Moderne oplossingen voor hardnekkige accounts receivable

Dit bericht werd oorspronkelijk gepubliceerd in april 2022 en werd in december 2024 bijgewerkt met aanvullende informatie over opkomende trends en technologieën in accounts receivable, uitdagingen op het gebied van accounts receivable en meer.

Accounts receivable kunnen een groot probleem zijn voor bedrijven als ze niet goed beheerd worden.

Waarom zijn ze zo lastig?

Er zijn een paar dingen die problemen met accounts receivable kunnen veroorzaken, zoals factureringsfouten, klanten die niet op tijd betalen of discrepanties tussen wat er gefactureerd is en wat er ontvangen is.

Om deze boekhouding problemen te voorkomen, is het essentieel om een degelijk systeem te hebben voor het bijhouden en beheren van accounts receivable. Dit omvat het gebruik van boekhoudkundige AR-automatiseringssoftware om facturen en betalingen bij te houden, betalingsvoorwaarden met klanten vast te leggen en regelmatig jouw accounts receivable reports te controleren.

Lees verder om meer te weten te komen over hoe je jouw accounts receivable problemen kunt overwinnen en je opvolgingspersoneel vandaag kunt versterken.

Lees het sectorrapport → Best practices in debiteurenbeheer

Een van de belangrijkste aspecten van het runnen van een bedrijf is het beheren van accounts receivable. Dit kan vaak een uitdaging zijn voor uw accounts receivable team, omdat er verschillende potentiële problemen kunnen ontstaan. Door u echter bewust te zijn van deze problemen en stappen te ondernemen om ze te voorkomen (zoals oninbare schulden), kunt u helpen om jouw bedrijf soepel te laten draaien.

Hieronder staan verschillende stappen die jouw accounts receivable teams kunnen nemen om een oplossing te vinden voor accounts receivable:

• Houd allereerst uw facturen bij en zorg ervoor dat deze tijdig worden betaald. U kunt dit doen door een facturatiesysteem te implementeren en op te volgen met klanten.
• Herinneringen versturen voor uitstaande betalingen voor goederen of diensten.
• Bied kortingen voor vroege betaling.
• Gebruik een incassobureau voor achterstallige rekeningen.
• Onderhandel met de klant om een afbetalingsplan op te stellen.
• Overweeg een incassobureau in te schakelen indien facturen niet tijdig worden betaald.
• Schrijf het af als een oninbare vordering.
• Controleer jouw kredietbeleid regelmatig.

Ongeacht de accounts receivable strategy die u kiest, is het van cruciaal belang dat u uw accounts receivable goed in de gaten houdt en snel actie onderneemt als er zich problemen voordoen. Op deze manier voorkomt u grote problemen in de toekomst.

Wat zijn de basisproblemen die zich voordoen bij de waardering van accounts receivable?

Er kunnen zich enkele fundamentele problemen voordoen bij het waarderen van accounts receivable, waaronder:

