Geen toename van personeel, ondanks 22% growth in AR volumes

Producten

Uitdaging: 4 van de 5 dagen besteed aan handmatig werk

Een toonaangevende distributeur van materialen staat erom bekend alleen de allerbeste producten op voorraad te hebben. Maar toen een nieuwe Director of Credit & Accounts Receivable bij het bedrijf begon, realiseerde ze zich al snel dat haar hoogwaardige software voor debiteurenautomatisering onbenutte mogelijkheden bood.

"Het handmatig invoeren van gegevens is onze tijd niet waard, en toch besteedde een groot deel van ons team 4 van de 5 dagen per week aan handmatig werk. Dus begon ik me te verdiepen in onze financiële technologieën", zei ze, terwijl ze haar wens uitlegde om naar uitmuntendheid te streven in plaats van genoegen te nemen met middelmatigheid.

De economische tegenwind begon toe te nemen en ze wist dat de druk om accounts receivable effectief te beheren alleen maar zou toenemen. Ze wilde nieuwe eisen in evenwicht brengen met automatisering en een teamstructuur opbouwen die kon meegroeien zonder het personeelsbestand uit te breiden. In plaats van de status quo te accepteren, ging ze aan de slag om inefficiënties binnen het order-to-cash proces aan te pakken om de productiviteit en een sterkere cashflow te stimuleren.

Hoewel het bedrijf de oplossingen van Billtrust voor facturatie en de verwerking van betalingen al had geïmplementeerd, was er een kans om de automatisering verder te voeren en de manier waarop het team waarde leverde opnieuw te definiëren. Ze maakte gebruik van haar partnerschap met Billtrust om te onderzoeken hoe een efficiëntere en duurzame deibiteurenadministratie eruit zou kunnen zien.

De verwerking van betalingen bleek het slimste startpunt voor verbetering. Het doel: de matchingpercentages van het accounts receivable-team verhogen met behulp van automatisering op basis van machine learning (ML) om meer productiviteit te behalen. Onder begeleiding van Billtrust lanceerde ze een plan om haar door ML aangedreven matching-engine van Billtrust te trainen en werd ze creatief in hoe ze haar team meenam in dit proces. Het resultaat: een slimmer, schaalbaarder proces dat al snel meetbaar rendement begon op te leveren.

Oplossing: AI-twijfels overwinnen

Het verbeteren van de prestaties bij de verwerking van betalingen, betekende dat de ML-engine moest leren om met grotere precisie af te stemmen – een verandering die met enige terughoudendheid werd ontvangen. Sommige leden van het debiteurenteam waren bezorgd dat ze, door het AI-systeem te trainen, de waarde van hun eigen werk zouden verminderen. Als reactie hierop werkte ze eraan om haar team te informeren.

"Sommige teamleden waren in het begin terughoudend, en terecht. AI omarmen kost tijd – het is als het keren van een groot schip," legde ze uit. "Wanneer de waarde van een werknemer gebaseerd is op iets heel tastbaars zoals gegevensinvoer, is het moeilijk voor hen om te zien hoe hun bijdrage opnieuw wordt uitgevonden nadat AI hun werk begint uit te voeren."

Als hoofd van de debiteurenafdeling moest ze vertrouwen opbouwen door haar personeel hun groeipotentieel en hun pad vooruit na de automatisering te tonen. "Dat grotere plaatje hielp hen hun persoonlijke waarde op nieuwe manieren te zien", voegde ze eraan toe.

Vervolgens werkten het distributiebedrijf en Billtrust samen aan een stimuleringsprogramma dat de matchingpercentages voor de verwerking van betalingen rechtstreeks koppelde aan persoonlijke prestatie-indicatoren. Er werden financiële beloningen uitgeloofd aan diegenen die hun "persoonlijke matchingpercentages" konden verbeteren door het machine learning-systeem te leren zijn reconciliatiesucces te vergroten. Hoe beter de machine presteerde, hoe groter de beloning. Billtrust’s confidence-based matching-functionaliteit was een factor die de adoptie van AI stimuleerde, aangezien de instelbare drempelwaarde meer controle geeft over hoeveel uitzonderingen er worden gegenereerd – en dus hoeveel handmatig opvolgwerk er nodig is.

