Wat is een factuur? Alles wat u moet weten: Definitie, soorten en voorbeelden

Deze post werd oorspronkelijk gepubliceerd in november 2021 en werd bijgewerkt in januari 2025 met aanvullende best practices en antwoorden op veelvoorkomende vragen over facturering.

Een factuur is een zakelijk document waarin een transactie tussen een koper en een verkoper (verkoper) wordt gespecificeerd en vastgelegd. Een bedrijf stuurt een factuur naar een klant nadat deze een product heeft geleverd of een dienst heeft voltooid. Hieronder vindt u enkele kenmerken van een factuur, maar houd er rekening mee dat de documentatie per bedrijf verschilt:

• Zakelijke contactgegevens van de koper
• Zakelijke contactgegevens van de leverancier
• Verzend- en leveringsdatum
• Factuur totaal verschuldigde bedrag
• Factuurdatum
• Beschrijving van goederen of diensten en prijs voor elk artikel
• Verzend- en administratiekosten
• Factuur betalingsvoorwaarden
• Factuurnummer
• Verschuldigde omzetbelasting

Facturen kunnen elektronisch of op papier worden verzonden. Dit laatste kan echter de cashflow vertragen vanwege wijzigingen in het bezorgschema van USPS.

In dit bericht wordt ingegaan op het doel van facturen, het verschil tussen facturen en rekeningen, de gebruikelijke soorten facturen, best practices en waarom het automatiseren van jouw facturen u op de lange termijn tijd, geld en fouten kan besparen. Wij geven je zelfs een voorbeeld van een zakelijke factuur. Laten we beginnen.

Wat is het doel van een factuur?

Bedrijven gebruiken facturen om bij te houden wat klanten verschuldigd zijn (hierdoor ontstaan accounts receivable voor leveranciers en crediteuren voor kopers) en om hun cashflow te bewaken. Facturen helpen bedrijven ook om betalingen tijdig en volledig te ontvangen, tenzij er een betalingsregeling is getroffen. Facturen tussen bedrijven kunnen ook dienen als verkoopgegevens en als een manier om het volgende bij te houden:

• De kosten van een goed of dienst.
• Openstaande saldi die kopers verschuldigd zijn.
• De verkoopdata van goederen en diensten.
• De nauwkeurigheid van de boekhouding.

Facturen hebben ook op de volgende manieren voordeel voor bedrijven:

Controle en belastingen

Bedrijfsfacturen kunnen het bedrijf beschermen bij een audit door een papieren of elektronisch dossier en spoor te creëren. Gedetailleerde zakelijke facturen zullen de belastingdienst laten zien waar het geld van het bedrijf vandaan kwam, mochten ze belastingaangiften in twijfel trekken.

Rechtsbescherming

Zakelijke facturen kunnen ook dienen als juridische bescherming, omdat het document kan worden gezien als bewijs van een overeenkomst tussen het bedrijf en een koper over een vastgestelde prijs. Daarom kunnen facturen de verkoper mogelijk beschermen tegen frauduleuze rechtszaken, maar u moet de juridische adviseur van jouw bedrijf raadplegen.

Analyse van bedrijven

Door facturen te analyseren, kan een bedrijf inzicht krijgen in het koopgedrag van zijn klanten, populaire producten of diensten, piekmomenten, trends en nog veel meer. De gegevens kunnen de marketingafdeling helpen bij het ontwikkelen van marketingplannen, -strategieën en -campagnes om meer inkomsten te genereren. De data-analyse kan het productteam ook helpen bij het creëren van nieuwe producten of het verbeteren van bestaande.

Houd er rekening mee dat een onderneming die gebruikmaakt van de periodetoerekeningsmethode het aantal facturen als accounts receivable registreert. Klanten zijn u geld verschuldigd voor goederen of diensten, wat betekent dat zij crediteuren hebben.

Lees de blog → Wat is e-facturatie?

