Bent je klaar voor e-facturatie?

Voor bedrijven met wereldwijde ambities is de beweging in de richting van e-facturatie duidelijk en wordt deze steeds groter. Deze verschuiving wordt aangedreven door een combinatie van factoren, waaronder de wereldwijde toename van overheidsmandaten, de toenemende omarming van digitalisering in bedrijven en de groeiende erkenning van de voordelen van e-facturatie.

Maar de complexiteit van het proces en de toenemende frequentie van overheidsmandaten wereldwijd kunnen sommige bedrijven ervan weerhouden om e-facturatie te gebruiken. Wachten op mandaten die de adoptie dicteren, blijft echter een reactieve, niet-strategische aanpak. In plaats daarvan zouden bedrijven eInvoicing proactief moeten omarmen om de logistieke voordelen te benutten, hun concurrentievoordeel te vergroten en voorop te blijven lopen in dit snel evoluerende digitale landschap.

eInvoicing verdient een prominente plaats in jouw strategische doelen voor 2024, en een voorsprong kan jouw bedrijf aanzienlijke voordelen opleveren.

Het aantal landen over de hele wereld met verplichte eInvoicing voor bedrijfsactiviteiten neemt gestaag toe. De adoptie van e-facturatie is bijzonder sterk in zowel Europa als Zuid-Amerika.

Verschillende Zuid-Amerikaanse landen, waaronder Brazilië en Argentinië, hebben al wetgeving en regels voor eInvoicing geïmplementeerd. In Europa liep Italië voorop met de implementatie van een volledig functioneel eInvoicing systeem in 2019. Roemenië volgde dit voorbeeld in 2022 door B2B e-facturatie verplicht te stellen in sectoren met een hoog risico en is van plan om deze verplichting tegen 2024 in twee fasen uit te breiden naar alle binnenlandse transacties. Daarnaast voeren Polen en Griekenland dit jaar e-factureringsmandaten en nieuwe belastingwetgeving in.

Leestip: Update naleving eInvoicing, april 2025

Bedrijven die internationaal in de EU actief zijn, worden bijvoorbeeld geconfronteerd met een steeds complexer landschap van eInvoicing en belastingnaleving. In de komende jaren wil het EU-voorstel "BTW in het digitale tijdperk" (ViDA) het belastingrapportagesysteem transformeren door de invoering van realtime digitale rapportage via eInvoicing in alle EU-lidstaten.

Als onderdeel van het voorstel omvat het proces van verrekening van komende facturen het verzenden van e-invoices in een machinaal leesbaar formaat naar belastingdiensten of dienstverleners voor validatie en goedkeuring. De specifieke vereisten hiervoor verschillen per land. In sommige gevallen is voorafgaande goedkeuring nodig voordat de facturen van leveranciers de kopers bereiken, terwijl andere landen rapportage achteraf accepteren.

Een van de redenen waarom Europa (en ook andere landen wereldwijd) zo happig zijn op eInvoicing en reporting mandaten is de btw-kloof - het verschil tussen verwachte en geïnde btw-inkomsten. De EU-lidstaten zijn in 2020 naar schatting 93 miljard euro aan btw-inkomsten misgelopen, zo blijkt uit het 2022 Report on the VAT Gap van de Europese Commissie. Het voorgestelde ViDA-initiatief is bedoeld om deze kloof te overbruggen door een robuustere benadering van belastinghandhaving te bieden en ervoor te zorgen dat de belastingautoriteiten de btw effectief innen, waarbij de beperkingen van traditionele methoden zoals periodieke rapportage en daaropvolgende belastingcontroles worden overtroffen.

Of het ViDA-voorstel nu wel of niet wordt aangenomen in de EU, het heeft zeker een cascade-effect op Europese landen die verder verplichte wetgeving voor eInvoicing aannemen. Veel landen hebben wetgeving opgesteld die eInvoicing verplicht stelt of zijn hiermee bezig.

De Verenigde Staten hebben ook vooruitgang geboekt op dit gebied, dankzij de inspanningen van de Business Payments Coalition (BPC) en de samenwerking met de Federal Reserve, wat heeft geresulteerd in de ontwikkeling van een raamwerk voor de elektronische uitwisseling van e-facturen. Deelname aan het raamwerk voor eInvoicing is vrijwillig en dat zal in de VS naar verwachting nog wel even zo blijven.