Het programma werkte en veranderde automatisering van een vermeende bedreiging in een gezamenlijk succesverhaal. Naarmate de verschuiving zich ontvouwde, werden de rollen en verantwoordelijkheden van veel teamleden naar een hoger niveau getild. Sommigen werden trainers en hielpen anderen succesvol te zijn met de nieuwe tools, terwijl anderen overstapten naar rollen met een grotere impact, zoals debiteurenbeheer, waar ondersteuning nu dringender nodig was. Zo werd de organisatie meer gefocust terwijl ze slank bleef en haar menselijke middelen beter benutte. 

Het bedrijf erkende dat innovatie ook een verschuiving vereiste in de manier waarop succes bij de verwerking van betalingen werd gemeten. De overstap van matchingspercentages op kopniveau naar regelniveau maakte een meer granulaire matchingnauwkeurigheid mogelijk. Nu kan ze ervoor zorgen dat elk regelitem correct wordt verantwoord, terwijl ze ook met scherpere precisie kan evalueren hoeveel werk het team echt aankan.

Resultaten: Productiviteitswinst gelijk aan 9 medewerkers

Vandaag heeft het bedrijf een stijging van 42% in de matchingspercentages voor de verwerking van betalingen bereikt, wat de automatisering en dus de efficiëntie heeft verhoogd. Hun productiviteitswinst komt overeen met negen voltijdse werknemers. Nu kan de organisatie een toename van 22% in transactievolumes bijhouden zonder extra personeel te hoeven aannemen. Een snelle installatie – door wat zij omschrijven als de "instellen-en-vergeten"-automatisering van Billtrust – bevrijdde haar team ook van tijdrovende implementatie en onderhoud.

"Dankzij Billtrust hebben we ons kunnen richten op de juiste statistieken, medewerkers kunnen inzetten voor rollen met meer impact, en meer kunnen doen met minder – en dat alles terwijl de prestaties verbeterden.

Director of Credit & AR bij een toonaangevend distributiebedrijf

Naast de operationele efficiëntie is het moreel van het team gestegen, nu werknemers hun vaardigheden in nieuwe rollen hebben verbreed. Over het algemeen bewezen sterkere statistieken en een duidelijkere zichtbaarheid de waarde van Billtrust, wat het debiteurenteam meer steun opleverde van leidinggevenden en de raad van bestuur.

Het opwaartse traject voortzetten

Hoewel het bedrijf grote winsten boekt in productiviteit en snellere facturatiecycli, krijgen ze ook een beter inzicht. De betalingsanalyses van Billtrust zetten inzichten om in bruikbare informatie, waardoor het team proactief gebieden kan identificeren en verbeteren waar slechte betalingsgegevens de snelheid van financiële reconciliaties vertragen. Het leiderschap beschrijft dit zowel als een overwinning voor de klantervaring als voor de debiteurenadministratie:

"Onze ogen zijn geopend – nu kunnen we zien welke betalingen het meest problematisch zijn. Onze klanten helpen hun betalingsgegevens te verbeteren, helpt iedereen. Als we een betaling niet kunnen toewijzen, staat deze nog steeds als achterstallig, wat de kredietscore van klanten kan schaden. Betere betalingen helpen de hele relatie."

Director of Credit & AR bij een toonaangevend distributiebedrijf

Het bedrijf blijft handmatig werk elimineren en streeft naar uitzonderlijke klantervaringen. E-invoicing en eDelivery-tarieven spelen hierbij een belangrijke rol. Voor topklanten betekent dit dat zij facturen snel kunnen indienen via de unieke AP-portalen van hun klanten. Omdat het Billtrust AR-automatiseringsplatform geïntegreerd is met meer dan 260 crediteurenportalen, verloopt dit proces moeiteloos, waardoor vervelende handmatige inspanningen voor het team worden geëlimineerd. "We zijn nog steeds op weg naar de top, en we hebben de juiste partner om ons daar te krijgen", voegde ze eraan toe. "Tegen het einde van het jaar zal Billtrust de belangrijkste relatie zijn die we met een externe partij hebben."