Einblicke in die sich wandelnde Rolle des CFO

Seien Sie bereit, sich anzupassen, innovativ zu sein und angesichts von Disruptionen erfolgreich zu sein. In der sich schnell verändernden Geschäftslandschaft von heute durchläuft die Rolle des Chief Financial Officer (CFO) eine transformative Entwicklung. Da Unternehmen mit beispiellosen Störungen und dynamischen Herausforderungen konfrontiert sind, müssen CFOs darauf vorbereitet sein, sich anzupassen, innovativ zu sein und inmitten von Unsicherheiten erfolgreich zu sein. Eine kürzlich von Billtrust in Auftrag gegebene und von IDC durchgeführte Umfrage hat erkannt, wie wichtig es ist, diese sich wandelnde Landschaft zu verstehen, und versuchte, Erkenntnisse von globalen Finanz- und Buchhaltungsexperten über den Zustand der Forderungen (AR) in der heutigen dynamischen Umgebung zu sammeln.1 In diesem Artikel werden wir die Erkenntnisse dieser Umfrage zusammen mit Gastredner Kevin Permenter, Research Director Financial Applications bei IDC, untersuchen. Während eines kürzlich durchgeführten Billtrust-Webinars gab Permenter Einblicke in die bemerkenswerten Veränderungen im Finanzsektor und hob die zentrale Rolle von CFOs bei der Leitung strategischer Initiativen hervor. 1Die Evolution von Debitorenbuchhaltung – Billtrust Global Order-to-Cash Study, IDC, Juli 2023

Laut Permenter befindet sich das Büro des CFO derzeit in einer rasanten Transformation und Expansion. Während Cash Management und Forecasting nach wie vor strategische Prioritäten haben, konzentrieren sich CFOs zunehmend auf Supply Chain Finance, Versicherungen und Rohstoffe. Diese Feststellung wird durch die Ergebnisse der Umfrage gestützt. "Als wir nach den Auswirkungen des bevorstehenden wirtschaftlichen Abschwungs und der vorherrschenden Unsicherheit fragten, bestätigten erstaunliche 90 % der Befragten, dass die Bedeutung des CFO in ihren Unternehmen deutlich gestiegen ist", sagt Permenter. Diese Anerkennung unterstreicht die entscheidende Rolle, die CFOs bei der Bewältigung herausfordernder Zeiten spielen, und unterstreicht die zunehmende Bedeutung, die ihrem Fachwissen und ihren strategischen Beiträgen beigemessen wird. Unternehmen legen einen verstärkten Fokus auf ihr Cash-Management und untersuchen insbesondere ihre Debitorenbuchhaltung. 44 % der Umfrageteilnehmer haben in den vergangenen 24 Monaten bereits signifikante Änderungen an ihrem Debitorenbuchhaltungsprozess vorgenommen, insbesondere im Zahlungsmanagement (52 %), in der Rechnungsstellung (46 %) sowie im Auftrags- und Kreditmangement (42 %). Das zunehmende Datenvolumen, das sich aus diesen laufenden Veränderungen ergibt, überschwemmt CFOs und treibt ihren Übergang in die Rolle des Chief Data Officer voran. Wie Permenter betont, sind CFOs heute damit beauftragt, größere und häufigere Datenmengen als je zuvor zu verarbeiten. Diese Verschiebung positioniert CFOs als Ansprechpartner für verschiedene Aspekte, darunter Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion (DEI), Verbesserungen der IT-Infrastruktur wie ERP-Neugestaltung, Nachhaltigkeitsinitiativen und sogar Talentmanagement. Im Wesentlichen sind CFOs zum zentralen Bindeglied von Daten geworden. Gleichzeitig sehen sich viele Finanzverantwortliche mit der Herausforderung konfrontiert, mit den gleichen, begrenzten Ressourcen und veralteten, manuellen Debitorenbuchhaltung-Prozessen zu arbeiten. In diesem Sinne darf die Rolle des Finanzwesens als Katalysator für die Gesamtleistung des Unternehmens nicht unterschätzt werden.

Eines der wichtigsten Ergebnisse der IDC-Umfrage ist, dass die Mehrheit (60 %) der Unternehmen über unausgereifte oder ineffiziente Debitorenbuchhaltungsprozesse verfügt. Es gibt immer noch viele Unternehmen, die es nicht bis zum vernetzten Reifegrad geschafft haben. Tatsächlich verfügen nur 15 % der Befragten über einen vernetzten Debitorenbuchhaltungsprozess, der auf Echtzeitdaten basiert. Bei größeren Unternehmen (5.000+ Mitarbeiter) sind die Ergebnisse sogar noch schlechter, wobei weniger als 10% über einen vernetzten Prozess verfügen. Die Prävalenz manueller Prozesse dominiert nach wie vor und wirkt sich direkt auf die Geschäftsergebnisse der Unternehmen aus, wie die Mehrheit der Umfrageteilnehmer feststellt. Tatsächlich räumten 94 % der Teilnehmer ein, dass manuelle Debitorenbuchhaltungsprozesse negative Auswirkungen auf ihre finanzielle Leistung haben würden.

