Senken Sie Ihre DSO mit automatisierten Zahlungsdiensten

Schneller bezahlt zu werden, sollte nicht kompliziert sein. Dennoch haben Finanzteams mit langwierigen Zahlungszyklen, manueller Verarbeitung und dem ständigen Jonglieren mit mehreren Zahlungskanälen zu kämpfen. Während Einkäufer flexible Zahlungsoptionen erwarten, benötigen Lieferanten effiziente Prozesse, die den Cashflow beschleunigen, ohne die Kundenbeziehungen zu beeinträchtigen.

Die Lösung liegt in automatisierten Zahlungsdiensten – einer Technologie, die die Zahlungsakzeptanz rationalisiert, manuelle Arbeit reduziert und den Lieferanten die Kontrolle über ihren Bargeldkreislauf zurückgibt. Durch die Umwandlung traditioneller Zahlungsprozesse in digitale Workflows können Unternehmen ihre Days Sales Outstanding (DSO) erheblich reduzieren und gleichzeitig die Kundenerwartungen erfüllen.

Von Implementierungsstrategien bis hin zur ROI-Messung eröffnet das Verständnis der Leistungsfähigkeit der Zahlungsautomatisierung neue Möglichkeiten zur Verbesserung der Finanzabläufe. Lassen Sie uns untersuchen, wie diese Lösungen Ihre Zahlungsprozesse transformieren können, und untersuchen Sie die wichtigsten Funktionen, praktischen Schritte für den Erfolg und Möglichkeiten, sinnvolle Verbesserungen in Ihren Inkassozyklen zu verfolgen.

Laden Sie unser E-Book herunter → Getting unstuck: Optimierung von B2B-Zahlungsprozessen

Die Außenstandsdauer wirkt sich direkt auf die finanzielle Gesundheit und die operativen Fähigkeiten Ihres Unternehmens aus. Diese kritische Kennzahl misst die durchschnittliche Anzahl der Tage, die es dauert, bis die Zahlung nach einem Verkauf eingezogen wird, und wirkt sich auf alles aus, vom Cashflow bis zum Wachstumspotenzial.

Warum DSO wichtig ist

• Zeigt die Effizienz der Sammelprozesse an
• Spiegelt die Stärke der Kundenbeziehungen wider
• Auswirkungen auf die Verfügbarkeit von Betriebskapital
• Beeinflusst die Fähigkeit, in Wachstum zu investieren
• Beeinflusst Kreditratings und Kreditkosten

Hindernisse für die Sammlung

Durch manuelle Zahlungsprozesse entstehen Engpässe zwischen Rechnungszustellung und Zahlungseingang. Papierschecks müssen physisch bearbeitet werden, Kreditkartenzahlungen erfordern eine manuelle Eingabe und die Abstimmung über alle Kanäle hinweg kostet wertvolle Zeit. Diese Ineffizienzen belasten die DSO und belasten ihre ohnehin begrenzten Ressourcen.

Zahlungsabwicklungsdienste für Unternehmen beseitigen diese Inkassohindernisse und rationalisieren den gesamten Prozess von der Rechnung bis zum Abgleich. Durch die Digitalisierung dieser Arbeitsabläufe können sich Finanzteams auf strategische Initiativen konzentrieren, anstatt Zahlungen hinterherzujagen, und gleichzeitig die Zeit zwischen Verkauf und Abholung erheblich verkürzen.

Möchten Sie Ihre Zahlungsabläufe optimieren? Entdecken Sie unseren Leitfaden zur ERP-Zahlungsabwicklung und erfahren Sie, wie Sie die Effizienz maximieren und gleichzeitig manuelle Aufgaben reduzieren können.

Abgesehen von den offensichtlichen Auswirkungen auf DSO ist die manuelle Zahlungsabwicklung mit erheblichen versteckten Kosten verbunden, die sich sowohl auf die betriebliche Effizienz als auch auf das strategische Wachstum auswirken. Finanzteams, die automatisierte Zahlungssysteme implementieren, stellen häufig fest, dass Ausgaben ihre Ressourcen belasten, von denen sie nicht wussten, dass sie ihre Ressourcen belasten.

