Essentiële accounts receivable taken voor uw eindejaarchecklist

Dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd in augustus 2022 en is in december 2024 bijgewerkt met aanvullende informatie over procedures voor het afsluiten van het jaar, essentiële documentatievereisten en taakprioritering.

Het einde van het jaar is een drukke tijd voor veel bedrijven, maar het is vooral hectisch voor accounts receivable teams. Hoewel het jaar ten einde loopt, nemen veel van jouw taken op het gebied van accounts receivable toe.

Hoe zorg je ervoor dat jouw boeken net zo klaar zijn voor het nieuwe jaar als jijzelf?

Er zijn een paar taken die je niet wilt overslaan als je het nieuwe jaar goed wilt beginnen. Lees verder voor meer informatie over de taken die u niet mag overslaan bij het afronden van uw debiteurenadministratie aan het einde van het jaar.

Lees de blog → What is accounts receivable? Definitie, belang en voorbeelden

De accounts receivable cyclus is het proces dat bedrijven gebruiken om betalingen van klanten bij te houden en te innen, vanaf het moment dat een klant een aankoop op krediet doet tot het moment dat je de betaling ontvangt.

De **accounts receivable cyclus kan worden onderverdeeld in vier fasen:** het aanmaken van een account, facturering, incasso en betalingsverwerking. Elke fase heeft zijn eigen reeks activiteiten die je moet voltooien om door te gaan naar de volgende stap:

1. Account setup: Bedrijven stellen kredietvoorwaarden op met hun klanten. Dit proces vindt meestal plaats wanneer een klant zijn eerste aankoop op krediet doet.
2. Invoicing: Zodra goederen en diensten zijn geleverd, sturen bedrijven hun klanten facturen met details over hun aankoop, betaling, vervaldatum, enz.
3. Incasso: Bedrijven beginnen het debiteurenproces als een klant zijn factuur niet op de vervaldatum betaalt. Dit omvat meestal het versturen van herinneringen en het voeren van telefoongesprekken om de betaling te innen.
4. Betalingsverwerking: Zodra bedrijven betalingen van hun klanten hebben ontvangen, moeten ze deze verwerken en op de juiste facturen toepassen. U kunt dit handmatig of met behulp van boekhoudsoftware doen.

De accounts receivable cyclus verloopt niet altijd vlekkeloos - soms betwisten klanten hun facturen of betalen ze niet op tijd. Wanneer dit gebeurt, moeten bedrijven actie ondernemen om het probleem op te lossen, zodat ze het verschuldigde bedrag kunnen ontvangen. Maar uiteindelijk is de accounts receivable cyclus essentieel voor het runnen van een succesvol bedrijf.

Inzicht in de belangrijkste functies van accounts receivable is essentieel voor een effectieve eindejaarsplanning, aangezien accounts receivable een essentiële afdeling is in elk bedrijf. Het geld dat aan een bedrijf verschuldigd is, is immers het levensbloed van het bedrijf.

Maar wat zijn de belangrijkste doelen van accounts receivable?

Accounts receivable streven veel verschillende doelen na, maar sommige zijn belangrijker dan andere:

1. Een van de belangrijkste doelen is om ervoor te zorgen dat alle facturen volledig en op tijd worden betaald. Dit kan een uitdaging zijn, vooral als een klant financiële problemen heeft. Het is echter essentieel voor de gezondheid van jouw bedrijf.
2. Het onderhouden van klantrelaties is van vitaal belang. Door een open communicatielijn te onderhouden, worden klanten gestimuleerd om hun facturen op tijd te betalen en is de kans groter dat zij opnieuw zaken met u zullen doen.
3. Het is ook van cruciaal belang om een nauwkeurige administratie bij te houden.  Dit omvat het bijhouden van facturen en betalingen en het opvolgen van openstaande betalingen. Dit kan tijdrovend zijn, maar het is essentieel voor het behoud van een gezonde cashflow.
4. Tot slot moet accounts receivable altijd streven naar verbetering van het inningsproces. Strategische teams werken bijvoorbeeld altijd aan betere manieren om contact op te nemen met klanten en achterstallige betalingen op te volgen.

