Fraude met accounts receivable: Hoe op te sporen en aan te pakken

Deze blog werd oorspronkelijk gepubliceerd in mei 2022 en werd bijgewerkt in oktober 2024 met meer informatie over accounts receivable fraude, waaronder nieuwe soorten fraudeconstructies, bijgewerkte opsporingsmethoden en meer.

Bedrijven, waarvan de overgrote meerderheid klein en middelgroot is, in de VS kunnen elk jaar miljarden dollars verliezen door fraude, met name fraude met accounts receivable veroorzaakt door werknemers. Fraudeurs maken misbruik van het vertrouwen dat ze hebben opgebouwd en gebruiken hun professionele status om deel te nemen aan plannen.

Als je fraude met vorderingen niet herkent en aanpakt, kan jouw bedrijf daar financieel onder lijden. Erger nog, het zal de reputatie van uw bedrijf aantasten en uw relatie met klanten schaden. Bovendien zal iedereen die betrokken is bij frauduleuze activiteiten civielrechtelijke en strafrechtelijke sancties krijgen. Bovendien moet u misschien een extern PR-bedrijf inhuren om de storm te helpen doorstaan.

In dit artikel wordt ingegaan op de soorten fraude met accounts receivable, hoe u fraude kunt opsporen, voorkomen en elimineren, en de best practices voor fraudebeheer.

Wat is accounts receivable fraude?

Accounts receivable fraude verwijst naar de illegale manipulatie of onjuiste voorstelling van de accounting met betrekking tot accounts receivable binnen een bedrijf, die het geld vertegenwoordigt dat klanten aan het bedrijf verschuldigd zijn.

Dit soort fraude kan op verschillende manieren worden uitgevoerd, waaronder het maken van fictieve facturen om de verkoopcijfers op te blazen, het omleiden van betalingen van klanten naar persoonlijke rekeningen, of het toepassen van betalingen op onjuiste rekeningen om de diefstal te verbergen. Het doel is vaak om de financiële gezondheid van een bedrijf te verbeteren door inkomsten op te blazen, geld te verduisteren of andere frauduleuze activiteiten te verdoezelen.

Het opsporen en voorkomen van deze vorm van fraude vereist zorgvuldig toezicht, waaronder regelmatige audits en robuuste interne controles, om de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van transacties en saldi in het accounts receivable te controleren.

Volgens PWC's 25th Annual Global CEO: "CEO's maken zich het meest zorgen over cyberrisico's (49%). CEO's in de productie- en consumentensector gaven aan zich minder zorgen te maken over cyberbeveiliging (respectievelijk 40% en 39%).

Het risico van cyberdreigingen kan een negatieve invloed hebben op bedrijven door schade toe te brengen aan de bedrijfsresultaten en reputaties, de klanttevredenheid en het vertrouwen te schaden, innovaties en verkoop te verstikken en meer. Bovendien voelen CEO's de druk om voortdurend topresultaten te produceren. De dreiging van fraude en cyberbeveiligingsrisico's draagt bij aan de stress van het waarborgen van sterke inkomsten en groei.

Sommige bedrijven geven aan wat er nodig is om veiligheid en privacy te garanderen vanwege de dreiging die cyberbeveiliging vormt. Van het aannemen van chief information security officers tot het opnemen van cyberbeveiliging in belangrijke beslissingen, CEO's kunnen het aantal kwetsbaarheden binnen hun bedrijven verminderen.

Interessant is dat sommige bedrijven hun frauderisico nooit hebben beoordeeld, waardoor er te veel ruimte is voor financiële misdrijven. Omkoping, cybercriminaliteit en corruptie vormen de meeste economische misdrijven, met boekhoudfraude en aankoopfraude daarachter. Nu de uitdagingen op het gebied van regelgeving toenemen, moet het beveiligen en beschermen van het order-to-cash ecosysteem een topprioriteit zijn.