"94 % der Befragten sind der Meinung, dass sich manuelle Debitorenbuchhaltungsprozesse negativ auf das Geschäftsergebnis auswirken. Die Ergebnisse der Umfrage deuten darauf hin, dass es dringend erforderlich ist, in die Modernisierung der Debitorenbuchhaltungsprozesse und die Optimierung der Backoffice-Funktionen des CFO zu investieren.

Diese Herausforderungen innerhalb des modernen Debitorenbuchhaltungsprozesses sind vor allem auf veraltete Altsysteme zurückzuführen. Mehrere und unterschiedliche Datenquellen, wie z. B. ERPs, Bankschließfächer, Handelswebsites und Tabellenkalkulationen, hindern CFOs daran, auf aktuelle Informationen zuzugreifen. Darüber hinaus nehmen manuelle und sich wiederholende Aufgaben wie der Abgleich von Bargeld- und Scheckzahlungen sowie das erneute Versenden von Rechnungen nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern führen auch zu Fehlern, die sich negativ auf das Kundenerlebnis auswirken.

Der Debitorenbuchhaltung-Prozess muss grundlegend überarbeitet werden, um den anstehenden Herausforderungen gerecht zu werden. Die Befragten haben die wichtigsten Treiber für den Wandel identifiziert, darunter das Streben nach Produktivitäts- und Effizienzsteigerung (32 %), ein verbessertes Kundenerlebnis durch genaue Abrechnung und bequeme Zahlungsoptionen (22 %) sowie eine bessere Transparenz des Cashflows (18 %). CFOs stehen vor der gewaltigen Aufgabe, in Echtzeit Antworten auf übergreifende Fragen zu geben. Die genaue Bestimmung von Barmitteln oder Liquidität in Echtzeit kann sich jedoch für komplexe Unternehmen als außerordentliche Herausforderung erweisen . Ohne eine grundlegende Überarbeitung des Debitorenbuchhaltungsprozesses ist es nahezu unmöglich, dieses Kunststück zu erreichen. Die Mehrheit (77 %) stimmt dem voll und ganz zu und erkennt an, dass die digitale Transformation über den gesamten Debitorenbuchhaltung-Prozess hinweg entscheidend für das Überleben ihres Unternehmens ist.

Vorteile der Bereitstellung eines modernen Order-to-Cash-Prozesses

Die Überarbeitung des Debitorenbuchhaltung-Prozesses kann zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Zu diesen Vorteilen gehören die Gewinnung tieferer Einblicke und Informationen über den Cashflow innerhalb des Unternehmens, die Identifizierung von Bereichen, in denen Bargeld gefangen ist, und die Prognose von Liquiditätspositionen.

"Der Job des CFO wird schnell um die Rolle des Chief Fortune Tellers erweitert, was dem Job ein neues Stressniveau verleiht. Um effektive Chefwahrsager zu werden, benötigen CFOs datengesteuerte Lösungen, die es ihnen ermöglichen, Analysen durchzuführen und Prognosen sicher zu erstellen."

Ausgestattet mit diesen wertvollen Erkenntnissen und Echtzeitdaten rund um das Cash-Management sind Finanzführungskräfte in der Lage, strategische Trends zu erkennen und einen spürbaren Einfluss auf wichtige Leistungsindikatoren auszuüben. Dies ermöglicht es ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die einen erheblichen Einfluss auf die finanziellen Ergebnisse des Unternehmens haben und letztendlich den Gesamt-Cashflow verbessern.

Trotz der bemerkenswerten Störungen wird erwartet, dass sich noch größere Störungen am Horizont abzeichnen. Diese Erwartung künftiger Störungen zwingt Unternehmen zu einer selbstbewussteren Haltung, wenn es um das Management ihrer Debitorenbuchhaltung geht.

„Es ist wichtig, einen klaren Überblick über den Debitorenbuchhaltung-Prozess zu haben. Mit besserer Intelligenz können Sie flexibler agieren und sind auf alle zukünftigen Störungen vorbereitet.“

