Wat is crediteuren? Definitie, proces en voorbeelden

Dit bericht werd oorspronkelijk gepubliceerd in december 2021 en werd bijgewerkt in oktober 2024, met meer informatie over het crediteurenproces, waaronder hoe automatisering workflows kan stroomlijnen, handmatige fouten kan verminderen en meer.

Crediteuren (crediteuren) zijn schulden aan een bedrijf of individu, die kunnen bestaan uit geld, goederen of diensten. "Crediteuren" verwijst ook naar de lijst van leveranciers die nog betaald moeten worden voor goederen of diensten die ze geleverd hebben, en deze lijst omvat een groot aantal verschillende categorieën. Deze term is afgeleid van de rekening die wordt aangehouden door een bedrijf dat deze bij- en afschrijvingen vermeldt en aanpassingen voor contante kortingen en andere transacties omvat.

Hieronder vindt u voorbeelden van crediteurenactiviteiten:

• Facturen indienen
• Controleren of facturen volledig en nauwkeurig zijn met ondersteunende documentatie
• Facturen goedkeuren
• Facturen betalen
• Crediteuren administraties afstemmen met leveranciersadministraties

Het crediteurenproces houdt zich voornamelijk bezig met het correct registreren van betalingen aan leveranciers volgens algemeen aanvaarde boekhoudprincipes. Crediteuren worden meestal betaald via de bankrekening van het bedrijf, creditcard, debetkaart of andere B2B-betaalmethoden.

Hoe crediteuren boeken?

Het registreren van crediteuren is essentieel voor het nauwkeurig beheren van de financiën van jouw bedrijf. Het gaat om het bijhouden van geld dat u verschuldigd bent aan leveranciers of crediteuren voor ontvangen maar nog niet betaalde goederen en diensten. Zo doet u dat:

1. Factuurontvangst: Het proces begint zodra u een factuur van een leverancier ontvangt. Controleer de details, zoals het bedrag, de voorwaarden en de vervaldatum, op juistheid.
2. Invoer in het boekhoudsysteem: Voer de factuur in jouw boekhoudsysteem in als een te betalen bedrag onder de naam van de leverancier. Deze invoer moet het factuurnummer, de datum, het bedrag en een korte beschrijving van de aankoop bevatten.
3. Categorisering: Wijs de uitgave toe aan de juiste onkostenrekening om jouw financiële overzichten accuraat te houden. Deze categorisatie helpt om te begrijpen hoeveel er aan verschillende onderdelen van jouw bedrijf wordt uitgegeven.
4. Erkenning van aansprakelijkheid: Door een crediteurenrekening op te nemen, erkent u een verplichting op de balans van uw bedrijf. Dit is cruciaal voor het bijhouden van de nauwkeurigheid van jouw financiële administratie.
5. Planning van betalingen: Beheer de cashflow effectief door betalingen te plannen op basis van de factuurvoorwaarden en jouw cashpositie.

Crediteuren berekenen

Het berekenen van crediteuren binnen een boekhoudperiode helpt bedrijven om hun cashflow te beheren en inzicht te krijgen in hun financiële gezondheid. Volg deze stappen:

1.  Begin met het beginsaldo: Neem het beginsaldo van de crediteuren aan het begin van de boekhoudperiode.
2. Tel alle aankopen op krediet bij elkaar op: Tel alle aankopen op krediet bij elkaar op die tijdens de periode gedaan zijn. Contante transacties vallen hier niet onder.
3. Trek gedane betalingen af: Trek alle betalingen aan leveranciers of verkopers af van de totale crediteuren.
4. Aanpassen voor crediteringen en teruggaven: Trek alle ontvangen crediteringen of teruggaven tijdens de periode af, aangezien deze het bedrag dat u aan leveranciers verschuldigd bent verlagen.
5. Resulterend saldo: Het resulterende cijfer na het volgen van de bovenstaande stappen geeft u het eindsaldo van de crediteuren voor de periode.

Wat is het verschil tussen crediteuren en debiteuren?

