Zo komt eInvoicing je bedrijf ten goede

Wilt u jouw bedrijfsresultaten verbeteren en jouw financiële processen stroomlijnen? Overweeg e-facturatie, de veilige, efficiënte en kosteneffectieve manier om facturen elektronisch te verzenden en te ontvangen.

E-facturatie wordt wereldwijd steeds populairder voor B2B- en B2G-transacties. Onderzoek van specialist in managementstrategie en marktonderzoek IMARC Group voorspelt dat de markt voor eInvoicing tegen 2028 $35,9 miljard zal bedragen, een groeipercentage van 20% over een periode van vijf jaar (2023-28).

In Europa verplicht de wetgever het gebruik ervan en overheidsinstanties moeten eInvoicing kunnen ontvangen en verwerken. Veel landen staan ook op het punt om nationale eInvoicing standaarden te implementeren om B2B en internationaal eInvoicing te vergemakkelijken, geholpen door het recente ViDA-voorstel (VAT in het digitaal tijdperk) van de EU.

In de Verenigde Staten is de overstap naar e-facturatie langzamer verlopen door een gebrek aan wettelijke vereisten en gestandaardiseerde formaten. Het gebruik van e-facturatie neemt echter toe naarmate meer bedrijven de voordelen van elektronische facturatie inzien. Sommige Amerikaanse staten hebben ook eInvoicing vereisten ingevoerd voor entiteiten in de publieke sector, en er zijn verschillende eInvoicing standaarden beschikbaar op de Amerikaanse markt.

Naarmate bedrijven zich meer bewust worden van de voordelen van e-facturatie, neemt de adoptie van deze technologie toe. In deze blogpost bespreken we de voordelen van eInvoicing voor uw bedrijf.

Maar laten we het eerst hebben over wat we echt bedoelen met e-facturatie. eInvoicing is een moderne en papierloze factureringsmethode die gebruik maakt van digitale technologie om facturen aan te maken, te verzenden, te ontvangen en te verwerken. In tegenstelling tot traditionele facturatie op papier, waarbij fysieke facturen worden afgedrukt, verstuurd en handmatig verwerkt, automatiseert eInvoicing de hele factureringsworkflow.

E-facturatie is de elektronische verzending van facturen in een vooraf gedefinieerd gestructureerd formaat. Met dit formaat kunnen facturen automatisch door computersystemen worden gelezen, wat zorgt voor een onmiddellijke levering en ontvangst. Hierdoor wordt het facturatieproces aanzienlijk versneld. Een papieren factuur die in PDF-formaat is omgezet, is geen e-factuur.

E-facturatie biedt een breed scala aan voordelen, maar hier volgen enkele van de belangrijkste:

Verhoogde efficiëntie

Een van de belangrijkste voordelen van eInvoicing ligt in het vermogen om de efficiëntie van het facturatieproces aanzienlijk te verbeteren. Volgens een rapport van Billentis kunnen bedrijven met eInvoicing in de meeste gevallen 60 tot 80% besparen op de factuurverwerkingskosten in vergelijking met traditionele papieren facturatie.

De introductie van eInvoicing biedt uw bedrijf een geweldige kans om de factureringsactiviteiten te stroomlijnen. Door de voorheen tijdrovende handmatige taken van het aanmaken, afleveren en betalen van facturen te automatiseren, zorgt eInvoicing voor een revolutie in jouw factureringsworkflow en versnelt het jouw financiële processen.

En deze transformatie werpt zijn vruchten af. Omdat e-facturen voorzien zijn van alle benodigde velden, hoeven uw werknemers niet langer kostbare tijd te besteden aan het invoeren van dubbele gegevens in ERP- of boekhoudsystemen. Gegevens worden naadloos uitgewisseld tussen deze financiële systemen en de accounts receivable oplossing.

