Wat is accounts receivable? Definitie, belang en voorbeelden

Deze blogpost werd oorspronkelijk gepubliceerd in juni 2020 en werd bijgewerkt in oktober 2024 met meer informatie over accounts receivable (AR), waaronder de impact van AR Automatisering, het belang van statistieken zoals days sales outstanding (DSO), en meer.

Wat zijn accounts receivable?

Debiteuren zijn het geld dat een bedrijf van zijn klanten tegoed heeft voor goederen en diensten die geleverd, maar nog niet betaald zijn. Accounts receivable staan als vlottende activa op de balans en spelen een cruciale rol als liquide activa, omdat ze het bedrag aan contanten weergeven dat naar verwachting op korte termijn zal worden geïnd.

Het accounts receivable proces bestaat uit het invoice van klanten voor geleverde goederen of diensten, het nastreven van betaling en vervolgens het verwerken en registreren van betaling.

Het belang van accounts receivable voor bedrijven

Het hebben van accounts receivable is van cruciaal belang voor bedrijven, omdat het de verkopen vertegenwoordigt die zijn gedaan maar nog niet contant zijn betaald, waardoor het in feite functioneert als een kredietlijn die door het bedrijf aan zijn klanten is verstrekt. Dit onderdeel van de balans is niet alleen een weerspiegeling van de operationele efficiëntie en het kredietbeleid van een bedrijf, maar ook een vitale bron van de kortetermijnliquiditeit.

Goed accounts receivable management zorgt voor een regelmatige instroom van contant geld, wat essentieel is voor het onderhouden van de dagelijkse activiteiten, zoals het betalen van grondstoffen, salarissen en andere overheadkosten. Bovendien stelt het bedrijven ook in staat om hun cashflowprognoses, financiële planning en budgetteringsprocessen te verbeteren.

Door klanten toe te staan goederen of diensten op krediet te kopen, kunnen bedrijven hun verkoopvolumes en klantenloyaliteit verhogen door flexibele betalingsvoorwaarden aan te bieden.

Het is echter ook van cruciaal belang om een delicaat evenwicht te vinden bij het beheer van vorderingen om liquiditeitsproblemen als gevolg van vertraagde betalingen te voorkomen. Daarom is een efficiënt accounts receivable proces onmisbaar voor de financiële gezondheid en operationele soepelheid van elk bedrijf.

Een voorbeeld van accounts receivable is een meubelfabrikant die meubilair aan een winkel heeft geleverd. Zodra de fabrikant de winkel factureert voor het meubilair, wordt de verschuldigde betaling opgenomen onder accounts receivable. De meubelfabrikant wacht op betaling in de winkel.

Om accounts receivable beter te begrijpen, kunt u de volgende illustratieve voorbeelden bekijken:

1. Voorbeeld op basis van dienstverlening: Een adviesbureau levert een reeks managementadviesdiensten aan een klant. Na voltooiing van het werk stuurt de firma een factuur voor $10.000. Dit bedrag wordt geboekt als accounts receivable op de balans van de onderneming totdat de klant de betaling verricht. Totdat de factuur is betaald, blijft het bedrag een actief dat naar verwachting in contanten zal worden omgezet.
2. Voorbeeld detailhandel: Een detailhandelaar verkoopt voor $5.000 aan koopwaar aan een zakelijke klant op krediet. De detailhandelaar geeft een factuur uit en boekt dit bedrag als accounts receivable. De winkelier verwacht deze betaling binnen 30 dagen te ontvangen. Gedurende deze periode wordt de $ 5.000 weergegeven als een actief op de balans van de detailhandelaar.
3. Voorbeeld op basis van een abonnement: Een softwarebedrijf biedt jaarabonnementen op zijn producten aan. Een klant abonneert zich voor een jaar en betaalt $ 1.200 vooraf. Als de betaling in termijnen gebeurt, kan het bedrijf dit als vordering boeken. Als de klant er bijvoorbeeld mee instemt om $100 per maand te betalen, wordt elke maandelijkse betaling als een accounts receivable geboekt totdat deze volledig is betaald.
4. Voorbeeld van vracht en verzending: Een transportbedrijf levert goederen aan een detailhandelaar en factureert deze voor $8.000. Het bedrag wordt geboekt als accounts receivable totdat de detailhandelaar de factuur heeft betaald. Tijdens deze periode controleert de rederij de vorderingen en volgt ze op om tijdige betaling te garanderen.

Impact van onbetaalde vorderingen

Onbetaalde vorderingen kunnen aanzienlijke gevolgen hebben voor een bedrijf. Als vorderingen niet worden geïnd, moeten bedrijven mogelijk oninbare vorderingen afschrijven, wat gevolgen kan hebben voor hun financiële gezondheid. Daarnaast kunnen bedrijven overwegen om uitstaande schulden te verkopen aan externe credit controllers, wat onmiddellijk contant geld kan opleveren, maar vaak tegen een gereduceerd tarief, wat invloed heeft op de algehele winstgevendheid.