So manifestieren sich diese Kosten in drei kritischen Bereichen:

Zeit- und Ressourcenverbrauch

Jede Minute, die für die manuelle Zahlungsabwicklung aufgewendet wird, stellt einen Zeitverlust für strategische Initiativen dar. Teams stehen vor einem endlosen Kreislauf sich wiederholender Aufgaben, die wertvolle Ressourcen verbrauchen:

• Personalstunden, die für die Dateneingabe und -überprüfung aufgewendet werden
• Umfangreicher manueller Abgleich über alle Zahlungsmethoden hinweg
• Verzögerte Zahlungsbuchung und Barausbringung
• Zeitintensives Exception-Handling und Recherche
• Mehrere Anforderungen an die Systemwartung
• Ständige Zahlungsstatusabfrage

Finanzielle Auswirkungen

Die tatsächlichen Kosten der manuellen Verarbeitung gehen über die grundlegenden Transaktionsgebühren hinaus und schaffen ein Netz versteckter Ausgaben, die sich auf Ihr Endergebnis auswirken:

• Höhere Gebühren für die Zahlungsabwicklung
• Zusätzliches Personal für manuelle Aufgaben
• Kosten für Fehlerkorrektur und Untersuchung
• Verpasste Gelegenheiten zur vorzeitigen Zahlung
• Unnötige Bankgebühren
• Redundante Technologiekosten

Belastung der Kundenbeziehungen

Ohne effiziente elektronische Zahlungsoptionen leidet die Kundenzufriedenheit, da Unternehmen Schwierigkeiten haben, moderne Zahlungserwartungen zu erfüllen:

• Eingeschränkte Zahlungsmethodenoptionen
• Häufige Verzögerungen bei der Bearbeitung
• Frustrationen durch Zahlungsfehler
• Langsame Antwortzeiten bei Anfragen
• Eingeschränkte Sichtbarkeit des Zahlungsstatus
• Inkonsistente Zahlungserfahrungen

Die Komplexität der Verwaltung verschiedener Zahlungsmethoden ohne Automatisierung führt zu einer Kaskade von Ineffizienzen. Jeder manuelle Berührungspunkt erhöht das Risiko von Fehlern und Verzögerungen, während wertvolle Zeit der Mitarbeiter für Aufgaben aufgewendet wird, die eine B2B-Zahlungsabwicklungslösung in Sekundenschnelle bewältigen könnte. Diese versteckten Kosten summieren sich im Laufe der Zeit, so dass die Umstellung auf Automatisierung nicht nur eine Bequemlichkeit, sondern auch eine finanzielle Notwendigkeit ist.

Laden Sie unseren Lösungsleitfaden herunter → Beginnen Sie mit der Abwicklung von Zahlungen zu Ihren Bedingungen mit Billtrust Payments

Die Zahlungsautomatisierung revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen eingehende Zahlungen handhaben, indem sie digitale Workflows erstellt, die die Verarbeitung beschleunigen und gleichzeitig manuelle Eingriffe reduzieren. Unternehmen, die elektronische Zahlungslösungen nutzen, erhalten eine beispiellose Kontrolle über ihre Inkassozyklen.

Digitale Bezahlkanäle

Moderne automatische Zahlungen rationalisieren jeden Schritt der Transaktion:

• Elektronische Zahlungsakzeptanz
• Digitale Rechnungspräsentation
• Automatisierter Abgleich
• Aktualisierungen des Zahlungsstatus in Echtzeit
• Integrierte Überweisungsübersicht

Vorteile der Straight-Through-Verarbeitung

Automatisierte Zahlungslösungen beseitigen traditionelle Engpässe:

• Sofortige Zahlungsbestätigung
• Automatische Verbuchung in Buchhaltungssysteme
• Bargeldanwendung in Echtzeit
• Reduzierte Verarbeitungsverzögerungen
• Wegfall der manuellen Dateneingabe

