Update inzake naleving van eInvoicing, juni 2024

Aangezien het wereldwijde landschap van eInvoicing zich blijft ontwikkelen, is het voor bedrijven van het grootste belang om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen en wijzigingen in de regelgeving. In dit overzicht duiken we in belangrijke updates uit verschillende landen over de hele wereld, waarbij we licht werpen op verplichte e-factureringsmandaten, uitgestelde lanceringen en nieuwe initiatieven gericht op het stroomlijnen van B2B-transacties.

Tijdens de bijeenkomst van de Raad Economische en Financiële Zaken (Ecofin) in mei 2024 zijn besprekingen tussen de 27 EU-lidstaten over het wetgevingspakket voor de btw in het digitale tijdperk (ViDA), dat voorschriften voor digitale rapportageverplichtingen (DRR) bevat, opnieuw in een impasse geraakt. De aspecten rond de platformeconomie blijven een knelpunt, terwijl het gedeelte over de digitale rapportagevereisten unaniem werd goedgekeurd.

Belangrijkste punten over DRR:

• Hybride factuur: Een nieuw concept van "hybride facturen" wordt geïntroduceerd. Deze combineren gestructureerde gegevens (zoals digitale formaten) met ongestructureerde gegevens (zoals PDF's). Zolang ze alle vereiste informatie in een gestructureerd formaat bevatten, kunnen ze als e-facturen worden beschouwd.
• Mandatory eInvoicing: Dit wordt vanaf 1 juli 2030 verplicht voor transacties tussen bedrijven (goederen en diensten) binnen de EU. Dit is echter afhankelijk van een gemeenschappelijke EU-definitie voor "eInvoicing".
• Bevoegdheid van de lidstaten: Individuele EU-landen kunnen nog steeds rapportage regelen die verder gaat dan eInvoicing/rapportagemandaten. Dit omvat het handhaven van bestaande SAF-T-vereisten (Standard Audit File for Tax).
• Binnenlandse DRR: Voor binnenlandse rapportageverplichtingen (binnen een land) wordt een lagere standaardisatie verwacht, waardoor enkele afwijkingen van het EU-model mogelijk zijn. Dit wordt verwacht in januari 2030.
• Afstemming en verlenging van de deadline: Bestaande mandaten voor eInvoicing en real-time reporting moeten tegen januari 2035 aan de EU-norm voldoen. Daarnaast is de termijn voor het uitgeven van eInvoicing voor intra-EU transacties verlengd tot 10 dagen na het belastbare feit.

Lees → De eInvoicing revolutie in Duitsland begint in 2025: Wat bedrijven moeten weten [ Blog post ]

Billentis heeft haar nieuwe wereldwijde rapport over e-facturatie en naleving van belastingwetgeving gepubliceerd. Het rapport, een vervolg op het vorige rapport uit 2019, biedt een uitgebreide analyse van het huidige landschap en de vooruitzichten van eInvoicing en aanverwante digitale handelspraktijken. De auteurs zien een belangrijke verschuiving in het marktlandschap, met een versnelde overgang naar eInvoicing, gevoed door de vraag naar naleving van de belastingwetgeving.

Bovendien breidt het scala aan oplossingen zich uit van eInvoicing tot Geïntegreerde Digitale Handel, die het hele spectrum van transacties tussen kopers en verkopers omvat. Grote beïnvloeders zijn hier Kunstmatige Intelligentie (AI) en Milieu-, Sociale en Governance (ESG) factoren. In deze context heeft Billentis hun rapport de titel 'Watch the Tornado' gegeven.

In tegenstelling tot eerdere mededelingen, zullen buitenlandse entiteiten die in België voor de btw geregistreerd zijn, maar geen Belgische vestiging hebben, ook gestructureerde eInvoicing moeten kunnen ontvangen wanneer ze hun Belgische btw-nummer moeten doorgeven aan een in België gevestigde supplier.

Het Ministerie van Financiën heeft groen licht gegeven voor wijzigingen in de boekhoudwet om de opname van eInvoicing te stimuleren. Deze herzieningen worden momenteel beoordeeld door het parlement. Vanaf januari 2025 kunnen alle entiteiten die in het handelsregister als ontvangers van e-invoices zijn opgenomen, van verkopers eisen dat ze machineleesbare e-invoices leveren. Partijen kunnen onderling beslissen over het formaat; anders is de EU EN16931 eInvoicing standaard de standaard.

Hoewel Estland geen verplichte B2B eInvoicing mandaten heeft, kunnen inkopers nu kiezen voor eInvoicing volgens de richtlijnen van de nieuwe boekhoudwet.