E-facturatie vereenvoudigt het proces van vergelijken en facturen vergelijken met inkoop- of verzenddocumenten, zodat kopers de bestelde artikelen accuraat kunnen weergeven. Bovendien kunt u als leverancier ontvangen betalingen gemakkelijk vergelijken met de oorspronkelijke transacties, waardoor u sneller en efficiënter contant geld kunt uitgeven.

Na de eerste fasen kunnen bedrijven tijdig en automatisch herinneringen ontvangen over onbetaalde facturen. Dit kan bedrijven helpen om hun cashflow te verbeteren en het risico op late betalingen te verkleinen. Bovendien kunnen e-invoices gemakkelijk worden getraceerd en opgeslagen, wat het gemakkelijker maakt om disputen op te lossen en uitzonderingen te beheren.

Uiteindelijk zorgt een geautomatiseerd facturerings- en factuurproces ervoor dat jouw bedrijf concurrerender wordt. Door financiële operaties te stroomlijnen, kun je efficiënter werken, middelen strategisch toewijzen en een superieure klantervaring bieden. Het omarmen van e-facturatie vertaalt zich in een verbeterde financiële flexibiliteit en een sterkere positie op de markt.

Verbeterde nauwkeurigheid en minder fouten

e-invoicing vermindert handmatige fouten, zoals fouten die ontstaan door handmatige gegevensinvoer. Een van de meest gehoorde excuses van klanten is dat zij de factuur niet hebben ontvangen. Het is zoekgeraakt in de post, naar de verkeerde persoon gestuurd of heeft nooit hun e-mails inbox bereikt. Met eInvoicing zijn er geen zoekgeraakte facturen meer: uw facturen worden altijd naar het juiste e-mailadres of portaal gestuurd.

Kostenbesparing

Door papieren facturen te elimineren en de factuurverwerking te automatiseren, kan jouw bedrijf aanzienlijke kosten besparen. Dit komt omdat u niet langer hoeft te betalen voor de kosten van papier, afdrukken, enveloppen en portokosten. Uit een recent onderzoek van Ardent Partners blijkt zelfs dat de gemiddelde kosten voor het verwerken van één factuur in de VS in 2023 $ 10,18 bedragen.

Hoewel er enkele initiële kosten verbonden zijn aan het implementeren van e-facturatie, worden deze kosten meestal gecompenseerd door de besparingen op lange termijn van het automatiseren van processen en het elimineren van het papieren spoor.

Verbeterde beveiliging

E-facturen worden verzonden via zeer veilige, versleutelde e-mails of speciale cloudservices en -kanalen, zoals Peppol, waardoor het risico op onbevoegde toegang of frauduleuze activiteiten aanzienlijk wordt verminderd.

Deze robuuste beveiligingsinfrastructuur garandeert de bescherming en integriteit van gevoelige financiële gegevens tijdens het hele facturatieproces, waardoor jij en jouw klanten gemoedsrust en vertrouwen in de veiligheid van hun transacties krijgen.

Vanuit het standpunt van de koper minimaliseert eInvoicing het risico op het ontvangen van frauduleuze facturen aanzienlijk. Facturen verzenden via een beveiligd netwerk of portaal biedt een betere beveiliging, omdat bedrijven geverifieerde leden van het netwerk moeten zijn, die geïdentificeerd worden via KYC-procedures (Ken uw klant). Crediteurenportalen houden bijvoorbeeld een uitgebreide lijst bij van vertrouwde, geverifieerde en goedgekeurde leveranciers, waardoor een betrouwbaar factureringsproces voor alle betrokken partijen wordt gegarandeerd.

In het algemeen kan eInvoicing uw bedrijf een aantal voordelen bieden, waaronder kostenbesparingen, verhoogde efficiëntie, verbeterde nauwkeurigheid, verbeterde beveiliging en naleving.

