Deze post werd oorspronkelijk gepubliceerd in januari 2022 en werd bijgewerkt in oktober 2024, met meer gedetailleerde informatie over de oorzaken van oninbare schulden, methoden voor het schatten van oninbare schulden, en meer.
Wat zijn aan oninbare vorderingen verbonden kosten?
De term "oninbare accounts receivable" verwijst naar accounts receivable die waarschijnlijk niet zullen worden geïnd. Wanneer een bedrijf bijvoorbeeld een tekort aan cashflow heeft, kan het nodig zijn om een deel van de vorderingen af te schrijven. Dit proces van het afschrijven van schulden wordt "accounts receivable" of "oninbare vorderingen" genoemd, omdat het voor het bedrijf minder waarschijnlijk is geworden dat het dat geld ooit nog zal ontvangen. Dit type schuld is terug te vinden op de balans van een bedrijf als activa en passiva.
Wat leidt tot het ontstaan van oninbare vorderingen?
Dubieuze vorderingen ontstaan wanneer klanten die goederen of diensten op krediet hebben gekocht, het geleende bedrag niet binnen de gestelde termijn terugbetalen, waardoor de schuld oninbaar wordt. Dit financiële risico is inherent aan elk bedrijf dat krediet verleent aan zijn klanten. Hoewel oninbare vorderingen vaak worden beschouwd als normale kosten van zakendoen, is het van cruciaal belang om te begrijpen waarom ze gebeuren om de impact ervan te minimaliseren. Hier zijn enkele belangrijke redenen die bijdragen aan het ontstaan van dubieuze debiteuren:
- Financiële instabiliteit van klanten
Een van de belangrijkste redenen voor oninbare vorderingen is de financiële instabiliteit of verslechtering van de financiële toestand van een klant. Economische tegenspoed, zoals banenverlies, aanzienlijke zakelijke tegenslagen of onverwachte uitgaven, kunnen ertoe leiden dat een klant niet in staat is om aan zijn betalingsverplichtingen te voldoen. - Gebrek aan credit management
Dubieuze schulden kunnen ook het gevolg zijn van slechte credit management praktijken binnen een bedrijf. Als u geen grondige kredietcontroles uitvoert, krediet verleent aan klanten met een hoog risico of achterstallige rekeningen niet onmiddellijk opvolgt, neemt het risico op wanbetaling toe. - Economische neergang
Bredere economische neergang heeft een aanzienlijke impact op het vermogen van particulieren en bedrijven om hun schulden te vereffenen. In tijden van recessie of economische instabiliteit kunnen klanten prioriteit geven aan essentiële uitgaven en betalingen aan schuldeisers uitstellen of in gebreke blijven, wat leidt tot meer oninbare vorderingen. - Faillissement van klanten
Wanneer een klant faillissement aanvraagt, neemt de kans op incasso aanzienlijk af. Wettelijke bescherming verhindert schuldeisers vaak om schulden te innen van personen of bedrijven die failliet zijn verklaard totdat de rechtbank de situatie heeft opgelost. - Frauduleuze transacties
Oninbare vorderingen kunnen ook het gevolg zijn van frauduleuze activiteiten. Als er bijvoorbeeld goederen of diensten worden gekocht met gestolen creditcardgegevens of op een andere frauduleuze manier, loopt de verkoper het risico de betaling niet te ontvangen vanwege chargebacks en disputen ten gunste van het slachtoffer van de fraude. - Fouten in boekhouding en facturering
Fouten in factureringsprocessen of boekhouding fouten kunnen leiden tot disputen of misverstanden over het verschuldigde bedrag. Dergelijke geschillen kunnen, als ze niet onmiddellijk worden opgelost, leiden tot wanbetaling en uiteindelijk oninbare vorderingen. - Geschillen met klanten
Geschillen over de kwaliteit van geleverde goederen of diensten kunnen leiden tot ingehouden betalingen. Als deze geschillen niet in der minne worden geschikt, kunnen ze resulteren in oninbare vorderingen. - Gebrek aan communicatie
Onvoldoende communicatie tussen het bedrijf en zijn klanten over betalingsverwachtingen en kredietvoorwaarden kan leiden tot misverstanden en wanbetalingsscenario's. Duidelijke communicatie is cruciaal bij het managen van de verwachtingen van de klant en het verminderen van het risico op oninbare vorderingen.
