Was ist also das Besondere an der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung? Es rationalisiert im Wesentlichen den gesamten Prozess von der Rechnung bis zur Zahlung, eliminiert manuelle Aufgaben und reduziert Fehler und bietet gleichzeitig mehr Transparenz und Kontrolle. Moderne Lösungen beinhalten OCR-Technologie für das Rechnungsmanagement, um Daten ohne manuelle Eingabe genau zu erfassen. Da Unternehmen ihre Abläufe weiter digitalisieren, ist die Implementierung der richtigen Funktionen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung nicht nur zu einem Wettbewerbsvorteil, sondern zu einer Notwendigkeit für die Aufrechterhaltung effizienter Finanzabläufe geworden.
Die Debitorenbuchhaltung-Kreditorenbuchhaltung-Verbindung: Komplementäre Kräfte im Cashflow-Zyklus
Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung stellen zwei Seiten derselben Finanzgleichung dar – eine Geschäftstransaktion aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet. Was in Ihren Büchern als Forderung erscheint, ist gegenüber Ihrem Kunden zahlbar. Diese komplementäre Beziehung bildet das Rückgrat des B2B-Handels und bestimmt den Rhythmus des Cashflows des Unternehmens.
Wenn Ihr Team nun mit Forderungen zu tun hat, kann Ihnen ein Einblick in die Arbeitsweise moderner Kreditorenbuchhaltungsabteilungen einen echten strategischen Vorteil verschaffen. Wenn Ihre Debitorenbuchhaltungsprozesse auf die Kreditorenbuchhaltung Ihrer Kunden abgestimmt sind, glätten Sie die Unebenheiten, die die Zahlung oft verzögern. Haben Sie sich jemals gefragt, wie Ihre Rechnungen tatsächlich durch die Systeme Ihrer Kunden laufen? Kann ihr OCR-Techniker die Informationen leicht abrufen? Enthalten Ihre Rechnungen alle Datenfelder, die ihre Tools zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erwarten? Können sie reibungslos durch Genehmigungsworkflows segeln?
Das Endergebnis? Je effektiver Ihre AR-Prozesse die AP-Automatisierungsfunktionen Ihrer Kunden ergänzen, desto schneller werden Ihre Rechnungen verarbeitet und bezahlt. Diese Harmonie zwischen den Systemen entsteht nicht zufällig – sie bedeutet, dass Ihr Debitorenbuchhaltungsteam über den Tellerrand hinausblicken und wirklich verstehen muss, was auf der anderen Seite der Transaktion passiert.
Grundlagen der Funktionen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
Worum geht es also bei diesen AP-Automatisierungstechnologien? Im Wesentlichen verändern sie die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung und Zahlungen verwalten. Und hier ist ein Tipp für Debitorenbuchhaltung-Teams: Sie erhalten erhebliche Vorteile, wenn Sie die Systeme verstehen, die Ihre Kunden verwenden.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung digitalisiert den Prozess der Kreditorenbuchhaltung vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsausführung. Diese Systeme bieten Vorteile, die sich auf beide Seiten der Transaktion auswirken:
- Reduzierte Bearbeitungszeit, sodass Rechnungen schneller durch Genehmigungsworkflows geleitet werden können.
- Verbesserte Genauigkeit durch automatisierte Datenerfassung, wodurch fehlerbedingte Zahlungsverzögerungen reduziert werden.
- Verbesserte Transparenz des Rechnungsstatus, wodurch eine bessere Kommunikation zwischen den Parteien ermöglicht wird.
- Effiziente Zahlungsabwicklung, wodurch ein besser vorhersehbarer Zahlungszeitpunkt für Lieferanten geschaffen wird.
Davon profitieren alle Beteiligten: Käufer verarbeiten Rechnungen effizienter und Lieferanten erhalten ihre Zahlungen schneller. Debitorenbuchhaltung-Teams, die ihre Prozesse an die Kreditorenbuchhaltung-Systeme ihrer Kunden anpassen, erleben weniger Verzögerungen, Ausnahmen und Zahlungsprobleme.
Lesen Sie unseren Lösungsleitfaden → Automatisieren Sie die Rechnungsstellung in Kreditorenbuchhaltungsportalen und erhalten Sie schneller Ihr Geld
Zentrale Funktionen für die Rechnungsverarbeitung
Das Herzstück jeder Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung sind die Funktionen für die Rechnungsverarbeitung. Diese Funktionen bilden die Grundlage, auf der andere Automatisierungsfunktionen aufgebaut sind, und machen sie für den Erfolg Ihrer Kreditorenbuchhaltung notwendig.