Lees nu → Bescherm jouw bedrijf tegen fraude met accounts receivable [ Blog ]

Accounts receivable (accounts receivable in het bedrijfsleven) verwijst naar geld dat een bedrijf van zijn klanten tegoed heeft. Crediteuren zijn geld dat een bedrijf verschuldigd is aan zijn leveranciers.

Wanneer bedrijf A een product of dienst levert aan bedrijf B, boekt bedrijf A die rekening als "vordering" omdat ze het recht hebben om geld van bedrijf B te ontvangen.

Bedrijf B zou dezelfde rekening als "verschuldigd" registreren omdat ze een verplichting hebben om bedrijf A te betalen.

Accounts receivable worden gezien als activa omdat ze gepaard gaan met verwachte toekomstige inkomsten. Crediteuren worden gezien als schulden, omdat ze schulden aan andere bedrijven vertegenwoordigen.

Het is een gangbare praktijk in het bedrijfsleven om goederen en diensten te leveren voordat de betalingen zijn ontvangen. Daarom moeten bedrijven hard werken om hun cashflow te beheren, anders lopen ze het risico dat ze zonder het nodige geld komen te zitten om hun bedrijf draaiende te houden.

Wat zijn nettovorderingen?

Netto vorderingen verwijzen naar het bedrag van de accounts receivable minus alle verwachte oninbare vorderingen. Dit cijfer geeft een nauwkeuriger beeld van het werkelijke geld dat naar verwachting zal worden geïnd.

Accounts receivable (accounts receivable) is het geld dat een bedrijf van zijn klanten tegoed heeft. Het doel is om dit geld zo snel mogelijk (30 dagen of minder) te innen. Bovendien verlagen ze de kosten voor het verwerken van de transacties en onderhouden ze goede relaties met hun klanten. Grote vorderingen die langzaam geïnd worden, kunnen een grote uitdaging vormen voor de cashflow en levensvatbaarheid van een bedrijf. Een bedrijf kan een incassobureau inhuren om te helpen, maar dit brengt extra kosten met zich mee.

De belangrijkste voordelen van het bijhouden van jouw accounts receivable zijn:

• Verbeterde cashflow
• Inzicht in jouw kaspositie
• Sneller aanvullen van klantenkrediet maakt meer verkoop mogelijk
• Lagere verwerkingskosten
• Kortere cyclus van bestelling tot contante betaling
• Betere klantrelaties

AR Automatisering kan bedrijven helpen om hun accounts receivable snel en nauwkeurig te beheren. Accounts receivable vereisen een zorgvuldige registratie en vergelijking van veel gegevens. Het is het beste om ze snel af te handelen om de cashflow op peil te houden, automatisering is bijzonder geschikt voor de taak

Accounts receivable financing kan een nuttig hulpmiddel zijn bij het beheer van accounts receivable, omdat bedrijven hiermee geld kunnen lenen tegen hun debiteurensaldi. Ze kunnen het gebruiken om hun cashflow te verbeteren en hun activiteiten op peil te houden.

Het accounts receivable proces omvat:

Credit - Invoicing - Betaling - Geldaanvraag - Incasso's

Credit

De eerste stap van de order to cash-cyclus is krediet. Het is de taak van een kredietprofessional om te beslissen hoeveel krediet een klant krijgt.

Om te bepalen hoeveel krediet een klant moet krijgen, zal een kredietprofessional kredietrapporten over de klant opvragen bij de kredietbureaus, de bank van de klant raadplegen en andere bedrijven vragen naar hun ervaringen met de klant (dit worden handelsrapporten genoemd).

Invoicing

Zodra een bedrijf een goed of dienst levert, moeten debiteurenprofessionals het verschuldigde bedrag nu aan de klant factureren. Dit kan een papieren factuur zijn die per post wordt verzonden, of in toenemende mate via ePresentment of elektronische facturering. Elektronische facturen omvatten oudere formaten zoals faxen en telefoon (interactive voice response). Nieuwere, efficiëntere formaten zijn onder andere e-mails en rekeningen via portalen.

Facturen snel genereren en bij klanten afleveren is belangrijk en tijdgevoelig werk. Hoe sneller een klant een factuur ontvangt, hoe sneller hij zou moeten betalen en contant geld voor het bedrijf zou moeten realiseren.

Acceptatie van betalingen

Klanten zullen proberen hun leveranciers te betalen op de manier die voor hen het handigst en voordeligst is. Dit kunnen papieren cheques, Automated Clearing House (ACH)-betalingen, bankoverschrijvingen of virtuele creditcards zijn.