Eind maart werd een nieuw eInvoicing decreet uitgebracht. Het schetst het registratieproces voor PDP's en bevat de volgende details:

• Interoperabiliteitstests met openbare platforms
• Deadlines voor het opstellen van het nalevingsrapport
• Deadline voor naleving van de EiDAS-vereisten

* Elk van deze data is onderhevig aan verandering en kan tot drie maanden worden uitgesteld via een mogelijk decreet.

Het Letse Ministerie van Financiën (MoF) heeft wijzigingen in de wet op de boekhouding voorgesteld om eInvoicing in het hele land verplicht te stellen. Letland is van plan om e-factureringsmandaten in twee fasen te implementeren.

Voor B2B-belastingbetalers zal een gedecentraliseerde eInvoicing oplossing worden geïntroduceerd voor het uitwisselen van e-facturen, waarbij gebruik wordt gemaakt van drie elektronische verzendwijzen: een gratis nationale bezorgoplossing (e-adres); Peppol-dienstverleners; en individuele overeenkomsten tussen belastingbetalers voor een directe software-integratie-interface. De gegevensstructuur voor gestructureerde eInvoicing zal voldoen aan de PEPPOL BIS Billing 3.0 standaard.

Lees → Peppol ontcijferen: Jouw gids voor veilige, gestroomlijnde zakelijke transacties [ Blog post ]

Naar aanleiding van het rapport over de btw-kloof 2023 heeft de staatssecretaris uitgebreid geantwoord op vragen van vertegenwoordigers van de Tweede Kamer. De staatssecretaris erkent de toenemende belangstelling voor eInvoicing en e-reporting en suggereert dat, hoewel er momenteel geen mandaat is, er in de toekomst een verschuiving naar deze technologieën verwacht kan worden.

Op 26 april 2024 voltooide het Poolse Ministerie van Financiën een externe audit van het nationale eInvoicing systeem (KSeF). De controle bracht ernstige problemen aan het licht die hebben geleid tot uitstel van de verplichte eInvoicing in Polen.

Oorspronkelijk gepland voor lancering op 1 juli 2024, is de uitrol van KSeF nu opnieuw gepland, met een gefaseerde aanpak die begint op 1 februari 2026 voor grote ondernemingen en op 1 april 2026 voor andere bedrijven.

De controle bracht ernstige fouten aan het licht in de IT-architectuur en het projectbeheer van de KSeF, waaronder ontoereikend toezicht door eerdere beheerders en slecht onderhoud van documentatie. Deze bevindingen waren aanleiding om de systeemarchitectuur grondig te herzien. Het is de bedoeling dat het vernieuwde systeem betrouwbaarder, veiliger en functioneler is en de veiligheid van economische transacties garandeert, wat een prioriteit is voor het ministerie.

Dit jaar heeft Saoedi-Arabië drie nieuwe golven voor eInvoicing aangekondigd. De groepen bestaan uit alle vestigingen waarvan de inkomsten die aan belasting over de toegevoegde waarde zijn onderworpen, in de jaren 2022 of 2023 meer dan een bepaald aantal riyals bedragen.

In een poging om de belastingadministratie te moderniseren en processen voor bedrijven te vereenvoudigen, introduceert Singapore het InvoiceNow -initiatief, waarbij bedrijven die voor GST zijn geregistreerd, factuurgegevens moeten doorgeven aan de Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS). Deze overgang zal geleidelijk worden geïmplementeerd om een vlotte acceptatie en naleving te garanderen.

InvoiceNow, in 2019 geïntroduceerd door de Infocomm Media Development Authority (IMDA), is een landelijk eInvoicing netwerk op basis van de Peppol-standaard. Het maakt directe verzending van facturen in een gestructureerd formaat van het ene beheersysteem naar het andere mogelijk via het landelijke e-delivery netwerk, gebaseerd op Peppol, waardoor automatiseringsmogelijkheden ontstaan.

Hierdoor kunnen zowel kleine en middelgrote ondernemingen als grote ondernemingen profiteren van een vlottere facturering en snellere betalingen, met kortere factuurverwerkingstijden en zonder handmatig papierwerk. Het InvoiceNow-platform zal gebaseerd zijn op een vijfhoekig model van Peppol – ook wel Peppol CTC genoemd. Belastingbetalers zullen kunnen werken met gecertificeerde Peppol-dienstverleners. Facturen worden uitgewisseld in een gestructureerd PINT SG-formaat en een kopie moet naar de IRAS worden gestuurd.