Facturen zijn op zichzelf geen juridische documenten, omdat er te veel ruimte is voor interpretatie. Bovendien is er geen bewijs dat een bedrijf en zijn klant betalingsvoorwaarden zijn overeengekomen. Wanneer een bedrijf en zijn klant echter overeenstemming bereiken over de voorwaarden in een wettelijk contract, kunnen zij verantwoordelijk worden gehouden voor betaling in ruil voor goederen of diensten. Een factuur met een contract vormt dus een wettelijke overeenkomst tussen een bedrijf en zijn klant. Ook hier is het raadzaam om contact op te nemen met de juridische afdeling van jouw bedrijf om te controleren of jouw bedrijfsdocumenten nog actueel zijn.

Facturen, rekeningen en kwitanties zijn gelijkaardig en verschillend tegelijk. Facturen en rekeningen zijn bijvoorbeeld verkooprecords die aangeven hoeveel een klant verschuldigd is, en beide worden gegenereerd voordat een klant voor de transactie betaalt. Een factuur documenteert echter de verkooptransactie voor betaling op een latere datum. Een factuur is een document (of betalingsverzoek) dat een klant onmiddellijk moet betalen. Het is geld dat verschuldigd is aan de verkoper.

Ontvangstbewijzen bevestigen dat klanten hun goederen of diensten hebben ontvangen en betaald. Ze bewijzen dat een klant heeft betaald en dat het eigendom van het ontvangen product of de ontvangen dienst vaststaat.

Wat zijn de gebruikelijke soorten facturen?

Het doel van een factuur bepaalt het type dat gegenereerd wordt. Hier zijn enkele facturen die tijdens het betaalproces worden gebruikt.

Creditfactuur

Een bedrijf geeft een creditfactuur uit aan een klant in geval van korting of terugbetaling. Als u een klant bijvoorbeeld te veel hebt gefactureerd voor producten, kunt u hem een kredietfactuur sturen voor het te veel gefactureerde bedrag. Op deze manier hebben u en uw klant documentatie (bewijs) dat u een refund hebt gedaan.

Debetfactuur

Een debetfactuur wordt uitgegeven wanneer een bedrijf het bedrag van een product of dienst moet verhogen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u een klant te weinig in rekening hebt gebracht, dat de reikwijdte van het project is veranderd, of dat u extra uren aan een project hebt besteed nadat u een factuur had gestuurd. U mag een debetfactuur uitschrijven voor het verschil tussen de oorspronkelijke factuur en het verhoogde bedrag.

Tussentijdse factuur

Tussentijdse facturen, ook wel voortgangsfacturen genoemd, zijn een boekhoudmethode waarbij een bedrijf een klant met regelmatige tussenpozen factureert voor een groot project. Het bedrijf factureert het percentage van het project dat op een bepaald moment is voltooid. Tussentijdse facturen kunnen een bedrijf helpen bij het beheren van de cashflow door B2B-betalingen gedurende het hele project te innen. Contant geld kan een bedrijf helpen de kosten van een project te dekken in plaats van te wachten tot het is voltooid.

Achterstallige factuur

Net als tussentijdse facturen kunnen achterstallige facturen (onbetaalde facturen waarvan de vervaldatum is verstreken) een negatieve invloed hebben op de cashflow van een bedrijf. Openstaande vorderingen en achterstallige facturen kunnen een bedrijf tijd en geld kosten. Elektronische facturen die eenvoudig te begrijpen zijn, helpen het risico op betalingsachterstanden te verminderen.

Pro-forma factuur

Pro forma facturen worden naar een klant gestuurd voordat een product of dienst wordt geleverd. Deze kunnen hen helpen de reikwijdte en kosten van een aankomend project te begrijpen. Pro forma facturen worden uitgegeven voordat een formele factuur wordt verzonden. Het laat een klant zien hoeveel een product of dienst zal kosten wanneer het geleverd wordt. Het kan zijn dat de voorwaarden moeten worden aangepast naarmate een project vordert. Net als tussentijdse facturen kunnen ze er echter voor zorgen dat bedrijven en klanten op één lijn zitten wat betreft het project.

