Het DNA van de CFO van de toekomst
dinsdag 27 december 2024
6 minuten leestijd

De complete gids voor B2B-facturering en betalingsverwerking

Billtrust Staff-schrijver
Schrijver van het personeel / Schrijver van blogs
Vereenvoudig jouw B2B facturatieproces. Leer best practices, geavanceerde strategieën en hoe automatisering financiële activiteiten kan optimaliseren.

In het huidige betalingslandschap vormt B2B-facturering een hoeksteen van financiële activiteiten. Voor financiële leiders en accounts receivable teams kan het beheersen van business-to-business facturering het verschil betekenen tussen bloeiende activiteiten en voortdurende uitdagingen op het gebied van cashflow. Deze gids behandelt alle aspecten, van basisbegrippen tot geavanceerde strategieën, van de implementatie van factuursoftware tot automatisering van de kasstroom, zodat u uw financiële processen kunt optimaliseren.

B2B facturatieproces

Inzicht in de basisprincipes van B2B-facturering

B2B-facturering omvat het volledige proces van facturering en incasso tussen bedrijven. Met moderne oplossingen voor factuurautomatisering vormen deze processen de ruggengraat van commerciële transacties. In tegenstelling tot B2C-transacties vindt B2B-facturering plaats in een complexere omgeving met unieke kenmerken en uitdagingen.

De belangrijkste verschillen met B2C-facturering zijn onder andere:

  • Hogere transactiewaarden vereisen strengere controles.
  • Complexe goedkeuring workflows waarbij meerdere stakeholders betrokken zijn.
  • Gedetailleerde documentatievereisten voor audit en naleving.
  • Gespecialiseerde betalingsvoorwaarden en kredietregelingen.
  • Integratievereisten met financiële systemen van ondernemingen.
  • Branchespecifieke factuurvereisten en -normen.

Veelvoorkomende uitdagingen voor financiële teams bij het verwerken van B2B-facturen zijn onder andere:

  • Grote hoeveelheden complexe facturen beheren.
  • Omgaan met goedkeuringshiërarchieën op meerdere niveaus.
  • Nauwkeurigheid behouden in verschillende kanalen en formaten.
  • Facturen afstemmen met aankooporders en contracten.
  • De betaalstatussen in verschillende systemen bijhouden.
  • Klantspecifieke factuurvereisten beheren.
  • Afhandelen van internationale transacties en compliance.

De reis naar digitale transformatie

De evolutie van papieren naar eInvoicing is een van de meest opvallende verschuivingen in de financiële activiteiten van B2B. Deze transformatie verandert het factureringsproces en de manier waarop bedrijven hun order-to-cash-cyclus beheren fundamenteel.

Geautomatiseerde factureringssoftware biedt tal van voordelen:

  • Eliminatie van handmatige gegevensinvoer en bijbehorende fouten.
  • Snellere verwerking van facturen en leveringstermijnen.
  • Real-time inzicht in factuur- en betaalstatus.
  • Verbeterde monitoring van naleving en audittrails.
  • Verbeterde cashflowvoorspelling en -beheer.
  • Lagere opslag- en ophaalkosten.
  • Voordelen voor een duurzaam milieu.
  • Betere klantenservice door snellere responstijden.

Integratie met ERP-systemen creëert extra waarde door:

  • Zorgen voor consistentie van gegevens in alle bedrijfssystemen.
  • Accountupdates en reconciliatie automatiseren.
  • Zorgen voor real-time financiële zichtbaarheid.
  • Stroomlijnen van het hele order-to-cash proces.
  • Ondersteuning van betere zakelijke besluitvorming.
  • Verminderen van technische schuld en systeemonderhoud.

Navigeren door naleving van regelgeving

Het regelgevingskader voor B2B-facturering blijft zich ontwikkelen, met een toenemende complexiteit voor bedrijven die in meerdere rechtsgebieden actief zijn. Wereldwijde e-factureringsmandaten variëren per regio en blijven veranderen omdat overheden streven naar betere naleving van de belastingwetgeving en economische transparantie.

Belangrijke nalevingsoverwegingen zijn onder meer:

  • Formatteringsvereisten voor elektronische facturen.
  • Standaarden voor digitale handtekening en authenticatie.
  • Opslagduur en toegankelijkheidsvereisten.
  • Regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy.
  • Branchespecifieke nalevingsnormen.

Fiscale overwegingen spelen een bijzonder cruciale rol:

  • BTW/GST-berekeningen en -rapportage.
  • Grensoverschrijdende fiscale gevolgen.
  • Documentatie over belastingvrijstelling.
  • Real-time belastingrapportagevereisten.
  • Sectorspecifieke belastingregels.
  • Vereisten voor lokale belastingjurisdictie.

