Die US-Regierung verlangt jetzt elektronische Zahlungen – das braucht es, um digital zu werden

Wenn Sie einen weiteren Grund für elektronische Zahlungen suchen, hier ist er: Die US-Regierung standardisiert jetzt ihre Abläufe für elektronische Zahlungen. Am 25. März wurde eine neue Durchführungsverordnung erlassen, die einen Übergang zu digitalen Zahlungen für alle Transaktionen auf Bundesebene vorschreibt.

Die Anforderungen verlangen, dass alle Auszahlungen und Quittungen in Papierform auslaufen, und zielen insbesondere darauf ab, Kosten und Betrug zu reduzieren. Die Durchführungsverordnung fördert die betriebliche Effizienz und führt unnötige Kosten, Verzögerungen, Sicherheitsrisiken, verlorene Zahlungen, Diebstahl und "die US-Politik zur Abwehr von Finanzbetrug" an.

Eine weitere Rechtfertigung ergibt sich aus der Tatsache, dass die Digitalisierung papierbasierter Zahlungsaufzeichnungen im Jahr 2024 die Regierung (und damit die Steuerzahler) 657 Millionen US-Dollar gekostet hat. Darüber hinaus heißt es in der Anordnung, dass Schecks des Finanzministeriums "16-mal häufiger als verloren oder gestohlen gemeldet, unzustellbar zurückgegeben oder in eine elektronische Überweisung (EFT) umgewandelt werden".

Von Steuererklärungen und Sozialleistungen bis hin zu Lieferantenzahlungen und zwischenstaatlichen Zahlungen wird alles betroffen sein. Von allen Bundesbehörden wird erwartet, dass sie den Übergang "so bald wie möglich" vollziehen.

Die dringende Notwendigkeit, "digital zu werden", geht natürlich über Regierungsbehörden hinaus.

Es geht nicht nur um Bürokratie: Umstellung auf B2B-E-Payments

Überall im Finanzbereich sind sie besorgt über ihre steigenden Zahlungskosten, und die digitale Transformation gilt als Best Practice für jedes Unternehmen, das Business-to-Business-Transaktionen (B2B) abwickelt. Während technische Komplexitäten und Bedenken hinsichtlich der Cybersicherheit die Migration verlangsamen können, überwiegen die Vorteile der Anpassung der Buchhaltungsvorgänge an die E-Payment-Standards oft die kurzfristigen Unannehmlichkeiten. Die Reduzierung von Verschwendung in der Debitorenbuchhaltung ist ein wesentlicher Vorteil.

• Effizienzgewinne: Reduzierte manuelle Arbeit und schnellere Bearbeitungszeiten oder Cashflow
• Kosteneinsparungen: Geringere Gemeinkosten im Zusammenhang mit papierbasierten Zahlungen
• Verbesserte Sicherheit: Verbesserter Schutz vor Fehlern und Betrug
• Verbesserte Kundenerlebnisse: Kunden wünschen sich in der Regel mehr Zahlungsoptionen

Wie die jüngeren Generationen bewiesen haben, sind digitale Zahlungen heute die bevorzugte Art der Geschäftstätigkeit. Sehen Sie sich die neuesten Forschungsergebnisse zu den Zahlungsgewohnheiten der Generation Z an:

• Digitale/mobile Geldbörsen und Karten dominieren und machen über 92 % der bevorzugten Zahlungsmethoden der Generation Z aus
• Traditionelle Zahlungsmethoden werden obsolet, wobei die Bargeldnutzung mit nur 7 % einen historischen Tiefstand erreicht
• 68 % geben an, dass die Akzeptanz neuer digitaler Zahlungsmethoden durch ein Unternehmen die Wahrnehmung der Marke positiv beeinflusst

Was ist für die Umstellung auf E-Payments erforderlich?

Der Übergang zu elektronischen Methoden für die Debitorenbuchhaltung bedeutet den Handel mit Papierschecks und Barzahlungen für Automated Clearing House (ACH), Debitkarten, virtuelle Kreditkarten und andere digitale Modalitäten. Um die Umstellung vorzunehmen, müssen Finanzführungskräfte die folgenden Fragen berücksichtigen, um ihre Bereitschaft zu beurteilen.