Terugkerende factuur

Een bedrijf kan terugkerende facturen versturen door regelmatige betalingen van klanten te innen en deze gedurende het project te factureren. Een digitaal marketingbureau kan bijvoorbeeld maandelijks terugkerende facturen sturen naar klanten voor geleverde diensten. Invoicing software en het automatiseren van facturen kunnen het extra werk dat gepaard gaat met het verwerken ervan verminderen.

Commerciële factuur

Bedrijven gebruiken commerciële facturen wanneer zij goederen internationaal exporteren. Het doel is voor douaneaangifte en het berekenen van tarieven. Informatie die u op commerciële facturen kunt vinden, omvat:

• De geëxporteerde goederen en de reden van de verzending.
• Een beschrijving van de goederen, met inbegrip van het aantal eenheden, de waarde van de eenheden en het gebruik van de artikelen.
• Het aantal verzonden pakketten en het totale gewicht.
• Het land of gebied van oorsprong.
• De contactgegevens van beide partijen die betrokken zijn bij de transactie.
• De gedateerde handtekening van de verzender
• De code van het Geharmoniseerd Systeem die bij de verzonden goederen hoort.

Facturen zijn niet gestandaardiseerd omdat bedrijven software voor factuurautomatisering kunnen gebruiken die maatwerk mogelijk maakt. Daarom verschillen ze per aannemer of leverancier. Facturen moeten echter deze vijf hoofdcomponenten bevatten:

• Zakelijke contactgegevens
• Beschrijvingen van producten of diensten
• Een factuurnummer
• Een factuurdatum
• Betalingsvoorwaarden

Zakelijke contactgegevens

U moet uw contactgegevens van uw bedrijf opgeven, waaronder de naam van uw bedrijf, adres, telefoonnummer, e-mails en de contactgegevens van uw klant.

Beschrijving van producten en diensten

Vermeld elk product of dienst op jouw factuur en de hoeveelheid en prijs voor elk artikel. Onderaan jouw factuur telt u de posten bij elkaar op en past u de eventuele belastingheffing toe.

Factuurnummer

Alle facturen moeten een factuurnummer hebben als onderdeel van jouw factureringsproces. Anders hebben u en uw klanten geen spoor van informatie voor uw boekhouding. Facturen worden meestal sequentieel toegewezen, maar u kunt ook een chronologische volgorde, klant-ID of project-ID gebruiken. Vergeet niet dat facturen niet onmiddellijk opeisbaar zijn, dus stel vooraf betalingsvoorwaarden op.

Factuurdatum

De factuurdatum is essentieel omdat deze het tijdstip en de datum aangeeft waarop een bedrijf een transactie registreert en de klant factureert. Het toont ook de kredietduur en de vervaldatum van de betaling. De meeste facturen zijn "netto 30" dagen, maar kunnen langer zijn, afhankelijk van de cashflowbehoeften van een bedrijf en de overeenkomst met een klant.

Betalingsvoorwaarden

Indien u snel betaald wilt worden en te lage betalingen wilt voorkomen, verzoekt u jouw klant om nauwkeurige informatie over B2B-betalingen te verstrekken. Geef bijvoorbeeld aan binnen welke termijn jouw klant de overeengekomen aankoop moet betalen. Houd er rekening mee dat dit een crediteuren afdeling laat zien wanneer uw bedrijf verwacht de betaling te ontvangen (30 dagen netto, 45 dagen netto, enz.) en hoe het betaald wil worden (Automated Clearing House (ACH), bankoverschrijving, enz.).

Wanneer u uw betalingsvoorwaarden vastlegt, bepaal dan hoe u omgaat met late B2B-betalingen. U kunt rekening houden met de kredietgeschiedenis van een klant en zijn relatie met uw bedrijf. Overweeg om uw credit management afdeling te raadplegen.

Het is aan uw bedrijf om de betalingsvoorwaarden vast te stellen, dus kies de juiste betalingsvoorwaarden voor uw bedrijf. Het is echter ook mogelijk dat u de facturerings- en betalingsvoorkeuren van uw klanten wilt respecteren. Hieronder vindt u enkele veelvoorkomende voorbeelden van betalingsvoorwaarden:

Netto X

Wanneer u Netto 30, Netto 45, Netto 60, enz. op uw factuur vermeldt, vraagt u klanten om X aantal dagen na de factuurdatum te betalen.

