Wat is kredietkaartverwerking en hoe werkt het? 101 Gids

Deze post werd oorspronkelijk gepubliceerd in jan. 2022 en bijgewerkt in jan. 2025 met nieuwe informatie over betalingsverwerkingscomponenten, best practices en meer.

Kaartverwerking is een transformatieve technologie die de zakenwereld volledig op zijn kop zet met vereenvoudigde geautomatiseerde betalingen. Maar wat is kredietkaartverwerking precies en hoe werkt het? De eerste stap in dit proces is het aanmaken van een handelaarsaccount. Met een merchant account kunt u creditcards accepteren als betaalmiddel voor verkochte goederen en diensten. Vanaf dat moment ben je goed op weg om betalingen naadloos te verwerken. Lees verder om meer te ontdekken over kredietkaartverwerking en hoe je de beste aanbieder kunt kiezen.

Hoe een bedrijf creditcards verwerkt

De meeste bedrijven zijn tegenwoordig sterk afhankelijk van kaartverwerking om inkomsten en winst te genereren. Het is een vorm van transactieverwerking waarbij gegevens over transacties elektronisch worden vastgelegd in computersystemen voor autorisatie, goedkeuring en afwikkeling. De creditcard issuer autoriseert een aankoop bij een bedrijf door te controleren of de koper over voldoende saldo beschikt om deze te betalen. De creditcardverwerker registreert de gegevens van de creditcard, inclusief virtuele creditcards, en houdt de betaling van de verkoop in op de rekening van de handelaars. De afwikkelingsfase omvat het overmaken van geld van de bank naar de bankrekening van het bedrijf voor wat er is verkocht.

Wanneer een bedrijf creditcardbetalingen accepteert, dient het een merchant account te hebben bij een bedrijf dat deze betalingen kan verwerken. Deze bedrijven brengen bedrijven kosten in rekening voor de service en er kunnen maandelijkse kosten en transactiekosten in rekening worden gebracht. Het bedrijf heeft mogelijk ook een rekening nodig bij de bank waarmee zij het liefst zaken doet, en zij hebben een terminal of point-of-sale (POS) -apparaat en software nodig om creditcardbetalingen of contant geld te kunnen accepteren. Dit kan gratis via een online aanvraagproces.

Het succes van jouw betalingsactiviteiten hangt af van hoe effectief elk onderdeel van jouw betalingsinfrastructuur samenwerkt. Laten we de zeven essentiële componenten voor een efficiënte verwerking van B2B-betalingen eens op een rijtje zetten:

1. Merchant services en bankrelaties

Zie handelaarrekeningen als de basis van jouw strategie voor betalingsacceptatie. Voor B2B-organisaties moeten deze accounts verschillende betaalmiddelen ondersteunen, waaronder kaartverwerking op Level 2/3, virtuele kaarten en hoogvolume Automated Clearing House (ACH)-transacties. Sterke bankrelaties maken ook snellere afstemming van de rekeningen en geautomatiseerde geldtoepassing mogelijk, waardoor jouw accounts receivable team betalingen efficiënter kan verwerken.

2. Betalingsgateway en beveiligingsinfrastructuur

Jouw betalingsgateway fungeert als de veilige brug tussen jouw accounts receivable-systemen en betalingsverwerkers. Moderne B2B gateways verwerken alles, van traditionele creditcards tot virtuele kaarten en Automated Clearing House (ACH)-overschrijvingen. Met geavanceerde beveiligingsprotocollen en tokenisatie kunt u gevoelige betaalgegevens beschermen terwijl de betalingsverwerking soepel blijft verlopen.

3. Verwerking en automatisering van betalingen

De juiste betalingsverwerker stroomlijnt jouw hele betalingsworkflow. AI-systemen kunnen automatisch de betalingsrouting optimaliseer betalingen, gegevens van Level 2/3 vastleggen om de kosten te verlagen en uitzonderingen afhandelen - en dat alles terwijl je aan de voorschriften van de sector blijft voldoen.

4. Betalingsnetwerken en -infrastructuur

B2B-betalingsverwerking is afhankelijk van robuuste netwerken die handelspartners naadloos met elkaar verbinden. Deze netwerken verwerken verschillende soorten betalingen en overschrijvingsgegevens terwijl ze soepel integreren met systemen van zowel kopers als leveranciers.

5. Bankintegratie en contante toepassing

Moderne bankintegratie gaat verder dan basisoverboekingen van geld. U hebt real-time zichtbaarheid van betalingen, geautomatiseerde afstemming van de rekeningen en een intelligente geldapplicatie nodig om betaling afstemmen met factuur. Met AI-gestuurde matchingalgoritmen kunt u matchingpercentages van meer dan 90% bereiken en het handmatige werk aanzienlijk verminderen.

