Ein Kreditprozess, den Forderungsmanagementmitarbeiter lieben werden

Alle Teile des Debitorenbuchhaltung-Zyklus sind voneinander abhängig. Ich habe bereits darüber geschrieben, wie sich die Rechnungsstellung und die Anwendung von Bargeld auf das Inkasso auswirken. Allerdings sind keine zwei Teile des Debitorenbuchhaltung-Zyklus enger aufeinander abgestimmt als Kredit und Inkasso. Forderungen sind das Resultat von Kreditentscheidungen. Wenn schlechte Kreditentscheidungen getroffen werden, leidet Ihre Forderungsbilanz darunter. Deshalb ist Ihr Kreditprozess so wichtig.

Wenn ein Kunde während des Kreditprozesses nicht ordnungsgemäß überprüft wurde, verursacht er Ihnen Probleme bei der Einziehung. Der Gesamtbestand an Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens kann niedrig sein, und zwar nicht aufgrund der Fähigkeit der Inkassoabteilung, die Forderungen einzutreiben, sondern aufgrund eines Fehlers bei der Kreditvergabe. Ein starker Kreditvergabeprozess trägt wesentlich dazu bei, eine gesunde DSOund einen niedrigen Prozentsatz an Zahlungsrückständen in Relation zur Debitorenbuchhaltung aufrechtzuerhalten .

Das Inkasso hängt von einem Kredit ab, um sicherzustellen, dass die Kunden, für die sie einziehen, ihren Verpflichtungen nachkommen können. Es spielt keine Rolle, wie überzeugend man als Sammler ist, man kann dem sprichwörtlichen Stein kein Blut entziehen. Wenn ein Kunde mit diesen Verpflichtungen überfordert ist, führt dies zu Zahlungsverzögerungen. Dies bedeutet wiederum, dass diese Kunden in späteren Phasen des Verzugs immer über Guthaben verfügen.

Säumige Zahler binden mehr Inkassoressourcen

Konten mit schlechter Auszahlung nehmen für den Inkassodienst wesentlich mehr Zeit in Anspruch. Die meisten Inkassorichtlinien erfordern bei Kunden, deren Salden sich in späteren Phasen des Inkassos befinden, mehr Kontakte in kürzeren Abständen. Bei Kunden mit schlechter Bonität sind die Salden in der Regel 90 Tage oder länger überfällig. Wenn Sie Zahlungen von ihnen erhalten, zahlen sie normalerweise nur so viel, dass die Bestellungen weiterhin ausgeliefert werden oder die Zahlung nicht an ein externes Inkassobüro übergeben wird.

Wenn Ihr Unternehmen schlechte Kreditvergabepraktiken hat, haben Sie eine Reihe von Konten, die Schwierigkeiten haben, die Zahlung zu überweisen. Jeder nimmt mehr Zeit Ihrer Sammler in Anspruch, was wiederum bedeutet, dass Kunden mit guten Krediten ignoriert werden. Dies kann dazu führen, dass sie ebenfalls überfällig werden oder zumindest später als normal zahlen. Wenn Sie Ihre Zeit mit schlechten Kreditkonten verbringen, kann die Kundenerfahrung Ihres guten Kreditkontos darunter leiden.

Es ist ratsam, dass Sie über ein dokumentiertes Kredit- und Inkassoverfahren verfügen und diese in Verbindung miteinander schreiben. Es sollte nicht zwei getrennte Richtlinien geben, sondern eine Richtlinie , die den Prozess dokumentiert, angefangen bei der Kreditvergabe bis hin zum Inkasso. Die Beziehung ist so symbiotisch, dass man das eine in Betracht ziehen muss, wenn man das andere erschafft. Kredit ist der Anfang; Sammlungen, das Ende.

Es wird Zeiten geben, in denen Ihre Kriterien für die Kreditvergabe durch Entscheidungen geändert werden, die auf höchster Ebene Ihres Unternehmens getroffen werden. Abhängig von den wirtschaftlichen Bedingungen oder den allgemeinen Zielen Ihres Unternehmens kann es vorkommen, dass Sie die Kreditrichtlinien lockern. Wenn Ihr Unternehmen den Umsatz unbedingt steigern möchte, können Sie anfangen, Kunden zu akzeptieren, die Sie normalerweise nicht akzeptieren würden. Möglicherweise möchten sie auch, dass Sie Ihren Kunden Kreditlimits geben , mit denen Sie sich nicht unbedingt wohl fühlen, um dieses Umsatzwachstum zu fördern.

