Hoogtepunten
De klanten van de wereldwijde EY-organisatie voorbereid op EU-regelgeving en -mandaten.
Vereenvoudigde end-to-end technische oplossingen en kortere implementatietijdlijnen.
Minder handmatig werk in finance- en klantteams om zich te concentreren op activiteiten met 'waarde toevoegen'.
De uitdaging
Ernst & Young (EY) is een wereldwijd Professional Services-team dat bestaat om te bouwen aan een betere werkwereld, door te helpen bij het creëren van langetermijnwaarde voor klanten, mensen en de samenleving en door vertrouwen op te bouwen in de kapitaalmarkten. De wereldwijde organisatie van EY is actief op het gebied van assurance, consulting, recht, strategie, belastingen en transacties en biedt uitzonderlijke klantenservice vanuit 700+ kantoren in 150+ landen.
EY Global Services is verantwoordelijk voor de technologie die de Member Firms gebruiken om hun front- en back-office bedrijfsprocessen te ondersteunen, waaronder een wereldwijd ERP-systeem (SAP) dat facturering ondersteunt. Tijdens de meerjarige implementatie van dit ERP-systeem werden de eInvoicing vereisten per geval behandeld, waardoor de wereldwijde organisatie van EY meerdere lokale technologieën moest ondersteunen.
Met naar verwachting 125 miljard facturen die in 2024 elektronisch verstuurd moeten worden, een toenemend aantal lokale belastingautoriteiten dat voorschrijft dat facturen goedgekeurd moeten worden voordat ze naar de klanten van EY wereldwijd gestuurd mogen worden, en de wens van klanten om elektronische diensten te gebruiken, moest de wereldwijde EY-organisatie een manier vinden om hun wereldwijde oplossing te behouden en tegelijkertijd te voldoen aan lokale vereisten in een snel veranderende markt.
De oplossing
De wereldwijde organisatie van EY zocht een medewerker die zowel SAP als de fijne kneepjes van wereldwijde e-facturatie begreep. Billtrust had niet alleen een uniforme aanpak die de gegevensinvoer voor al hun lidbedrijven in verschillende landen zou consolideren, maar ze hadden ook ongeëvenaarde kennis van wereldwijde interoperabiliteit. Billtrust bood ondersteuning voor een breed scala aan leveringsmethoden voor facturen, waaronder e-mails, afdrukken/post, portaalpresentatie, levering via het crediteurenportaal en PEPPOL-connectiviteit, evenals connectiviteit met platforms voor factuurvereffening en rapportage. Ongeacht het land was de implementatie naadloos dankzij Billtrust’s vermogen om een "best practices" gegevensbestand te vertalen en te leveren aan elk overheidsportaal of e-Delivery Netwerk zoals Ariba of Tungsten.
De resultaten
Om oplossingen te leveren aan de EMEIA (Europa, Midden-Oosten, India en Afrika) regio, creëerden Billtrust en de wereldwijde EY organisatie een gezamenlijk implementatieteam dat gebruik maakte van elk van hun sterke punten. De EY wereldwijde organisatie overlegde met stakeholders in het land om de vereisten vast te leggen en werkte vervolgens samen met Billtrust om te bepalen of functionele of technische hiaten zouden worden opgevangen door het Billtrust platform of het ERP-systeem van de EY wereldwijde organisatie.
Een gezamenlijk team van projectmanagers bereikte overeenstemming over een plan en de belangrijkste afhankelijkheden voordat een traditionele waterval ontwikkelings- en testcyclus werd gestart, waarbij Billtrust gebruik maakte van haar sterke samenwerking met e-delivery netwerken zoals Ariba, PEPPOL en Tungsten om technische ontwerpvragen, end-to-end testen en de onboarding van de klanten van de wereldwijde EY-organisatie te ondersteunen. Vervolgens werkte het team samen met een land om User Acceptance Testing (UAT) te coördineren en te werken aan activiteiten ter voorbereiding van het bedrijf om de livegang van het land te ondersteunen. Ten slotte heeft het samenwerkingsteam het land overgezet naar productieondersteuning, inclusief een hyperzorgfase.
Aangezien de huidige waarde van de markt voor eInvoicing $8,9 miljard bedraagt en naar verwachting zal stijgen tot ongeveer $23,7 miljard in 2028, is het belangrijker dan ooit voor de wereldwijde organisatie EY om voorbereid te zijn. Deze gezamenlijke aanpak heeft niet alleen geholpen om de wereldwijde organisatie van EY voor te bereiden op de komende EU-regelgeving voor e-facturering, maar heeft ook bijgedragen aan het verbeteren van de algehele werknemers- en klantervaring door processen te stroomlijnen en handmatig werk te elimineren.
"Waar veel providers en landen moeite hebben om up-to-date te blijven met de vele regels en voorschriften, hebben wij altijd het gevoel dat we bovenop onze facturatieprocessen zitten dankzij ons Billtrust-partnerschap."
Matthew Samme, partner/directeur
EY Global Services