Maar er zijn nog enkele minder bekende voordelen van e-facturatie:

Verbeterde cashflow

De betalingstermijn begint gewoonlijk bij ontvangst van de factuur. Met eInvoicing worden facturen onmiddellijk verzonden, wat het betaalproces aanzienlijk versnelt en de betaalcycli verkort. Dit kan leiden tot een betere cashflow voor uw bedrijf.

U kunt zelfs sneller betaald worden door meer touchless straight-through verwerking via digitale betalingen. Dit betekent dat jouw klanten hun facturen elektronisch kunnen betalen, zonder ze te hoeven afdrukken, scannen of mailen.

Grotere klanttevredenheid

Een gestroomlijnd factureringsproces, met onmiddellijke levering en ontvangst van e-facturen, gekoppeld aan flexibele betalingsopties, dient als een krachtige stimulans voor klanten om tevreden te blijven en hun loyaliteit te behouden.

Bovendien vormen problemen die voortkomen uit handmatige processen niet langer een belasting voor jouw customer support team. Omdat eInvoicing nauwkeuriger en gemakkelijker te volgen is dan papieren facturen, kunnen supportteams disputen sneller en efficiënter oplossen en meer kritieke problemen aanpakken.

Nu bedrijven steeds meer prioriteit geven aan klantervaring, komt personalisatienaar voren als een snel groeiende trend. Door goed ontworpen facturen en begeleidende e-mails te maken, kunt u merkherkenning bereiken en klanten een uitzonderlijke eerste en blijvende ervaring bieden.

Deze persoonlijke toets is een bewijs van jouw organisatorische bekwaamheid en het effectieve beheer van uw bedrijf, en laat een positieve indruk achter op klanten.

Verbeterde zichtbaarheid en controle

Door voor eInvoicing te kiezen, krijgt u een beter inzicht in uw facturatieproces en, in bredere zin, in uw algehele financiële activiteiten. Er zijn duidelijke records van wanneer facturen zijn verzonden, ontvangen en soms zelfs bekeken door de ontvangers. Dankzij dit transparantieniveau weet u altijd wat de status van betalingen is, waardoor u uw cashflow beter kunt beheren.

Bovendien kunnen de gegevens die via e-facturatie worden verzameld, worden gebruikt voor verbeterde rapportage en het verkrijgen van waardevolle inzichten, zodat u weloverwogen financiële beslissingen kunt nemen en uw processen verder kunt optimaliseren.

Digitaal archief en opslag

E-facturatie biedt ook een systematische aanpak voor archivering en opslag. Veel Europese landen vereisen al cloud-gebaseerde archivering van facturen voor specifieke perioden, variërend in lengte, of zullen dit binnenkort verplicht stellen. Dit zorgt ervoor dat facturen gemakkelijk doorzoekbaar en opvraagbaar zijn, met name tijdens audits of compliance checks.

In tegenstelling tot papieren facturen die kwetsbaar zijn voor water- of brandschade, biedt eInvoicing een veiligere en betrouwbaardere opslagoplossing, vooral in veeleisende omgevingen. De digitale aard van eInvoicing beschermt kritieke financiële gegevens, waardoor bedrijven gemoedsrust en een verbeterde gegevensintegriteit krijgen.

Het omarmen van e-facturatie is een krachtige manier voor bedrijven om hun impact op het milieu te verminderen. Volgens het eerder genoemde rapport van Billentis versturen bedrijven wereldwijd ongeveer 550 miljard facturen per jaar. Dat is veel papier en afval. E-facturatie beperkt actief het papiergebruik, wat direct ten goede komt aan het behoud van bomen en minder afval op stortplaatsen oplevert.

eInvoicing heeft ook een positieve invloed op de uitstoot van broeikasgassen. In tegenstelling tot traditionele factureringsmethoden waarbij afdrukken, verpakken en transport nodig zijn, elimineert eInvoicing de noodzaak voor fysieke verplaatsing. Minder voertuigen op de weg leidt tot minder brandstofverbruik en dus tot minder uitstoot.