De wereldwijde verschuiving naar verplichte eInvoicing wint aan kracht. Daarom ligt de vraag niet in het "hoe", maar eerder in het "als". Als verplichte eInvoicing een wereldwijde trend aan het worden is, dan moeten wereldwijde bedrijven ernaar streven om de curve voor te blijven en het liever vroeger dan later omarmen.

Het is raadzaam om proactief te werk te gaan door eInvoicing in te voeren. Het uitstellen van deze overgang kan ertoe leiden dat u aanzienlijke voordelen misloopt. Als onderdeel van een digitaal transformatietraject zal e-facturatie fundamentele veranderingen binnen organisaties en bedrijven teweegbrengen en ook kansen creëren.

De voordelen van eInvoicing zijn enorm en verstrekkend, wat u in een andere blogpost volledig kunt ontdekken. Nu beginnen met e-facturatie kan ten minste deze topvoordelen opleveren:

1. Ten eerste kunnen bedrijven die eInvoicing vroeg implementeren, de curve voor zijn en een concurrentievoordeel behalen. Door hun facturatieprocessen te stroomlijnen, kunnen bedrijven tijd, middelen en uiteindelijk kosten besparen, zodat ze zich op hun kernactiviteiten kunnen richten.
2. Bovendien kan e-facturatie bedrijven helpen om fouten te verminderen en de nauwkeurigheid te verbeteren, wat kan leiden tot betere klantrelaties en een verbeterde cashflow.
3. De voordelen van toegang tot meer gegevens, met name meer gedetailleerde gegevens, en het gebruik van analyses leiden tot betere inzichtendie het bedrijf vooruit helpen.

Door incrementele en minder ontwrichtende stappen te nemen, kunnen bedrijven proactief processen herzien en opzetten voordat deadlines naderen, waardoor een proactieve en efficiënte aanpak wordt bevorderd.

Financiële leiders spelen een cruciale rol in het leiden van digitale transformatie en het omzetten van strategische visies in tastbare resultaten. Zij spelen een centrale rol bij het ontwikkelen van transitieblauwdrukken en het uitvoeren van grondige audits van financiële en accounts receivable processen. Bovendien fungeren financiële leiders als hoeders van gegevens en zorgen ze voor een soepele informatiestroom door de hele organisatie.

Financiële leiders moeten de strategische voordelen van e-facturatie duidelijk onder woorden brengen en laten zien hoe het aansluit bij de algemene doelstellingen van de organisatie. Denk hierbij aan het verbeteren van de cashflow, het verlagen van de operationele kosten, het verbeteren van de naleving en het versterken van de relaties met leveranciers.

Effectieve communicatie en samenwerking zijn essentieel voor het verkrijgen van buy-in van stakeholders. Financiële leiders moeten regelmatig overleggen met belangrijke stakeholders, zoals inkoopteams, boekhoudingspersoneel en vertegenwoordigers van leveranciers, om hun zorgen aan de orde te stellen en ervoor te zorgen dat zij deelnemen aan het implementatieproces. Deze open dialoog bevordert een gevoel van eigenaarschap en minimaliseert de weerstand tegen verandering.

Change management is een cruciaal aspect van de implementatie van eInvoicing. Financiële leiders moeten een uitgebreid plan voor verandermanagement ontwikkelen dat zich richt op gebruikerstraining, procesdocumentatie en voortdurende ondersteuning. Duidelijke communicatie, regelmatige voortgangsupdates en erkenning voor succesvolle adoptie zijn essentieel voor een soepele overgang.