Bij ontvangst

Vragen om betaling bij ontvangst betekent dat u van klanten verwacht dat ze betalen wanneer ze uw factuur ontvangen.

Einde van de maand

Klanten vragen om EOM te betalen betekent dat u wilt dat ze betalen voor het einde van de maand die op de factuurdatum staat aangegeven.

2/10 Net 30

Als u 2/10 Net 30 op uw factuur weergeeft, geeft u aan dat u wilt dat klanten binnen 30 dagen na de factuurdatum betalen. Ze krijgen echter 2% korting op het totale factuurbedrag als ze binnen tien dagen betalen.

Contant geld vooraf (CIA)

Als u klanten vooraf om contant geld vraagt, vraagt u hen om hun facturen volledig en contant te betalen voordat u aan het werk gaat. Houd er rekening mee dat freelancers dit type betaling kunnen gebruiken in plaats van het MKB en ondernemingen.

Nogmaals, facturen kunnen per bedrijf verschillen, maar ze hebben meestal allemaal dezelfde structuur en bevatten de contactgegevens van het bedrijf en de verkoper, de factuurdatum, de betalingsvoorwaarden, enz.

Lees de blog → De complete gids voor B2B-facturering en betalingsverwerking

Wat is elektronische facturatie?

e-invoicing, ook wel e-invoicing genoemd, is een vorm van elektronische facturering. Het genereert, bewaart en controleert transacties tussen jouw bedrijf en klanten om ervoor te zorgen dat aan de voorwaarden wordt voldaan. Met een eInvoicing oplossing kan jouw bedrijf eerder betaald worden dan wanneer je papieren facturen via de USPS verstuurt, die te maken heeft met vertragingen in de bezorging en de cashflow kan vertragen.

Elektronische documenten omvatten facturen en ontvangstbewijzen, aankooporders, debet- en creditnota’s, betalingsvoorwaarden en -instructies en overschrijvingsformulieren. U kunt digitale facturen versturen via e-mail, een webpagina of een app, wat verschillende voordelen biedt, waaronder:

• Minder papierverbruik.*
• Verbeterde cashflow dankzij snellere verwerking van facturen.
• Belangrijke data-analyse en business intelligence.
• Verhoogde controleerbaarheid.
• Sneller zoeken en sorteren van datums, namen en termen.
• Printen of reproduceren op aanvraag.

*De meeste bedrijven hebben en blijven hun duurzaamheidspraktijken ontwikkelen, dus de adoptie van eInvoicing is een stap in de goede richting.

Houd deze best practices in gedachten wanneer u facturen maakt of een oplossing voor factuurautomatisering implementeert.

Schrijf duidelijke en beknopte productbeschrijvingen

Als uw bedrijf verschillende producten verkoopt, wilt u misschien uw SKU of product-ID op uw factuur vermelden. Als u een dienst verkoopt, vermeld dan de titel van jouw project en de beschrijving van de uitgevoerde activiteiten.

Onderscheid maken tussen aankooporders en facturen

Facturen en aankooporders zijn verschillend: facturen worden gegenereerd door de verkoper, terwijl aankooporders (PO's) worden gegenereerd door de koper. Aankooporders zijn aankoopcontracten tussen kopers en verkopers. Een golfbaan wil bijvoorbeeld zeven kisten golfballen kopen bij hun favoriete distributeur. De koper kan een aankooporder ondertekenen wanneer hij de golfballen koopt. De distributeur zal een factuur verstrekken na ontvangst van de golfballen.

Bied online betalingen aan

Zorg ervoor dat jouw facturen sneller worden betaald door jouw betaalproces te stroomlijnen. Door klanten een eenvoudige manier te bieden om jouw facturen te betalen, zorgt u immers voor een betere cashflow en verbetert u hun ervaring met jouw bedrijf. Bedrijven met complexe klanten kunnen profiteren van het Billtrust Business Payments Network (BPN), omdat dit netwerk grote hoeveelheden betalingen kan verwerken.

Wat doet u wanneer een klant een factuur niet betaalt?

