ausgeglichen.

Erhöhte Sicherheit

E-Rechnungen werden über hochsichere, verschlüsselte E-Mails oder dedizierte Cloud-Dienste und -Kanäle wie Peppol übertragen, wodurch das Risiko von unbefugtem Zugriff oder betrügerischen Aktivitäten erheblich reduziert wird.

Diese robuste Sicherheitsinfrastruktur garantiert den Schutz und die Integrität sensibler Finanzdaten während des gesamten Rechnungsstellungsprozesses und gibt Ihnen und Ihren Kunden Sicherheit und Vertrauen in die Sicherheit ihrer Transaktionen.

Aus Sicht des Käufers minimiert die eRechnungsstellung das Risiko, betrügerische Rechnungen zu erhalten, erheblich. Die Übermittlung von Rechnungen über ein sicheres Netzwerk oder Portal bietet eine erhöhte Sicherheit, da Unternehmen verifizierte Mitglieder des Netzwerks sein müssen, die durch KYC-Verfahren (Know Your Customer) identifiziert werden. Kreditorenbuchhaltungsportale führen beispielsweise eine umfassende Liste vertrauenswürdiger, verifizierter und zugelassener Lieferanten, um einen vertrauenswürdigen Rechnungsstellungsprozess für alle Beteiligten zu gewährleisten.

Insgesamt kann die eRechnungsstellung eine Reihe von Vorteilen für Ihr Unternehmen bieten, darunter Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerung, verbesserte Genauigkeit, verbesserte Sicherheit und Compliance.

Es gibt jedoch noch einige weitere, weniger bekannte Vorteile der eRechnungsstellung:

Verbesserter Cashflow

Die Zahlungsfrist beginnt in der Regel mit dem Erhalt der Rechnung. Mit der eRechnungsstellung werden Rechnungen sofort versendet, was den Bezahlprozess stark beschleunigt und die Zahlungszyklen verkürzt. Dies kann zu einem verbesserten Cashflow für Ihr Unternehmen führen.

Sie können sogar schneller bezahlt werden , indem Sie mehr berührungsloses Straight-Through-Processing durch digitale Zahlungen integrieren. Das bedeutet, dass Ihre Kunden ihre Rechnungen elektronisch bezahlen können, ohne sie ausdrucken, scannen oder versenden zu müssen.

Höhere Kundenzufriedenheit

Ein optimierter Rechnungsprozess mit sofortiger Zustellung und Empfang von eRechnungsstellung sowie flexiblen Zahlungsoptionen ist ein starker Anreiz für Kunden, zufrieden zu bleiben und ihre Loyalität zu erhalten.

Außerdem belasten Probleme, die sich aus manuellen Prozessen ergeben, Ihr Kundensupport-Team nicht mehr. Da eRechnungsstellung genauer und einfacher zu verfolgen ist als Papierrechnungen, können Supportteams Streitigkeiten schneller und effizienter lösen und sich mit kritischeren Problemen befassen.

Da Unternehmen dem Kundenerlebnis immer mehr Priorität einräumen, entwickelt sich die Personalisierungzu einem schnell wachsenden Trend. Durch die Erstellung gut gestalteter Rechnungen und begleitender E-Mails können Sie Markenbekanntheit erzielen und Ihren Kunden außergewöhnliche Erfahrungen von Anfang an und darüber hinaus bieten.

Diese persönlichen Akzente zeugen von der organisatorischen Stärke und dem effektiven Management Ihres Unternehmens und hinterlassen bei den Kunden einen positiven Eindruck.

Verbesserte Transparenz und Kontrolle

Wenn Sie sich für die eRechnungsstellung entscheiden, erhalten Sie einen besseren Einblick in Ihren Rechnungsstellungsprozess und im weiteren Sinne in Ihre gesamten Finanzvorgänge. Es gibt klare Aufzeichnungen darüber, wann Rechnungen gesendet, empfangen und manchmal sogar von den Empfängern eingesehen wurden. Dieses Maß an Transparenz stellt sicher, dass Sie immer über den Status der Zahlungen informiert sind, was ein besseres Cashflow-Management ermöglicht.

Darüber hinaus können die durch die eRechnungsstellung gesammelten Daten für **enhanced reporting** und die Gewinnung wertvoller Erkenntnisse verwendet werden, die es Ihnen ermöglichen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen und ihre Prozesse weiter zu optimieren.

Digitales Archiv und Speicherung

Darüber hinaus bietet die eRechnungsstellung einen systematischen Ansatz zur Archivierung und Speicherung. In vielen europäischen Ländern ist bereits eine Cloud-basierte Archivierung von Rechnungen für bestimmte Zeiträume unterschiedlicher Länge vorgeschrieben oder wird dies bald der Fall sein. Dadurch wird sichergestellt, dass Rechnungen leicht durchsuchbar und abrufbar sind, insbesondere bei Audits oder Konformitätsprüfungen.

Im Gegensatz zu Papierrechnungen, die anfällig für Wasser- oder Brandschäden sind, bietet die eRechnungsstellung eine sicherere und zuverlässigere Aufbewahrungslösung, insbesondere in schwierigen Umgebungen. Die digitale Natur von eRechnungsstellung schützt kritische Finanzunterlagen und bietet Unternehmen Sicherheit und verbesserte Datenintegrität.