In het streven naar duurzaamheid vragen sommige kopers dat leveranciers uitsluitend elektronische facturen verstrekken. Ze helpen bedrijven hun ESG-ratings te verbeteren, die een maatstaf zijn voor hun prestaties op het gebied van milieu, maatschappij en bestuur.

De overstap naar e-facturatie is een eenvoudige manier voor bedrijven om hun inzet voor milieuverantwoordelijkheid en duurzaamheid te tonen. Het is een krachtige stap in de richting van een duurzamere planeet voor de komende generaties.

In zekere zin draait het bij het implementeren van eInvoicing allemaal om het versterken van de relatie tussen u en uw kopers, en om het bieden van een geweldige klantenservice. Door facturen elektronisch te verzenden, kunt u de tijd van uw team vrijmaken om zich te richten op handmatige uitzonderingen en reconciliatie van facturen of het controleren van inkooporders.

E-invoices zijn ook efficiënter voor kopers. Ze kunnen in enkele seconden worden verwerkt en alle gegevensvelden zijn beschikbaar. Dit betekent dat inkopers automatisering kunnen gebruiken om vast te leggen wat ze nodig hebben om de factuur betaald te krijgen, en in theorie kan 100% van de factuurgegevens worden vastgelegd.

Tot slot kan e-facturatie betere communicatie tussen bedrijven bevorderen. Geautomatiseerde betalingsherinneringen en statusupdates kunnen helpen om iedereen op de hoogte te houden van de status van een factuur.

eInvoicing systemen moeten vaak voldoen aan wettelijke vereisten en belastingregels. De belastingvereisten verschillen van land tot land, maar er is een echte trend om eInvoicing verplicht te stellen, dus alle btw-gaten die zich voordoen - in de oude wereld - zullen worden aangepakt door eInvoicing.

Een essentieel element is gegevensintegriteit, aangezien dit ervoor zorgt dat facturen fraudebestendig en juridisch geldig blijven. Er zijn een aantal manieren om naleving te garanderen:

• Gestandaardiseerde formaten: Veel landen hebben gestandaardiseerde eInvoicing formaten aangenomen, zoals de EN 16931 norm van de Europese Unie. Deze indelingen zorgen ervoor dat facturen correct worden opgemaakt en alle vereiste informatie bevatten.
• Digitale handtekeningen: Digitale handtekeningen kunnen worden gebruikt om de authenticiteit van eInvoicing te verifiëren. Dit helpt fraude voorkomen en zorgt ervoor dat er niet met facturen geknoeid is.
• Encryptie: Encryptie kan worden gebruikt om de vertrouwelijkheid en gegevens van e-facturen te beschermen. Dit helpt ervoor te zorgen dat alleen de beoogde ontvanger de factuur kan bekijken.
• Controlesporen: eInvoicing systemen houden meestal audit trails bij die de aanmaak, verzending en ontvangst van facturen bijhouden. Dit helpt ervoor te zorgen dat facturen getraceerd kunnen worden en dat gegevens in e-facturen geverifieerd kunnen worden als er problemen zijn.
• Een beveiligd netwerk gebruiken: E-facturen moeten via een beveiligd netwerk, zoals HTTPS, worden verzonden om onbevoegde toegang te voorkomen.

Het is slechts een kwestie van tijd voordat e-facturatie overal ter wereld verplicht is. Als u op zoek bent naar een manier om de financiële processen van uw bedrijf te verbeteren, dan is eInvoicing een geweldige optie om te overwegen.

Het biedt een aantal voordelen, waaronder kostenbesparingen, verhoogde efficiëntie, verbeterde nauwkeurigheid, verbeterde beveiliging en naleving. eInvoicing kan uw bedrijf ook helpen bij het verbeteren van de cashflow, klanttevredenheid, zichtbaarheid en controle, en milieuduurzaamheid.

Als u meer wilt weten over eInvoicing, of als u zich wilt voorbereiden op e-facturatiemandaten, neem dan contact met ons op.