6. Acceptatiesystemen voor betalingen door ondernemingen

Jouw platform voor betalingsacceptatie moet de verwerking van meerdere entiteiten aankunnen, het matchen van facturen automatiseren, internationale betalingen ondersteunen en real-time tracering bieden. Als deze mogelijkheden samenwerken, kunt u ontvangen van betalingen via elk kanaal dat jouw klanten verkiezen.

Een uniform accounts receivable platform zoals dat van Billtrust integreert deze componenten naadloos, waardoor geautomatiseerde end-to-end-verwerking mogelijk wordt en u de flexibiliteit krijgt om betalingen te ontvangen op de manier die jouw klanten wensen. Dit betekent snellere verwerking, lagere kosten en tevredener klanten.

Wat is een kaartverwerkingsservice?

Een creditcardverwerkingsdienst is een financiële instelling die de nummers en codes op een creditcard verwerkt. Een kaartverwerkingsdienst brengt geen kosten in rekening voor het verwerken van de betaling van een klant, maar rekent een handelaar een klein percentage van het transactiebedrag aan.

Consumenten maken zich vaak zorgen over de veiligheid van hun creditcardgegevens wanneer zij deze aan bedrijven verstrekken. Het is echter een feit dat de meeste grote banken en creditcardverwerkers versleuteling gebruiken om gegevens te beschermen terwijl deze via het internet worden verzonden. Creditcardverwerkingsdiensten slaan creditcardgegevens veilig op en beheren de administratie die komt kijken bij het accepteren van een creditcard als betaalmiddel. Deze services bevatten doorgaans enkele extra functies, zoals bescherming tegen fraude en klantenbeheer.

Wie is er betrokken bij de kaartverwerking?

Creditcardverwerking is een dienst waarmee handelaren betalingen met creditcards kunnen accepteren. Het bestaat uit drie hoofdpartijen: de handelaars, de klant en het kaartverwerkingsbedrijf. Kaartverwerking wordt voornamelijk gebruikt door kleine en lokale handelaars. Grote retailers zoals Walmart en Target betalen hun rekeningen meestal contant of ze gebruiken zoiets als een Electronic Data Interchange (EDI) die de twee met elkaar verbindt. Lokale handelaars moeten vaak creditcards accepteren omdat veel klanten geen contant geld meer bij zich hebben, dus zijn ze afhankelijk van kaartverwerking om zaken te doen.

Kaartverwerkingssystemen worden doorgaans beheerd door banken, financiële instellingen of commerciële ondernemingen die "merchant service providers" worden genoemd. Om betalingen van klanten te verwerken, moeten handelaars een vergoeding betalen aan een zogenaamde 'acquirer' of 'merchant processor'. Merchant processors kunnen onafhankelijke bedrijven zijn of banken die zijn goedgekeurd als acceptant van kaarten van bepaalde uitgevers. Deze aanbieders, zoals banken, bieden hun klanten vaak een breed scala aan diensten aan, van sparen, leningen en creditcards tot beleggingsadvies en verzekeringen. Ze kunnen ook verschillende technologieën leveren die een bedrijf helpen om zijn financiën en cashflow effectiever te beheren.

Hoe kredietkaartverwerking werkt: 4 essentiële stappen

Stel u voor dat u in een restaurant bent en de ober uw creditcard ontvangt. Hij geeft het aan de barman om te scannen, geeft het terug aan de ober, die het vervolgens weer aan u geeft. U denkt wellicht dat dit alleen voor de show is – dat ze uw kaart al hebben gescand – maar in werkelijkheid is dit een van de vier stappen die nodig zijn om creditcards te accepteren:

De klant overhandigt een creditcard aan een handelaar.

Deze informatie wordt naar de acquirer gestuurd als de winkelier de kaart door een machine haalt die de kaart leest en informatie over de creditcard en transactie naar een processor stuurt voor autorisatie.

De creditcardverwerker stuurt deze informatie samen met het routeringsnummer van hun bank om te verifiëren dat dit een geautoriseerde transactie is. De verwerker controleert bij de bank die de creditcard heeft uitgegeven - meestal via een versleutelde verbinding - of er genoeg geld op de rekening staat en of er aan andere criteria, zoals leeftijdsbeperkingen, is voldaan om deze specifieke aankoop succesvol te laten verlopen.

Indien goedgekeurd, wordt het geld van de rekening van de klant afgeschreven en overgemaakt naar de rekening van de handelaar.

Het accepteren van virtuele creditcards als onderdeel van een betalingsstrategie wordt steeds populairder bij kleine bedrijven om hun klantenbestand uit te breiden en meer omzet te genereren. Creditcards zijn de meest gangbare methode om producten en diensten aan te schaffen. Het is handig voor zowel de koper als de verkoper, ondanks het proces van het opzetten van een nieuwe kredietkaartverwerkingsservice.