Hoewel zowel crediteuren als debiteuren te maken hebben met transacties die niet onmiddellijk in contanten worden afgewikkeld, hebben ze een tegenovergestelde functie in het financiële ecosysteem van een bedrijf.

Crediteuren vertegenwoordigen het bedrag dat een bedrijf verschuldigd is aan zijn leveranciers of crediteuren voor ontvangen goederen en diensten. Het wordt beschouwd als een verplichting op de balans omdat het geld is dat het bedrijf moet uitbetalen.

Accounts receivable daarentegen zijn het geld dat klanten aan het bedrijf verschuldigd zijn voor geleverde goederen of diensten. Het vertegenwoordigt een actief omdat het geld is dat het bedrijf verwacht te ontvangen.

Inzicht in dit onderscheid is cruciaal voor effectief cashflowmanagement en het bijhouden van een nauwkeurige financiële administratie.

Inzicht in cashflow en crediteuren

De relatie tussen cashflow en crediteuren is van cruciaal belang voor de financiële gezondheid en operationele efficiëntie van een bedrijf. Crediteuren vertegenwoordigen het geld dat een bedrijf verschuldigd is aan zijn leveranciers of crediteuren voor ontvangen, maar nog niet betaalde goederen en diensten. Hoe een bedrijf zijn crediteuren beheert, kan een aanzienlijke invloed hebben op de cashflow, wat het netto bedrag aan contant geld is dat een bedrijf in- en uitstroomt.

Lees nu → Versterk jouw accounts receivable proces met strategieën voor het aanvragen van contant geld [Blog]

Crediteuren is een soort rekening voor schulden die zijn ontstaan, maar nog niet zijn betaald. Zakelijke crediteuren kunnen worden onderverdeeld in twee soorten: salarissen en onkosten. Meestal zijn dit facturen van leveranciers, maar crediteuren kunnen ook rekeningen, facturen en cheques zijn. Salarissen worden betaald aan werknemers, terwijl onkosten worden betaald aan leveranciers en overheidsinstanties.

Voorbeelden van crediteuren zijn:

• Nutsbedrijven
• Salarissen
• Loon van werknemers
• De kosten voor de aankoop van goederen van leveranciers om in de winkel te verkopen
• Huur van de kantoorruimte van het bedrijf

De afdeling boekhouding van een organisatie verzendt facturen naar klanten of leveranciers en ontvangt vervolgens betalingen (bankcheques, overschrijvingen, cheques, creditcards). Afhankelijk van het type moet deze worden ingedeeld in categorieën als leveranciersfactuur of klantfactuur. Op deze manier kan het worden betaald met het bijbehorende geld.

Van een crediteurenadministratie in twee richtingen is sprake wanneer beide partijen het bedrag dat ze elkaar verschuldigd zijn, overeenstemmen, waardoor de transactie voltooid is. Dit proces wordt gebruikt om de waarde vast te leggen van transacties waarbij meer dan één rekening betrokken is. Dit proces helpt accountants om sneller en met minder moeite fouten in de boeken te vinden door betalingen aan facturen te koppelen.

Tweerichtingsmatching wordt doorgaans uitgevoerd door zowel aan de factuur als aan de betaling een code toe te wijzen. De code op de factuur moet overeenkomen met die van de betaling, anders wordt deze door het systeem afgewezen.

Meestal zijn er drie methoden om een tweezijdige match te implementeren:

1. Betalingen afstemmen op de nominale waarde van facturen (contant geld/cheque/creditcard)
2. Betalingen aan facturen koppelen op basis van hun GL-rekeningnummer (bijv. Accounts Receivable, Inventory Control)
3. Betalingen aan facturen koppelen op basis van een andere identificatiecode (bijv. klantnaam, factuurnummer)

Hoewel een two-way match in crediteuren ingewikkeld kan zijn, is het de moeite waard, omdat beide partijen ervoor moeten zorgen dat hun schulden worden afbetaald. Als er sprake is van een tweerichtingsovereenkomst, betekent dit dat de boekhouding van de ene rekening invloed heeft op de boekhouding van een andere rekening.

