Top 5 best practices om digitale betalingen te versnellen en de efficiëntie van het team te maximaliseren

Cash application is een van de meest arbeidsintensieve processen waar accounts receivable teams tegenwoordig mee te maken hebben. Veel bedrijven hebben fulltime personeel in dienst dat alleen verantwoordelijk is voor het toepassen van contant geld op openstaande facturen. Ondanks het feit dat er een speciaal cash application team is, is het afstemmen van de rekeningen nog steeds gevoelig voor menselijke fouten.

Het is begrijpelijk dat accounts receivable afdelingen op zoek zijn naar betere manieren om de toepassing van contant geld te automatiseren en een hoger niveau van straight-through processing te bereiken. Waar moet jouw accounts receivable team beginnen om deze uitdagingen aan te gaan?

In deze blog bespreken we hoe u veelvoorkomende uitdagingen bij geldtoepassingen kunt overwinnen, en vijf best practices uit de sector om de overstap naar digitale B2B-betalingen te stimuleren en de efficiëntie van uw geldtoepassingsteam te maximaliseren.

Laten we eerst de meest voorkomende uitdagingen bespreken die de toepassing van contant geld vertragen, namelijk:

• Overmakingen uit veel verschillende bronnen opsporen
• Handmatige processen voor het aanvragen van contant geld
• Contant geld aanvragen voor kopers van papieren cheques

Overmakingen uit veel verschillende bronnen opsporen

De contante betaling wordt gestart wanneer een debiteurenadministratiemedewerker een betaling in uw ERP-systeem verwerkt. De meest tijdrovende stap is het traceren van betalingen uit verschillende bronnen, of het nu gaat om overschrijvingen via Automated Clearing House (ACH), bankoverschrijvingen, papieren cheques of het crediteurenportaal.

Volgens een brancheonderzoek onder accounts receivable-afdelingen heeft het gemiddelde bedrijf elke maandcontact met 11 tot 15 crediteurenportalen.

Wat betekent dit voor uw accounts receivable team? Meer handmatig werk door in te loggen op websites van derden en overschrijvingsbestanden te downloaden voor contant geld toepassing.

Zodra uw specialist voor contante betalingen het remittance bestand heeft ontvangen, moet hij of zij dit handmatig invoeren in jouw ERP-systeem. Handmatige gegevensinvoer staat erom bekend dat er menselijke fouten worden gemaakt, wat leidt tot een lagere nauwkeurigheid van de match rates. Niet alleen verloopt de gegevensinvoer trager, maar wanneer jouw klanten u met papieren cheques betalen, wat momenteel 40% van de B2B-kopers doet, vertraagt dit uw betalingsproces nog meer.

Waarom vertragen kopers van papieren cheques de geldaanvraag? Daar zijn verschillende redenen voor.

AR-afdelingen moeten wachten tot cheques per post worden bezorgd, wachten tot cheques in hun bankkluis worden verwerkt en ze vervolgens op hun rekeningen storten – wat de DSO aanzienlijk verlengt en de tijd die nodig is om betalingen te boeken met weken vertraagt voor elke betaling.

Om tragere geldtoepassing te voorkomen die geassocieerd wordt met papieren cheques, is het een best practice in de sector om meer van jouw klanten aan te moedigen om elektronische betalingen te gebruiken in plaats van papieren cheques.

Creëer eerst een zelfbedieningsportaal voor betalingen waar klanten 24/7 hun facturen kunnen bekijken en betalen.

Zodra dit selfserviceportaal is ingesteld, kunt u e-mailcampagnes uitvoeren om meer van jouw klanten te overtuigen om online te betalen en zelfs een korting aanbieden aan online betalers als stimulans. Deze campagnes voor de invoering van digitale betalingen kunnen intern door jouw medewerkers worden beheerd of extern door een team van experts zoals Billtrust, dat speciale e-mails aanbiedt om betalers die met cheques werken over te schakelen naar digitale methoden.

Nu u meer klanten ertoe aanzet om online te betalen, hebt u de toepassing van contant geld aanzienlijk versneld. De volgende stap is het maximaliseren van de efficiëntie van jouw cash application team en het overwinnen van de uitdagingen waar we het eerder over hadden – het opsporen van overschrijvingen en handmatige processen – met een robuuste automatiseringsoplossing voor cash application.

Laten we vier best practices uit de sector overwegen die elke accounts receivable Manager zou moeten toepassen wanneer hij op zoek is naar een oplossing voor het automatiseren van geldapplicaties:

Beste praktijk #2: Zoeken naar mogelijkheden voor standaardisatie van overschrijvingen

Overboekingsbestanden zijn er in vele verschillende formaten en afkomstig van diverse bronnen, zoals Automated Clearing House (ACH), creditcard, bankoverschrijving, cheque of het portaal crediteuren (AP).

