Versnel uw cashflow met geautomatiseerde facturering: Jouw implementatiegids

Deze post werd oorspronkelijk gepubliceerd in juli 2022 en werd bijgewerkt in mei 2025, met extra informatie over het begrijpen van automatisering van facturering, hoe je factuurverwerking in jouw organisatie kunt automatiseren, en meer.

Drukt en verstuurt uw bedrijf nog steeds papieren facturen? Als dat zo is, mist u een aantal belangrijke voordelen van accounts receivable factuurautomatisering. 

Als het gaat om de prestaties van jouw organisatie, is het automatiseren van jouw accounts receivable proces een stap in de goede richting. Het stroomlijnen van uw accounts receivable functies kan de nauwkeurigheid verbeteren, de tijd die nodig is om elektronische betalingen te innen verkorten en de relaties met klanten verbeteren.

Lees verder om meer te weten te komen over hoe accounts receivable software voor factuurautomatisering een investering is die u kan helpen om sneller betaald te krijgen en uw vorderingen te beheren.

Lees de blog → Voordelen van factuurautomatisering voor debiteuren

Wat is debiteurenbeheer?

Accounts receivable (accounts receivable) is het totale bedrag dat klanten aan een bedrijf verschuldigd zijn voor geleverde goederen of diensten. Het is van essentieel belang voor de jaarrekening en cashflowprognoses van een onderneming. Accounts receivable management via geautomatiseerde processen helpt bedrijven betalingen te versnellen en de winstgevendheid te verbeteren.

Echte resultaten: Een dealer van goederenafhandeling transformeert accounts receivable activiteiten

Na de implementatie van Billtrust’s automatiseringsoplossing voor facturering, heeft Malin het volgende bereikt:

• 91% elektronische factuurpresentatie
• 78% daling van het aantal facturen met een achterstand van 90 dagen
• 75% minder tijd besteed aan dagelijkse geldapplicatie

"Voordat Billtrust er was, had één werknemer een hele dag nodig om contant geld te posten, wat niet altijd die dag lukte. Nu duurt het minder dan twee uur voordat één persoon klaar is." – Eddy Harless, financieel manager, Malin

Wat is het accounts receivable factureringsproces?

In elk bedrijf is cashflow koning. En een van de belangrijkste factoren die jouw bedrijf’s liquiditeit beïnvloeden, zijn accounts receivable.

Traditioneel beheren bedrijven hun accounts receivable handmatig, wat tijdrovend en foutgevoelig kan zijn. Maar met de komst van accounts receivable factuurautomatisering kunnen bedrijven hun accounts receivable nu veel efficiënter beheren - met minder tijd en moeite.

Wat is het factureringsproces voor debiteuren?

1. De eerste stap is het maken van een factuur met behulp van boekhoudsoftware of een eenvoudige spreadsheet.
2. Wanneer de factuur is aangemaakt, ontvangt de klant deze elektronisch of per post.
3. Zodra de klant de factuur ontvangt, heeft hij tijd om de rekening te betalen. Er kan een vergoeding voor te late betaling in rekening worden gebracht als de betaling niet binnen de aangegeven termijn is ontvangen.
4. Ten slotte moet de betaling in de boekhoudsoftware worden geregistreerd zodra een klant zijn rekening betaalt.

Het accounts receivable-factureringsproces maakt integraal deel uit van het runnen en laten groeien van een bedrijf, zorgt voor tijdige betalingen en houdt klanten op de hoogte.

Bekijk onze oplossing → Billtrust Invoicing: Stroomlijn de levering van facturen via meerdere kanalen

Inzicht in geautomatiseerde factuurverwerking: Hoe moderne accounts receivable teams hun workflow stroomlijnen

Invoicing automation verandert de manier waarop financiële teams accounts receivable beheren. Geautomatiseerde factuurverwerkingssoftware maakt handmatige gegevensinvoer overbodig en verandert de traditionele factuurverwerking in een gestroomlijnde digitale workflow.

Hier ziet u hoe factuurautomatisering in de praktijk werkt:

• AI, machine learning en optische tekenherkenningstechnologie halen factuurgegevens uit inkomende documenten.
• Slimme matching-algoritmen verbinden facturen met aankooporders en betalingen.
• Geautomatiseerde validatiecontroles zorgen voor nauwkeurigheid en naleving.
• Digitale afleversystemen distribueren digitale facturen via de voorkeurskanalen van jouw klanten.
• Real-time tracking biedt inzicht in de factuurstatus en de voortgang van de betaling.
• Intelligente betalingsherinneringen helpen de cashflow te versnellen.
• Geautomatiseerde reconciliatie vermindert de tijd die nodig is voor handmatig matchen en boeken.

