Update zur Einhaltung der Vorschriften für die eRechnungsstellung, Juni 2024

Da sich die globale Landschaft der eRechnungsstellung ständig weiterentwickelt, ist es für Unternehmen unerlässlich, mit den neuesten Entwicklungen und regulatorischen Änderungen Schritt zu halten. In diesem Test befassen wir uns mit wichtigen Updates aus verschiedenen Ländern auf der ganzen Welt und beleuchten die obligatorischen eRechnungsstellung-Mandate, verschobene Markteinführungen und neue Initiativen zur Rationalisierung von B2B-Transaktionen.

Auf der Tagung des Rates "Wirtschaft und Finanzen" (ECOFIN) im Mai geriet das Gesetzespaket für die Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA), das Regelungen zu den Anforderungen an die digitale Berichterstattung (DRR) enthält, unter den 27 EU-Mitgliedstaaten erneut vor einer Sackgasse. Knackpunkt bleiben die Aspekte der Plattformökonomie, während der Abschnitt über die Anforderungen an die digitale Berichterstattung einstimmig angenommen wurde.

Wichtige Punkte zur DRR:

• Hybride Rechnung: Ein neues Konzept der "hybriden Rechnungen" wird eingeführt. Diese kombinieren strukturierte Daten (wie digitale Formate) mit unstrukturierten Daten (wie PDFs). Solange sie alle erforderlichen Informationen in einem strukturierten Format enthalten, können sie als e-Rechnungen betrachtet werden.
• Obligatorische eRechnungsstellung: Dies wird ab dem 1. Juli 2030 für innergemeinschaftliche Business-to-Business-Transaktionen (Waren und Dienstleistungen) durchgesetzt. Dies hängt jedoch von einer gemeinsamen EU-Definition für "e-Rechnung" ab.
• Behörde des Mitgliedstaats: Einzelne EU-Länder können die Berichterstattung weiterhin über die eRechnungsstellung/elektronische Berichterstattung hinaus regeln. Dazu gehört auch die Beibehaltung bestehender SAF-T-Anforderungen (Standard Audit File for Tax).
• Nationale DRR: Für die nationalen (landesinternen) Berichtspflichten wird eine geringere Standardisierung erwartet, was einige Abweichungen vom EU-Modell ermöglicht. Dies wird bis Januar 2030 erwartet.
• Anpassung und Fristverlängerung: Bestehende eRechnungsstellung und Echtzeit-Reporting-Vorschriften müssen bis Januar 2035 dem EU-Standard entsprechen. Darüber hinaus wurde die Frist für die eRechnungsstellung für innergemeinschaftliche Transaktionen auf 10 Tage nach dem Steuerereignis verlängert.

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Billentis hat seinen neuen globalen eRechnungsstellung- und Tax-Compliance-Bericht veröffentlicht. Der Bericht, der eine Fortsetzung des vorherigen Berichts aus dem Jahr 2019 ist, bietet eine umfassende Analyse der aktuellen Landschaft und der Aussichten der eRechnungsstellung und der damit verbundenen digitalen Handelspraktiken. Die Autoren sehen eine signifikante Verschiebung in der Marktlandschaft mit einem beschleunigten Übergang zu einer universellen eRechnungsstellung, die durch die Forderung nach Steuerkonformität angetrieben wird.

Darüber hinaus erweitert sich das Lösungsangebot über die eRechnungsstellung hinaus um den integrierten digitalen Handel, der das gesamte Spektrum der Transaktionen zwischen Käufern und Verkäufern abdeckt. Große Einflussfaktoren sind hier Künstliche Intelligenz (KI) und Umwelt-, Sozial- und Governance-Faktoren (ESG). In diesem Zusammenhang hat Billentis seinen Bericht mit dem Titel "Watch the Tornado" betitelt.

Abweichend von früheren Mitteilungen müssen ausländische Unternehmen, die in Belgien für die Mehrwertsteuer registriert sind, jedoch keine belgische Niederlassung haben, auch die Möglichkeit haben, eRechnungsstellung zu erhalten, wenn sie ihre belgische Mehrwertsteuernummer einem in Belgien ansässigen Lieferanten mitteilen müssen.

Das Finanzministerium hat grünes Licht für Änderungen des Rechnungslegungsgesetzes gegeben, um die Einführung von eRechnungsstellung zu fördern. Diese Änderungen werden derzeit vom Parlament bewertet. Ab Januar 2025 können alle Unternehmen, die als Empfänger von eRechnungsstellung im Unternehmensregister eingetragen sind, von Verkäufern verlangen, maschinenlesbare eRechnungsstellung vorzulegen. Die Parteien können gemeinsam über das Format entscheiden; andernfalls ist der EU-EN16931-Standard für eRechnungsstellung die Standardeinstellung.

Während es in Estland kein obligatorisches B2B-Mandat für die eRechnungsstellung gibt, können sich Einkäufer jetzt gemäß den neuen Richtlinien des Rechnungslegungsgesetzes für die eRechnungsstellung entscheiden.