Opmerking: Om goede klantrelaties te onderhouden, dient u een evenwicht te vinden tussen het snel innen van betalingen en het geven van voldoende tijd aan klanten om hun facturen te betalen. Stel dat u te agressief bent in het innen van openstaande accounts receivable. U loopt bijvoorbeeld het risico dat u de relatie met klanten beschadigt. Aan de andere kant, als je klanten te veel tijd geeft om te betalen, kun je mogelijk jouw kosten niet dekken.

Lees de blog → Risico's beperken met accounts receivable automatisering

Worden accounts receivable aan het einde van het jaar afgesloten?

Aan het einde van elk jaar doorlopen bedrijven over de hele wereld het proces van het afsluiten van hun boeken. Een van de belangrijkste aspecten van dit proces is het afsluiten van accounts receivable. Deze rekening vertegenwoordigt het geld dat aan het bedrijf verschuldigd is en moet worden afgestemd.

Er zijn een paar verschillende methoden die je kunt gebruiken om accounts receivable af te sluiten:

• De meest gebruikelijke methode is om openstaande facturen af te schrijven als oninbare schuld. Maar helaas zult u nooit betalingen voor die facturen ontvangen, en zult u het verlies moeten opvangen.
• Een andere methode is onderhandelen met de klant om een afbetalingsplan op te stellen. Het kan een goede optie zijn als de klant financiële problemen heeft, maar toch in de loop van de tijd kan betalen.

Welke methode u ook gebruikt, het is essentieel dat u uw accounts receivable afsluiting aan het einde van het jaar op de juiste manier afhandelt.

Aan het einde van elk jaar staan bedrijven en particulieren voor dezelfde uitdagende taak: de boekhouding.

Voor sommigen roept het woord alleen al beelden op van grootboeken en spreadsheets, terwijl anderen misschien een gevoel van angst voelen bij het doorzoeken van de financiële gegevens van een jaar. Professionals op het gebied van accounts receivable weten echter dat met de juiste voorbereiding het aanpakken van jouw boekhouding aan het einde van het jaar niet overweldigend hoeft te zijn:

• Verzamel uw financiële documenten: Documenten kunnen van alles zijn, van bankafschriften en kwitanties tot facturen en belastingpapieren.
• Organiseren en indelen in categorieën: Nu alle documenten op één plek staan, kunt u beginnen met sorteren en indelen in categorieën. Deze stap kan tijd kosten, afhankelijk van jouw financiële complexiteit, maar het is de moeite waard.
• Bereken de cijfers: Zodra jouw administratie op orde is, berekent u uw eindtotalen met zorgvuldige aandacht voor nauwkeurigheid, zowel voor uw administratie als voor controledoeleinden.

De organisatiestap is waar veel mensen zich overweldigd voelen, maar er zijn een paar belangrijke dingen die u in gedachten moet houden:

1. Ten eerste, probeer niet alles tegelijk te doen. Concentreer u op één taak tegelijk en neem pauzes wanneer dat nodig is.
2. Ten tweede, gebruik technologie. Veel uitstekende boekhoudsoftwareprogramma's kunnen het proces veel gemakkelijker maken.
3. Wees tot slot niet bang om hulp te vragen. Als u het gevoel hebt dat u vastzit, neem dan contact op met een professionele accountant of belastingadviseur.

Met een beetje moeite kunt u uw eindejaarsboekhouding snel afronden. Vergeet niet om het stap voor stap te doen en hulp te zoeken wanneer dat nodig is.

De jaarrekeningafsluiting kan een uitdagende taak zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn. Door al jouw financiële gegevens te verzamelen en de tijd te nemen om deze te ordenen, kunt u het proces aanzienlijk vereenvoudigen. Daarnaast zijn er tal van uitstekende AR Automatisering platforms en professionals die u bij het proces kunnen ondersteunen. Vergeet niet om het stap voor stap te doen; voor u het weet is het voorbij.