1. Oninbare vorderingswaarde schatten: Ten eerste is er het probleem van het schatten van de waarde van oninbare vorderingen. Dit kan moeilijk zijn om nauwkeurig te doen, omdat het een beoordeling van het vermogen van de klant om te betalen vereist.
2. Allowance for doubtful accounts: Een van de meest voorkomende problemen bij de waardering van accounts receivable is de voorziening voor dubieuze debiteuren. Dit is wanneer een bedrijf geld opzij zet om facturen te dekken die mogelijk niet betaald worden.
3. Achterstallige facturen: Dit kan vaak te wijten zijn aan het feit dat klanten de factuur vergeten zijn of niet over de nodige middelen beschikken. Achterstallige betalingen van facturen kunnen leiden tot cashflow problemen. Bovendien kan het niet betalen van facturen door klanten jouw relaties schaden.
4. Timing van vorderingen: Daarnaast is er de kwestie van de timing. Vorderingen moeten worden gewaardeerd op het moment dat ze opeisbaar zijn, wat niet altijd samenvalt met het moment waarop ze worden geïnd. Wanneer er een timingprobleem is, kunnen betalingen na het einde van de boekhoudperiode binnenkomen. Hierdoor kan het een uitdaging zijn om accounts receivable goed te waarderen.
5. Toewijzing van oninbare vorderingen: Het toewijzingsprobleem van oninbare vorderingen doet zich voor wanneer klanten hun facturen niet betalen. Dit kan leiden tot een verlies voor het bedrijf. Maar nogmaals, dit kan moeilijk zijn om eerlijk te doen, omdat het vaak afhangt van subjectieve schattingen.
6. Geen systeem voor accounts receivable management: Indien u niet beschikt over een effectief systeem voor het beheer van het accounts receivable proces, kan het een uitdaging zijn om betalingen en facturen bij te houden.
7. Geschillen over facturen: Klanten kunnen facturen betwisten. In deze gevallen is het essentieel om samen met de klant tot een oplossing te komen.
8. Identiteitsdiefstal: Tot slot is identiteitsdiefstal een ander potentieel probleem, dat kan leiden tot frauduleuze afschrijvingen van jouw rekening.

Lees de blog → Eindejaarstaken voor debiteuren die je niet wilt overslaan

Wat zijn de vijf meest voorkomende fouten die accounts receivable-opvolgers maken?

De vijf meest gemaakte fouten door medewerkers die accounts receivable opvolgen zijn:

1. Niet onmiddellijk opvolgen: Het is van vitaal belang om klanten regelmatig op te volgen om hun facturen op tijd te betalen.

2. Geen prikkels: Het aanbieden van incentives voor vroege betaling, zoals kortingen of verlengde betalingsvoorwaarden, maakt het voor de klant de moeite waard om vroeg te betalen.

3. Geen goede administratie bijhouden: Een  systeem voor betere facturering en betalingen helpt u om uw klanten, facturen en gegevens bij te houden.

4. Inconsistent zijn in het betalingsbeleid: Het is van vitaal belang om een effectief betalingsbeleid te hebben. Dit helpt ervoor te zorgen dat klanten weten wat ze moeten betalen en wat ze kunnen verwachten.

5. Niet effectief communiceren: U moet regelmatig contact opnemen met klanten om ervoor te zorgen dat facturen op tijd betaald worden.

De ergste nachtmerrie van elke ondernemer zijn klanten die hun rekeningen niet op tijd betalen. Het maakt niet uit hoe goed jouw product of dienst is. Als u geen betalingen ontvangt, zult u niet lang zaken blijven doen.

Klanten betalen hun facturen om allerlei redenen niet op tijd. Misschien wachten ze op goedkeuring van hun baas, of hopen ze gewoon dat je de rekening vergeet. Wat de reden ook is, late betalingen kunnen jouw bedrijf ernstig belasten.