De weg naar transformatie is echter niet zonder uitdagingen:

• Compatibiliteitsproblemen. Een van de grootste uitdagingen is de compatibiliteit van bestaande ERP- en accounts receivable-tools met eInvoicing. De gegevensstroom moet zo min mogelijk verstoord worden, daarom moeten er compatibiliteitstests worden uitgevoerd voordat de integratiegesprekken kunnen beginnen.
• De rol van technologiepartners. Nu bedrijven de stap naar e-invoicing zetten, zijn de ondersteuning en expertise van technologiepartners van onschatbare waarde. Deze partners, zoals Billtrust, spelen een cruciale rol bij het navigeren door de complexiteit en uitdagingen die gepaard gaan met het adopteren en implementeren van conforme e-invoicing oplossingen.
• Weinig standaardisatie. Hoewel standaardisatie het leven van internationale bedrijven veel gemakkelijker zou maken, hebben we niet genoeg bewijs gezien dat dit het geval zal zijn. Voorstellen in de EU laten bijvoorbeeld veel ruimte voor landen om hun eigen ideale eInvoicing en reporting template te implementeren. We kunnen alleen maar bidden dat sommige landen dezelfde aanpak hanteren.
• Mogelijke weerstand van klanten. Klanten kunnen zich zorgen maken over de beveiliging van hun financiële gegevens of over de technische vereisten voor het gebruik van eInvoicing. Ze zijn misschien gewend aan traditionele facturering op papier en zien misschien niet de noodzaak om hun processen te veranderen. Ze zijn misschien bang dat de overstap naar e-facturatie complexer zal maken en hun werkdruk zal verhogen. Klanten kunnen bestaande boekhoudsoftware of -systemen hebben die niet compatibel zijn met e-facturatie, of ze kunnen zich zorgen maken over de kosten en moeite van het integreren van nieuwe systemen of het trainen van hun werknemers in nieuwe procedures.

Stelt u zich eens voor: uw facturen zitten vast in een bureaucratisch doolhof van goedkeuringsprocessen, waardoor betalingen vertraging oplopen en uw cashflow onder druk komt te staan. En als u niet voldoet aan de e-facturatiemandaten, kunt u te maken krijgen met hoge boetes van de overheid en het gedoe van tijdrovende audits.

Dit is de nieuwe realiteit voor bedrijven in bepaalde landen. Als u er niet in slaagt om aan de e-facturatiemandaten te voldoen en standaardprocedures te volgen, kan dit verstrekkende gevolgen voor uw bedrijf hebben, die verder gaan dan alleen boetes die uw bedrijfsresultaten beïnvloeden. Het kan ook een nadelig effect hebben op jouw belangrijkste handelspartners en klanten, waardoor zij mogelijk overstappen naar concurrenten die beter zijn in het afhandelen van eInvoicing.

Hoewel wachten op de inwerkingtreding van overheidsmandaten misschien een verstandige aanpak lijkt, kan het de deur openen naar gemiste kansen en mogelijke boetes. Om een dergelijk scenario te voorkomen, is het van cruciaal belang om voorop te blijven lopen op het gebied van e-facturatiemandaten en een uitgebreide nalevingsstrategie te implementeren. Dit zorgt niet alleen voor naleving van de regelgeving, maar toont ook uw toewijding aan efficiëntie en innovatie, waardoor u sterkere relaties met uw handelspartners opbouwt.

In het huidige digitale tijdperk is eInvoicing niet alleen een optie, maar een strategische noodzaak. Terwijl wereldwijde verschuivingen en overheidsmandaten het zakelijke terrein hervormen, bevinden financiële leiders zich in de voorhoede van deze transformatieve reis.

Door proactief gebruik te maken van e-facturatie kunnen bedrijven niet alleen de complexiteit van de regelgeving omzeilen, maar ook een concurrentievoordeel behalen. De voordelen, van gestroomlijnde processen tot verbeterde nauwkeurigheid, maken de weg vrij voor verbeterde efficiëntie en innovatie.

Wacht niet tot mandaten jouw pad dicteren; neem in plaats daarvan het voortouw bij het optimaliseren van financiële operaties. Jouw reis naar eInvoicing begint nu, en de voordelen zijn te groot om te negeren. Neem het heft in handen, blijf voorop lopen en positioneer jouw bedrijf voor succes in de veranderende digitale economie.

Bent u gereed om aan uw e-facturatie te beginnen? Neem contact op met experts uit de sector, zoals Billtrust, om de complexiteit naadloos te doorlopen. Het is tijd voor e-invoicing.