Wat is accounts receivable boekhouding?
Debiteurenadministratie is het boekhoudkundige proces van het registreren, bijhouden en rapporteren van de accounts receivable van een onderneming. Het wordt uitgevoerd door een accounts receivable medewerker of een andere boekhoudkundige professional en vormt een essentieel onderdeel van het beheer van de cashflow van een bedrijf.
Wat is een voorbeeld van accounts receivable?
Debiteuren zijn het geld dat een bedrijf van zijn klanten tegoed heeft voor goederen en diensten die geleverd, maar nog niet betaald zijn. Accounts receivable wordt meestal afgekort als accounts receivable.
Een account is een document van uitwisseling tussen twee bedrijven. Een account kan een enkele transactie zijn, of het kan een volledige zakelijke relatie vertegenwoordigen die duizenden transacties omvat. Het bijhouden en gebruiken van de juiste boekhouding voor alle actieve rekeningen is een belangrijke service voor een bedrijf op het gebied van debiteurenadministratie.
Voorbeeld van accounts receivable:
Bedrijf A verkoopt voor $ 1 miljoen aan widgets aan bedrijf B. Bedrijf B stemt ermee in om 90 dagen na ontvangst van de widgets te betalen. De widgets kosten Business A $ 800K om te produceren. Bedrijf A heeft slechts $ 800K aan contant geld bij de hand en ze besteden alle $ 800K aan het maken en leveren van de widgets. Hoewel Business A in 90 dagen $ 1 miljoen heeft, is hun contante geld nu $ 0, dus ze kunnen de komende 90 dagen geen salarisadministratie maken, overhead betalen of widgets maken voor andere klanten. Door een gebrekkig beheer van hun accounts receivable is hun cashflow ontoereikend voor de behoeften van hun bedrijf en moeten zij een lening aangaan of faillissement aanvragen.
Dit voorbeeld is een oversimplificatie. Typische bedrijven hebben tientallen, honderden of duizenden debiteurenrekeningen en mogelijk evenveel crediteurenrekeningen. Het beheren van geld dat binnenkomt en geld dat uitgaat is een grote zorg voor alle bedrijven.
Wat doet een accounts receivable clerk?
Een accounts receivable clerk is een boekhoudkundige professional die de balans van een bedrijf beheert en ervoor zorgt dat het bedrijf betaald wordt voor de goederen en diensten die het aan klanten levert. Dit omvat een breed scala aan verantwoordelijkheden die één boekhoudprofessional alleen kan uitvoeren, of die verdeeld kunnen worden over een heel team in de accounts receivable afdeling.
Het geheel van activiteiten onder de verantwoordelijkheid van accounts receivable professionals wordt vaak de factuur-tot-cashcyclus genoemd.
De stappen in de factuur-naar-kas cyclus zijn als volgt:
Een verkoopfactuur verzenden
Ontvang betalingen
Betaling toepassen
Een onbetaalde factuur overbrengen naar Incasso
Een verkoopfactuur verzenden
Het is de verantwoordelijkheid van de accounts receivable medewerker om facturen op te stellen - de rekeningen die naar klanten worden gestuurd voor verkochte goederen en diensten. Accounts receivable-medewerkers moeten facturen controleren op fouten, facturen invoeren in de Enterprise Resource Planning (ERP) of boekhoudsystemen van hun eigen bedrijf en de facturen vervolgens doorsturen naar de klanten.
Facturen kunnen op papier en per post of elektronisch naar klanten worden verzonden. e-invoicing is in korte tijd op grote schaal ingevoerd en er bestaan nu meerdere methoden om facturen efficiënt elektronisch aan klanten te versturen. Accounts receivable-medewerkers die elektronische facturen boeken, beschikken over een groot aantal softwaretools waarmee ze eInvoicing kunnen versturen met minder handmatige inspanning.
Ontvang betalingen
Accounts receivable medewerkers controleren de ontvangst van betalingen van de klanten van hun bedrijf. Betaling kan in vele vormen voorkomen. Vanaf 2020 is een papieren cheque per post nog steeds de meest gebruikte methode, maar deze raakt snel uit de gratie. Vormen van elektronische betaling zoals Automated Clearing House (ACH), bankoverschrijvingen en creditcardbetalingen groeien snel.
Elke vorm van betaling kan een ander niveau van handmatig werk van de accounts receivable medewerker vereisen, afhankelijk van het automatiseringsniveau van de accounts receivable dat de medewerker gebruikt.
Als papieren cheques rechtstreeks op de plaats van vestiging worden ontvangen, moet de klerk de cheques openen, de betalingen in hun registratiesysteem invoeren en storten. Als papieren cheques rechtstreeks naar een bankkluis worden gestuurd, heeft de bank griffiers die de cheque voor hen storten en een rapport sturen over wat er is ontvangen en gestort.
Bij elektronische betalingen kan het proces van het ontvangen van betalingen automatisch verlopen. Voor betalingen via Automated Clearing House (ACH), bankoverschrijving en creditcard wordt het geld automatisch gestort op de rekening van het bedrijf van de accounts receivable-medewerker. Maar daar houdt het werk niet op.
Betalingen toepassen
Accounts receivable-medewerkers kunnen verantwoordelijk zijn voor een taak die verschillende namen heeft: het aanvragen van contant geld, betaling boeken of het afstemmen van betalingen.
Hoe deze stap ook wordt genoemd, er wordt gekeken naar de betaling die is verzonden en de factuur of facturen die de aanleiding waren voor de betaling, worden als BETAALD gemarkeerd.