Best practices voor het maken en beheren van facturen

Het maken van succesvolle B2B-facturen vereist zorgvuldige aandacht voor zowel de inhoud als het proces. Essentiële elementen zijn onder andere:

  • Duidelijke bedrijfsidentificatie en contactgegevens: Voltooi de wettelijke bedrijfsnamen, adressen, btw-nummers en relevante contactgegevens voor beide partijen om de juiste routering en naleving van de wet te garanderen.
  • Uitgebreide artikelbeschrijvingen en prijzen: Gedetailleerde beschrijvingen van producten of diensten, waaronder hoeveelheden, eenheidsprijzen en totale bedragen. Voeg eventuele speciale prijsvoorwaarden, kortingen of contractspecifieke tarieven toe die van toepassing zijn.
  • Betalingsvoorwaarden en aanvaardbare betaalmethoden: Vermeld expliciet de uiterste betaaldatums, kortingsopties voor vroege betaling en alle geaccepteerde betaalmethoden zoals ACH, bankoverschrijving of creditcard. Neem specifieke vereisten op voor elk type betaling.
  • Nauwkeurige belastingberekeningen en informatie over regelgeving: Gespecificeerde belastingberekeningen, toepasselijke belastingtarieven en informatie over belastingvrijstellingen. Vermeld relevante belastingregistratienummers en jurisdictiespecifieke vereisten.
  • Referentienummers en details van aankooporders: Duidelijke documentatie van aankoopordernummers, contractreferenties, klantrekeningnummers en andere trackingnummers die nodig zijn voor afstemmen van de rekeningen.
  • Valuta-informatie voor internationale transacties: Gespecificeerde valuta voor betaling, toepasselijke wisselkoersen en eventuele speciale voorwaarden met betrekking tot internationale betalingen of valutaomrekening.
  • Algemene voorwaarden die relevant zijn voor de transactie: Specifieke leveringsvoorwaarden, retourbeleid, garantie-informatie en andere contractuele voorwaarden die van toepassing zijn op de transactie.
  • Vereiste nalevingsverklaringen en kennisgevingen: Branchespecifieke nalevingsinformatie, wettelijke kennisgevingen en alle verplichte disclaimers of verklaringen die vereist zijn door de wet of industrienormen.

Betalingsvoorwaarden en -beleid

Functionele betalingsvoorwaarden en een functioneel betalingsbeleid vormen een evenwicht tussen de zakelijke behoeften en de relatie met de klant. Belangrijke overwegingen zijn onder meer:

  • Standaard betalingstermijn instellen: Duidelijk gedefinieerde betalingstermijnen op basis van industrienormen, klantrelaties en cashflowvereisten. Overweeg de impact op het werkkapitaal bij het vaststellen van deze deadlines.
  • Kortingsstructuren voor vroegtijdige betaling: Strategische kortingsaanbiedingen die zijn ontworpen om snellere betalingen te stimuleren met behoud van winstgevendheid. Structureer deze om de versnelling van de cashflow in evenwicht te brengen met de impact op de inkomsten.
  • Boetes voor te late betaling en tenuitvoerlegging: Eerlijk en consistent beleid voor betalingsachterstand, inclusief rentekosten en handhavingsprocedures. Stel duidelijke drempels vast voor wanneer sancties van toepassing zijn en hoe deze worden gecommuniceerd en gehandhaafd.
  • Opties en voorkeuren voor betaalmethoden: Diverse betalingsopties die het gemak voor de klant in evenwicht brengen met de verwerkingskosten. Overweeg om digitale betaalmiddelen aan te bieden en tegelijkertijd traditionele opties te handhaven voor klanten die dat nodig hebben.
  • Kredietvoorwaarden en kredietlimieten: Op risico gebaseerd kredietbeleid waarin passende kredietlimieten en -voorwaarden voor verschillende klantsegmenten worden vastgesteld. Neem regelmatige kredietbeoordelingsprocedures en criteria voor kredietlimietaanpassingen op.
  • Procedures voor het oplossen van geschillen: Duidelijke processen voor het afhandelen van geschillen over facturen, inclusief reactietermijnen, documentatievereisten en escalatiepaden. Definieer rollen en verantwoordelijkheden voor dispuutmanagement.
  • debiteurenprocessen: Systematische aanpak voor het opvolgen van achterstallige betalingen, inclusief timing van herinneringen, escalatieprocedures en criteria voor het inschakelen van incassodiensten van derden. Behoud professionaliteit gedurende het hele proces.
  • Communicatiestrategieën voor klanten: Proactieve klantcommunicatie met handelspartners, inclusief herinneringsschema's, formaatvoorkeuren en aangewezen contactpunten.

