De Amerikaanse overheid eist nu elektronische betalingen - Dit is wat er nodig is om digitaal te gaan

Indien u nog een reden nodig heeft om elektronische betalingen te omarmen, dan is hier een goede: de Amerikaanse overheid is bezig haar activiteiten te standaardiseren op het gebied van elektronische betalingen. Op 25 maart werd een nieuw uitvoeringsbesluit uitgevaardigd dat een overgang naar digitale betalingen voor alle federale transacties verplicht stelt.

De vereisten eisen dat alle uitbetalingen en ontvangstbewijzen van papieren cheques worden uitgefaseerd en zijn met name gericht op het verminderen van kosten en fraude. Het uitvoerend bevel bevordert de operationele efficiëntie, daarbij verwijzend naar onnodige kosten, vertragingen, veiligheidsrisico's, verloren betalingen, diefstal en "het Amerikaanse beleid om zich te verdedigen tegen financiële fraude".

Verdere rechtvaardiging komt voort uit het feit dat in 2024 het digitaliseren van papieren betalingsgegevens de overheid (en dus de belastingbetaler) $ 657 miljoen heeft gekost. Bovendien stelt het bevel dat cheques van het ministerie van Financiën "16 keer meer kans hebben om als verloren of gestolen te worden gemeld, als onbestelbaar te worden geretourneerd, of te worden gewijzigd in een elektronische overboeking (EFT)".

Alles, van belastingaangiften en uitkeringen tot leveranciersbetalingen en intergouvernementele betalingen, zal worden beïnvloed. Van alle federale agentschappen wordt verwacht dat ze de overgang "zo snel mogelijk" maken.

De dringende noodzaak om "digitaal te gaan" gaat natuurlijk verder dan alleen overheidsinstanties.

Het gaat niet alleen om bureaucratie: Overgang naar B2B e-betalingen

Financiële leiders overal ter wereld maken zich zorgen over hun stijgende betalingskosten, en digitale transformatie wordt beschouwd als een best practice voor elk bedrijf dat business-to-business (B2B) transacties verwerkt. Hoewel technische complexiteit en zorgen over cyberbeveiliging migraties kunnen vertragen, wegen de voordelen van het afstemmen van boekhouding activiteiten op e-betalingsnormen vaak op tegen eventuele ongemakken op korte termijn. Het verminderen van verspilling in accounts receivable processen is een belangrijk voordeel.

• Efficiëntieverbeteringen: minder handmatig werk en snellere verwerkingstijden of cashflow
• Kostenbesparingen: Lagere overheadkosten in verband met papieren betalingen
• Verbeterde beveiliging: Verbeterde bescherming tegen fouten en fraude
• Verbeterde klantervaringen: Klanten willen doorgaans meer betalingsopties

Zoals jongere generaties hebben aangetoond, zijn digitale betalingen tegenwoordig de geprefereerde manier van zakendoen. Bekijk het laatste onderzoek naar GenZ-betalingsgewoonten:

• Digitale/mobiele portemonnees en kaarten domineren en vertegenwoordigen meer dan 92% van de favoriete digitale betaalmiddelen van Gen Z.
• Traditionele betaalmethoden raken in onbruik en het gebruik van contant geld heeft een historisch dieptepunt bereikt van slechts 7%.%
• 68% geeft aan dat de acceptatie van nieuwe digitale betaalmiddelen door een bedrijf een positieve invloed heeft op hun merkperceptie.

Wat is er nodig om over te schakelen op e-Payments?

De overgang naar elektronische methoden voor accounts receivable houdt in dat papieren cheques en contante betalingen worden vervangen door Automated Clearing House (ACH), debetkaarten, virtuele creditcards en andere digitale betaalmethoden. Om de overstap te maken, moeten financiële leiders de volgende vragen overwegen om te beoordelen of zij voldoende voorbereid zijn.

Beoordeel jouw paraatheid met deze belangrijke vragen

• Welk percentage van jouw huidige betalingen wordt via papieren cheques verwerkt? Hoe lang duurt het voordat jouw team papieren cheques verwerkt? Jouw antwoorden hier kunnen je helpen de omvang van het probleem in kaart te brengen, een gevoel van urgentie te creëren en doelen en doelstellingen voor de transformatie naar elektronische betalingen te definiëren.
• Hoe gaat u elektronische betalingen faciliteren? Heeft u behoefte aan een betrouwbaar e-betalingssysteem of softwareoplossingen voor debiteurenbeheer om Automated Clearing House (ACH)-overschrijvingen, automatische incasso's en virtuele kaartbetalingen te vergemakkelijken en automatiseren? Kunt u uw klanten een kopersportaal aanbieden waarmee zij automatisch kunnen betalen met het digitale betaalmiddel naar keuze? Zult u geautomatiseerde procedures voor geschillenbeslechting kunnen aanbieden? Technologieplatforms, netwerkinfrastructuur en geavanceerde mogelijkheden zijn belangrijke voorwaarden en factoren voor succes. Zorg dat u deze kopersgids voor debiteurensoftware niet mist.
• Met welke ERP-systemen en/of factureringstools moet jouw e-betalingssysteem communiceren om gegevens te verzamelen en de betaalstatussen snel bij te werken? Integratie is een ander essentieel element, aangezien jouw betaalplatform niet in een silo moet functioneren.
• Welke veiligheidsmaatregelen en nalevingsvereisten dient jouw e-betalingssysteem te implementeren en te handhaven? Dit is essentieel voor fraudepreventie, bescherming tegen cyberbeveiliging en het voldoen aan wettelijke normen. Digitale kluizen, encryptie, veilige authenticatiemethoden en regelmatige audits dienen de pijlers van jouw digitale transformatiestrategie te vormen.
• Hoe gaat u medewerkers opleiden, trainingen geven en klanten ondersteunen tijdens deze overgang? Inzicht in beveiligingspraktijken en elektronische betalingssystemen zal de implementatie vergemakkelijken en de acceptatie bevorderen.

AI en e-betalingen moeten samenwerken

AI-automatisering zorgt voor een geheel nieuwe manier van betalingsverwerking, dankzij generatieve AI en agentische AI-agenten. Hier zijn enkele manieren.

Financiële rapporten zijn de nieuwe instrumenten van gisteren. Wanneer
AR Automatiseringssoftware
is gebouwd op AI-algoritmen en grote taalmodellen, kan het complexe
financiële vragen beantwoorden, zoals: Welke kopers genereren een negatieve ROI wanneer
rekening houdend met hun aangepaste kosten voor betalingsverwerking, tijd voor het oplossen van disputen
en incrementele kredietverzekeringskosten? Welke knelpunten in het proces dragen bij aan
vertragingen in betalingen of verhogen statistieken zoals days sales outstanding? Of zelfs,
hoe verhoudt onze accounts receivable prestatie zich tot die van anderen in mijn branche?

Agentic AI-mogelijkheden tillen elektronische betalingen naar een hoger niveau door virtuele assistenten voor betalingsbeheer aan te bieden. Agentische agenten kunnen bijvoorbeeld:

• Reageer dynamisch op het gedrag van kopers en kalibreer het betalingsbeleid indien nodig
• Zelf betalingsprocessen optimaliseren om vertragingen voortdurend te minimaliseren
• Bied inzicht in het volledige spectrum van betalingsactiviteiten – inclusief betalingen die buiten jouw zakelijke betaalplatform worden uitgevoerd.
• Lees en extraheer Automated Clearing House (ACH)-remitteringsgegevens die zijn verzonden door Automated Clearing House (ACH)-aanbieders