De leverancier moet beslissen welke vorm van betaling hij bereid is te accepteren en processen opzetten om de efficiëntie van het ontvangen van betalingen via de gekozen kanalen te maximaliseren.

Er zijn kosten en inspanningen verbonden aan het ontvangen van elk type betaling en bedrijven moeten een evenwicht vinden tussen het respecteren van de betalingsvoorkeuren van hun klanten en hun eigen belangen.

Cash Application

Zodra de betalingen via de verschillende betalingskanalen binnenkomen, moet contant geld op de rekeningen worden "toegepast". Dit betekent herkennen dat een bepaald bedrag aan contant geld is ontvangen en een factuur als BETAALD markeren.

Dit is complexer dan het lijkt. Bedrijven kunnen elke maand honderden of duizenden betalingen ontvangen. Specialisten op het gebied van contante betalingen moeten vervolgens de ontvangen contanten "matchen" met de facturen.

Hoe sneller het ontvangen geld wordt toegepast, hoe sneller een bedrijf het op betrouwbare wijze kan gebruiken voor zijn activiteiten en hoe sneller het krediet van een klant kan worden aangevuld, zodat deze meer goederen kan bestellen.

Collections

Als de betaling niet op de afgesproken datum is ontvangen en toegepast, wordt een rekening achterstallig en overgedragen aan incasso of zelfs aan een incassobureau.

Het is de taak van credit controllers om contact op te nemen met klanten en te proberen hen te laten betalen.  Een credit controller (kan van een incassobureau zijn) heeft de ingewikkelde taak om contact te leggen met klanten, hun redenen voor achterstalligheid te begrijpen en met hen samen te werken om betaling voor het bedrijf te realiseren.

Prestatiecijfers debiteuren

Belangrijke maatstaven voor het meten van de prestaties van accounts receivable zijn onder andere:

• Days sales outstanding (DSO): Meet het gemiddelde aantal dagen dat een bedrijf nodig heeft om betalingen na een verkoop te innen.
• Accounts receivable turnover ratio: Meet hoe efficiënt een bedrijf zijn vorderingen int. Het wordt berekend door de netto creditomzet te delen door het gemiddelde accounts receivable saldo.
• Cash conversion cycle: Geeft aan hoe lang een bedrijf erover doet om haar vorderingen om te zetten in contanten.

Lees nu → Verbeter incasso-inspanningen met accounts receivable incassostrategieën [ Blog ]

De risico’s die gepaard gaan met een hoog accounts receivable saldo zijn onder andere onvoldoende cashflow, het risico dat klanten in gebreke blijven, een toename van dubieuze debiteuren en een vertraagde verkoopcyclus als gevolg van uitgeput klantenkrediet.

Bedrijven kunnen ervoor zorgen dat ze gezonde vorderingen hebben. Bijvoorbeeld door best practices en geautomatiseerde oplossingen te gebruiken. Deze geven inzicht in de status van hun rekeningen en stellen hen in staat om deze snel en nauwkeurig te beheren. De accounts receivable turnover ratio kan ook enig inzicht verschaffen.

Automatisering van accounts receivable (AR) verwijst naar technologische oplossingen die veel van de repetitieve en handmatige taken van AR-beheer automatiseren. 

Automatisering van boekhoudsoftware kan accounts receivable professionals meer inzicht geven in hun accounts. Het kan ook het volgende doen:

• Genereer rapporten.
• Geef statussen weer en bied een centrale opslagplaats voor klantenfacturen.
• Wijs op kwesties die onmiddellijke aandacht vereisen.

Hoe groter een bedrijf wordt, hoe complexer het beheer van vorderingen wordt. Zoals we in het bovenstaande voorbeeld kunnen zien, is debiteurenbeheer een tijdgevoelige praktijk. Als zodanig moet een bedrijf in staat zijn om zijn accounts receivable tijdig te beheren, anders loopt het het risico op cashflow problemen.

Traditioneel wordt de capaciteit voor accounts receivable management vergroot door een organisatie te laten groeien, zodat meer professionals taken op het gebied van accounts receivable (accounts receivable) kunnen uitvoeren. Dit gaat gepaard met overheadkosten die de voordelen van groei kunnen compenseren. Daarnaast kan de toenemende complexiteit van de accounts receivable van een bedrijf tot het volgende leiden:

• Meer fouten.
• Slechte ervaringen voor klanten.
• Inefficiënte workflows, ongeacht de omvang van het accounts receivable-beheerpersoneel.

Accounts receivable automatiseringssoftware kan machine learning gebruiken om zelfs complexe taken te automatiseren. Het gebruik van voorspellende algoritmen kan suggesties genereren over welke taken accounts receivable professionals als volgende moeten uitvoeren om zo efficiënt mogelijk te werken en zelfs hoe ze problemen in hun werk moeten aanpakken.