De digitale verschuiving in accounts receivable: slimmere strategieën, betere resultaten

Uitdagingen zijn alomtegenwoordig bij het implementeren van digitale transformatie in financiële activiteiten en accounts receivable, maar hoe kunt u deze overwinnen? Leer uit de eerste hand van financiële leiders die hindernissen hebben overwonnen en uitdagingen hebben omgezet in kansen.

Tijdens een recent webinar van de Controllers Council getiteld "The Digital Shift
in accounts receivable: Slimmere strategieën, betere resultaten", vertelde
Joy Mbanugo, CFO bij CXAI,
Todd Bailey, CBO bij X-Golf, en
Mike Passifione, VP Payments bij Billtrust, hun ervaringen en inzichten over
AI-gestuurde automatisering in financiën en boekhouding, en de uitdagingen die zij tegenkwamen
bij het implementeren van digitale transformatieprojecten.

Heb je het rondetafelpanel gemist? In dit artikel ontdekt u bruikbare strategieën om automatiseringsbarrières te overwinnen, succes te meten en AI te gebruiken voor een efficiënter accounts receivable-proces. Wil je de opname bekijken?

Stroomlijning van accounts receivable: Uitdagingen, strategieën en kansen

Hoewel de meeste bedrijven AR-automatisering onderzoeken, heeft ongeveer de helft nog geen beslissing genomen. Dat blijkt uit onze webinardeelnemers.

Dit benadrukt zowel de groeiende belangstelling voor automatisering als het potentieel voor financiële leiders om te leren van early adopters.

Problemen met facturering aan het einde van de maand aanpakken

Todd Bailey deelde een van de grootste uitdagingen waarmee hij te maken kreeg bij een vorig softwarebedrijf: het automatiseren van het factureringsproces aan het einde van de maand. Dit was met name lastig bij facturen op basis van gebruik die gekoppeld waren aan specifieke drempels per klant: “Aanvankelijk verzamelden we handmatig gebruiksgegevens, verwerkten we deze en maakten we zeer gepersonaliseerde facturen, wat tijdrovend en inefficiënt was. Klanten hadden vaak behoefte aan gedetailleerde facturen, inclusief gegevens op gebruikersniveau, omdat zij deze doorverkopen aan hun eigen klanten.

Om dit aan te pakken, richtte hij zich op het stap voor stap automatiseren van het proces. Door klein te beginnen, kon zijn team vroege overwinningen behalen en geleidelijk verbeteren, waarbij hij niet overweldigd werd door alles tegelijk aan te pakken. Deze gefaseerde aanpak bleek effectief te zijn in het stroomlijnen van het factuurproces.

Van gedeeltelijke naar volledige AR-automatisering

Joy Mbanugo is in augustus 2024 in dienst getreden bij haar huidige werkgever en werkt met een gedeeltelijk geautomatiseerd debiteurenproces dat nog aanzienlijk voor verbetering vatbaar is. Momenteel is ongeveer 40% van het proces geautomatiseerd, waarbij 60% nog moet worden geoptimaliseerd.

Hoewel sommige tools al beschikbaar zijn, zoals een goedkeuringssysteem dat is geïntegreerd met het ERP-systeem voor het genereren van facturen, verloopt een groot deel van de workflow nog steeds handmatig. Taken zoals e-mailcorrespondentie en het doorsturen van facturen naar klanten worden nog steeds handmatig afgehandeld, wat mogelijkheden voor verdere optimalisatie aantoont. Haar doel is om tools zoals CRM-, contract-, goedkeurings- en ERP-systemen via API's met elkaar te verbinden om een betere workflow te creëren.

"We richten ons op het identificeren van gebieden waar we menselijke fouten kunnen verminderen, workflows kunnen stroomlijnen en alles efficiënter kunnen maken."

