Andere kant van de medaille: heroverweging van stijgende betalingskosten

Voor het eerst in twee jaar hebben Visa en Mastercard hun interchange fee voor creditcards voor handelaars verhoogd. Dat was een groot verhaal in 2022. Samen met inflatie en aanbodbeperkingen veroorzaakte het veel stress voor bedrijven.

Veel bedrijven zullen proberen hun creditcardkosten te verlagen. En er zijn veel manieren om dat te doen. We zullen ze allemaal achterin dit artikel doornemen.

Maar proberen om jouw creditcardkosten te verlagen ligt voor de hand. Het herkennen en verminderen van jouw **totale kosten voor betalingsacceptatie** is revolutionair. En dat is het grote idee waar we ons op gaan concentreren.

We gaan de spreekwoordelijke munt omdraaien en de vaak onzichtbare kant bekijken. Laten we eens kijken naar de verborgen kosten van het accepteren van betalingen en leren wat je eraan kunt doen.

Leveranciers hebben de neiging om creditcardacceptatie en de bijbehorende kosten als een noodzakelijk kwaad te zien. We zien vaak dat leveranciers kaarten vergelijken met andere betalingswijzen zoals cheques en Automated Clearing House (ACH), die zij als "gratis" beschouwen.

Dat is alleen waar in zeer beperkte zin. Vergoedingen zijn een aspect van de kosten van acceptatie van betalingen. Ze zijn het meest voor de hand liggend omdat zij degenen zijn die in de verklaring worden beschreven. We noemen ze harde kosten omdat ze vastliggen.

Maar arbeidskosten zijn ook een belangrijke factor. Dat geldt ook voor de kosten van DSO, oftewel geen toegang hebben tot jouw geld voor een bepaalde termijn. Termijn is duur. De looptijd gaat gepaard met opportuniteitskosten, inflatoire vermindering van de koopkracht en rentebetalingen als er kapitaal moet worden geleend. We noemen deze meer vloeiende inputs zachte kosten.

Geen enkele betalingsmethode is dus "gratis". Als leveranciers creditcards gaan vergelijken met Automated Clearing House (ACH) en cheques, dan moeten ze deze vergelijken en daarbij alle kosten in aanmerking nemen, wat moeilijk is.

De cijfers van iedereen zullen verschillen, maar de onderstaande tabel zou een richtlijn moeten zijn voor zowel de harde als de zachte inputs waarmee je rekening moet houden.

Jouw klanten betalen je graag met creditcards – en dat kan een hefboom zijn. Omdat kaartbetalingen zoveel voordelen beloven voor de crediteurenkant van de transactie (vlotter en kortingen), hebben Billtrust-klanten enorm succes geboekt bij het onderhandelen over kortere voorwaarden met hun kopers in ruil voor het accepteren van kaartbetalingen.

Dit is waar gebleken voor alle bedrijfsgroottes. Kaart wordt gewoon sneller betaald. En dat komt niet alleen doordat kopers akkoord gaan met strakkere betalingsvoorwaarden. De werkelijke snelheid is anders, met kaarten die tot 4 dagen eerder worden verwerkt dan ACH. En ze verslaan chequebetalingen nog handiger omdat ze geen tijd doorbrengen in de post.

Dus in plaats van je alleen te richten op het verlagen van jouw creditcardkosten, raden wij je aan om eerst creditcards te omarmen en je te richten op het verlagen van jouw DSO. Leg jouw klanten strengere voorwaarden op en ga sneller van de uitvoering van de betaling naar de ontvangst ervan.

Maar er is meer dat u kunt doen om DSO te verlagen door creditcardacceptatie.

De wiskunde zal voor iedereen een beetje anders zijn, maar we hebben een grafiek opgesteld met behulp van voorbeeldgegevens die nuttig kunnen zijn bij het vergelijken van de kosten van virtuele kaartkosten met de kosten van de termijn.

Er zijn drie aspecten van de termijn die we in deze grafiek bekijken:

1. De opportuniteitskosten van het niet investeren van kapitaal dat vastzit in een termijn
2. De kosten van het innen van betalingen
3. De kosten van inflatie die optreedt tijdens de looptijd

Net zoals een verstelbaar bureau beter past bij een menselijke werknemer, passen creditcardbetalingen beter bij gedigitaliseerde accounts receivable-processen.

Cheques zijn inefficiënte betaalmiddelen in een moderne organisatie. Maar Automated Clearing House (ACH)-betalingen, ook al zijn ze digitaal, hebben hun eigenaardigheden die vaak handmatig werk met zich meebrengen.

Met Automated Clearing House (ACH) komt het geld op jouw rekening, maar de informatie over de overschrijving is apart, vaak in een e-mail. Veel bedrijven hebben accounts receivable-specialisten in dienst die hun hele werkdag bezig zijn met het openen van remittance e-mails, het intypen van de betaalgegevens in ERP's en het matchen van betalingen met facturen in het cash application proces.

Het is ergonomisch gezien ongelukkig. Maar creditcardbetalingen zijn maar een klein beetje beter. Ze komen meestal in een e-mail met als bijlage een virtueel creditcardnummer dat speciaal voor de betaling is aangemaakt en informatie over de overschrijving. Maar een mens moet nog steeds die e-mails openen en gegevens invoeren om de betaling te verwerken en te posten.