Die Einführung der eRechnungsstellung ist eine wirkungsvolle Möglichkeit für Unternehmen, ihre Umweltbelastung zu reduzieren. Laut dem bereits erwähnten Bericht von Billentis versenden Unternehmen weltweit jedes Jahr rund 550 Milliarden Rechnungen. Das ist eine Menge Papier und Abfall. Durch die eRechnungsstellung wird der Papierverbrauch aktiv reduziert, was sich direkt auf die Bemühungen zum Schutz der Bäume auswirkt und den Abfall auf Mülldeponien verringert.

Die eRechnungsstellung hat auch einen positiven Einfluss auf die Treibhausgasemissionen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Rechnungsstellungsmethoden, die Drucken, Verpacken und Transportieren erfordern, entfällt bei der eRechnungsstellung die Notwendigkeit physischer Bewegungen. Weniger Fahrzeuge auf der Straße bedeuten einen geringeren Kraftstoffverbrauch und damit einen Rückgang der Emissionen.

Im Streben nach Nachhaltigkeit verlangen einige Einkäufer, dass Lieferanten nur eRechnungsstellung liefern. Sie helfen Unternehmen, ihre ESG-Ratings zu verbessern, die ein Maß für ihre Leistung in den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung sind.

Die Umstellung auf die eRechnungsstellung ist eine einfache Möglichkeit für Unternehmen, ihr Engagement für Umweltverantwortung und Nachhaltigkeit zu zeigen. Es ist ein wichtiger Schritt, um einen nachhaltigeren Planeten für kommende Generationen zu gewährleisten.

In gewisser Weise geht es bei der Implementierung von eRechnungsstellung darum, die Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Käufern zu stärken und einen hervorragenden Kundenservice zu bieten. Durch den elektronischen Versand von Rechnungen können Sie Ihrem Team Zeit geben, sich auf manuelle Ausnahmen und den Abgleich von Rechnungen oder die Prüfung von Bestellungen zu konzentrieren.

Auch für Käufer ist die eRechnungsstellung effizienter. Die Verarbeitung erfolgt in Sekundenschnelle und alle Datenfelder sind verfügbar. Dies bedeutet, dass Käufer mithilfe der Automatisierung alles erfassen können, was sie zur Bezahlung der Rechnung benötigen. Theoretisch können 100 % der Rechnungsdaten erfasst werden.

Schließlich kann die eRechnungsstellung eine bessere Kommunikation zwischen Unternehmen fördern. Automatisierte Zahlungserinnerungen und Statusaktualisierungen können dazu beitragen, dass alle über den Status einer Rechnung informiert bleiben.

eRechnungsstellungssysteme müssen oft den gesetzlichen Anforderungen und steuerlichen Vorschriften entsprechen. Die steuerlichen Anforderungen variieren von Land zu Land, aber es gibt einen echten Trend, dass die eRechnungsstellung obligatorisch wird, so dass alle Mehrwertsteuerlücken, die in der alten Welt auftreten, durch die eRechnungsstellung geschlossen werden.

Ein wesentliches Element ist die Datenintegrität, da sie sicherstellt, dass Rechnungen fälschungssicher und rechtsgültig bleiben. Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen:

• Standardisierte Formate: Viele Länder haben standardisierte eRechnungsstellung-Formate eingeführt, wie z. B. die Norm EN 16931 der Europäischen Union. Diese Formate stellen sicher, dass Rechnungen korrekt formatiert sind und alle erforderlichen Informationen enthalten.
• Digitale Signaturen: Mit digitalen Signaturen kann die Echtheit von E-Rechnungen überprüft werden. Dies trägt dazu bei, Betrug zu verhindern und sicherzustellen, dass Rechnungen nicht manipuliert wurden.
• Verschlüsselung: Durch Verschlüsselung können die Vertraulichkeit und die Daten von E-Rechnungen geschützt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur der vorgesehene Empfänger die Rechnung einsehen kann.
• Prüfpfade: eRechnungsstellungssysteme verwalten typischerweise Prüfpfade, die die Erstellung, Übermittlung und den Empfang von Rechnungen protokollieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Rechnungen zurückverfolgt werden können und Daten in e-Rechnungen bei Problemen überprüft werden können.
• Verwenden eines sicheren Netzwerks: eRechnungsstellung sollten über ein sicheres Netzwerk, wie z. B. HTTPS, übertragen werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Es ist nur eine Frage der Zeit, bis die eRechnungsstellung weltweit verpflichtend wird. Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, die Finanzprozesse Ihres Unternehmens zu verbessern, ist die eRechnungsstellung eine hervorragende Option, die Sie in Betracht ziehen sollten.

Es bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter Kosteneinsparungen, erhöhte Effizienz, verbesserte Genauigkeit, verbesserte Sicherheit und Konformität. Darüber hinaus kann die eRechnungsstellung Ihrem Unternehmen dabei helfen, den Cashflow, die Kundenzufriedenheit, die Transparenz und Kontrolle sowie die ökologische Nachhaltigkeit zu verbessern.

Wenn Sie mehr über die eRechnungsstellung erfahren möchten oder sich auf die eRechnungsstellung Mandanten vorbereiten möchten, setzen Sie sich mit uns in Verbindung.