Joy Mbanugo

Automatisering houdt niet op bij facturering—het strekt zich uit tot het stroomlijnen van betalingen en het waarborgen van snelle, efficiënte transacties, aldus Passifione: "Het doel is om technologie te implementeren die tevreden medewerkers en klantvriendelijke tools voor eenvoudigere betalingen oplevert. Hoewel facturering een belangrijk voordeel is, ondervinden veel leveranciers problemen met de toepassing van contante betalingen wanneer kopers betalen zonder overschrijvingsgegevens te verstrekken. Zonder correcte overschrijvingen kunnen betalingen niet effectief worden verwerkt, wat tegenwoordig een veelvoorkomend probleem is voor veel leveranciers.

Belangrijke accounts receivable functies automatiseren

In zijn commentaar op de poll hierboven benadrukt Mike Passifione het groeiende belang van het gebruik van AI en analyse om krediet- en debiteurenprocessen te automatiseren binnen de accounts receivable ruimte: "Tools zoals AI-gestuurde rapportage en AI assistenten bieden onmiddellijke, gedetailleerde inzichten om kredietbeslissingen te ondersteunen en incasso's te prioriteren. Naarmate leveranciers deze technologieën omarmen, neemt de waarde van het het stroomlijnen van deze functies blijven toenemen, en er wordt het komende jaar nog meer vooruitgang verwacht. verwacht in het komende jaar."

Automatiseringsbarrières overwinnen: prioritering, weerstand en ROI

Op de vraag naar de uitdagingen van de overgang van handmatige processen naar automatisering, deelde Joy Mbanugo haar ervaringen met het werken in vijf verschillende bedrijven. Een terugkerend probleem waarmee ze werd geconfronteerd, was de moeilijkheid van prioritering en toewijzing van middelen binnen financiële en boekhoudsystemen. Vaak krijgen bepaalde teams of gebieden van het bedrijf prioriteit, waardoor andere, Zoals backofficefuncties, ondergefinancierd en afhankelijk van handmatige processen. Voor Mbanugo herinnert zich bijvoorbeeld dat hij een tool voor debiteurenbeheer implementeerde die nog steeds nodig was aanzienlijke handmatige inspanning door een gebrek aan automatisering.

Todd Bailey weet uit de eerste hand dat het introduceren van automatisering niet altijd gemakkelijk is. "Of het nu gaat om het automatiseren van handmatige taken of het implementeren van business intelligence-oplossingen, er is altijd behoefte aan het overtuigen en converteren van mensen, zowel binnen teams als cross-functioneel. Als leider moest ik de rol van interne verkoper op me nemen: de visie in de hele organisatie installeren, twijfels wegnemen en buy-in in de hele organisatie opbouwen."

Passifione is het eens met de ervaringen van Mbanugo en Bailey: "We horen vaak van onze leveranciers dat het een kwestie van IT-bandbreedte of kosten is. Echter, een analyse van jouw betaalprocessen kan aanzienlijke ROI-kansen aan het licht brengen. Het stroomlijnen en automatiseren van de acceptatie van betalingen kan leiden tot aanzienlijke besparingen - vaak in het bereik van zeven cijfers - en de efficiëntie verbeteren. Door betalingspraktijken te analyseren, kunnen leveranciers overtuigende argumenten aanvoeren voor besluitvormers zoals CFO's om prioriteit te geven aan deze veranderingen.

"We hebben het meeste succes geboekt wanneer we de focus verleggen en de verbeteringen in de klantervaring demonstreren die onze klanten zullen genieten als gevolg van deze veranderingen", zegt Passifione. "Deze aanpak doorbreekt consequent aanvankelijke aarzelingen, vooral wanneer we de impact vanuit het oogpunt van klantervaring duidelijk kunnen laten zien en kwantificeren. Vanuit mijn perspectief is dat waar we veel succes hebben gezien bij onze klanten."

Meten van succes in AR-automatisering

Hoe meet u het succes van AR Automatisering? Todd Bailey richt zich op belangrijke statistieken zoals het verminderen van het aantal betaalde dagen en het meten van de procesduur voor en na automatisering. "We vertalen deze verbeteringen ook in financiële termen, waarbij we de kosten van investeringen versus besparingen laten zien", legt hij uit. "In een groeiend bedrijf gaat het niet alleen om besparen van vandaag, maar ook om ervoor te zorgen dat processen effectief kunnen worden geschaald met een groter volume, zodat de problemen van morgen voorblijven." Voor Bailey zit de echte waarde van automatisering echter niet alleen in de cijfers. Het zit in de immateriële voordelen, zoals het zien van een minder gestrest team en meer glimlachen aan het einde van de maand.