Jede Änderung einer Kreditrichtlinie sollte mit einer Anpassung Ihrer Sammlungen einhergehen. Wenn beschlossen wird, dass die Kreditpolitik gelockert werden muss, um mehr Einnahmen zu erzielen, dann muss eine ähnliche Korrektur auf der Einnahmenseite der Gleichung vorgenommen werden. Mehr Risiko einzugehen ist ein kniffliges Unterfangen, das effektiv gemanagt werden kann. Weniger strenge Kreditstandards bedeuten strengere Inkassorichtlinien.

Mehr Risiko erfordert größere Wachsamkeit

Da mehr Risiken in den Büchern stehen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Kreditlinien genauer überwachen. Nur weil du die Standards gelockert hast, heißt das nicht, dass du keine mehr hast. Vielleicht werden Konten, die normalerweise nur jedes Jahr aus Kreditsicht überprüft werden, jetzt alle sechs Monate überprüft. Wenn Sie feststellen, dass bestimmte Kunden ein sehr hohes Risiko haben, stellen Sie sicher, dass Sie sie kennzeichnen, um ihre Kreditwürdigkeit im Auge zu behalten.

Aus Inkassosicht möchten Sie die Kontakthäufigkeit aggressiver gestalten. Das Versenden von Korrespondenzen vor Zahlungsverzug ist eine gute Möglichkeit, den Inkassoprozess einzuleiten, bevor die Zahlungen überfällig werden. Ab diesem Zeitpunkt sollten Sie darauf achten, die Anzahl der Tage zwischen den einzelnen Kontakten zu verkürzen. Je mehr Kontakte Sie mit einem Kunden knüpfen, desto größer sind Ihre Chancen, eine Zahlung zu erhalten oder zumindest Informationen zu sammeln, damit Sie mögliche Vorkehrungen treffen können.

Eine weitere Anpassung, die Sie vornehmen müssen, ist, wie überfällig ein Kunde sein muss, bevor Sie kein neues Produkt mehr versenden oder keine Dienstleistungen mehr erbringen. Vielleicht wären in normalen Zeiten 90 Tage Ihre Schwelle, ab der Sie die Leitung eines Kunden aufgeben und keine neuen Produkte oder Dienstleistungen mehr anbieten würden. Wenn Sie ein höheres Risiko eingehen, möchten Sie dieses vielleicht auf 75 Tage oder sogar 60 Tage senken. Dies verringert alle neuen Forderungen, die auf ihrem Konto eingehen, und verringert den Betrag, den Sie möglicherweise abschreiben müssen.

Sie sollten sie auch enger an ihr Kreditlimit halten. Im normalen Geschäftsverlauf überschreiten Unternehmen oft ihr Kreditlimit, auch wenn Sie keine Verpflichtung haben, wann sie zahlen werden. Sie nehmen für einen Kunden für einen kurzen Zeitraum ein kleines zusätzliches Risiko in Kauf . Aber wenn die allgemeine Geschäftsentscheidung darin besteht, ein höheres Risiko zu akzeptieren, möchten Sie diese Kunden an ihr Kreditlimit binden und es nicht überschreiten, es sei denn, Sie haben einen guten Grund und die Zusicherung, dass sie zahlen werden.

Passen Sie Ihre Inkassoaktivitäten an Ihr Risiko an

Es würde fast das Gegenteil bewirken, wenn wirtschaftliche oder betriebswirtschaftliche Gründe eine Verknappung der Kreditvergabe erforderlich machen. Es gibt Zeiten, in denen Ihr Unternehmen sein Risiko stark reduzieren und strengere Kreditrichtlinien haben möchte. Mit mehr Kontrolle am vorderen Ende des Prozesses können Sie am hinteren Ende nachlässiger sein. Ich schlage keinen Laissez-faire-Ansatz vor, aber wenn Sie wissen, dass der Kredit, den ein Kunde erhalten hat, das war, was er wert war, und vielleicht sogar etwas weniger, können Sie sicher sein, dass verspätete Zahlungen nicht so sehr ein Warnsignal sind. Sie müssen auch weniger Zeit mit schlechten Kreditkunden verbringen , da es viel weniger von ihnen geben wird.

Die Sicherstellung, dass Sie die Kreditwürdigkeit eines Kunden richtig einstellen und überwachen, ist für die rechtzeitige Durchführung von Inkasso von entscheidender Bedeutung. Schlechte Kreditentscheidungen führen zu einem schwierigeren Inkasso. Wenn Sie Ihre Kreditrichtlinien festlegen (Beginn des Prozesses), denken Sie immer daran, wie Sie einziehen möchten (das Ende des Prozesses).