Ende März wurde ein neues Dekret zur eRechnungsstellung veröffentlicht. Er beschreibt den Registrierungsprozess für PDPs und enthält die folgenden Details:

• Interoperabilitätstests mit öffentlichen Plattformen
• Fristen für die Erstellung des Compliance-Berichts
• Frist für die Einhaltung der EiDAS-Anforderungen

* Jeder dieser Termine kann sich ändern und kann durch ein mögliches Dekret um bis zu drei Monate verschoben werden.

Das lettische Finanzministerium (MoF) hat Änderungen des Rechnungslegungsgesetzes vorgeschlagen, um eine verpflichtende landesweite eRechnungsstellung einzuführen. Lettland plant die Einführung von Vorschriften für die eRechnungsstellung in zwei Phasen.

Für B2B-Steuerzahler wird eine dezentrale eRechnungsstellung-Lösung für den Austausch von E-Rechnungen eingeführt, bei der drei elektronische Übermittlungsarten zum Einsatz kommen: eine kostenlose nationale Zustellungslösung (E-Adresse); Peppol-Dienstleister; und individuelle Vereinbarungen zwischen Steuerzahlern über die direkte Softwareintegrationsschnittstelle. Die Datenstruktur für strukturierte eRechnungsstellung wird dem Standard PEPPOL BIS Billing 3.0 entsprechen.

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Als Antwort auf den Bericht über die Mehrwertsteuerlücke 2023 hat der niederländische Staatssekretär umfassende Antworten auf Fragen von Abgeordneten des Repräsentantenhauses gegeben. Der Staatssekretär erkennt das zunehmende Interesse an der eRechnungsstellung und dem elektronischen Berichtswesen an und deutet an, dass zwar derzeit kein Mandat besteht, aber in Zukunft mit einer Verlagerung hin zu diesen Technologien zu rechnen ist.

Am 26. April 2024 hat das polnische Finanzministerium eine externe Prüfung des Nationalen e-Rechnungssystems (KSeF) abgeschlossen. Bei der Prüfung wurden schwerwiegende Probleme aufgedeckt, die zur Verschiebung der obligatorischen eRechnungsstellung in Polen führten.

Ursprünglich für den 1. Juli 2024 geplant, wurde die Einführung von KSeF nun neu geplant, wobei ein schrittweiser Ansatz am 1. Februar 2026 für große Unternehmen und am 1. April 2026 für andere Unternehmen beginnen soll.

Die Prüfung ergab gravierende Fehler in der IT-Architektur und im Projektmanagement des KSeF, darunter eine unzureichende Betreuung durch frühere Administratoren und eine mangelhafte Pflege der Dokumentation. Diese Erkenntnisse führten zu der Entscheidung, die Systemarchitektur grundlegend zu überarbeiten. Das aktualisierte System soll zuverlässiger, sicherer und funktionaler sein und die Sicherheit der wirtschaftlichen Transaktionen gewährleisten, was für das Ministerium eine Priorität ist.

Dieses Jahr hat Saudi-Arabien drei neue Wellen für die eRechnungsstellung angekündigt. Die Gruppen bestehen aus allen Betrieben, deren mehrwertsteuerpflichtige Einnahmen im Jahr 2022 oder 2023 einen bestimmten Riyal-Betrag überschreiten.

Um die Steuerverwaltung zu modernisieren und die Prozesse für Unternehmen zu vereinfachen, führt Singapur die InvoiceNow-Initiative ein, die von GST-registrierten Unternehmen verlangt, Rechnungsdaten an die Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS) zu übermitteln. Dieser Übergang wird schrittweise umgesetzt, um eine reibungslose Einführung und Einhaltung zu gewährleisten.

InvoiceNow wurde 2019 von der Infocomm Media Development Authority (IMDA) eingeführt und ist ein landesweites eRechnungsstellung-Netzwerk, das auf dem Peppol-Standard basiert. Es ermöglicht die direkte Übermittlung von Rechnungen in einem strukturierten Format von einem Managementsystem in ein anderes über das landesweite E-Delivery-Netzwerk, das auf Peppol basiert, und schafft so Automatisierungsmöglichkeiten.

Dies ermöglicht sowohl KMUs als auch Großunternehmen eine reibungslosere Rechnungsstellung und schnellere Zahlungen mit kürzerer Rechnungsbearbeitungszeit und ohne manuellen Papierkram. Die InvoiceNow-Plattform wird auf einem Fünf-Ecken-Modell von Peppol – auch Peppol CTC genannt – basieren. Steuerzahler werden in der Lage sein, mit zertifizierten Peppol-Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Die Rechnungen werden in einem strukturierten PINT SG-Format ausgetauscht, und eine Kopie muss an die IRAS gesendet werden.