Singapore's verbintenis tot e-facturatie

Singapore lanceerde in 2019 zijn nationale eInvoicing netwerk, gebaseerd op de Peppol-infrastructuur, en was daarmee het eerste land buiten Europa dat het Europese netwerk gebruikte om e-facturen tussen particuliere bedrijven uit te wisselen. Om eInvoicing in Singapore te promoten, lanceerde de instantie die verantwoordelijk is voor het eInvoicing systeem van het land, IMDA, InvoiceNow, een reeks initiatieven waaronder financiële compensatie voor bedrijven die eInvoicing toepassen. 

De Singaporese overheid streeft ernaar om papierfacturen uit te bannen. Onlangs heeft staatssecretaris Chee Hong Tat aangekondigd dat "de regering InvoiceNow binnen enkele jaren zal implementeren als het standaardkanaal voor het indienen van elektronische facturen voor alle leveranciers van de overheid". Dit betekent dat InvoiceNow het Vendors@Gov-portaal voor geregistreerde bedrijven zal vervangen.

De Peppol Autoriteit van het land, IMDA, is verantwoordelijk voor het toewijzen van toegangspunten en het definiëren van technische specificaties voor het eInvoicing systeem. Bedrijven die in Singapore elektronisch willen factureren, moeten een geaccrediteerd toegangspunt hebben en een eInvoicing systeem dat invoices in de Peppol-standaard kan verzenden. 

Singapore’s proactieve aanpak van eInvoicing weerspiegelt zijn streven naar digitale transformatie en efficiëntie in de belastingadministratie. Met de gefaseerde invoering van InvoiceNow en voortdurende ondersteuning zijn bedrijven klaar om een nieuw tijdperk van gestroomlijnde processen en verbeterde compliance te omarmen. 

De uitrol van B2B e-factureringsmandaten in Spanje, aanvankelijk gepland voor medio 2025, heeft te kampen met vertragingen waardoor de implementatie waarschijnlijk wordt uitgesteld tot begin 2026. In afwachting van de nodige wettelijke goedkeuringen, waaronder een ministerieel besluit waarin de syntaxis en technische specificaties voor het eInvoicing platform van de Spaanse belastingdienst worden gedefinieerd, blijven de deadlines uit.

Daarnaast zullen de VERIFACTU-verplichtingen voor eInvoicing, die gepland waren voor juli 2025, waarschijnlijk ook worden uitgesteld tot begin 2026.

De gefaseerde aanpak van mandaten in Spanje omvat verplichtingen voor kopers om te reageren met updates van de factuurstatus, zoals aanvaarding/afwijzing, volledige betalingsbevestiging inclusief de effectieve betalingsdatum, en andere optionele statussen, zoals deelbetaling of toewijzingen aan derden.

Bovendien moeten bedrijven die eInvoicing uitgeven binnen 12 maanden na de inwerkingtreding van het Koninklijk Besluit een PDF-document bijvoegen, tenzij de ontvanger instemt met het originele formaat. Kopers hebben 4 dagen de tijd om facturen af te wijzen; anders worden ze als geaccepteerd beschouwd. Wanneer de volledige betaling is gedaan, moeten kopers deze informatie ook naar de Spaanse autoriteiten sturen.

Naar aanleiding van de zesde ministeriële vergadering van de Handels- en Technologieraad in België (4-5 april 2024) werd een gezamenlijke verklaring uitgegeven met de titel "Verbetering van de interoperabiliteit van e-facturering tussen de Verenigde Staten en de Europese Unie".

De verklaring bevestigt de intentie voor verdere samenwerking en inspanningen op het gebied van compatibele eInvoicing tussen de VS en de EU, die een reeks voordelen biedt en het potentieel heeft om marktoverschrijdende transacties en de dynamiek van de trans-Atlantische handel ingrijpend te veranderen.

Om een grotere interoperabiliteit te bereiken, zullen verdere besprekingen en afstemming zich richten op de flexibiliteit van de gegevensstructuur, de afstemming van de nettolading en het opzetten van roamingcapaciteiten via serviceproviders.

Als u op zoek bent naar een manier om de financiële processen van jouw bedrijf te verbeteren, dan is eInvoicing een geweldige optie om te overwegen. Het biedt een aantal voordelen, waaronder kostenbesparingen, verhoogde efficiëntie, verbeterde nauwkeurigheid, verbeterde beveiliging en naleving. eInvoicing kan uw bedrijf ook helpen bij het verbeteren van de cashflow, klanttevredenheid, zichtbaarheid en controle, en milieuduurzaamheid.

De gepresenteerde informatie en tijdlijnen zijn accuraat op de datum van publicatie. Vanwege de dynamische aard van wet- en regelgeving kunnen deze tijdlijnen dienovereenkomstig veranderen.