Jouw strategie voor betalingsacceptatie kan jouw cashflow, efficiëntie en klantrelaties maken of breken. Laten we eens kijken naar bewezen benaderingen die jouw betalingsactiviteiten zullen helpen stroomlijnen:

1. Strategische selectie van betalingsverwerker: Ga op zoek naar een provider die mogelijkheden op ondernemingsniveau biedt, zoals geautomatiseerde reconciliatie, naadloze ERP-integratie en AI-gestuurde geldapplicatie. Ze moeten effectief omgaan met grote volumes, terwijl ze gegevens van Level 2/3 ondersteunen en de nuances van B2B-betalingsworkflows begrijpen.
2. Beveiligings- en nalevingsinfrastructuur: Sterke beveiligingsmaatregelen zoals tokenisatie en versleuteling zijn niet meer optioneel. De sleutel is het handhaven van PCI DSS-compliance en fraudepreventiecontroles die met jouw bedrijf meegroeien zonder wrijving bij betalingen te veroorzaken.
3. Optimalisatie van digitale betalingen: Slimme automatisering stimuleert de adoptie van elektronische betalingen. Jouw digitale kanalen moeten soepel samenwerken met klant-crediteuren systemen, terwijl AI helpt om te bepalen welke klanten klaar zijn om de overstap naar digitaal te maken.
4. Team empowerment door automatisering: Jouw accounts receivable-team heeft tools nodig die handmatige taken elimineren en duidelijke inzichten verschaffen. Wanneer u de basis automatiseert, kan uw team zich richten op wat echt belangrijk is: het beheren van klantrelaties en het optimaliseer de cashflow.
5. Gegevensgestuurde besluitvorming: Betalingsanalyses onthullen trends die u helpen uw cashflow te optimaliseren en kosten te verlagen. Monitor belangrijke statistieken zoals DSO en betalingspatronen van klanten om jouw strategie te sturen.
6. Strategisch acceptatiebeleid voor betalingen: Slim beleid brengt de behoeften van de klant in evenwicht met operationele efficiëntie. U kunt automatische toeslagenprogramma's of prikkels voor vroegtijdige betaling overwegen om de kosten in de hand te houden en tegelijkertijd de klanttevredenheid te handhaven.
7. Integratie-optimalisatie: het geheim van straight-through processing? Naadloze integratie tussen jouw betalingssystemen en kernbedrijfstoepassingen. Dit geeft je real-time zichtbaarheid in jouw hele organisatie.
8. Proactief uitzonderingenbeheer: Laat geautomatiseerde workflows betalingsuitzonderingen afhandelen. AI kan potentiële problemen opsporen voordat ze jouw cashflow beïnvloeden, en duidelijke paden naar oplossingen creëren zonder handmatige tussenkomst.
9. Verbetering van de klantervaring: Selfservice-betalingsopties en geautomatiseerde communicatie maken het leven voor iedereen gemakkelijker. Jouw klanten kunnen op hun manier betalen, terwijl jouw accounts receivable team efficiënt blijft werken.
10. Toekomstbestendige infrastructuur: Het betalingslandschap evolueert snel. Kies oplossingen die zich aanpassen aan nieuwe betaalmiddelen en regelgeving, terwijl jouw betaalstapel flexibel blijft.

Organisaties die deze praktijken met een uniform accounts receivable-platform implementeren, zien meestal dramatische verbeteringen - kortere DSO, lagere verwerkingskosten en tevredener klanten. De juiste partner brengt bewezen expertise in zakelijke B2B-betalingen om je te helpen elk aspect van jouw activiteiten te optimaliseren.

Wat moet ik betalen voor kredietkaartverwerking?

Kaartverwerking kan kostbaar zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn. Er zijn verschillende factoren die van invloed kunnen zijn op de kosten voor het verwerken van creditcards, waaronder het type bedrijf dat je hebt, het type kaarten dat je accepteert, het aantal transacties en meer. Om beter te begrijpen hoeveel u zou moeten uitgeven en uw kredietkaartverwerkingskosten te berekenen, kunt u zichzelf de volgende vragen stellen:

• Welke soorten kaarten accepteren ze?
• Biedt het bedrijf je een korting op jouw processing fee elke keer als je je aanmeldt voor een maandelijkse factureringsservice?

Inzicht in de kaartverwerkingskosten is essentieel voor elke bedrijfseigenaar. De kaartverwerkingskosten bestaan uit twee delen: een percentage dat aan de aanbieder van de betaalrekening wordt betaald, meestal 2%-3% van elke aankoop, en een vast bedrag dat meestal $0,0015 of minder per transactie is. Inzicht in uw behoeften voor uw kaartverwerkingskosten zal u helpen bij het bepalen van de beste manier om een creditcardverwerker te kiezen.

Er zijn veel mogelijkheden beschikbaar en iedereen heeft verschillende behoeften in deze digitale revolutie. Of u nu een particulier bent of een bedrijf runt, er is altijd een geschikte kredietkaartverwerking voor u.