Singapurs Verpflichtung zur eRechnungsstellung

Singapur startete 2019 sein nationales eRechnungsstellung-Netzwerk, das auf der Peppol-Infrastruktur basiert, und ist damit das erste Land außerhalb Europas, das das europäische Netzwerk für den Austausch von e-Rechnungen zwischen privaten Unternehmen nutzt. Um die eRechnungsstellung in Singapur zu fördern, hat die für das eRechnungsstellungssystem des Landes, IMDA, zuständige Stelle InvoiceNow ins Leben gerufen, eine Reihe von Initiativen, die eine finanzielle Entschädigung für Unternehmen umfassen, die die eRechnungsstellung einführen.

Die Regierung Singapurs hat sich verpflichtet, von Papierrechnungen wegzukommen. Kürzlich kündigte der leitende Staatsminister Chee Hong Tat an, dass "die Regierung InvoiceNow in den nächsten Jahren als Standardkanal für die Einreichung von eRechnungsstellung für alle staatlichen Anbieter einführen wird". Das bedeutet, dass InvoiceNow das Vendors@Gov Portal für registrierte Unternehmen ersetzen wird.

Die Peppol-Behörde des Landes, IMDA, ist für die Zuweisung von Zugangspunkten und die Festlegung technischer Spezifikationen für das eRechnungsstellung-System verantwortlich. Unternehmen, die in Singapur elektronisch fakturieren möchten, müssen über einen akkreditierten Access Point und ein eRechnungsstellung-System verfügen, das in der Lage ist, Rechnungen im Peppol-Standard zu versenden.

Singapurs proaktiver Ansatz für die eRechnungsstellung spiegelt sein Engagement für die digitale Transformation und Effizienz in der Steuerverwaltung wider. Mit der schrittweisen Einführung von InvoiceNow und dem laufenden Support sind Unternehmen bereit, eine neue Ära optimierter Prozesse und verbesserter Compliance einzuläuten.

Bei der Einführung von B2B-eRechnungsstellung-Mandaten in Spanien, die ursprünglich für Mitte 2025 geplant war, kommt es zu Verzögerungen, die die Umsetzung wahrscheinlich auf Anfang 2026 verschieben dürften. In Erwartung der erforderlichen behördlichen Genehmigungen, einschließlich eines Ministerialerlasses zur Festlegung der Syntax und der technischen Spezifikationen für die eRechnungsstellung-Plattform der spanischen Steuerverwaltung, bleiben die Fristen in der Warteschleife.

Darüber hinaus werden sich die für Juli 2025 geplanten Verpflichtungen von VERIFACTU zur eRechnungsstellung voraussichtlich bis Anfang 2026 verzögern.

Der schrittweise Ansatz für Mandate in Spanien beinhaltet Verpflichtungen für Käufer, mit Aktualisierungen des Rechnungsstatus wie Annahme/Ablehnung, vollständiger Zahlungsbestätigung einschließlich des Zahlungsdatums und anderen optionalen Status wie Teilzahlungen oder Drittabtretungen zu antworten.

Darüber hinaus müssen Unternehmen, die eRechnungsstellung betreiben, innerhalb von 12 Monaten nach Inkrafttreten des Königlichen Erlasses ein PDF-Dokument beifügen, es sei denn, der Empfänger stimmt dem Originalformat zu. Käufer haben ein Zeitfenster von 4 Tagen, um Rechnungen abzulehnen. Andernfalls gelten sie als angenommen. Wenn die vollständige Zahlung erfolgt ist, müssen Käufer diese Informationen auch an die spanischen Behörden senden.

Im Anschluss an das sechste Ministertreffen des Handels- und Technologierats in Belgien (4.-5. April 2024) wurde eine gemeinsame Erklärung mit dem Titel "Verbesserung der Interoperabilität der elektronischen Rechnungsstellung zwischen den Vereinigten Staaten und der Europäischen Union" veröffentlicht.

In der Erklärung wird die Absicht bekräftigt, die Zusammenarbeit und die Bemühungen um eine kompatible eRechnungsstellung zwischen den USA und der EU fortzusetzen, die eine Reihe von Vorteilen bieten und das Potenzial haben, marktübergreifende Transaktionen und die Dynamik des transatlantischen Handels erheblich zu verändern.

Um eine höhere Interoperabilität zu erreichen, werden sich weitere Diskussionen und Abstimmungen auf die Flexibilität der Datenstruktur, die Ausrichtung der Nutzlasten und die Einrichtung von Roaming-Funktionen durch Dienstanbieter konzentrieren.

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, die Finanzprozesse Ihres Unternehmens zu verbessern, ist die eRechnungsstellung eine gute Option, die Sie in Betracht ziehen sollten. Es bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter Kosteneinsparungen, höhere Effizienz, verbesserte Genauigkeit, verbesserte Sicherheit und Compliance. Die eRechnungsstellung kann Ihrem Unternehmen auch dabei helfen, den Cashflow, die Kundenzufriedenheit, die Transparenz und Kontrolle sowie die ökologische Nachhaltigkeit zu verbessern.

Die dargestellten Informationen und angegebenen Zeitpläne sind zum Zeitpunkt der Veröffentlichung korrekt. Aufgrund der dynamischen Natur von Vorschriften und Gesetzen können sich diese Zeitpläne entsprechend ändern.