Vermijd deze accounts receivable nachtmerries met deze tips

1. Organiseer je. De eerste stap is om je te organiseren. Houd bij wie jou geld schuldig is en wanneer de betalingen verschuldigd zijn. Zet een systeem op voor het versturen van herinneringen en het opvolgen van klanten die te laat zijn.
2. Gebruik factureringssoftware. Met Invoicing software kunt u eenvoudig bijhouden wie wat verschuldigd is en wanneer betalingen verschuldigd zijn. Dit kan u helpen om uw accounts receivable op de hoogte te houden en verrassingen te voorkomen.
3. Ontvang vooraf een aanbetaling. Ontvang, indien mogelijk, altijd een aanbetaling van jouw klant voordat u aan een project begint. Dit zorgt ervoor dat u tenminste iets krijgt als zij besluiten om de rest van hun rekening niet te betalen.
4. Factuur versturen onmiddellijk. Een andere manier om betalingsachterstanden te voorkomen is om jouw facturen te versturen zodra het werk gedaan is. Deze heeft een kortere tijd om de rekening te betalen. U kunt ook toeslagen voor te late betaling in jouw facturen opnemen.
5. Bied kortingen aan. Veel bedrijven bieden korting als hun klanten hun rekeningen vervroegd betalen. Dit kan klanten stimuleren om op tijd te betalen (vóór 60 dagen) en hen helpen late betalingen te voorkomen.
6. Zorg voor een duidelijk betalingsbeleid. Zorg ervoor dat jouw klanten precies weten wanneer en hoe ze hun rekeningen moeten betalen. Dit helpt verwarring te voorkomen en maakt het waarschijnlijker dat ze daadwerkelijk zullen doorbetalen. U kunt ook met uw klanten praten over de betaalmiddelen of opties die jouw bedrijf aanbiedt.
7. Blijf communiceren met jouw klanten. Als u problemen hebt met het innen van de betaling van een klant, neem dan contact met hem op en probeer iets te regelen. Hoe sneller je het probleem kunt oplossen, hoe beter je af bent.
8. Wees standvastig. Als u al deze tips hebt geprobeerd en nog steeds moeite hebt om betaald te krijgen, dan is het tijd om streng te zijn tegen jouw klanten.
9. Blijf op de hoogte. Blijf op de hoogte van wetswijzigingen die invloed kunnen hebben op jouw accounts receivable proces, zoals nieuwe regels voor het innen van schulden.
10. Bereik. Vraag professionele hulp aan een incassobureau als u problemen hebt met het innen van betalingen van klanten die in gebreke blijven.

Deze tips kunnen u helpen om nachtmerries over accounts receivable te voorkomen en jouw bedrijf soepel te laten draaien.

Accounts receivable management houdt in dat betalingen worden geïnd van klanten die goederen of diensten op krediet hebben gekocht. Accounts receivable management heeft tot doel betalingen tijdig te innen en tegelijkertijd goede relaties met klanten te onderhouden. Bedrijven kunnen verschillende strategieën toepassen om accounts receivable te beheren, zoals het opstellen van afbetalingsplannen, het aanbieden van kortingen bij vroegtijdige betaling en het versturen van herinneringen voor te laat betaalde facturen.

Als het gaat om het innen van betalingen van klanten, is snelheid van cruciaal belang. Hoe sneller je het geld krijgt dat je verschuldigd bent, hoe beter jouw bedrijf af zal zijn. Daarom is het essentieel om een systeem te hebben om accounts receivable te beheren. Hieronder vindt u enkele aanvullende stappen voor het ontwikkelen van een sterk systeem voor accounts receivable:

1. Zorg voor een duidelijk en beknopt kredietbeleid en zorg ervoor dat alle werknemers dit kennen.

2. Zorg voor duidelijke communicatielijnen tussen de afdelingen verkoop, boekhouding en debiteurenafdeling.

3. Een nauwkeurige administratie bijhouden van alle facturen en betalingen.

4. Alle openstaande facturen onmiddellijk opvolgen.

5. Bied prikkels voor snelle betaling, zoals kortingen voor vervroegde betaling.

Accounts receivable management is een essentieel onderdeel van het runnen van een bedrijf. Door enkele of alle van de bovenstaande strategieën te gebruiken, kunt u snel betalingen innen en tegelijkertijd een goede relatie met jouw klanten onderhouden. U zult al snel merken dat deze paar eenvoudige stappen u kunnen helpen om een aantal belangrijke veelgemaakte fouten te vermijden en uw accounts receivable proces effectief te beheren.

Het accounts receivable-landschap evolueert snel, met nieuwe technologieën en benaderingen die de manier veranderen waarop bedrijven hun accounts receivable-activiteiten afhandelen. Van kunstmatige intelligentie tot innovaties in betalingsoplossingen, deze veranderingen helpen bedrijven om traditionele accounts receivable-uitdagingen te overwinnen en bereiden hen tegelijkertijd voor op toekomstig succes.