Lees nu → Bescherm jouw vorderingen door efficiënt contant geld toe te passen [ Blog ]

Volgens het AFP-onderzoek '® e betalingsfraude en -controle' uit 2021:

• 65% van de treasury- en financiële professionals denkt dat de COVID-19 pandemie de oorzaak is van de toename in betalingsfraude binnen hun bedrijf.
• In 2020 was 74% van de bedrijven het doelwit van oplichting met betalingen. Cheques en bankoverschrijvingen werden in 2020 het meest getroffen door fraude. Gelukkig nemen de controleschema's af.
• BEC (Business Email Compromitting) is nog steeds de oorzaak van pogingen tot of daadwerkelijke betalingsfraude bij 62% van de bedrijven.
• Kleine bedrijven kunnen meer last hebben van boekhoudfraude dan ondernemingen vanwege een kleiner personeelsbestand, beperkte technologie en een gebrek aan best practices voor fraudebeheer.

Laten we eens kijken naar de meest voorkomende vormen van accounts receivable fraude, die allemaal een negatieve invloed hebben op de inkomsten.

AR-fraude gepleegd door werknemers

Naarmate jouw bedrijf groeit en je nieuwe werknemers aanneemt, zul je waakzaam moeten worden om interne frauduleuze constructies op te sporen en te voorkomen, vooral met betrekking tot fictieve accounts receivable. Hieronder staan manieren waarop sommigen kunnen proberen om accounts receivable te manipuleren:

Valse verklaringen

Rekeningafschriften worden herzien wanneer een werknemer eenvoudige wijzigingen aanbrengt in jouw rekeningafschriften van uw bedrijf om het geld dat hij/zij gestolen heeft te verbergen. Degene die de verklaringen bekijkt, zal zich niet realiseren dat er geld van het bedrijf is afgenomen, omdat de diefstal meestal klein is. Als u geen best practices voor fraudebeheer hanteert, weet u misschien niets van de diefstal.

Controleren skimmen

Dit is een klassiek fraudespel. Een medewerker van de accounts receivable neemt een inkomende cheque van een rekening en verzilvert en stort deze op zijn bankrekening. Ze verdoezelen hun misdaad door late aanmaningen en rekeningoverzichten te negeren.

Phishing van klantgegevens

Medewerkers kunnen bewust of onbewust klantgegevens schenden, wat jouw bedrijf blootstelt aan het risico van fraude en kan leiden tot ontevredenheid en wantrouwen bij klanten.

Fictieve rekeningen en verkopen

Het management, leidinggevenden of zelfs functionarissen kunnen fictieve klantenrekeningen en verkopen creëren om jouw bedrijf zeer winstgevend te laten lijken. Waarom? Omdat dit resulteert in het ontvangen van grotere bonussen. Als verkooppersoneel wordt betaald op basis van volume vs. incasso, kunnen zij samenspannen met een accounts receivable specialist om frauduleuze verkopen te verzekeren.

Geforceerd balanceren

Wanneer een klant zijn factuur betaalt, kan een medewerker dit als betaald registreren, maar zonder het bedrag op de bankrekening van uw bedrijf te storten. Ze houden het geld of delen het met een derde partij. De medewerker maakt een misrekening om aan te tonen dat er geen storting is gedaan.

Frauduleuze afschrijvingen

Een werknemer creëert frauduleuze afschrijvingen door een rekening te crediteren voor een korting, retourzending of een ander type afschrijving. Het wordt ook gebruikt om eerdere misdaden te verdoezelen, waaronder leppen en afromen.

Leppen en kiten

Wat is leppen? Het is een van de meest voorkomende vormen van fraude in de boekhouding. Een specialist of manager accounts receivable manipuleert accounts receivable om het verduisteren van geld te verbergen. Het gebeurt door de betaling van de ene klant naar de andere om de vordering van de eerste rekening te verrekenen. Aangezien er een constante omzet is van betaalde oudere accounts, ziet het lepping-schema er niet zo verdacht uit.

Aan de andere kant vindt vliegeren plaats wanneer een werknemer geld steelt en het geld voor het einde van het jaar van de ene bankrekening naar de andere overmaakt. De stijging van het transitovervoer wordt geregistreerd in het eerste jaar, de daling wordt geregistreerd in het tweede jaar.

Omleiding van betalingen

Dit houdt in dat binnenkomend geld wordt omgeleid van oude of traag betalende rekeningen. Als uw bedrijf oninbare rekeningen afschrijft, kan een werknemer het ontvangen geld houden omdat er geen accounts receivable voor het geld in jouw boeken staat.

