Navigeren door het web van crediteurenfraude

Navigeren door het web van crediteurenfraude kan een ontmoedigende taak zijn.

Organisaties verliezen naar schatting 5% van hun jaarinkomsten aan fraude, waarbij crediteurenfraude (AP) een aanzienlijk deel van deze verliezen voor zijn rekening neemt. Crediteurenfraude kan vele vormen aannemen, van frauduleuze facturen en geknoei met cheques tot smeergeld en omkoping. Gezien de complexe aard van het crediteurenproces kan het een uitdaging zijn om fraude op te sporen en te voorkomen.

Er zijn verschillende stappen die organisaties kunnen nemen om door het web van crediteurenfraude te navigeren. Deze omvatten: de soorten crediteurenfraude begrijpen, de rode vlaggen kennen, controles implementeren om crediteurenfraude te voorkomen en op te sporen en meer.

Lees verder voor meer informatie over hoe u door het web van AP-fraude kunt navigeren. Ontdek de tekenen en behoed jouw bedrijf voor onnodige fouten.

Fraude met crediteuren vindt plaats wanneer een bedrijf betaalt voor goederen of diensten die nooit zijn ontvangen. Dit soort fraude kan op verschillende manieren worden gepleegd, maar gaat meestal gepaard met een soort samenspanning tussen de verkoper en een werknemer van het bedrijf. Een leverancier kan bijvoorbeeld valse facturen indienen voor betaling, of een medewerker kan betalingen goedkeuren voor goederen of diensten die nooit zijn geleverd.

Wat zijn de drie meest voorkomende soorten fraude met crediteuren?

Er zijn veel soorten fraude en elk heeft zijn rode vlaggen. Er zijn echter enkele overeenkomsten tussen de meest voorkomende soorten regelingen. Hieronder volgt een overzicht van de drie meest voorkomende soorten fraude met crediteuren:

Fraude door verkopers

Leveranciersfraude gebeurt op verschillende manieren, maar gaat meestal gepaard met een soort samenspanning tussen de verkoper en een werknemer van het bedrijf. Een leverancier kan bijvoorbeeld valse facturen indienen voor betaling, of een medewerker kan B2B-betalingengoedkeuren voor goederen of diensten die nooit zijn geleverd.

Fraude controleren

Fraude met cheques vindt plaats wanneer iemand een gestolen of vervalste cheque gebruikt om goederen of diensten te betalen. Dit soort fraude kan moeilijk op te sporen zijn, omdat de interne controles van het bedrijf de controle mogelijk missen. Een dief kan bijvoorbeeld een cheque uit de post stelen en de cheque wijzigen voordat hij deze op zijn bankrekening stort.

Fraude met onkostenvergoedingen

Fraude met onkostenvergoedingen doet zich voor wanneer een werknemer valse of opgeblazen onkosten ter vergoeding indient. Dit soort fraude doet zich voor wanneer werknemers toegang hebben tot zakelijke creditcards of onkostenrekeningen. Een werknemer kan bijvoorbeeld een vals ontvangstbewijs indienen voor vergoeding of persoonlijke uitgaven op een zakelijke creditcard zetten.

Crediteurenfraude kan op verschillende manieren worden gepleegd. Een werknemer kan bijvoorbeeld valse facturen maken en deze indienen voor betaling, of legitieme facturen wijzigen en het verschuldigde bedrag verhogen. Ze konden ook betalingen doen aan fictieve leveranciers of bedrijfsfondsen gebruiken om persoonlijke uitgaven te betalen. Als een van deze fraudepraktijken zich voordoet, kan dit aanzienlijke gevolgen hebben voor de resultaten van jouw bedrijf en financiële verliezen veroorzaken.

Fraude met crediteuren kan moeilijk op te sporen zijn, maar er zijn enkele waarschuwingssignalen waar bedrijven op moeten letten. Als u bijvoorbeeld een toename constateert in het aantal verwerkte facturen of betalingsproces aan nieuwe of onbekende leveranciers, kan dit wijzen op onregelmatigheden. Het is van cruciaal belang om controles te hebben om fraude te voorkomen en tegen te gaan, zoals het goedkeuren van alle facturen boven een bepaald bedrag en het regelmatig controleren van het crediteurenproces.