Hoe AI accounts receivable transformeert

AI-aangedreven accounts receivable-oplossingen kunnen duizenden transacties in enkele minuten verwerken en automatisch betalingen aan facturen koppelen met een ongekende nauwkeurigheid. Machine learning algoritmen analyseren betalingspatronen om te voorspellen welke rekeningen mogelijk betalingsproblemen zullen veroorzaken, zodat accounts receivable teams proactieve stappen kunnen ondernemen voordat er problemen ontstaan. Voor financiële leiders betekent dit dat ze minder tijd kwijt zijn aan het oplossen van problemen en meer tijd hebben om zich te concentreren op strategische groei-initiatieven.

De digitale betalingsrevolutie

De verschuiving naar digitale betalingen vermindert de wrijving in het accounts receivable-proces drastisch. Moderne platforms bieden klanten meerdere manieren om te betalen, van traditionele Automated Clearing House (ACH) overschrijvingen tot innovatieve digitale wallet oplossingen. Deze flexibiliteit gaat niet alleen over gemak, het gaat ook over sneller betaald worden. Bedrijven die digitale betaalstrategieën implementeren, zien hun DSO dalen en hun klanttevredenheidsscores verbeteren.

Oplossingen op maat voor unieke uitdagingen in de branche

Elke branche heeft te maken met verschillende accounts receivable-hindernissen. Productiebedrijven kunnen worstelen met complexe prijsstructuren en volumekortingen, terwijl zorgverleners moeten navigeren door verzekeringsclaims en afbetalingsplannen voor patiënten. Moderne accounts receivable-oplossingen bieden steeds meer branchespecifieke functies die deze unieke uitdagingen aanpakken. Of het nu gaat om gespecialiseerde workflows voor dealers van Uitrustingsbranche, gestroomlijnde oplossingen voor distributeurs of nalevingshulpmiddelen voor fabrikanten van medische apparatuur, deze op maat gemaakte benaderingen maken accounts receivable-beheer productiever in alle sectoren.

Schaalbare accounts receivable activiteiten bouwen

De accounts receivable oplossingen van vandaag moeten met jouw bedrijf meegroeien. Cloud-gebaseerde platformen leiden deze ontwikkeling en bieden de flexibiliteit om activiteiten naar behoefte op te schalen. Deze systemen integreren met bestaande bedrijfshulpmiddelen en bieden beveiligingsfuncties om gevoelige financiële gegevens te beschermen. Voor groeiende bedrijven betekent dit dat ze een accounts receivable-infrastructuur moeten hebben die toenemende transactievolumes aankan zonder dat er grote revisies of extra personeel nodig is.

Onthoud uiteindelijk dat accounts receivable slechts één onderdeel zijn van het runnen van een bedrijf. Hoewel het dus essentieel is om jouw vorderingen goed in de gaten te houden, mag je er geen stress van krijgen. Met een beetje organisatie en inspanning kunt u uw accounts receivable onder controle krijgen.

Heb je wat extra hulp nodig om je debiteuren op orde te houden?

Het kan niet eenvoudiger dan debiteurensoftware, zeker niet met een toegewijd team dat u ondersteunt. Neem contact met ons op voor meer informatie over hoe u Billtrust, in combinatie met debiteurensoftware-automatisering, kunt inzetten om u te helpen terug te keren naar het belangrijkste: het runnen van jouw bedrijf.

Bij Billtrust begrijpen we dat moderne accounts receivable uitdagingen moderne oplossingen vereisen. Als betrouwbare leider in AR-automatisering helpen wij meer dan 2400 bedrijven wereldwijd om hun financiële activiteiten te transformeren met behulp van intelligente technologie. Ons geïntegreerde platform combineert AI-gestuurde automatisering met diepgaande branche-expertise om je te helpen kosten te beheersen, cashflow te versnellen en klanttevredenheid te verbeteren.

Wanneer u samenwerkt met Billtrust, kiest u voor meer dan alleen software – u krijgt een toegewijd team dat gericht is op jouw succes. Wij combineren geavanceerde technologie met diepgaande industriekennis om jou te helpen de accounts receivable-uitdagingen van vandaag te overwinnen en je voor te bereiden op de kansen van morgen.