Deze stap is van vitaal belang. Pas nadat een factuur als BETAALD is gemarkeerd, kan het krediet van de klant worden aangevuld, zodat hij meer goederen en diensten kan kopen. Bovendien kan het bedrijf er zeker van zijn dat het geld niet per ongeluk is ontvangen, zodra de betalingen op de facturen zijn toegepast, en kunnen ze dat geld gebruiken.
De aanvraagprocedure voor contant geld kan ingewikkeld zijn door een groot aantal omstandigheden en variabelen en is het waard om op zichzelf onderzocht te worden. Geautomatiseerde software die helpt bij het aanbrengen van contant geld is een groot voordeel gebleken voor accounts receivable-medewerkers en hun bedrijven.
Wat gebeurt er met een onbetaalde factuur?
Wanneer er een factuur wordt verzonden, gaat deze vergezeld van betalingsvoorwaarden. De betalingsvoorwaarden bepalen hoeveel dagen de ontvanger de factuur moet betalen voordat deze als achterstallig wordt beschouwd.
Achterstallige facturen worden naar de debiteurenafdeling van een bedrijf of een extern incassobureau gestuurd.
Credit controllers zullen proberen contact op te nemen met de klant die zijn schuld niet op tijd heeft betaald en een betaalbelofte of een betaling te verkrijgen.
Als een klant niet in staat is om zijn schuld te betalen vanwege een faillissement of een andere zakelijke omstandigheid, kan het bedrijf het verschuldigde geld als oninbare schuld overwegen.
Dit wordt een dubieuze debiteurenlast genoemd en kan worden gebruikt om de waarde van de schuld direct af te schrijven van de accounts receivable van een bedrijf.
Wat is de journaalpost voor accounts receivable?
In een dubbele boekhouding worden debet- en creditbedragen in journalen of rekeninggrootboeken geboekt om de waarde die van de ene rekening naar de andere stroomt weer te geven. Een debitering registreert een waardeoverdracht naar een rekening en een krediet registreert een waardeoverdracht van een rekening.
[Opmerking: dit kan voor veel mensen verwarrend zijn, omdat de meeste consumenten alleen bekend zijn met debet- en crediteringen van de andere kant van de transactie, waarbij credits betekenen dat er geld op hun rekening wordt gestort en geld van hun rekeningen wordt verwijderd.]
Om een journaalboeking voor een verkoop vast te leggen, debiteert een debiteurenadministrateur de accounts receivable van zijn bedrijf en crediteert hij de rekening van de kopende klant. Dit geeft aan dat de klant een openstaand bedrag heeft bij het bedrijf van de medewerker accounts receivable.
De medewerker van de accounts receivable zal dan een factuur genereren die het krediet op de rekening van de klant registreert met instructies om binnen een vooraf bepaalde tijd te betalen.
Als de klant zijn factuur betaalt, zal de medewerker accounts receivable de kasrekening van zijn bedrijf debiteren en de debiteurenrekening in het journaal of grootboek crediteren. Dit vertegenwoordigt de verschuiving in waarde van verwachte inkomsten (d.w.z. accounts receivable) naar kasmiddelen.
Dit proces wordt bij de meeste bedrijven honderden en duizenden keren herhaald - daarom kiezen de meeste bedrijven voor een vorm van boekhoudsoftware en automatisering om de nodige registratie en rapportage af te handelen.
Wat is een typische incassoperiode voor accounts receivable?
De accounts receivable incassoperiode is het gemiddelde aantal dagen dat het duurt voordat de facturen die een bedrijf verstuurt, betaald worden door hun klanten.
De incassoperiode van vorderingen wordt ook wel Days Sales Outstanding (DSO) genoemd.
In de business-to-business omgeving (B2B) is het gebruikelijk dat bedrijven hun producten en diensten op krediet verkopen, waarbij de klant binnen een bepaald aantal dagen betaalt. Deze tijd tussen een verkoop en de ontvangst van betaling moet zorgvuldig worden beheerd, aangezien bijna alle activiteiten van een bedrijf afhankelijk zijn van een gezonde kasstroom.
Een stijgend DSO kan cashflowproblemen voorspellen, want het kan erop wijzen dat het bedrijf middelen inzet voor de verkoop maar er moeite mee heeft de vorderingen snel te innen.
Het DSO kan op maand-, kwartaal- of jaarbasis worden berekend.
Hoe bereken je het DSO?
U kunt het aantal dagen dat uw vorderingen openstaan (DSO) berekenen door uw huidige debiteurenbalans te delen door uw kredietverkopen tijdens de meetperiode en dat getal vervolgens te vermenigvuldigen met het aantal dagen in de meetperiode.
Laten we dat stap voor stap bekijken.
Gemeten periode:
Zoals we hierboven al vermeldden, kan DSO op maand-, kwartaal- of jaarbasis berekend worden. Dit heeft invloed op het gedeelte Gemeten periode van de formule. Als we maandelijkse DSO berekenen, zal de gemeten periode het aantal dagen in die maand zijn, net zoals voor DSO op kwartaal- of jaarbasis.
Huidig AR Saldo:
Het accounts receivable-saldo van een bedrijf is de dollarwaarde van hun accounts receivable.
Kredietverkoop tijdens de gemeten periode:
De dollarwaarde van verkopen die tijdens de periode zijn gedaan met betaling die is overeengekomen om later te worden gedaan.