Bedrijfstakken die vertrouwen op B2B-facturering

Verschillende bedrijfstakken hebben te maken met unieke uitdagingen in hun facturatieprocessen, die een gespecialiseerde aanpak van accounts receivable vereisen:

  • Zakelijke dienstverlening: Professionele dienstverleners die complexe factureringsstructuren beheren voor advies, marketing, IT-ondersteuning en outsourcingdiensten. Deze bedrijven hebben vaak te maken met terugkerende factureringscycli, facturering op projectbasis en meerdere servicecategorieën per klant.
  • Productie en distributie: Bedrijven die grote hoeveelheden transacties afhandelen in complexe toeleveringsketens. Deze bedrijven moeten voorraadgebaseerde facturering, bulkorders en ingewikkelde prijsstructuren beheren terwijl ze met meerdere leveranciers en kopers moeten samenwerken.
  • Bouw en Uitrustingsbranche: Bedrijven die zich bezighouden met facturering op projectbasis, verhuur van apparatuur en onderhoudsdiensten. Hun factureringsbehoeften omvatten voortgangsfacturering, retentiebetalingen en het beheren van lange betaalcycli die typisch zijn voor bouwprojecten.
  • Transport en logistiek: Bedrijven die vrachtkosten, brandstoftoeslagen en meerdere servicekosten beheren. Deze bedrijven moeten complexe tariefstructuren hanteren en integreren met verschillende vrachtcontrolesystemen en portalen van derden.
  • Medisch en gezondheidszorg: Organisaties die zich bezighouden met gespecialiseerde Uitrustingsbranche, farmaceutische benodigdheden en laboratoriumdiensten. Deze bedrijven moeten de naleving van de regelgeving beheren terwijl ze grote transacties met zorgverleners afhandelen.

Elke branche heeft specifieke factureringsmogelijkheden nodig voor hun unieke uitdagingen:

  • Personaliseerbare facturen om te voldoen aan branchespecifieke vereisten.
  • Integratie met systemen en portalen die aan de industriestandaard voldoen.
  • Naleving van sectorspecifieke voorschriften en normen.
  • Flexibele betalingsvoorwaarden en -methoden die passen bij de praktijken in de sector.
  • Gespecialiseerde rapportage en analyses voor branchespecifieke statistieken.

Leveringsmethoden voor facturen

Moderne B2B-factuurlevering moet geschikt zijn voor meerdere betalingsportels en verschillende klantenvoorkeuren, terwijl de traceerbaarheid behouden blijft. Belangrijke aspecten zijn onder meer:

Voordelen van elektronische levering:

  • Onmiddellijke verzending: Facturen bereiken klanten onmiddellijk na aanmaak, zodat er geen postvertragingen zijn en de betaalcycli korter worden.
  • Bevestiging van levering: Geautomatiseerde tracering en ontvangstverificatie zorgen ervoor dat facturen de beoogde ontvangers bereiken.
  • Kostenbesparing: Het wegvallen van de kosten voor afdrukken, papier, porto en handmatige verwerking verlaagt de operationele kosten aanzienlijk.
  • Voordelen voor het milieu: Papierloze facturering vermindert afval en ondersteunt de duurzaamheidsinitiatieven van bedrijven.
  • Verbeterde tracering: Real-time inzicht in factuurstatus, van levering tot betaling.
  • Snellere verwerking van betalingen: Digitaal formaat maakt onmiddellijke verwerking in klantsystemen mogelijk.
  • Betere beveiligingscontroles: Verbeterde versleuteling en authenticatie beschermen gevoelige financiële informatie.

Voordelen van crediteuren portaalintegratie:

  • Geautomatiseerde indiening: Directe integratie met AP-portalen van klanten maakt handmatige factuurinvoer overbodig.
  • Verminderde handmatige inspanning: Automatisering van repetitieve taken maakt personeel vrij voor activiteiten met een hogere waarde.
  • Verbeterde nauwkeurigheid: De eliminatie van handmatige gegevensinvoer vermindert fouten en uitzonderingen.
  • Snellere verwerking: Directe systeem-naar-systeem communicatie versnelt de factuurverwerking.
  • Betere zichtbaarheid: Real-time statusupdates op alle aangesloten portalen.
  • Verbeterde naleving: Automatische naleving van klantspecifieke opmaak- en indieningsvereisten.

Het landschap van B2B-facturatie blijft evolueren, aangedreven door technologische innovatie en veranderende wettelijke vereisten. Succes in moderne B2B-facturatie vereist een strategische aanpak die automatisering, beveiliging en klantgerichte processen combineert met behoud van compliance.

Naarmate finance leaders deze uitdagingen het hoofd bieden, wordt de juiste technologiepartner steeds belangrijker. Of u nu net begint met uw digitale transformatie of bestaande processen wilt optimaliseren, de keuze voor een allesomvattende oplossing kan u helpen de kosten te beheersen, de cashflow te versnellen en de klanttevredenheid te verbeteren.