Het begrijpen van de belangrijkste KPI's van leveranciers is waar het allemaal begint, zegt Passifione, terwijl hij uitlegt hoe Billtrust zijn klanten ondersteunt: "Wij helpen leveranciers hun doelen te bereiken. Via een gedetailleerd proces bieden wij AR Automatiseringstools die een duidelijk rendement op investering opleveren. Onze focus ligt op het identificeren van de doelstellingen – of het nu gaat om verbetering van de DSO, verbetering van de betalingstermijn of optimalisatie van het werkkapitaal – en het behalen van resultaten. Regelmatige check-ins zorgen ervoor dat we deze doelen halen en succes stimuleren."

AI en de visie voor de toekomst

Een van de belangrijkste projecten van Mbanugo dit jaar is gericht op procesverbetering
in alle functies, niet alleen financieel maar ook operationeel. "Ik ben geweest
Gepassioneerd door het identificeren en stroomlijnen van handmatige processen. Nu werk ik
bij een AI-first bedrijf, onderzoek ik hoe we AR en FP&A
niet om mensen te vervangen, maar om ons te helpen sneller en slimmer te werken.
en slimmer te werken." Ze noemt de impact van een
AI-agent of virtuele assistent
om analytics te verbeteren, herinneringen voor te laat betaalde facturen te automatiseren of
communicatie over betalingen op een klantvriendelijke manier te stroomlijnen. AI inzetten om
het personaliseren van accounts receivable-communicatie is een belangrijke prioriteit voor financiële leiders.

Mbanugo gelooft dat de toekomst volledig naadloze en geïntegreerde systemen zal omvatten die moeiteloos met elkaar communiceren. Binnen organisaties zullen we wellicht zien dat intelligente agents samenwerken in plaats van te vertrouwen op één enkele tool met ingebouwde AI. In plaats daarvan kunnen meerdere tools, zoals ERP's, CRM's, goedkeuringssystemen, contracttools, IT-tools en programmeerwerk-tools, samenwerken om workflows te stroomlijnen en bedrijven te helpen efficiënter te werken in de bredere financiële omgeving.

Mbanugo voorziet een toekomst waarin alles op zijn plaats valt en een naadloze flow voor de hele organisatie ontstaat: "In financiën en boekhouding boekt automatisering al aanzienlijke vooruitgang, vooral bij het versnellen van processen zoals de financiële afsluiting. Stel je voor dat je binnen een paar dagen kunt sluiten - dat is het soort toekomst dat ik voor ogen heb."

"Het gaat niet alleen om het automatiseren van specifieke gebieden, maar om het creëren van een samenhangend, efficiënt AI-systeem dat overal kan worden toegepast."

Joy Mbanugo, CFO, CXAI

Dit is precies de visie die Passifione ook nastreeft. Hij beschouwt technologie, zoals die van Billtrust, die naadloos integreert in ERP-systemen, als de ultieme bron van waarheid voor elke leverancier. En hij hoopt dat cheques uiteindelijk zullen verdwijnen: "Hoewel cheques kosteneffectief zijn voor leveranciers en handelaren, brengen ze veel problemen met zich mee, van problemen met overschrijvingen tot inefficiënties bij het verwerken van contant geld. Tegenwoordig zijn er tal van geavanceerde betaalmethoden beschikbaar.

Passifione vervolgt: "Ik ben ervan overtuigd dat we uiteindelijk een evenwicht zullen vinden, waarbij we handelaars en leveranciers een waarde bieden die vergelijkbaar is met creditcards, maar met kosten die dichter bij ACH liggen of ergens daar tussenin. Technologie zal deze transformatie ongetwijfeld stimuleren en wanneer dit gebeurt, zal het een belangrijke doorbraak betekenen voor de accounts receivable-wereld.