Het is een best practice in de sector om een oplossing voor automatische kasapplicatie te implementeren die overschrijvingen in hetzelfde formaat kan standaardiseren voor een eenvoudigere kasapplicatie. Billtrust heeft onlangs een nieuwe Cash Application 10.0-oplossing geïntroduceerd die niet-gestandaardiseerde betalingsgegevens uit al deze bronnen kan verwerken en automatisch standaardiseren voor een gestroomlijnde cash application – een technologie die uniek is in de branche.

Beste praktijk #3: Adopteer dedicated machine learning technologie voor geldtoepassingen

Veel geautomatiseerde softwaretoepassingen voor contante betalingen bieden mogelijkheden voor machine learning om straight-through processing te verbeteren, maar niet alle machine learning is hetzelfde. Sommige software voor kasapplicaties wordt aangeprezen als software met "machine learning mogelijkheden", maar ze maken nog steeds gebruik van inefficiënte regelgebaseerde kasapplicaties die aangepaste programmering vereisen telkens wanneer een regel voor het matchen van facturen moet worden bijgewerkt. Het bijwerken van regels kan enkele dagen duren en kost jaarlijks duizenden dollars aan onderhoudskosten voor ontwikkelaars.

Een minder dure aanpak is om een geldapplicatieoplossing met speciale machine learning modellen te gebruiken. Bij deze oplossingen hoeft jouw personeel de matchingregels niet handmatig bij te werken met aangepaste programmering. In plaats daarvan is het systeem voor contante betalingen op maat gemaakt voor uw bedrijf – het leert van uw ERP, uw gebruikersgedrag en de unieke factuurstructuur van uw klanten, waardoor de matchingpercentages na verloop van tijd automatisch verbeteren zonder menselijke tussenkomst. Billtrust kan u helpen met deze werkelijk innovatieve benadering van automatisering met ongeëvenaarde machine learning, waardoor de efficiëntie van jouw team wordt verhoogd.

Beste werkwijze #4: Uitzonderingen afhandelen stroomlijnen

Laten we eerlijk zijn. Ongeacht jouw automatiseringsniveau zullen er altijd een paar uitzonderingen zijn op de regels voor het toepassen van contant geld. De sleutel tot het maximaliseren van de productiviteit van jouw team is het zo eenvoudig mogelijk maken van het proces voor het afhandelen van uitzonderingen. Om dit te doen, is een andere best practice in de sector om een software voor contante betalingen te gebruiken waarmee u overschrijvingsbestanden en facturen naast elkaar kunt verwerken binnen dezelfde toepassing.

Bij sommige oplossingen kunnen specialisten in geldapplicaties facturen en overboekingen in aparte vensters bekijken, waardoor het accounts receivable-team ongeveer 20 uitzonderingen per uur kan verwerken tegen de tijd die het kost om meerdere vensters te openen. Geavanceerde oplossingen zoals Billtrust Cash Application 10.0 tonen echter naast elkaar overschrijving- en factuurafbeeldingen in hetzelfde toepassingsvenster, waardoor het aantal uitzonderingen dat u kunt verwerken verdubbelt tot 40 per uur. Een paar extra klikken lijken misschien niet belangrijk, maar ze tellen op wanneer u meerdere klikken vermenigvuldigt met duizenden remits die per maand worden verwerkt.

Beste praktijk #5: Verlaag jouw technische leercurve

Het citaat "Als we het bouwen, zullen ze komen" uit de film Field of Dreams lijkt een open deur, maar in de wereld van accounts receivable automatisering en technologie gaat dit simpelweg niet op. Om optimaal te kunnen profiteren van een automatiseringstool, moeten cash application teams leren hoe zij de technologie het beste kunnen toepassen in hun dagelijkse werkzaamheden.

Complexe software maakt dit niet gemakkelijk, maar er zijn softwaretoepassingen voor contante betalingen verkrijgbaar met gebruiksvriendelijkere interfaces waarmee jouw personeel zich snel in een dag of minder kan bekwamen. Het spreekt voor zich dat het een best practice is om een automatiseringsoplossing voor geldapplicaties te kiezen met een lage technische leercurve.

Als u deze vijf best practices hieronder toepast, kunt u een cash application team van wereldklasse samenstellen en nieuwe prestatieniveaus bereiken, wat resulteert in hogere match rates en lagere DSO.

1. Digitale betalingen stimuleren
2. Zoeken naar mogelijkheden voor standaardisatie van overschrijvingen
3. Gebruik een speciaal machine learning-model voor geldtoepassingen
4. Stroomlijn de afhandeling van uitzonderingen
5. Verlaag jouw technische leercurve

Wacht niet tot vervelende handmatige geldaanvragen, de pijn van het verwerken van papieren cheques en de tijdrovende jacht op niet-standaard overschrijvingen jouw groei belemmeren.

Neem vandaag nog contact op met Billtrust om te ontdekken hoe onze nieuwe Cash Application 10.0-oplossing u kan helpen uw activiteiten uit te breiden en de efficiëntie van uw team te maximaliseren.