Intelligente AR-automatisering mogelijk maken

Bij Billtrust begrijpen we de complexe uitdagingen waarmee financiële leiders worden geconfronteerd in de snel evoluerende bedrijfsomgeving van vandaag. Als toonaangevende leverancier van accounts receivable oplossingen stellen wij bedrijven in staat om hun cashflow te versnellen en hun winstgevendheid te verhogen via ons AR Automatisering platform.

Onze oplossingen combineren toonaangevende AI-technologie met meer dan twintig jaar expertise op het gebied van financiële technologie. Wij bedienen wereldwijd meer dan 2.400 klanten en verwerken jaarlijks meer dan $1 biljoen aan factuurgeld. Ons uniforme platform stroomlijnt elk aspect van de order-to-cash-cyclus, van kredietbeslissingen tot incasso.

Wat ons onderscheidt, is onze toewijding aan klantsucces, diepgaande branchekennis en continue innovatie. Of u nu complexe internationale transacties beheert of binnenlandse activiteiten wilt stroomlijnen, onze oplossingen passen zich aan jouw unieke behoeften aan.

Met ons uitgebreide pakket aan oplossingen helpen wij organisaties hun kosten te beheersen, hun DSO te verlagen en een uitzonderlijke klantervaring te bieden. Werk samen met Billtrust om jouw accounts receivable te transformeren en jouw bedrijf klaar te stomen voor verdere groei en succes.

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

Deel het met jouw netwerk

Veelgestelde vragen

Hoe kunnen bedrijven eInvoicing processen verbeteren?

Organisaties kunnen hun betalingsprocessen verbeteren door geautomatiseerde systemen te implementeren, formaten te standaardiseren, elektronische leveringsmethoden te gebruiken en stamgegevens te beheren. Regelmatige procesevaluaties en updates dragen ook bij aan continue verbetering.

Kritieke beveiligingsmaatregelen zijn onder meer versleuteling, multi-factor authenticatie, toegangscontroles, fraudedetectiesystemen en regelmatige beveiligingsaudits. Deze beschermingen moeten alle aspecten van het factureringsproces omvatten, van aanmaak tot opslag.

FAQ3A ontbreekt

Het silhouet van een mens met een gedachtebel
Een afbeelding van een doos, een vorkheftruck en een stethoscoop die inzichten in de industrie aangeeft
Een grafiek en een grafiek die een rapport aangeven
Een gloeilamp voor een goed idee
Een afspeelknop boven een scherm dat een video aangeeft
Een reeks verbonden vormen die feiten en cijfers betekenen
Een checklist afbeelding
Twee silhouetten van mensen met gespreksballonnen die commentaar betekenen
Twee silhouetten van mensen met gespreksballonnen die commentaar betekenen
Twee silhouetten van mensen met gespreksballonnen die commentaar betekenen
e-book

Krijg meer grip: B2B-betaalprocessen optimaliseren

Ontdek de verborgen kosten van verouderde handmatige methoden voor accounts receivable (AR) en leer welke technologie jouw crediteuren betaalproces kan verbeteren.
Rechter rij paars pictogram
Het silhouet van een mens met een gedachtebel
Een afbeelding van een doos, een vorkheftruck en een stethoscoop die inzichten in de industrie aangeeft
Een grafiek en een grafiek die een rapport aangeven
Een gloeilamp voor een goed idee
Een afspeelknop boven een scherm dat een video aangeeft
Een reeks verbonden vormen die feiten en cijfers betekenen
Een checklist afbeelding
Twee silhouetten van mensen met gespreksballonnen die commentaar betekenen
Twee silhouetten van mensen met gespreksballonnen die commentaar betekenen
Twee silhouetten van mensen met gespreksballonnen die commentaar betekenen
Blog

3 killer voordelen van Automated Clearing House (ACH) betalingen voor verkopers

Cheques zijn uit, B2B-betalingen zijn in. Hier leest u hoe u uw leveranciers kunt overtuigen om Automated Clearing House (ACH)-betalingen te accepteren, zodat u sneller betaald krijgt.
Rechter rij paars pictogram
Het silhouet van een mens met een gedachtebel
Webinar

Moderne teams bouwen: efficiëntie, betrokkenheid en impact van leidinggevenden stimuleren

Accounts receivable houdt zich niet alleen bezig met het innen van facturen. Ontdek hoe u een modern, strategisch team kunt samenstellen dat daadwerkelijk impact heeft op uw bedrijf. Doe mee met onze sessie.
Rechter rij paars pictogram

Ontdek wat Billtrust voor je kan doen

Verminder handmatig werk, krijg sneller betaald en lever superieure klantervaringen met het uniforme accounts receivable-platform van Billtrust.