Restitutie afromen

Wat is skimming in de boekhouding? Hiervan is sprake als een werknemer terugbetalingen inhoudt die bedoeld zijn voor klanten die te veel hebben betaald.

Externe accounts receivable fraude

Wanneer jouw bedrijf uitbreidt, wordt het kwetsbaarder voor frauduleuze activiteiten van buitenaf. Hier zijn enkele externe schema's om op te letten:

Fraude controleren

Hoewel bedrijven accounts receivable automation en online payments hebben omarmd, maken scammers nog steeds identieke, valse cheques of vervalsen ze echte.

Kredietkaartfraude

creditcard fraude komt voor in zowel B2B als B2C. Criminelen vervalsen de handtekening van klanten voor aankopen en betalingen of hacken systemen om creditcardgegevens te verkrijgen.

E-mail phishing

Bedrijven zijn maar al te bekend met e-mails phishing. Het is een standaard fraudeschema waarbij iemand illegale aankopen doet met het creditcardnummer van een klant zonder dat deze het weet.

Valse retourzendingen en kortingen

Valse retourzendingen en kortingen doen zich voor wanneer iemand producten koopt met de bedoeling ze onmiddellijk terug te sturen om contant geld veilig te stellen. In sommige gevallen kunnen de items worden gestolen. Het is niet ongebruikelijk dat werknemers bij deze regeling betrokken zijn.

Omleiding van producten

Productomleiding omvat de verkoop van producten, meestal bulkartikelen, buiten of de normale distributiekanalen. Het komt vaak voor bij high-end schoonheidsproducten. Om de zwendel te voltooien, kunnen magazijnen fungeren als illegale winkelpuien.

Skimmen door derden

Vorderingen van derden ontstaan wanneer een bedrijf samenwerkt met een "derde partij" om oude schulden te innen. Het lijkt in de meeste gevallen alsof klanten in het niets zijn verdwenen. Hun e-mails worden teruggestuurd, telefoontjes worden niet beantwoord, enzovoort. Jouw bedrijfsnaam wordt niet langer gebruikt zodra de rekeningen bij een externe accounts receivable worden ondergebracht. Dit opent de deur voor diefstal met voldoende contant geld om mee te nemen zonder argwaan te wekken.

Hoe beïnvloeden frauduleuze activiteiten de order-to-cash cyclus?

Omdat werkkapitaal gekoppeld is aan de rapportage van de kasstroom, is het zeer gevoelig voor fraude. U dient op rode vlaggen te letten. Zo moet het werkkapitaalbeheer onder meer bestaan uit het nauwkeurig controleren van de order-to-cash-cyclus om misbruik te voorkomen. Indien dit het geval is, dient u de kosten af te schrijven.

Als u uw accounts receivable niet consequent controleert, kunt u frauduleuze activiteiten over het hoofd zien. Dit kan leiden tot een overvloed aan afschrijvingen die de financiële positie en het karakter van jouw bedrijf kunnen schaden. Door proactief te zijn met jouw order to cash-cyclus kunt u potentiële bedreigingen afwenden. Vergeet niet dat CEO's onder druk staan om resultaten te laten zien. Als de bedrijfsresultaten een klap krijgen, kan dit een rimpeleffect hebben in de hele organisatie.

Het opmerken van accounts receivable fraude is misschien niet eenvoudig, maar hier zijn enkele dingen die op jouw fraudechecklist moeten staan:

• Discrepanties bij bankstortingen en boekingen.
• Klachten van klanten over het ontvangen van te late betalingen.
• Werknemers die weigeren nieuw personeel op te leiden, verantwoordelijkheden delen of geen PTO willen nemen.
• Buitensporige kortingen, retourzendingen, annuleringen of andere plotselinge activiteiten.
• Toename in vergoedingen of onkostenposten voor werknemers.
• Nieuwe activiteit op een zakelijke bankrekening die al enige tijd inactief is.
• Ongeoorloofde verkopen en hoger dan normale inkomsten.

Waar letten auditors op bij accounts receivable?