Multi-Channel-Zahlungsakzeptanz

Umfassende Lösungen unterstützen unterschiedliche Anforderungen an die Kreditorenbuchhaltung:

• Verarbeitung von Kreditkarten
• Automated Clearing House (ACH)-Transaktionen
• Elektronische Geldtransfers
• Zahlungen mit digitalen Geldbörsen
• Internationale Zahlungsmethoden

Vorteile der Zahlungstransparenz

Echtzeit-Einblicke transformieren die Entscheidungsfindung:

• Transaktionsüberwachung
• Sofortige Zahlungsbestätigung
• Detaillierte Zahlungsanalysen
• Verfolgung der Transaktionshistorie
• Analyse des Zahlungstrends

Diese Verlagerung hin zur automatisierten Verarbeitung führt zu einer grundlegenden Veränderung in der Art und Weise, wie Finanzteams arbeiten. Strategische Finanzinitiativen stehen im Mittelpunkt, da optimierte Arbeitsabläufe manuelle Berührungspunkte eliminieren und das Transaktionsmanagement von einer Belastung in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln.

Die Auswahl der richtigen automatisierten Zahlungsdienste erfordert eine sorgfältige Bewertung der Funktionen, die die Effizienz und die Ergebnisse steigern. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung potenzieller Lösungen die folgenden wesentlichen Funktionen:

• Nahtlose Integration: Jedes System in Ihrem Finanzökosystem muss nahtlos zusammenarbeiten, von ERP- und Buchhaltungssoftware bis hin zu Banking-Plattformen und benutzerdefinierten Anwendungen.
• Mehrkanalige Abnahme: Moderne Zahlungsplattformen müssen alle Zahlungsarten über eine einheitliche Schnittstelle abwickeln, wodurch die Komplexität der Verwaltung separater Systeme entfällt.
• Sicherheitsarchitektur: Der umfassende Schutz umfasst PCI DSS-Compliance, Verschlüsselungsprotokolle, Tools zur Betrugsprävention und detaillierte Prüfpfade.
• Selbstbedienung für Kunden: Digitale Zahlungsportale sollten gespeicherte Zahlungsmethoden, automatisierte wiederkehrende Zahlungen und vollständigen Zugriff auf die Transaktionshistorie bieten.
• Überwachung in Echtzeit: Dashboards und Reporting-Tools müssen einen sofortigen Einblick in den Zahlungsstatus, Trends und detaillierte Analysen bieten.
• Intelligenter Abgleich: Automatisierte Matching-Funktionen reduzieren manuelle Eingriffe und beschleunigen den Prozess der Bargeldanwendung.
• Kommunikationsmittel: Automatisierte Zahlungserinnerungen, Bestätigungen und Kontoaktualisierungen optimieren den Inkassoprozess.
• Zukunftsfähige Infrastruktur: Die Plattform soll wachsende Zahlungsvolumina und neue Zahlungsmethoden ohne Performance-Einbußen bewältigen können.
• Einhaltung: Integrierte Updates und Zertifizierungen sorgen dafür, dass sie mit den sich entwickelnden Anforderungen der Zahlungsbranche Schritt halten.

Finanzverantwortliche brauchen Technologiepartner, die die Komplexität des modernen B2B-Zahlungsverkehrs verstehen. Billtrust zeichnet sich dadurch aus, dass es eine umfassende, lieferantenzentrierte Zahlungsplattform anbietet, die all diese wesentlichen Funktionen enthält und sich gleichzeitig auf die Beschleunigung des Cashflows konzentriert.

Die Bereitstellung automatisierter Zahlungsdienste erfordert mehr als nur die Auswahl der richtigen Technologie. Eine erfolgreiche Implementierung erfordert eine sorgfältige Planung, eine klare Kommunikation und eine strategische Ausrichtung über Abteilungen hinweg.