Lees nu → Leer de verwerkingskosten voor creditcards te verlagen [ Blog ]

Crediteuren zijn een essentieel onderdeel van elke organisatie, maar vormen ook een van de belangrijkste soorten verplichtingen. Aangezien crediteuren een verplichting zijn om een leverancier te betalen voor geleverde goederen of uitgevoerde werkzaamheden op krediet, dragen zij bij aan het beheer van de cashflow. Crediteurenverplichtingen ontstaan wanneer een onderneming iets heeft gekocht en de leverancier nog niet heeft betaald, te vroeg betaalt of wanneer het crediteurenproces van de onderneming niet voldoet aan de Amerikaanse GAAP-normen.

Bijvoorbeeld:

• Als een bedrijf leveranciers te snel betaalt, loopt het het risico boetes te moeten betalen. Het is belangrijk om met alle leveranciers een goed betalingsschema op te stellen en ervoor te zorgen dat betalingen op tijd worden gedaan.
• Als het crediteurenproces van een bedrijf niet voldoet aan de boekhoudkundige normen van U.S. GAAP, dan moet dat bedrijf dit als een fout in de voetnoten van de jaarrekening vermelden en uitleggen waarom dit is gebeurd en hoe het in de toekomst zal worden opgelost.

Crediteuren kunnen een financieel risico vormen voor een onderneming, aangezien elke onderneming haar leveranciers moet vergoeden. Ze zijn misschien een kleine aansprakelijkheid, maar ze zijn nog steeds een aansprakelijkheid. Wanneer een crediteurenpost te groot wordt, kan het voor een onderneming moeilijk worden om aan haar lopende verplichtingen te voldoen, wat kan leiden tot faillissement of wanbetaling van leningen.

De crediteurenadministratie

Het crediteurenproces (crediteuren) is een fundamenteel aspect van financieel beheer voor bedrijven van elke grootte. Als het efficiënt werkt, zorgt het ervoor dat de verplichtingen van een bedrijf aan zijn leveranciers en crediteuren op tijd worden nagekomen, zonder onnodige kosten te maken. Hier volgt een stapsgewijs overzicht van het typische crediteurenproces:

1. De factuur ontvangen: Het proces begint wanneer het bedrijf een factuur ontvangt van een leverancier of verkoper voor geleverde goederen of diensten. De factuur vermeldt wat er gekocht is, het verschuldigde bedrag en de betalingstermijn.
2. Factuurverificatie: Na ontvangst wordt de factuur gecontroleerd op juistheid. Hierbij worden de factuurgegevens vergeleken met aankooporders en leveringsbewijzen. Het is van cruciaal belang om eventuele afwijkingen vroegtijdig op te sporen om betalingsfouten te voorkomen.
3. Goedkeuring voor betaling: Na controle moet de factuur goedgekeurd worden voor betaling. Afhankelijk van het interne beleid van het bedrijf kan hiervoor goedkeuring nodig zijn van de afdeling die de aankoop heeft geïnitieerd of van een hoger managementniveau.
4. Financiële administratie bijwerken: De goedgekeurde factuur wordt vervolgens in het boekhoudsysteem geregistreerd als een te betalen rekening, wat helpt bij het bijhouden hoeveel het bedrijf verschuldigd is en aan wie.
5. Planning en betaling: Betalingen worden vervolgens gepland volgens de betalingsvoorwaarden die met de leverancier zijn overeengekomen. Door dit schema effectief te beheren, kunnen bedrijven hun cashflow optimaliseren, soms profiteren van vroegbetaalkortingen of boetes voor te late betaling vermijden.
6. Afstemming: Nadat de betaling is uitgevoerd, zal het crediteurenteam de betaling afstemmen, om ervoor te zorgen dat het betaalde bedrag overeenkomt met de factuur en dat het rekeningsaldo van de leverancier dienovereenkomstig wordt bijgewerkt.
7. Archiveren van records: Tot slot worden alle relevante documenten, inclusief de aankooporder, factuur, betalingsgegevens en correspondentie, gearchiveerd voor toekomstige referentie en nalevingsdoeleinden.