Helaas kan het gebeuren dat een klant zijn factuur niet betaalt. Om het geschil op te lossen, voer je een gesprek met jouw klant om vast te stellen waarmee hij het niet eens is of waarom hij niet kan betalen. Sommige conflicten zullen worden opgelost door middel van discussies, terwijl andere juridische stappen kunnen vereisen.

Sommige klanten hebben misschien geen probleem met hun factuur, maar wel met de betalingsvoorwaarden. Als dit het geval is, laat dan iemand van jouw incassoteam contact opnemen met de klant. Bepaal of een verlenging gerechtvaardigd is en voor hoe lang. Als uw debiteurenafdeling niet succesvol is, kunt u juridische stappen ondernemen of factuurfactoring (ook bekend als accounts receivable factoring en debt factoring) overwegen. Sommige of alle openstaande facturen van een bedrijf worden "verkocht" aan een derde partij om de cashflow en inkomstenstabiliteit te verbeteren.

Als cruciaal contactpunt in jouw order-to-cash cyclus zorgt facturatie voor snellere betalingen, versterkt het de relaties met klanten en levert het waardevolle bedrijfsinformatie. Hier zijn bewezen strategieën om jouw facturatieproces te transformeren:

1. Maak gebruik van realtime facturering: genereer en verstuur facturen direct na voltooiing van de dienst of levering van het product. Dit versnelt jouw cashflow en toont jouw klanten dat u professioneel te werk gaat.
2. Ontwerp voor digitale betaling: Structureer uw facturen om elektronische betalingen te vergemakkelijken door directe betaallinks, meerdere betaalopties en duidelijke digitale instructies op te nemen.
3. Slimme automatisering implementeren: Maak gebruik van AI-gestuurde factuuroplossingen om handmatige fouten te elimineren, leveringen te automatiseren op basis van klantvoorkeuren en de factuurstatus in realtime te volgen.
4. Creëer strategische betalingsvoorwaarden: Stel betalingsvoorwaarden op die jouw cashflowbehoeften in evenwicht brengen met de relatie met uw klanten, met prikkels voor vroege betaling en een duidelijk beleid voor late betaling.

Deze strategische aanpak verandert het versturen van facturen van een basisbedrijfsfunctie in een krachtig hulpmiddel voor financiële efficiëntie en klanttevredenheid.

Software voor factuurautomatisering gebruiken om snel betaald te krijgen en de cashflow te verbeteren

Software voor accounts receivable automatisering maakt het voor bedrijven eenvoudiger om betalingen te ontvangen, waardoor de cashflow wordt versneld. Het gebruik van een geïntegreerde, cloudgebaseerde accounts receivable-oplossing kan de operationele efficiëntie verhogen, de omzet vergroten, de winstgevendheid verbeteren en fouten bij handmatige activiteiten zoals facturering minimaliseren.

Invoicing automatiseringssoftware maakt het gemakkelijker om jouw facturen via e-mails, fax, afdruk, elektronische verzending of crediteurenlevering te versturen. Maar houd er rekening mee dat als u uw facturen per post verstuurt, het extra lang kan duren voordat ze jouw klanten bereiken vanwege vertragingen bij de USPS. Daarom hebben veel bedrijven hun klanten aangemoedigd om eInvoicing te accepteren.

Andere voordelen van factureringssoftware zijn onder andere:

• Jouw cashflow versnellen door snellere betalingen.
• Verbetering van de veiligheid en vermindering van fraude.
• Verbetering van de klantenservice door snellere foutoplossing.
• Het bijhouden van facturen en het beheer van factuurrekeningen gebeurt op een gecentraliseerde locatie.
• Minder handmatige invoer, zodat jouw personeel zich op belangrijkere taken kan richten.

Indien u de cashflow en omzet van uw bedrijf wilt verbeteren, is de software voor factuurautomatisering van Billtrust wellicht iets voor u. Het analyseert jouw klantenbestand en bepaalt welke van jouw klanten digitale, elektronische facturen van andere leveranciers accepteren, zodat zij kunnen worden aangemoedigd om e-facturen van jouw bedrijf te ontvangen.