Welche wichtigen Funktionen zur Rechnungsverarbeitung können also die Kreditorenbuchhaltung Ihrer Kunden wirklich verändern (und Ihnen das Leben erleichtern)? Schaue nach:
- Automatisierte Datenerfassung mittels OCR- und KI-Technologie zum Extrahieren von Rechnungsinformationen.
- Unterstützung mehrerer Formate für die konsistente Verarbeitung von Papier-, PDF- und elektronischen Rechnungen.
- AP-Portal-Integrationen, die mit über 200+ Portalen für die elektronische Zustellung verbunden sind.
- Intelligente Dokumentenerkennung zur Klassifizierung und Weiterleitung verschiedener Arten von Finanzdokumenten.
- Validierungsregeln, die automatisch nach Fehlern und Complianceproblemen suchen.
Automatisierte Datenerfassung und -extraktion
Moderne Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung nutzen fortschrittliche Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR) und künstliche Intelligenz, um automatisch Schlüsseldaten aus Rechnungen zu extrahieren. Diese Funktion macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und reduziert sowohl die Bearbeitungszeit als auch die Fehlerquote erheblich.
Unterstützung von Multiformat-Rechnungen
Rechnungen gibt es in allen Formen und Größen – Old-School-Papier, PDFs, elektronische. Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung müssen in der Lage sein, all diese Formate zu verarbeiten, ohne separate Workflows zu erstellen oder zusätzliche Komplexität zu verursachen.
Integrationen und Verbindungen von AP-Portalen
Wenn Sie eine wirklich reibungslose Rechnungsverarbeitung für Ihre Kunden wünschen, muss ihr Kreditorenbuchhaltungssystem gut mit Lieferantenportalen und Kreditorennetzwerken zusammenarbeiten. Diese Verbindungen bedeuten, dass elektronische Rechnungen sofort fließen können, wodurch die manuelle Handhabung entfällt und der gesamte Prozess beschleunigt wird.
Optimierung der AP-AR-Zusammenarbeit
Leistungsstarke Kreditorenbuchhaltungsprozesse existieren nicht isoliert – sie müssen in die Debitorenbuchhaltung der Lieferanten integriert werden. Funktionen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, die diese Zusammenarbeit erleichtern, schaffen einen Mehrwert für beide Parteien.
Methoden der digitalen Rechnungszustellung
Moderne Kreditorenbuchhaltungs-Automatisierungslösungen unterstützen mehrere digitale Übermittlungskanäle, sodass Lieferanten Rechnungen in dem für sie bequemsten Format senden können und gleichzeitig sichergestellt wird, dass Käufer sie effizient empfangen und verarbeiten können.
Self-Service-Lieferantenportale
Self-Service-Portale bieten eine zentrale Anlaufstelle, an der Sie als Lieferant Rechnungen einreichen, den Zahlungsstatus überprüfen, Informationen aktualisieren und mit Einkäufern kommunizieren können. Diese Portale erhöhen die Transparenz und reduzieren den Verwaltungsaufwand für die Kreditorenbuchhaltungsabteilungen des Käufers.
Verfolgung des Rechnungsstatus in Echtzeit
Die Transparenz des Rechnungsstatus ist sowohl für Einkäufer als auch für Lieferanten wichtig. Echtzeit-Tracking-Funktionen beseitigen Unsicherheiten und reduzieren den Bedarf an Statusabfragen, wodurch die Ergebnisse auf beiden Seiten der Transaktion verbessert werden.
Action Carting Environmental Services zeigt die Auswirkungen einer optimierten Debitorenbuchhaltung-Kreditorenbuchhaltung-Zusammenarbeit. Nach der Implementierung der Lösungen von Billtrust erzielte das Unternehmen eine Steigerung der digitalen Zahlungen um 2 Millionen US-Dollar und sparte 70 Stunden pro Monat an manueller Arbeit ein. Darüber hinaus erzielten sie Einsparungen von 23.000 US-Dollar bei den jährlichen Portokosten und erreichten eine eRechnungsstellung von 51 %.
Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungs-Workflows
Bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung geht es jedoch nicht nur um die Verarbeitung der Rechnung selbst. Die wirklich intelligenten Systeme gehen noch weiter und automatisieren den gesamten Workflow der Kreditorenbuchhaltung von Anfang bis Ende. Dies gibt Finanzteams eine unglaubliche End-to-End-Kontrolle.
