Herausforderung: Inkonsistenz zwischen den Zweigstellen
Das Geschäft florierte bei einem Unternehmen zur Vermietung schwerer Geräte, das in den USA einen Umsatz von über 1 Milliarde US-Dollar erzielte Doch mit mehr Kunden kamen auch mehr Probleme für das Debitorenbuchhaltungsteam. Die Geschäftsleitung sah darin eine Möglichkeit, die Kosten für die Zahlungsakzeptanz zu senken. Darüber hinaus verfügte jede Filiale über eigene Prozesse zur Verwaltung von Kundenkonten. Ziel war es, mithilfe von Automatisierungssoftware Debitorenbuchhaltung-Praktiken zu standardisieren, die Effizienz zu steigern und Geld zu sparen.
Da Kreditkartenzahlungen den Großteil der digitalen Transaktionen des Unternehmens ausmachen, benötigte das Debitorenbuchhaltung-Team eine einfache Möglichkeit, Kartenzahlungen zu akzeptieren, die steigenden Kartenbearbeitungsgebühren zu untersuchen und Strategien zur Anwendung von Zuschlägen in Betracht zu ziehen. Unterdessen hatte das Inkassoteam Mühe, seine Arbeitsbelastung zu bewältigen, ohne Überstunden machen zu müssen. Darüber hinaus benötigten sie eine größere Konsistenz in der Kundenkommunikation und -interaktion.
"Wir wollten mit einem Anbieter zusammenarbeiten und eine stückweise Lösung vermeiden", erklärt der Kreditmanager. "Wir suchten auch nach Lösungen, die uns helfen würden, unsere Kredit-, Inkasso- und Debitorenbuchhaltungspraktiken zu skalieren. Ich wusste, dass das Unternehmen wuchs und wir effektiver arbeiten mussten. Wir mussten mit zuverlässiger Software skalieren, anstatt mit mehr manuellen Prozessen."
Lösung: Vollständige AR-Automatisierung
Als Billtrust-Kunde seit 2017 nutzte der Vermieter bereits die Billtrust Invoicing-Lösung, steuerte elektronische Transaktionen und präsentierte jährlich 8.000+ Rechnungen an die Kreditorenportale der Kunden. Als nächstes kamen Billtrust's Payments und Digital Lockbox hinzu. Bald darauf kamen Lösungen für die Anwendung von Zuschlägen, Bargeldanwendungen und Inkassolösungen hinzu, um die Effizienz ihrer Abläufe zu steigern.
"Wir wussten, was wir brauchten. Billtrust hat uns geholfen, den Plan zu erstellen und unseren Weg zum Erfolg zu ebnen. Mit einer Plattform haben wir einfach neue Funktionen hinzugefügt, da wir unsere Automatisierung erweitern mussten. Jetzt haben wir eine Komplettlösung für den gesamten Zahlungszyklus."
Credit Manager
Um die Kosten für die Akzeptanz von Kreditkarten zu decken, wurde ein Zuschlagsprogramm eingeführt, um die Bearbeitungsgebühren an die Kunden weiterzugeben. Dadurch konnten die Gewinnmargen durch die Reduzierung oder Eliminierung der Kosten für die Zahlungsakzeptanz gesteigert werden. Im Rahmen von Aufklärungskampagnen wurden die Kunden über die neue Richtlinie informiert und erhielten die Möglichkeit, Gebühren durch die Umstellung auf andere Zahlungsmodalitäten wie Automated Clearing House (ACH) zu vermeiden.
Das Debitorenbuchhaltung-Team hat außerdem die Lösung Billtrust Collections eingeführt, mit deren Hilfe es automatisch alle offenen Konten mit überfälligen Rechnungen erreichen kann. Durch die Beschleunigung der Bearbeitung älterer Kundenkonten konnte das Inkassoteam Kosten senken und Überstunden vermeiden und den Kunden gleichzeitig einheitliche Rechnungs-, Zahlungs- und Inkassoprozesse bieten. Heute wachsen ihre Debitorenbuchhaltungsvolumina, ohne dass eine Erweiterung ihrer Belegschaft erforderlich wäre.
