Automatisering biedt een indrukwekkend scala aan voordelen voor accounts receivable. Een belangrijk voordeel, namelijk kostenbesparing, gaat vaak verloren in de hype, maar accounts receivable-afdelingen kunnen concrete kostenbesparingen realiseren als zij automatisering omarmen.
In een enquête onder middelgrote bedrijven die eind 2023 werd gepubliceerd, was meer dan 90% van de bedrijven ervan overtuigd dat debiteurenbeheer automatiseren zal leiden tot meer stroomlijning en efficiëntie. Bovendien verwachtte bijna de helft van deze bedrijven (44%) grotere besparingen of een verbeterde cashflow dankzij automatisering.
Voor accounts receivable teams die willen profiteren van deze kostenbesparingen, biedt Corrie DeCamp, Chief Product Officer bij Billtrust, drie manieren om de voordelen van accounts receivable automatisering te realiseren.
1. Automatiseren voor efficiënter accounts receivable-personeel
Als het gaat om voordelen voor de bedrijfsresultaten, zijn de laaghangende vruchten taken die kunnen worden geautomatiseerd zonder dat er veel menselijk oordeel nodig is, zegt DeCamp.
Bedrijven kunnen zelfs enkele van de beste automatiserings- en kostenbesparende mogelijkheden vinden bij hun helpdesk. In plaats van medewerkers in dienst te nemen om alledaagse vragen over klantaccounts te beantwoorden, kan een AI-tool snel een link naar de juiste verklaring op het portaal van een bedrijf sturen. Op deze manier, aldus DeCamp, kan automatisering de responstijden aanzienlijk verkorten, terwijl medewerkers zich kunnen concentreren op ingewikkeldere en waardevollere vragen.
Automatisering kan medewerkers ook helpen bij het prioriteren van hun eigen workflow, zodat zij eerst de taken kunnen uitvoeren die het meest van invloed zijn op het bedrijfsresultaat. Hier zegt DeCamp: "Je wilt er zeker van zijn dat [een accounts receivable-specialist] zich bezighoudt met zaken met het hoogste risico en de hoogste bedragen voordat hij aan het einde van zijn dienst vertrekt."
2. DSO verlagen met automatisering
Voor veel accounts receivable-teams is het verminderen van de days sales outstanding het ultieme doel. "Bedrijven die met het Billtrust-systeem werken, zien trends vanuit ons systeem en ook vanuit andere betalingssystemen", legt DeCamp uit.
Als een bepaalde klant bijvoorbeeld in meerdere betalingssystemen herhaaldelijk reageert op sms-berichten in plaats van op e-mails of telefoontjes, dan weet een accounts receivable professional die klant via sms te benaderen om snel betaald te worden.
Ze vervolgt: "U wilt degenen die het grootste risico lopen om niet te betalen, via het juiste kanaal en met de juiste boodschap benaderen. Hoe completer de set gegevens die we hebben, hoe nauwkeuriger we kunnen zijn in het maken van die beoordelingen."
3. Maak een einde aan gefragmenteerde data in finance
Te vaak hebben silosystemen CFO's en andere financiële leiders beroofd van realtime inzichten. In het verleden, legt DeCamp uit, ontvingen zelfs klanten van Billtrust die facturen via de verschillende tools van het bedrijf verstuurden, niet alle betalingen via dit systeem, aangezien sommige betalingen via een bank konden worden gedaan of zelfs persoonlijk op kantoor konden worden afgegeven.
Billtrust ontwikkelt momenteel methoden om toegang te verkrijgen tot historisch gefragmenteerde informatie, zodat bedrijven dashboards en aanpasbare tools kunnen gebruiken om uitgebreidere gegevens te raadplegen en betere, nauwkeurigere inzichten te bieden aan besluitvormers.