De fraude met crediteuren vindt plaats in het bedrijfsleven

• Valse facturen maken: Deze vorm van fraude doet zich voor wanneer een verkoper een onjuiste factuur maakt voor betaling. Dit kunnen onverklaarbare of ongebruikelijke facturen van verkopers zijn, opgeblazen facturen, dubbele facturen of ontbrekende documentatie voor facturen. Bovendien kan de verkoper samenspannen met een werknemer van het bedrijf om de factuur goedgekeurd te krijgen voor betaling.
• Controleer geknoei: Dit soort fraude doet zich voor wanneer iemand een cheque wijzigt die het bedrijf heeft uitgegeven. Wijzigingen zijn onder meer het verhogen van het betalingsbedrag of het wijzigen van de begunstigde.
• Smeergeld en omkoping: Deze vorm van fraude doet zich voor wanneer een verkoper smeergeld of steekpenningen aanbiedt aan een werknemer om betalingen op facturen goed te keuren.
• Fraude met onkostenvergoedingen: Dit soort fraude doet zich voor wanneer een werknemer valse of opgeblazen uitgaven indient voor vergoeding.
• Spookwerknemers: Bij deze vorm van fraude worden betalingen aan fictieve werknemers goedgekeurd.
• Late betalingen aan leveranciers: Late betalingen aan leveranciers kunnen een teken zijn dat het bedrijf cashflowproblemen heeft.
• Ongebruikelijke betalingspatronen (bijv. bedragen in ronde dollars, frequente betalingen aan dezelfde leverancier): Ongebruikelijke betalingen van leveranciers kunnen erop wijzen dat er iets wordt betaald dat niet zou moeten gebeuren.  Bijvoorbeeld niet-goedgekeurde of ongewoon grote uitgaven:
• Wijzigingen in bankgegevens van leveranciers of verkopers: Veranderingen in de bankrekeninggegevens van leveranciers of verkopers kunnen duiden op fraude met crediteuren, omdat geld elders naartoe wordt geleid.
• Werknemers die zich verzetten tegen veranderingen in crediteurenprocedures: Weerstand tegen veranderingen in crediteurenprocedures, in het bijzonder tegen veranderingen die de manier waarop werknemers fraude zouden kunnen plegen bemoeilijken of elimineren, kan erop wijzen dat iemand een complot probeert te beschermen.
• Teamleden omzeilen interne controles: Teamleden die interne controles omzeilen of helemaal negeren, kunnen dit doen om fraude te plegen.
• Medewerkers met buitensporige bevoegdheid over crediteuren: Werknemers met buitensporige bevoegdheid over crediteuren kunnen meer mogelijkheden hebben om fraude te plegen.

Waar het op neerkomt?

Het is cruciaal om op de hoogte te zijn van deze rode vlaggen om potentiële gevallen van crediteurenfraude op te sporen. Door proactief te zijn en op deze waarschuwingssignalen te letten, kun je helpen voorkomen dat jouw organisatie het slachtoffer wordt van dit soort misdrijven.

Het is van cruciaal belang om op de hoogte te zijn van de verschillende methoden die fraudeurs gebruiken om crediteurenfraude te plegen. Door te begrijpen hoe deze zwendel werkt, kunt u stappen ondernemen om jouw organisatie te beschermen tegen het worden van een slachtoffer.

Opsporing en preventie van fraude met crediteuren vereisen een proactieve aanpak:

• Ten eerste moeten bedrijven interne controles implementeren om ervoor te zorgen dat betalingen alleen worden gedaan voor ontvangen goederen of diensten.
• Daarnaast moeten bedrijven overwegen om software voor fraudedetectie en positieve betalingssystemen te implementeren om chequefraude te helpen voorkomen en detecteren.
• Overweeg het gebruik van automatiseringssoftware om fraude gemakkelijker op te sporen en te boekhouden. U kunt bijvoorbeeld dubbele facturen en dubbele betalingen voorkomen.
• Tot slot moeten bedrijven hun werknemers leren frauduleuze activiteiten op te sporen en te rapporteren.

Enkele standaardmaatregelen ter preventie van crediteuren zijn:

• Uitvoering van interne controles: Interne controles helpen ervoor te zorgen dat betalingen plaatsvinden voor ontvangen goederen of diensten.
• Implementatie van positieve beloningssystemen: Positieve beloningssystemen helpen fraude met cheques te voorkomen door de cheques die ter betaling worden aangeboden, te vergelijken met een database met geautoriseerde cheques.
• Fraudedetectiesoftware implementeren: Fraudedetectiesoftware helpt bij het identificeren van verdachte activiteiten, zoals dubbele facturen of facturen met ontbrekende informatie.
• Werknemers voorlichten: Werknemers moeten instructies krijgen over hoe ze frauduleuze activiteiten kunnen detecteren en melden.
• Regelmatige audits uitvoeren: Regelmatige audits helpen bij het identificeren van zwakke punten die fraudeurs kunnen uitbuiten.

Om zwendel met valse facturen te helpen voorkomen, moeten organisaties van leveranciers eisen dat ze een leveringsbewijs leveren voordat ze facturen goedkeuren voor betaling. Organisaties moeten ook procedures hebben om de juistheid van facturen te controleren. Tot slot moeten werknemers begeleiding krijgen over hoe ze naar rode vlaggen kunnen zoeken die duiden op frauduleuze activiteiten, zoals onverwachte facturen van nieuwe leveranciers.

Door stappen te ondernemen om crediteurenfraude te voorkomen, kunnen organisaties zichzelf beschermen tegen dit soort criminaliteit.

Als u denkt dat u het slachtoffer bent van fraude met crediteuren, kunt u een paar stappen ondernemen om de schade te beperken en uzelf voortaan te beschermen:

• Eerst en vooral is het van essentieel belang om de fraude aan te geven bij jouw plaatselijke wetshandhavingsinstantie. Als u fraude met crediteuren vermoedt, is het van cruciaal belang om dit onmiddellijk te melden.
• Meld vermoedelijke fraude aan de compliance-afdeling van jouw bedrijf.
• Je moet ook jouw bank of financiële instelling waarschuwen, zodat zij kunnen uitkijken naar verdachte activiteiten op jouw rekening.
• Tot slot zult u maatregelen willen nemen om dit soort fraude in de toekomst te voorkomen.

Fraude met crediteuren kan verwoestend zijn, zowel financieel als emotioneel. Maar door snel en doortastend op te treden, kunt u de schade beperken en u richten op het succes van jouw organisatie.