Die richtige Workflow-Automatisierung bietet diese Vorteile:
- Optimierte Genehmigungsprozesse, die Engpässe beseitigen und Zykluszeiten verkürzen.
- Automatisierte Ausnahmebehandlung zur schnellen Identifizierung und Behebung von Diskrepanzen.
- Intelligente Abgleichsfunktionen, die Rechnungen mit Bestellungen und Quittungen vergleichen.
- Anpassbare Geschäftsregeln, die Ihre spezifischen Richtlinien und Anforderungen widerspiegeln.
- Eskalationspfade, um Verzögerungen zu vermeiden, wenn Genehmiger nicht verfügbar sind.
Automatisierte Genehmigungsworkflows
Manuelle Freigabeprozesse führen zu Engpässen und Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung. Automatisierte Genehmigungsworkflows leiten Rechnungen auf der Grundlage vordefinierter Regeln an die entsprechenden Genehmiger weiter, um den Prozess zu beschleunigen und gleichzeitig die richtigen Kontrollen zu gewährleisten.
Funktionen zur Ausnahmebehandlung
Nicht alle Rechnungen folgen Standardprozessen – Ausnahmen erfordern besondere Aufmerksamkeit, um Unstimmigkeiten zu beheben oder ungewöhnliche Umstände zu berücksichtigen. Ausnahmebehandlungsfunktionen stellen sicher, dass diese Rechnungen keine Verzögerungen verursachen.
Rechnungsabgleich (Bestellung, Quittung, Vertrag)
Der automatische Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen, Quittungen und Verträgen ist eine wichtige Funktion, die Genauigkeit und Konformität gewährleistet und gleichzeitig den manuellen Aufwand reduziert.
Erweiterte Funktionen für das Zahlungsmanagement
Eine vollständige AP-Automatisierung beschränkt sich nicht nur auf die Rechnungsverarbeitung. Darüber hinaus bietet es ausgefeilte Zahlungsverwaltungsfunktionen, die den Cashflow optimieren und die Beziehungen verbessern.
Digitale Zahlungsabwicklung
Elektronische Zahlungsmethoden bieten erhebliche Vorteile gegenüber herkömmlichen Papierschecks, darunter eine schnellere Verarbeitung, niedrigere Kosten und erhöhte Sicherheit. Die besten Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bieten Ihnen eine große Auswahl an digitalen Zahlungsoptionen.
Funktionen zur Zahlungsplanung
Strategisches Zahlungstiming kann den Cashflow optimieren und Skonti für vorzeitige Zahlungen erfassen. Funktionen zur Zahlungsplanung ermöglichen es Finanzteams, Zahlungen zum optimalen Zeitpunkt zu planen und auszuführen.
Verwaltung von Skontovorfällen
Skonti bei vorzeitiger Zahlung stellen eine erhebliche Möglichkeit für Kosteneinsparungen dar, aber die Erfassung dieser Skonti erfordert eine optimierte Rechnungsverarbeitung und Zahlungsausführung.
Internationale Zahlungsunterstützung und Compliance
Globale Unternehmen sehen sich mit zusätzlicher Komplexität bei der Verwaltung von Zahlungen über Grenzen, Währungen und regulatorische Umgebungen hinweg konfrontiert. Umfassende Lösungen für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung umfassen Funktionen, die speziell auf diese Herausforderungen zugeschnitten sind.
Vorteile bei der Finanzkontrolle und Compliance
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung macht nicht nur die Dinge schneller, sondern bietet auch erhebliche Verbesserungen bei der Finanzkontrolle und Compliance – zwei Dinge, die für Finanzführungskräfte immer an erster Stelle stehen.
Die Kreditorenbuchhaltung-Automatisierung verbessert die Finanzverwaltung durch:
- Audit-Trails, die jede Systemaktion und -genehmigung dokumentieren.
- Sichere Dokumentenspeicherung mit Aufbewahrungsrichtlinien, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
- Mehrschichtige Sicherheitsprotokolle zum Schutz sensibler Finanzinformationen.
- Maßnahmen zur Betrugsprävention, die verdächtige Muster und Aktivitäten identifizieren.
- Globale Compliance-Funktionen, die die Vorschriften für die eRechnungsstellung weltweit erfüllen.
Audit-Trail und Dokumentenspeicherung
Audit-Trails und eine sichere Dokumentenspeicherung sind für die finanzielle Transparenz, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und das Risikomanagement unerlässlich.