Door deze stappen te volgen, kunnen bedrijven een soepel en efficiënt crediteurenproces handhaven, wat cruciaal is voor een effectief financieel beheer.

Het belang van een effectieve crediteurenadministratie

Een effectief crediteurenproces gaat niet alleen over het betalen van rekeningen; het is een cruciaal onderdeel van de financiële gezondheid en operationele efficiëntie van een bedrijf. Hier zijn de belangrijkste redenen waarom het belangrijk is:

1. Cashflow management: Efficiënte crediteurenprocessen helpen bedrijven om hun cashflow te optimaliseren door ervoor te zorgen dat betalingen alleen worden gedaan wanneer ze verschuldigd zijn, zodat het geld zo lang mogelijk in het bedrijf blijft zonder dat er laattijdige kosten in rekening worden gebracht. Het kan ook mogelijkheden voor kortingen voor vroegtijdige betaling benadrukken.
2. Kostenbesparingen: Door boetes voor te late betaling te vermijden en gebruik te maken van kortingen voor vroege betalingen, kunnen bedrijven aanzienlijke kostenbesparingen realiseren. Bovendien verkleint een efficiënt crediteurenproces de kans op dubbele betalingen en te hoge betalingen, wat geld bespaart en gedoe met terugbetalingen.
3. Relatie met leveranciers: Tijdige en nauwkeurige betalingen dragen bij aan een gezonde relatie met leveranciers, wat voordelig kan zijn bij het onderhandelen over betere voorwaarden, het verkrijgen van kortingen of in tijdgevoelige situaties in de toeleveringsketen.
4. Naleving van regelgeving: Een effectief crediteurenproces omvat het bijhouden van een gedetailleerde administratie van alle transacties, wat cruciaal is voor de naleving van belastingwetten en normen voor financiële rapportage. Het helpt ook bij de auditgereedheid, waardoor het risico op fouten en fraude aanzienlijk wordt verkleind.
5. Strategische financiële beslissingen: Een gestroomlijnd crediteurenproces levert nauwkeurige en tijdige financiële gegevens, waardoor betere prognoses, budgettering en strategische besluitvorming mogelijk zijn. Het geeft een duidelijk beeld van de verplichtingen van het bedrijf en helpt bij het beoordelen van de financiële gezondheid van het bedrijf.

Het belang van een efficiënt beheerd crediteurenproces kan niet genoeg worden benadrukt. Het raakt aan elk aspect van de financiële activiteiten van een bedrijf en heeft een directe invloed op het resultaat, de relaties met leveranciers, de naleving van regelgeving en het vermogen om weloverwogen, strategische beslissingen te nemen.

Het crediteurenproces is een essentieel onderdeel van het financiële systeem van elke organisatie. Het is hoe bedrijven betalen voor de goederen en diensten die ze kopen.

Bij het optimaliseren van de crediteurenprocessen zijn er een paar eenvoudige stappen die u kunt volgen om ervoor te zorgen dat u het beste uit uw crediteuren afdeling haalt:

• Zorg ervoor dat er geen fouten worden gemaakt in crediteurenboekingen.
• Automatiseer veel van de taken die repetitief en belastend zijn. Hierdoor kunnen werknemers zich concentreren op taken op een hoger niveau die innovatie en creativiteit vereisen die moeilijker te automatiseren zijn.
• Communiceer met leveranciers zodat zij nauwkeurigere levertijden en factuurformaten kunnen leveren.
• Deel eventuele problemen in een vroeg stadium of voordat ze zich voordoen om de betalingsvertragingstijd te verkorten.

De voordelen van crediteurenoptimalisatie en crediteurenplatformbeheer zijn talrijk: het vermindert de tijd die wordt besteed aan verwerking, verhoogt de zichtbaarheid van het hele proces, vergroot de verantwoordelijkheid van alle betrokken partijen en verbetert de nauwkeurigheid van de rapportage, wat leidt tot een beter cashflowbeheer.

Lees nu → Vereenvoudig betalingen door accounts receivable [ Blog ]