Invoicing automation is uw digitale financiële teamlid - een dat voortdurend bezig is met het verwerken van B2B invoicing, het bijhouden van betalingen en het handhaven van de nauwkeurigheid in uw gehele AR workflow. Het systeem integreert met jouw bestaande boekhoudsoftware, waardoor een uniform platform ontstaat dat met jouw bedrijf meegroeit en tijdrovende handmatige taken overbodig maakt.

Casestudy: Handelaar in zware machines en uitrusting maximaliseert contactloze betalingen

Carter Machinery, een Caterpillar dealer met meer dan 90 jaar ervaring, werkte samen met Billtrust om hun facturatie- en betaalprocessen te optimaliseren. De resultaten waren indrukwekkend:

• Verhoogde contactloze betalingen van 65% naar 84%
• Bereikt 76% digitaal factureringspercentage
• Verhoogde Automated Clearing House (ACH) van 61% naar 82%, waardoor betalingen verschoven werden naar meer kosteneffectieve methoden.

Dankzij deze automatisering konden ze de betalingskeuze van de klant behouden en tegelijkertijd de verwerkingskosten aanzienlijk verlagen.

Wat zijn de voordelen van AR-automatisering?

Automatisering van eInvoicing voor accounts receivable is een game-changer voor bedrijven. Waarom? Omdat geautomatiseerde facturering en betalingen jouw cashflow kunnen versnellen. Met deze technologie kunt u jouw boekhouding stroomlijnen, tijd en geld besparen en uw resultaten verbeteren.

Hieronder vindt u vijf manieren waarop automatisering van accounts receivable facturen uw bedrijf ten goede kan komen:

1. Verhoogde efficiëntie en nauwkeurigheid

Accounts receivable factuurautomatisering kan de efficiëntie en nauwkeurigheid van jouw facturatieproces helpen verhogen. Dit komt doordat het systeem automatisch facturen kan genereren op basis van verkoopgegevens, wat betekent dat er geen handmatige invoer nodig is. Automatisering kan helpen om fouten te verminderen en tijd te besparen.

2. Verbeterde cashflow

Een geoptimaliseerde cashflow is een van de belangrijkste voordelen van het automatiseren van jouw facturatieproces voor accounts receivable. U kunt namelijk facturen versturen zodra u een verkoop hebt gedaan, waardoor de kans groter is dat u op korte termijn betaald krijgt. Bovendien kunt u automatische facturering instellen, zodat klanten onmiddellijk na ontvangst van hun facturen kunnen betalen.

3. Lagere kosten

Met software voor factuurautomatisering is het niet nodig om facturen af te drukken en te posten, en waarschijnlijk worden er minder fouten gemaakt, wat betekent dat u bespaart op administratieve kosten.

4. Verbeterde klanttevredenheid

Het automatiseren van jouw accounts receivable facturatieproces kan ook helpen om de klanttevredenheid te verhogen. Dit komt omdat klanten hun facturen sneller zullen ontvangen, en ze meteen kunnen betalen. Bovendien kan geautomatiseerde facturering helpen om het aantal vragen van klanten te verminderen, omdat alle informatie op de factuur wordt weergegeven.

5. Verhoogde zichtbaarheid

Tot slot kan het automatiseren van jouw factureringsproces voor accounts receivable ook helpen om de zichtbaarheid en controle te vergroten. Dit komt doordat u alle facturen en betalingen via het systeem kunt volgen, zodat u eventuele probleemgebieden snel en gemakkelijk kunt identificeren.

Succesverhaal: Wereldleider in orthopedie verbetert accounts receivable activiteiten

Össur, een wereldwijde leider in orthopedische oplossingen, had te maken met betalingsachterstanden en beperkte zichtbaarheid van gegevens voordat zij Billtrust's oplossingen voor het vastleggen van facturen implementeerde.

Na de implementatie ondervonden ze:

• Verbeteringen in het debiteurenproces door real-time updates
• Verbeterde klantervaring met een gebruiksvriendelijk betalingsportaal
• Gestroomlijnde monitoring en verbeterde operationele prestaties
• Minder betalingsachterstand en betere cashflow

"Billtrust heeft een revolutie teweeggebracht in onze accounts receivable activiteiten. Het realtime dashboard en het klantenportaal hebben de manier waarop wij collecties beheren en met onze klanten communiceren veranderd. – Tim Hoffman, VP Americas Finance & Business Operations, Össur

Hoe de factuurverwerking in jouw organisatie te automatiseren

Overstappen op automatische factuurverwerking hoeft niet ingewikkeld te zijn. Ons implementatietraject zorgt voor een soepele overgang terwijl jouw ROI wordt gemaximaliseerd:

• Selecteer de juiste technologiepartner: Kies een platform voor factuurautomatisering dat op één lijn ligt met jouw bedrijfsdoelstellingen en dat meegroeit met jouw groei. Geef de voorkeur aan oplossingen met integratie van back-office en Enterprise Resource Planning (ERP), AI-mogelijkheden, meerdere betalingskanalen en compliancefuncties.
• Configureer uw digitale omgeving: Maak gestandaardiseerde factuursjablonen, stel betalingsvoorwaarden in en definieer geautomatiseerde factureringsworkflows. Een goed gestructureerde basis zorgt voor consistentie en vermindert handmatige tussenkomst.
• Verbind jouw financiële ecosysteem: Integreer jouw platform met bestaande boekhoudsoftware en ERP-systemen om een uniforme financiële omgeving te creëren. Dit elimineert datasilo's en biedt een enkele bron van waarheid.
• Geautomatiseerde communicatiestromen opzetten: Ontwerp herinneringsreeksen die de klantrelatie respecteren en tegelijkertijd een consistente follow-up van achterstallige rekeningen handhaven, waarbij OCR-automatisering en personalisering in evenwicht zijn.

Het implementeren van factuurautomatisering is een voortdurende verbintenis. Regelmatige controle en optimalisatie zorgen ervoor dat jouw systeem meegroeit met jouw bedrijfsbehoeften en tegelijkertijd maximale waarde levert aan jouw organisatie.

De waarde van jouw oplossing voor factuurautomatisering hangt af van hoe goed deze aansluit op bestaande systemen. Integratie met jouw ERP-systeem en gebruik van API's creëert een uniforme financiële omgeving met aanzienlijke voordelen:

• Gegevensuitwisseling: Zorg ervoor dat financiële gegevens in alle systemen consistent blijven en in realtime worden bijgewerkt, zodat er geen datasilo's meer zijn die problemen met het afstemmen van de rekeningen veroorzaken.
• Gestroomlijnde order-to-cash-cyclus: Synchroniseer factuurgegevens automatisch met ERP's zoals SAP, Oracle en Microsoft Dynamics, zodat u minder handmatig hoeft in te grijpen.
• Aangepaste workflowmogelijkheden: Creëer directe paden tussen jouw software voor factuurautomatisering, betalingssystemen en andere toepassingen via API-verbindingen.
• Verbeterde financiële flexibiliteit: Pas u snel aan veranderende bedrijfsvereisten aan en behoud tegelijkertijd de volledige zichtbaarheid van jouw financiële activiteiten.

Deze connectiviteit transformeert geïsoleerde financiële processen in een ecosysteem dat de cashflow en jouw accounts receivable functie versnelt.

Moderne accounts receivable vereisen zowel snelheid als nauwkeurigheid - precies wat de krachtige combinatie van OCR en AI levert. Deze technologieën zorgen voor een revolutie in factuurverwerking met meerdere voordelen:

• Eliminatie van handmatige processen: Zet papieren facturen, PDF's en digitale afbeeldingen om in gestructureerde, doorzoekbare gegevens en verander statische documenten in dynamische informatiemiddelen.
• Intelligente gegevensextractie: Identificeer en indelen in categorieën onmiddellijk kritieke gegevenspunten—factuurnummers, data, regelitems, belastingbedragen, betalingsvoorwaarden—routing informatie automatisch naar de juiste systemen.
• Voortdurende verbetering: Verwerk facturen met toenemende nauwkeurigheid omdat machine learning algoritmen zich aanpassen aan jouw specifieke factuurformaten en leverancierspatronen.
• Geautomatiseerde verificatie: Markeer ongebruikelijke kosten, discrepanties of mogelijke dubbele facturen, en voeg een krachtige verificatielaag toe aan jouw accounts receivable-proces.

Deze krachtige combinatie bevrijdt uw financiële team van middelen voor gegevensinvoer en documentverwerking, vermindert betalingsachterstanden door verwerkingsfouten en zorgt ervoor dat u zich beter kunt concentreren op financiële initiatieven.

Automatisering van accounts receivable facturen is een slimme investering voor elk bedrijf dat de efficiëntie, nauwkeurigheid en het kasbeheer wil verbeteren. Door het verzenden van facturen te automatiseren, kunt u de handmatige gegevensinvoer overbodig maken. Hierdoor kan jouw personeel zich op andere taken concentreren en wordt de kans op fouten kleiner.

Daarnaast kan het automatiseren van facturatie het betaalproces versnellen door klanten direct toegang te geven tot hun facturen. Hierdoor kunt u sneller betaald worden en uw cashflow verbeteren. Automatisering van accounts receivable kan u ook helpen om betalingen bij te houden en de uitgaven van klanten in de gaten te houden.