Sicherheits- und Betrugspräventionsmaßnahmen
Finanzprozesse sind die Hauptziele für Betrug, was Sicherheitsmaßnahmen zu einer wichtigen Komponente der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung macht.
Globale Compliance-Unterstützung für eRechnungsstellung
Die Vorschriften zur eRechnungsstellung sind in den einzelnen Ländern und Regionen sehr unterschiedlich und stellen für international tätige Unternehmen eine Herausforderung bei der Einhaltung der Vorschriften dar.
Blog lesen → Die Portallösung für die Kreditorenbuchhaltung – Billtrust BPN Rechnungsstellung
Datenanalyse- und Berichtsfunktionen
Intelligente Entscheidungen auf der Grundlage von Daten treffen? Das ist es, was die guten Finanzorganisationen von den großen unterscheidet. Funktionen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, die Analyse- und Berichtsfunktionen bieten, ermöglichen es Finanzleitern, Prozesse zu optimieren und die strategische Planung zu optimieren.
Echtzeit-Transparenz bei der Rechnungsverarbeitung
Es ist von entscheidender Bedeutung, genau zu sehen, was mit Rechnungen passiert – den Rechnungsstatus und die Verarbeitungskennzahlen – und wie Ihr Kreditorenbuchhaltungsprozess funktioniert. Echtzeit-Dashboards geben Ihnen einen sofortigen Überblick über Ihre Abläufe, damit Sie immer auf dem Laufenden sind.
Leistungskennzahlen und KPIs
Die Verfolgung von Leistungskennzahlen hilft Finanzteams, die Leistung zu messen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und den Wert der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zu demonstrieren.
Der Lohn: ROI und Auswirkungen auf das Geschäft
Der ultimative Maßstab für den Erfolg der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sind die Auswirkungen auf die Geschäftsergebnisse und den Return on Investment. Sich über diese potenziellen Gewinne im Klaren zu sein, ist für Finanzführungskräfte von entscheidender Bedeutung, wenn sie überzeugende Argumente für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung entwickeln.
Unternehmen, die Funktionen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung implementieren, erleben in der Regel Folgendes:
- Deutliche Reduzierung der Prozesskosten im Vergleich zu manuellen Methoden.
- Erhebliche Verbesserung der Verarbeitungseffizienz, wodurch die Zykluszeiten von Wochen auf Tage reduziert werden.
- Amortisationszeiten von weniger als 12 Monaten für die meisten Implementierungen.
- Signifikante Erfassung von Skonti, die zuvor aufgrund von Verzögerungen verpasst wurden.
- Verlagerung des Finanzpersonals von der Transaktionsabwicklung in strategische Aktivitäten.
Mit den richtigen Funktionen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können Finanzverantwortliche ihre Kreditorenbuchhaltung von Kostenstellen zu strategischen Vermögenswerten transformieren und so dem gesamten Unternehmen greifbare Vorteile bringen.
Billtrust: Führende AR-Lösungen für eine nahtlose Zahlungsabwicklung
Seit 2001 konzentriert sich Billtrust ausschließlich auf die Optimierung der Debitorenbuchhaltung. Wir bieten zwar keine Tools zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung an, aber unsere Debitorenbuchhaltung-Lösungen harmonieren mit einer Vielzahl von Kreditorenbuchhaltungssystemen. Unsere Expertise unterstützt Finanzteams bei Folgendem:
- Liefern Sie Rechnungen in Formaten, die in die AP-Automatisierungstools der Kunden einfließen.
- Verarbeiten Sie eingehende Zahlungen schnell, unabhängig von Methode oder Quelle.
- Wenden Sie Bargeld mit KI-gestützten Matching-Funktionen genau an.
- Optimieren Sie Sammlungen mit intelligenten Workflows.
Unsere KI-gestützte, einheitliche Debitorenbuchhaltung-Plattform transformiert das Forderungsmanagement und hilft 2.400+ Kunden in 40+ Branchen, jährlich über 1 Billion US-Dollar an Rechnungsdollar zu verarbeiten.
Billtrust arbeitet mit Finanzleitern zusammen, die erkennen, dass gut konzipierte Debitorenbuchhaltungsprozesse den Cashflow verbessern, Kosten senken und die Kundenbeziehungen stärken. Unser Wissen über den gesamten Transaktionszyklus – bei gleichzeitiger Beibehaltung unseres Fokus auf die Debitorenbuchhaltung – verhilft Unternehmen zum Erfolg im B2B-Handel.