Unternehmen, die sich dieser Transformation nähern, sollten sich auf drei Schlüsselbereiche konzentrieren:

Assessment-Phase

Beginnen Sie mit einer umfassenden Bewertung Ihres Ist-Zustands:

• Überprüfen Sie die aktuellen Zahlungsakzeptanzmethoden
• Dokumentieren Sie manuelle Prozesse und Engpässe
• Evaluierung der technischen Infrastruktur
• Bewerten Sie die Fähigkeiten des Personals und den Schulungsbedarf
• Bilden Sie den Datenfluss zwischen Systemen ab

Zielsetzung

Verwandeln Sie übergeordnete Ziele in spezifische, messbare Ziele:

• Definieren Sie die Erwartungen zur DSO-Reduzierung
• Legen Sie Ziele für die Verarbeitungseffizienz fest
• Legen Sie Kostensenkungsziele fest
• Erstellen von Metriken zur Kundenakzeptanz
• Entwicklung von Benchmarks zur Ressourcenoptimierung

Veränderungsmanagement

Berücksichtigen Sie das menschliche Element der Automatisierung mit einer detaillierten Planung:

• Schulungsprogramme entwerfen
• Prozessdokumentation entwickeln
• Erstellen Sie interne Kommunikationsstrategien
• Einrichtung von Support-Verfahren
• Planen eines phasenweisen Implementierungsansatzes

Der Erfolg der Zahlungsautomatisierung erfordert die Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung und Verfeinerung nach der Einführung. Durch die regelmäßige Auswertung von Messgrößen und Benutzerfeedback können Unternehmen ihre Implementierung optimieren und den Return on Investment maximieren.

Seit 2001 leistet Billtrust Pionierarbeit bei der Entwicklung von Debitorenbuchhaltungsprozessen und hat sich als führender Anbieter von automatisierten Zahlungsdiensten etabliert. Unsere Flaggschiff-Lösung, Billtrust Payments, dient als Rückgrat unserer einheitlichen Debitorenbuchhaltung-Plattform, verarbeitet über 100 Milliarden US-Dollar an Zahlungseinnahmen und verbindet sich mit 200+ Kreditorenbuchhaltung-Portalen weltweit.

Billtrust Payments gleicht die Debitorenbuchhaltung/Kreditorenbuchhaltung-Dynamik wieder aus, indem es den Lieferanten die Kontrolle zurückgibt und gleichzeitig die Zahlungsflexibilität der Kunden beibehält. Unsere lieferantenzentrierte Plattform kombiniert auf einzigartige Weise Straight-Through-Processing mit umfassenden Zahlungsakzeptanzfunktionen:

• Branchenführende Automatisierung: Verarbeiten Sie Kreditkartendaten der Stufen 2 und 3 automatisch, optimieren Sie die Interchange-Raten und nutzen Sie die Anwendung von Zuschlägen, um die Kosten zu kontrollieren.
• Vollständige Zahlungsflexibilität: Akzeptieren Sie alle Zahlungsmethoden, einschließlich Kreditkarten, Automated Clearing House (ACH), Überweisungen und E-Mail-Zahlungen über eine einheitliche digitale Plattform.
• Erweiterte Sicherheitsfunktionen: Schützen Sie Transaktionen mit PCI DSS-Compliance, fortschrittlicher Verschlüsselung und robusten Tools zur Betrugsprävention.
• Marken-Zahlungserlebnis: Bieten Sie Ihren Kunden ein nahtloses, professionelles Zahlungsportal, das Vertrauen schafft und die digitale Akzeptanz fördert.
• Intelligente Bargeldanwendung: Beschleunigen Sie den Cashflow mit automatisiertem Abgleich und Straight-Through-Processing-Funktionen.

Die Expertise von Billtrust erstreckt sich über 40+ Branchen und wird von engagierten B2B-Spezialisten für digitale Adoptionen unterstützt, die Ihnen helfen, Ihre Zahlungsakzeptanzstrategien zu optimieren. Unser Beratungsansatz stellt sicher, dass Sie den Wert Ihrer automatisierten Zahlungsdienste maximieren und gleichzeitig starke Kundenbeziehungen pflegen.

Transformieren Sie Ihre Debitorenbuchhaltung noch heute. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin, um herauszufinden, wie Billtrust Payments Ihren Cashflow beschleunigen und gleichzeitig die Kosten senken kann.