Beurteilen Sie Ihre Bereitschaft mit diesen Schlüsselfragen

• Wie viel Prozent Ihrer bestehenden Zahlungen werden über Papierschecks abgewickelt? Wie lange dauert es, bis Ihr Team Papierschecks bearbeitet hat? Ihre Antworten hier können Ihnen helfen, das Ausmaß des Problems zu bestimmen, ein Gefühl der Dringlichkeit zu schaffen und Ziele für die Transformation des elektronischen Zahlungsverkehrs zu definieren.
• Wie werden Sie elektronische Zahlungen erleichtern? Benötigen Sie ein zuverlässiges E-Payment-System oder Softwarelösungen für die Debitorenbuchhaltung, um Automated Clearing House (ACH)-Überweisungen, Debitüberweisungen und virtuelle Kartenzahlungen zu erleichtern und zu automatisieren? Können Sie Ihren Kunden ein Käuferportal anbieten, das es ihnen ermöglicht, automatisch mit der digitalen Zahlungsmethode ihrer Wahl zu bezahlen? Werden Sie in der Lage sein, automatisierte Streitbeilegungswege anzubieten? Technologieplattformen, Netzwerkinfrastruktur und fortschrittliche Funktionen sind wichtige Voraussetzungen und Erfolgsfaktoren. Verpassen Sie nicht diesen Einkaufsführer für AR-Software.
• Mit welchen ERP-Systemen und/oder Rechnungstools sollte Ihr E-Payment-System kommunizieren, um Daten zu sammeln und den Zahlungsstatus schnell zu aktualisieren? Die Integration ist ein weiteres wesentliches Element, da Ihre E-Payment-Plattform nicht in einem Silo arbeiten sollte.
• Welche Sicherheitsmaßnahmen und Compliance-Anforderungen sollte Ihr E-Payment-System übernehmen und einhalten? Dies ist für die Betrugsprävention, den Schutz der Cybersicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Standards unerlässlich. Digital Lockboxes, Verschlüsselung, sichere Authentifizierungsmethoden sowie regelmäßige Audits sollten zu den Kernpfeilern Ihrer Strategie für die digitale Transformation werden.
• Wie werden Sie Ihre Mitarbeiter schulen, Schulungen durchführen und Kunden bei diesem Übergang unterstützen? Das Verständnis von Sicherheitspraktiken und elektronischen Zahlungssystemen wird zu einer reibungslosen Implementierung beitragen und die Akzeptanz fördern.

KI und E-Payment sollen zusammenarbeiten

Die KI-Automatisierung bringt die Prozesse der Zahlungsabwicklung dank generativer KI und agentischer KI-Agenten auf völlig neue Weise voran. Hier sind einige Möglichkeiten.

Finanzberichte sind die neuen Werkzeuge von gestern. Wenn Debitorenbuchhaltung-Automatisierungssoftware auf KI-Algorithmen und großen Sprachmodellen basiert, kann sie komplexe finanzielle Fragen beantworten, wie z. B.: Welche Käufer erzielen einen negativen ROI, wenn sie ihre Kosten für die individuelle Zahlungsabwicklung, die Zeit für die Streitbeilegung und die inkrementellen Kreditversicherungsgebühren berücksichtigen? Welche Prozessengpässe tragen zu Zahlungsverzögerungen bei oder erhöhen Metriken wie Days-Sales-Outstanding? Oder sogar, wie unsere Debitorenbuchhaltung im Vergleich zu anderen in meiner Branche abschneidet?

Agentic AI-Funktionen heben E-Payments auf die nächste Stufe und bieten virtuelle Assistenten für das Zahlungsmanagement. Agentische Agenten können beispielsweise:

• Reagieren Sie dynamisch auf das Käuferverhalten und kalibrieren Sie die Zahlungsrichtlinien nach Bedarf
• Optimieren Sie Zahlungsprozesse selbst, um Verzögerungen kontinuierlich zu minimieren
• Bieten Sie Einblicke in das gesamte Spektrum der Zahlungsaktivitäten – einschließlich Zahlungen, die außerhalb Ihrer E-Payment-Plattform Ihres Unternehmens getätigt werden
• Lesen und Extrahieren von Automated Clearing House (ACH)-Remit-Daten, die von ACH-Anbietern gesendet wurden