Hoogtepunten
- Efficiënter debiteurenbeheer
- Verbeterde klantervaring
- Gestroomlijnde monitoring en verhoogde operationele effectiviteit
De uitdaging
Össur, een wereldleider op het gebied van niet-invasieve orthopedische oplossingen, blinkt uit in het ontwikkelen van innovatieve protheses en verstevigingsproducten. Binnen deze complexe en competitieve sector speelt hun accounts receivable een cruciale rol bij het waarborgen van een efficiënte facturering en klantbeheer. De afdeling ondervond echter verschillende uitdagingen vanwege de complexe aard van hun activiteiten, waaronder het beheren van bewijzen van factuurlevering en diverse betaalmiddelen.
Het vorige systeem resulteerde in betalingsachterstanden, beperkte zichtbaarheid van gegevens en een ondermaatse klantervaring. Creditcardbetalingen werden vaak vertraagd, en Automated Clearing House (ACH)-transacties werden soms belemmerd door bankproblemen. Bovendien werden de zichtbaarheid van gegevens en de algehele efficiëntie belemmerd door het ontbreken van realtime updates en een gebruiksvriendelijk klantenportaal. Het beheren van bewijzen van factuurlevering en transactienauwkeurigheid bleek ook omslachtig en tijdrovend te zijn.
De oplossing
Na verschillende opties te hebben onderzocht, is Össur een samenwerking aangegaan met Billtrust om een op maat gemaakte oplossing voor accounts receivable te implementeren met Billtrust Invoicing and Payments. Dit systeem beschikt over een aanpasbaar dashboard dat realtime inzicht biedt in debiteurenbeheer, rapportages en de algehele prestaties van accounts receivable. Het team van Össur gebruikt dit om de dagelijkse activiteiten te monitoren en betalingen efficiënt te volgen. Het verbeterde klantenportaal vereenvoudigt het betaalproces, waardoor de interactie met klanten en het accountbeheer worden verbeterd. Automatische nachtelijke updates verminderen de vertragingstijd, zodat het team altijd over de meest actuele gegevens beschikt.
De oplossing kan ook naadloos worden geïntegreerd met verschillende betaalmiddelen, waaronder creditcards en Automated Clearing House (ACH), waardoor eerdere vertragingen en bankproblemen worden verholpen. De implementatie van Billtrust verliep soepel en werd binnen zes maanden voltooid. Belangrijke fasen waren onder meer de systeemintegratie om compatibiliteit met de bestaande financiële systemen en processen van Össur te waarborgen.
De resultaten
Sinds de implementatie van Billtrust Invoicing and Payments heeft Össur aanzienlijke verbeteringen in zijn bedrijfsvoering gerealiseerd. Het geavanceerde dashboard heeft de efficiëntie van het debiteurenbeheer aanzienlijk verbeterd met realtime updates, waardoor de monitoring wordt gestroomlijnd en de operationele effectiviteit wordt vergroot. Het nieuwe klantenportaal wordt alom geprezen om zijn gebruiksgemak, wat resulteert in vlottere transacties en een hogere klanttevredenheid. Bovendien hebben de automatisering van gegevensupdates en een betere afhandeling van verschillende betaalmethoden de betalingsachterstanden verminderd, waardoor de cashflow is verbeterd.
De positieve impact van deze veranderingen blijkt duidelijk uit de aanzienlijke jaar-op-jaar groei van de invorderingen en de positieve feedback van zowel interne stakeholders als klanten. Deze resultaten weerspiegelen de effectiviteit van de oplossing bij het verbeteren van de algehele tevredenheid en operationele efficiëntie.
Billtrust heeft onze accounts receivable volledig veranderd. Het realtime dashboard en de klantenportalen hebben de manier waarop wij aan debiteurenbeheer doen en met onze klanten communiceren, ingrijpend veranderd. Het gebruiksgemak en de efficiëntie die we hebben bereikt, zijn van onschatbare waarde en we kijken ernaar uit om het gebruik van Billtrust het komende jaar uit te breiden naar andere bedrijven.
Tim Hoffman
Vice President Financiën Amerika & Bedrijfsvoering, Össur