Ergebnisse: Standardisierung führt zur Transformation
Die Entscheidung, eine umfassende Debitorenbuchhaltung-Automatisierungslösung zu implementieren, hat sich ausgezahlt. Alle Filialen verwenden jetzt das gleiche System und die gleichen Praktiken für die Debitorenbuchhaltung. Ein einheitliches Datenmanagement brach Silos zwischen verschiedenen Debitorenbuchhaltungsaktivitäten und -abteilungen auf, was zu Transparenz, Standardisierung, Kosteneinsparungen und einer zufriedeneren Belegschaft führte.
"Während das Unternehmen Effizienz und Kosteneinsparungen erkennt, erhalten unser Team und unsere Kunden auch eine bessere Erfahrung."
Credit Manager
Kreditkarten-Aufschläge schützen die Gewinnmargen
Das Zuschlagsprogramm war ein sofortiger Erfolg. Zuvor dominierten Kreditkartenzahlungen mit 58 % des Volumens die Online-Zahlungsmethoden. Heute haben sich die Zahlungsarten deutlich verändert. Seit der Einführung ist das Kreditkartenvolumen auf 25 % gesunken, während die Automated Clearing House (ACH)-Zahlungen auf knapp über 75 % gestiegen sind. Da weniger Karten verwendet werden und mehr Bearbeitungsgebühren für diejenigen zurückerhalten werden, die weiterhin Karten verwenden, konnte das Debitorenbuchhaltung-Team durch Kostenvermeidung jährliche Einsparungen von rund 2 Millionen US-Dollar erzielen.
Inkasso: Keine Überstunden mehr, keine Neueinstellungen
Billtrust Collections hat es einfacher gemacht, mit langsam zahlenden Kunden umzugehen. Die Plattform kann automatisch mehrere, personalisierte Erinnerungen versenden, die benutzerdefinierte Felder, Rechnungsdetails und frühere Korrespondenz enthalten. Der Kundenservice und das Versenden von Inkassoschreiben ist jetzt viel einfacher, da die Informationen zum Zahlungszyklus und die bisherige Kommunikation klar durchsichtig sind.
"Mit Billtrust haben unsere Kunden eine konsistente, zugängliche Korrespondenz, die sie für die Verwaltung ihrer Konten benötigen. Jetzt, da wir die Sammlungen automatisiert haben, geraten wir nicht in Panik, wenn sich jemand eine Auszeit nimmt oder einen persönlichen Notfall hat. Die Automatisierung ermöglicht unsere Skalierbarkeit."
Credit Manager
Effizienzsteigerungen haben dem Team auch geholfen, schlank zu bleiben und den Cashflow zu beschleunigen. Die Anzahl der Sammler ist trotz mehrerer neuer Zweige konstant geblieben. Im Jahr 2024 reduzierte das Team seine Days Sales Outstanding (DSO) um 7 Tage, und der Inkassoeffektivitätsindex erreichte 91 %.
Im Jahr 2024 sank die DSO um 7 Tage.
Digitale Transformation für alle
Da das Team mehr Zeit hat, Innovationen voranzutreiben, arbeitet es aktiv daran, die digitale Akzeptanz bei den Kunden zu erhöhen. Die Billtrust-Plattform identifiziert schnell Top-Kunden, die noch Papierrechnungen oder Scheckzahlungen verwenden, was die Kontaktaufnahme leitet.
Im Jahr 2024 wurden 89 % der Rechnungen elektronisch an Kunden übermittelt, wodurch zusätzliche Papier- und Portokosten vermieden wurden. Darüber hinaus wurden 42 % aller Rechnungen elektronisch bezahlt, wodurch der manuelle Aufwand für die Überweisungsübersicht reduziert wurde. Heute werden 95,5 % der Online-Zahlungen berührungslos und ohne menschliches Eingreifen abgewickelt.
Angesichts des Wachstums des Unternehmens summieren sich diese kleinen Automatisierungsmomente wirklich. Das Debitorenbuchhaltung-Team verarbeitet jährlich Zahlungen im Wert von rund 498 Millionen US-Dollar bei mehr als 65.000 Transaktionen.
Mit einer automatisierten End-to-End-Lösung ist das Unternehmen nun auf dem Weg zur digitalen Innovation. Das Unternehmen kann seine Debitorenbuchhaltungsprozesse und -praktiken sicher skalieren, unabhängig davon, wie viele weitere Rechnungen, Zahlungen und offene Rechnungen in Zukunft auf das Unternehmen zukommen könnten.