Houd in gedachten dat een auditor fraude kan vaststellen en detecteren aan de hand van deze doelstellingen:

• Stel vast dat uw balans de accounts receivable correct weergeeft.
• Informeer naar jouw fraudebeheerpraktijken en zorg voor de juiste maatregelen om verkeerd gebruik van contant geld en cheques te voorkomen.
• Terugbetalingsgegevens controleren om te bepalen of geretourneerde artikelen al dan niet correct zijn geboekt.

Procedures voor het controleren van accounts receivable

Zodra de doelstellingen zijn vastgesteld, begint het auditproces. Hier volgen enkele procedures voor een accounts receivable audit:

Bestellingen van klanten analyseren

Uw auditor vergelijkt de facturen die u hebt verzonden met de bestellingen van klanten en controleert of de documenten overeenkomen. Als er discrepanties zijn tussen de cijfers, geeft dit aan dat vorderingen onjuist zijn geboekt.

Bevestigen van vorderingen

Een auditor neemt contact op met uw klanten om onbetaalde accounts receivable aan het einde van een rapportageperiode te bevestigen en de door u geregistreerde accounts receivable te verifiëren. Het proces bestaat uit het controleren van klanten met grote openstaande saldi, vervolgens klanten met achterstallige facturen en ten slotte klanten met kleine vorderingen.

Contante ontvangsten controleren

De accountant zal op zoek gaan naar betalingen van klanten, als hij de vorderingen bij jouw klanten niet kan bevestigen. Als klanten met cheques betalen, zal de auditor om kopieën van cheques vragen. De volgende stap is om met hen te bevestigen door banktransacties te bekijken of rechtstreeks contact op te nemen met de bank.

De bovenstaande lijst is een voorbeeld van waar een accountant op let bij het controleren van accounts receivable. Als er "rode vlaggen" verschijnen, kan er een onderzoek naar jouw bedrijf worden ingesteld. Degenen die betrokken zijn bij illegale activiteiten kunnen worden aangeklaagd.

Lees nu → Zorg voor tijdige betalingen door situaties met korte betalingen effectief te beheren [ Blog ]

Hoe kan accounts receivable fraude worden voorkomen? Door best practices voor fraudebeheer op te stellen, waaronder het identificeren van eventuele zwakke punten in jouw boekhoudpraktijken. Als u bijvoorbeeld een kleine ondernemer bent en slechts één persoon verantwoordelijk is voor de accounts receivable, dan is de kans op fraude groot. Op de lange termijn is het raadzaam om extra boekhoudkundig personeel en accounts receivable op te nemen in de begroting. Zelfs sommige ondernemingen kunnen meer personeel voor de boekhouding gebruiken. Zoals bij alles in de financiële wereld, dient je te zorgen voor checks and balances.

Hier volgen enkele manieren om fraude met accounts receivable te voorkomen:

Beoordeel wervingspraktijken

Jouw wervingspraktijk kan achtergrondcontroles omvatten om mogelijke geheimen te ontdekken die kandidaten proberen te verbergen. Vraag ook om minstens drie referenties, bij voorkeur voormalige bazen of collega's.

Wees je bewust van wat er gebeurt in de werkomgeving

Als u afdekkingsconstructies en andere boekhoudfraude wilt opsporen, moeten u en uw managementteam aandacht besteden aan uw accounts receivable-team. Sommige werknemers plegen financiële misdrijven en fraudeplannen omdat ze wanhopig zijn. Als iemand radeloos lijkt of openlijk over zijn moeilijkheden praat, steun hem dan en vraag hoe je kunt helpen. Overwerken, extra vrije tijd krijgen om hun probleem aan te pakken of een voorschot op hun salaris ontvangen, kan hun financiële druk verlichten. Als jouw bedrijf een pakket met welzijnsvoordelen aanbiedt, kunt u overwegen om daar "financieel advies" aan toe te voegen.

Verantwoordelijkheden definiëren

Geef een overzicht van gebruikersrollen en toegangsrechten, goedkeuringsprocessen en ander beleid. Overweeg om proceseigenaars te hebben die taken kunnen uitvoeren, de integriteit van de activiteiten kunnen waarborgen en vragen kunnen stellen over alles wat ongewoon is. U kunt ook overwegen om de boekhoudfuncties over meerdere werknemers te verdelen:

• Collections
• Klantenservice
• Deposito 's
• Invoicing

Gedragsveranderingen opmerken

Hoe goed kent u jouw werknemers? Als u of uw accounts receivable manager niet oplet, kunt u signalen missen zoals een verandering in houding of een upgrade van een voertuig. Als een werknemer weigert PTO af te nemen, een andere werknemer niet wil delen of trainen of te hecht is geworden met klanten, onderzoek dan wat er aan de hand is.