Integration von Debitorenbuchhaltung-Funktionen in ganzheitliche Apps

Anbieter, die in diesem Bereich tätig sind, scheinen die Botschaft bereits verstanden zu haben. Permenter: "Sie beginnen, Konnektivitätsfunktionen, APIs, Analysen usw. als echte Unterscheidungsmerkmale für Anbieter zu sehen. CFOs stecken in einer Zwickmühle. Sie müssen mit mehr Daten von mehr Orten als je zuvor umgehen, und sie müssen mehr und detaillierter damit umgehen." Auch die Anbieter von Debitorenbuchhaltung-Software haben begonnen, sich der Herausforderung zu stellen, die Funktionen der Debitorenbuchhaltung nahtlos zu integrieren. In den letzten Jahren war bei den Anbietern ein deutlicher Trend zur Konvergenz im Debitorenbuchhaltung-Bereich zu beobachten. Diese AR-Softwareanbieter arbeiten daran, umfassendere und ganzheitlichere Anwendungen auf den Markt zu bringen. Der Endanwender ist hier der große Treiber: Er wünscht sich durchgängige Workflows in seiner Debitorenbuchhaltung. Diese Konvergenz wird durch das Auftreten von Fusionen und Übernahmen deutlich, die die Integration der Debitorenbuchhaltung mit anderen wesentlichen Funktionen erleichtern. Dazu gehören Zahlungen, Finanzierung, Abrechnung, Berichterstattung und Treasury. Darüber hinaus geht die Konvergenz über die Debitorenbuchhaltung hinaus und umfasst auch andere Bereiche wie die Kreditorenbuchhaltung und den Vertrieb. Für Anbieter von Debitorenbuchhaltung-Software ist es unerlässlich, der Entwicklung von Plattformen, die sich durch Datenmanagement- und Konnektivitätsfunktionen auszeichnen, Priorität einzuräumen. Der Schwerpunkt sollte auf der Schaffung robuster Systeme liegen, die verschiedene Datensätze effektiv verarbeiten und integrieren, wobei der Schwerpunkt auf strengen Datensicherheitsmaßnahmen liegen sollte.

Transparenz ist das A und O

Für Lieferanten, die auf der Suche nach einem Anbieter von Debitorenbuchhaltung-Software sind, ist Transparenz der Schlüssel in der Lieferanten-Lieferanten-Beziehung. Anbieter sollten einen Produktplan haben und die Versprechen der Roadmap einhalten, die Kommunikationswege offen halten, Updates bereitstellen und sicherstellen, dass das Ökosystem seine Verpflichtungen erfüllt. Es geht auch darum, Endbenutzer einzubinden, die Akzeptanz bei den Benutzern zu unterstützen und den Erfolg der Kunden zu unterstützen, indem sie ihnen helfen, ihre Geschäftsergebnisse zu erreichen.

Die Debitorenbuchhaltung hängt letztlich von Menschen ab.

Beim Debitorenbuchhaltung-Prozess geht es in erster Linie um Menschen, an denen nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Kunden beteiligt sind. Es ist wichtig, die Bedeutung dieses menschlichen Elements zu erkennen. Der Einfluss der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit auf den Unternehmenserfolg kann nicht unterschätzt werden.

„54 % stimmen zu, dass sich die fehlende Modernisierung der Debitorenbuchhaltung negativ auf die Fähigkeit ausgewirkt hat, Finanzmitarbeiter anzuwerben und zu halten.“ 30 % der Befragten bezeichnen die Fluktuationsrate der Mitarbeiter im Debitorenbuchhaltungsbereich als hoch oder extrem hoch.“

Permenter: "Man kann eine gerade Linie zwischen unzufriedenen Debitorenbuchhaltung-Mitarbeitern und schlechter Kundenzufriedenheit ziehen. Für Finanzführungskräfte bedeutet dies die Notwendigkeit, verstärkt in die Identifizierung und Automatisierung von Aufgaben auf niedrigerer Ebene zu investieren. Dies ist notwendig, um die Frustrationen zu lindern, die Finanzteams bei ihrer täglichen Arbeit erleben. Außerdem haben die Mitarbeiter Zeit, sich auf die Kundenbedürfnisse und nicht auf die Prozesse zu konzentrieren."

Traditionell wurde die Debitorenbuchhaltung als reaktiver und administrativer Prozess angesehen. Mit Fortschritten und Investitionen in Technologie und der wachsenden Verfügbarkeit von Daten sollten CFOs jedoch beginnen, eine intelligente Debitorenbuchhaltung-Denkweise zu entwickeln, die Automatisierung, Analysen und Erkenntnisse nutzt, um den Cashflow zu optimieren, die Kundenbeziehungen zu verbessern und die finanzielle Gesamtleistung zu steigern. Dieser Wandel erfordert die Integration von mehr technischen Fähigkeiten in die Finanzteams, einschließlich der Beherrschung neuer Datentechniken und Datenhygienepraktiken.

Die Integration von Debitorenbuchhaltung-Software-Automatisierungstools und -technologien wie KI, maschinellem Lernen und APIs ist ein grundlegender Aspekt der Einführung der intelligenten Debitorenbuchhaltung-Denkweise, der zu einem transformierten Debitorenbuchhaltung-Prozess führt. Wie Permenter zusammenfasst, geht es bei der Modernisierung des Debitorenbuchhaltung-Prozesses vor allem darum, den Weg vom Vertrag bis zur Kasse zu rationalisieren und die Bearbeitungszeit zu verkürzen. Der Einsatz dieser Automatisierungstechnologien verbessert nicht nur die Effizienz, sondern weckt auch Begeisterung bei Mitarbeitern und Kunden gleichermaßen. Denn wer würde nicht gerne Teil dieser fesselnden Erzählung sein?