Maar hier komt Billtrust met de ergonomische oplossing. U bent waarschijnlijk wel bekend met bankloketten die papieren cheques ontvangen, deze verwerken en vervolgens de overschrijvingsgegevens uittypen en naar u doorsturen. Wij hebben een **Digital Lockbox** die hetzelfde doet voor creditcard- en Automated Clearing House (ACH)-betalingen, maar het is volledig geautomatiseerd.

In het midden van de Digital Lockbox bevindt zich een e-mail inbox waar al jouw elektronische betalingen naartoe worden gestuurd of omgeleid. Billtrust zal automatisch betalings e-mails openen en lezen, credit card betalingen verwerken en remittance vastleggen. Billtrust Cash Application kan hetzelfde doen voor Automated Clearing House (ACH) betalingen.

Jouw team besteedt waarschijnlijk veel van zijn tijd in Outlook en Gmail aan het openen en verwerken van gemailde betalingen. Al die tijd van de werknemer brengt kosten met zich mee. En met slimme tools zoals de Billtrust Digital Lockbox kunt u die uren van uw werknemers toewijzen aan nuttigere taken of de noodzaak elimineren om aannemers toe te voegen om het betalingsvolume te verwerken.

En het is mogelijk om de kosten van jouw arbeid en termijn voldoende te verlagen om de kosten voor het accepteren van creditcards volledig teniet te doen.

Dat is het grote idee dat we u willen meegeven van deze paper: Creditcardbetalingen brengen kosten met zich mee, maar ze maken nog meer besparingen mogelijk als u geautomatiseerde oplossingen inzet die profiteren van de digitale aard van creditcardbetalingen. 

Oké, laten we beginnen. Nu we ons grotere punt over termijn en arbeidskosten hebben gemaakt, gaan we u precies laten zien hoe elk bedrijf zijn creditcardacceptatiekosten kan verlagen.

Het begint met het begrijpen van de kosten, die in drie delen uiteenvallen:

1. Kosten voor betalingsverwerker: Dit is wat u betaalt aan het bedrijf dat de kaartbetaling accepteert en naar het betalingsnetwerk stuurt. En deze vergoeding is eigenlijk bespreekbaar. Afhankelijk van de deal die je met jouw verwerker sluit, kunt u interchange plus, flat rate, abonnement of gedifferentieerde vergoedingsstructuren betalen. Vergelijk processors en kijk wat ze aanbieden.
2. Interchange fees: Deze gaan rechtstreeks naar de issuer / bank. Over deze kosten kan niet worden onderhandeld, maar ze kunnen variëren op basis van het bedrag van de transactie en de branche waarin het bedrijf zich bevindt.
3. Toetsingskosten: Deze worden rechtstreeks aan het creditcardnetwerk zoals Visa of Mastercard betaald. Deze vergoeding is gebaseerd op jouw maandelijkse verkoop en is geen vergoeding per transactie. Handelaren verwijzen naar de gecombineerde afwikkelingsvergoeding en toetsingsvergoeding als de veegvergoeding.

De meest effectieve manier om jouw afwikkelingspercentage te beïnvloeden is met betaalgegevens. In elke betaling zijn er meerdere velden die gevuld kunnen worden met gegevens. Deze velden zijn zaken als "bedrijfsadres", "belastingnummer", "productcode", "bestemmingspostcode", enz. Ze zijn in feite meer informatie over de betaling.

De kaartnetwerken categoriseren deze velden in gegevens van niveau 1, niveau 2 en niveau 3. Gegevens van niveau 1 zijn vereist om een transactie te laten plaatsvinden. Maar het verstrekken van gegevens van niveau 2 en niveau 3 ontgrendelt lagere afwikkelingspercentages, omdat de kaartnetwerken van mening zijn dat het hebben van deze gegevens bewijst dat de betaling minder waarschijnlijk frauduleus is.

Het slechte nieuws is dat Visa en Mastercard anders definiëren wat gegevens van niveau 2 en niveau 3 zijn. En het is moeilijk om gegevens van niveau 2 en niveau 3 bij elke transactie nauwkeurig vast te leggen en in te voeren.

Daarom raden wij aan om een derde partij betalingsspecialist zoals Billtrust te gebruiken, die automatisering en big data kan inzetten om jouw betalingen met niveau 2- en niveau 3-gegevens consistenter te verwerken.

De tarieven zijn vorig jaar misschien gestegen, maar als u gebruik maakt van alle kostenbesparende strategieën die we in dit document hebben beschreven, kunnen jouw holistische kosten voor betalingsacceptatie aanzienlijk dalen.

De oprichter van Billtrust, Flint Lane, houdt ervan om naastautomatisering ook digitalisering te promoten.

Automatisering is wat wij hier bij Billtrust verkopen. Onze oplossingen automatiseren processen in de gehele order-to-cash cyclus.

Maar wat automatiseren we? Wij kunnen de contante toepassing van jouw betalingen met papieren cheques automatiseren. Onze matching software kan jouw chequebetalingen nauwkeurig en onmiddellijk matchen met openstaande facturen. Maar we kunnen de post niet automatiseren. Als jouw papieren cheque 5 dagen op de post blijft - dat kan niet geautomatiseerd worden.

Daarom zijn wij voorstanders van digitale betalingen zoals creditcards en Automated Clearing House (ACH). Alleen als u digitale gegevens combineert met automatisering, kunt u de voordelen van moderne accounts receivable-oplossingen ten volle benutten.

Wij helpen u graag om daar te komen. Neem dan contact met ons op.

Een expert in kostenverlagende, cashflowverhogende, accounts receivable-oplossingen zal binnenkort contact met u opnemen.