Verzeker u tegen mogelijke fraude

Zelfs met de beste praktijken op het gebied van fraudebeheer kan fraude voorkomen. Overweeg om een verzekering af te sluiten, omdat dit de kosten voor het dekken van illegale werknemersactiviteiten kan verlagen. Vraag een verzekeringsvertegenwoordiger naar een strafrechtelijke verzekering om bedrijfsmiddelen te beschermen tegen mogelijk wangedrag van werknemers. Doe wat je kunt om het risico voor jouw bedrijf, klanten en ethische werknemers te beperken.

Voortdurende opleiding en training bieden

Hoe pleegt men accounts receivable fraude? Het is gemakkelijk zonder verplichte opleiding en training, vooral voor het management. Bedrijven hebben cyberbeveiligingstraining nodig, dus het is logisch om ook accounts receivable fraude hierin op te nemen. Hoe beter werknemers op de hoogte zijn van oplichting en hoe ze deze kunnen herkennen, hoe beter ze zich voelen om verdachte activiteiten te rapporteren. Zet een systeem op (klokkenluidersmeldpunt) zodat medewerkers anoniem mogelijke fraude kunnen melden.

Stempelcheques "alleen voor aanbetaling

Op cheques moet "alleen voor storting" staan en klanten die contant betalen moeten hun betalingen rechtstreeks in een beveiligde lockbox deponeren. Contante ontvangsten controleren en klanten regelmatig rekeningafschriften sturen. Creëer en implementeer andere procedures om fraude te bemoeilijken.

Gebruik technologie om oplichting te minimaliseren

Indien uw bedrijf digitale betalingen accepteert, dient u over beveiliging te beschikken om de gegevens van uw klanten te beschermen. U kunt versleuteling en tokens gebruiken voor data-analyse om afwijkingen op te sporen en mogelijke accounts receivable-fraude te voorkomen. Vraag uw bankvertegenwoordiger of handelaars betalingsverwerker naar hun beleid en procedures ter bestrijding van fraude en naar de hulpmiddelen die bij hun cashmanagement diensten zijn inbegrepen. U kunt deze gebruiken om diefstal te voorkomen, zoals gestolen creditcardgegevens en andere malafide activiteiten.

Werk met een externe auditor

Grote en middelgrote bedrijven werken met externe auditors en dat zouden kleine bedrijven ook moeten doen. Een accountant kan niet alleen de financiën van jouw bedrijf controleren, maar ook antwoord geven op vragen die je hebt over het opsporen en voorkomen van fraude. Tijdens jouw gesprek en audit kunt u onbedoelde fouten, inefficiënties en opzettelijke fraude aan het licht brengen.

Boekhoudfraude kan jouw bedrijf tijd en geld kosten. Het kan ook jouw O2C-proces schaden en uw reputatie aantasten. Daarom moeten preventie en beveiliging een topprioriteit worden in de hele order to cash-cyclus. Gelukkig kan automatiseringssoftware voor debiteurenbeheer(AR) sommige risico's helpen beperken. Leidinggevenden dienen echter te erkennen dat het belangrijk is om tijd en geld te investeren in technologieën en in het opleiden en trainen van personeel, omdat dit fraude tijdens het debiteurenproces kan helpen voorkomen.

Onthoud ten slotte dat frauduleuze schema's klanten op vele niveaus kunnen treffen, van gestolen informatie tot betalingen. Zodra je hun vertrouwen verliest, zullen ze misschien zaken gaan doen met jouw concurrenten. Dat wilt u toch niet? Zorg ervoor dat de accounts receivable van jouw bedrijf veilig zijn door vandaag nog best practices voor fraudebeheer te implementeren.

Lees nu → Verbeter de efficiëntie van uw accounts receivable met incasso-effectiviteit Indexstrategieën [ Blog ]