In veel organisaties verwerken debiteuren- en crediteurenafdelingen nog steeds handmatig papieren of gedigitaliseerde papieren documenten, ook al weten de meeste bedrijven dat deze verouderde manier van werken vaak arbeidsintensiever is, vatbaar voor fouten, vertragingen en lange payment cycles, en fraudegevoelig.
E-facturatie daarentegen verbetert workflows, vermindert fouten en fraude en bevordert snellere, meer voorspelbare betalingen en administratieve efficiëntie.
Waarom blijft e-facturatie dan nog steeds hindernissen opwerpen? En waarom is het zo dringend dat jouw bedrijf aan boord gaat met eInvoicing?
Belemmeringen voor e-facturatie
"Een van de grootste barrières voor e-facturatie is het gebrek aan operabiliteit tussen leverancier en koper," zegt Loek Smits, Billtrust's Director of Product. "Om straight-through processing te realiseren, zijn doorgaans aan beide kanten wijzigingen in financiële systemen nodig, en moet er een één-op-één beveiligde verbinding worden opgezet en onderhouden, wat een kostbare, resource-intensieve oefening is."
Het raamwerk voor e-factuuruitwisseling is ontworpen om die barrière te slechten. Het raamwerk is ontwikkeld door de Federal Reserve en de Business Payments Coalition (BPC) om B2B-betalingen te moderniseren. Het is een verzameling standaarden, beleidsregels en richtlijnen die de levering van eInvoicing, betalings- en overschrijving-informatie standaardiseert.
Na een succesvol proefprogramma in 2021 en 2022 vormden de deelnemers de digitaal Business Networks Alliance om toezicht te houden op het nieuwe elektronische uitwisselingsnetwerk dat nu beschikbaar is voor bedrijven. Dit is wat u moet weten.
Hoe werkt het kader voor e-factuuruitwisseling?
Het raamwerk voor eInvoicing is vergelijkbaar met een raamwerk voor e-mailuitwisseling, waarbij u zich aanmeldt bij een e-mailprovider (denk: Gmail) die fungeert als een "toegangspunt" voor gebruikers om berichten te verzenden en te ontvangen.
Stel u nu voor dat die e-mails e-facturen zijn. Wanneer een leverancier een factuur uitgeeft via zijn serviceprovider of toegangspunt, wordt deze geconverteerd naar een uitwisselingsstandaardformaat, afgeleverd bij het toegangspunt van de afnemer en opnieuw geconverteerd om overeen te komen met het vereiste factuurformaat van de afnemer. De koper verwerkt en betaalt de factuur via een bank/verwerker, en de transactie is voltooid. Dit staat bekend als een 'vierhoekig netwerk'.
"Het basisprincipe is dat handelspartners verbonden zijn met een netwerk waartoe ze toegang hebben via gecertificeerde toegangspunten," zegt Smits. "Deze toegangspunten vormen een veilige verbinding met het netwerk en maken interoperabiliteit tussen leverancier en afnemer mogelijk, zonder dat er wijzigingen in de systemen van leverancier en afnemer hoeven te worden aangebracht."
Hoe zal het kader voor eInvoicing bedrijven beïnvloeden?
Een uniform raamwerk voor de uitwisseling van e-facturen zal "de brede ondersteuning van eInvoicing vergroten door de implementatie te vereenvoudigen, het bereik van zakelijke eindpunten te maximaliseren door middel van een enkele verbinding die verbinding met velen mogelijk maakt, en de betaalbaarheid voor kleine en middelgrote bedrijven te vergroten", aldus het BPC-rapport "e-Invoice Exchange Framework: Approach to Managing a Federated Registry Services Model in a Four-Corner Network".
Bedrijven die ervoor kiezen om het raamwerk te gebruiken, zullen alle voordelen van e-facturatie ervaren zonder de investeringen vooraf om interoperabiliteit tussen leverancier en afnemer op te zetten.
"Het is te verwachten dat de adoptiegraad exponentieel zal groeien", zegt Smits. "Het is een beetje als een sociaal netwerk; Hoe meer bedrijven zijn aangesloten op het netwerk, hoe meer waarde het creëert."
Wat moeten bedrijven doen om zich voor te bereiden op het kader voor eInvoicing?
De belangrijkste stap die bedrijven kunnen nemen om zich voor te bereiden op het raamwerk voor de uitwisseling van eInvoicing, is ervoor te zorgen dat ze beschikken over nauwkeurige invoicegegevens van goede kwaliteit. "Interoperabiliteit - zelfs met een bestaand uitwisselingsraamwerk - kan alleen werken met eInvoicing gegevens van goede kwaliteit," zegt Smits. "In de wereld van eInvoicing wordt het normaal gevonden dat een levering van een e-invoice mislukt als er één gegevensveld ontbreekt, als de regelitems niet kloppen of als afrondingsregels niet correct worden toegepast."
Als het u ontbreekt aan kwalitatief goede factuurgegevens, of als u nog een eInvoicing platform moet implementeren, dan kunt u nu samenwerken met Billtrust om er zeker van te zijn dat u klaar bent voor het raamwerk voor e-factuuruitwisseling als het zover is.
Billtrust erkent de snelle wereldwijde acceptatie en urgentie van e-invoicing. Wij hebben ons toegewijd aan het faciliteren van geautomatiseerde betalingen en het bieden van manieren om de cashflow op peil te houden, met producten zoals ons Business Payments Network en onze gedeelde kennis.
Is het verplicht voor bedrijven om het kader voor eInvoicing aan te nemen?
Deelname aan het raamwerk voor e-factuuruitwisseling is vrijwillig en zal dat in de VS naar verwachting nog wel even blijven, maar dat betekent niet dat je de overstap naar eInvoicing binnen jouw organisatie moet uitstellen.
E-facturatie is snel aan het uitgroeien tot de betaalmethode die de voorkeur krijgt boven papieren documenten en PDF's, en bedrijven die weigeren dit te erkennen lopen het risico achterop te raken en geld te verliezen op de volgende manieren:
- Inefficiënte, verouderde processen
- Klanten die niet willen (of kunnen) werken met bedrijven die geen eInvoicing gebruiken
- De hoge boetes die worden opgelegd door landen waar eInvoicing al verplicht is
In Europa bijvoorbeeld moeten alle leveranciers e-facturen indienen bij hun B2G-klanten (met B2B- en B2C-vereisten in het verschiet in veel landen), en het is gebruikelijk om vereisten voor leveranciersfacturering op te nemen in RFP's. Hoewel het raamwerk voor het uitwisselen van eInvoicing slechts de eerste stap is in de Verenigde Staten, lijkt het erop dat we in dezelfde richting beginnen te bewegen, net als andere landen.
Billtrust is op de hoogte van meer dan 100 landen die momenteel e-facturatie tot op zekere hoogte verplichten. Raadpleeg onze eInvoicing gids voor relevante informatie over B2B-betalingen voor al uw relevante zakelijke markten.