Lees nu → Voorkom oninbare schulden met sterk credit management [ Blog ]
Zijn dubieuze debiteuren een bedrijfskosten?
Of oninbare vorderingen bedrijfskosten zijn, is een omstreden kwestie, en of dergelijke schulden bedrijfskosten zijn, is een vraag die uitgebreid moet worden overwogen. Het antwoord op deze vraag kan afhangen van iemands interpretatie van de termen 'dubieuze debiteuren' en 'bedrijfskosten'. Een brede definitie van "bedrijfskosten" zou ook oninbare vorderingen kunnen omvatten, maar dat kan ook niet.
De IRS definieert bedrijfskosten als "kosten die gewoon zijn en noodzakelijk zijn voor de werking van het bedrijf". Dit kunnen kosten voor oninbare vorderingen zijn, maar ze kunnen niet worden opgenomen. Dit maakt het voor een bedrijf moeilijk om te weten of deze schuldkosten al dan niet in de bedrijfskosten moeten worden opgenomen.
Sommigen beweren dat schulden als bedrijfskosten geclassificeerd moeten worden, omdat ze nodig zijn om het bedrijf te runnen. Volgens hen zou dit een nauwkeurigere rapportage mogelijk maken. Zij beweren dat dubieuze debiteuren niet gerapporteerd moeten worden als een verplichting omdat het geld verschuldigd is aan crediteuren en niet aan aandeelhouders.
Anderen zeggen dat oninbare vorderingen moeten worden geclassificeerd als niet-operationele kosten omdat het bedrijf zelf het probleem niet heeft veroorzaakt, het niet op de winst- en verliesrekening staat en het geen bedrijfskosten zijn. Zij stellen dat het onjuist is om deze uitgave als niet-operationeel te classificeren, omdat deze is opgenomen in het cashflowoverzicht en van invloed is op de kaspositie. Een ander argument om oninbare vorderingen te classificeren als niet-operationele kosten, is dat oninbare vorderingen voortkomen uit het uitlenen van geld aan hun klanten, en het is onwaarschijnlijk dat ze het terugkrijgen.
Veel kleine bedrijven weten niet zeker of ze oninbare vorderingen moeten classificeren als bedrijfskosten (en dus aftrekbaar) of rentekosten (en dus niet aftrekbaar). Het is echter van cruciaal belang om deze uitgaven correct te classificeren om ervoor te zorgen dat ze op de juiste balansrekening worden verantwoord. Weet u niet zeker hoe u deze soorten schulduitgaven moet classificeren? Samenwerken met een externe accountant of CPA is een solide manier om ervoor te zorgen dat u op koers blijft en het meest actuele advies krijgt over jouw interne boekhoudkundige kwesties van uw bedrijf.
Hoe kosten voor dubieuze debiteuren berekenen en boeken
De kosten van dubieuze accounts receivable, als concept, zijn gebaseerd op de veronderstelling dat een deel van de accounts receivable van een bedrijf oninbaar zal worden, en zijn niet afhankelijk van aanpassingen. Dit maakt de dubieuze vordering een uitdagende uitgave om te berekenen. Er zijn echter twee methodes die je kunt gebruiken: de verouderingsmethode en de toeslagmethode.
Veroudering methode
De verouderingsmethode (ontwikkeld in 1934) is misschien wel de meest populaire en gemakkelijkste methode voor het berekenen van de kosten van oninbare vorderingen. De methode voor het opstellen van een ouderdomsanalyse van accounts receivable omvat het in evenwicht brengen van oninbare vorderingen. Dit wordt geschat door het percentage dubieuze debiteuren over een bepaalde periode te projecteren.
Wijze van toelage
De voorzieningsmethode bestaat uit het schatten van het bedrag aan dubieuze debiteuren door de voorzieningen voor dubieuze debiteuren af te trekken van de totale accounts receivable. Deze methode vereist dat een bedrijf het percentage klanten evalueert dat hun bestelling niet zal betalen en vervolgens de vergoeding voor deze schulden berekent.
De voorziening voor dubieuze debiteuren kan worden berekend door de verwachte dubieuze debiteuren te delen door het totale bedrag van de verwachte verkopen en dit cijfer te vermenigvuldigen met 100.
Methode voor directe afschrijving
De directe afschrijvingsmethode is een eenvoudige manier om oninbare vorderingen in de boekhouding te verwerken. Bij deze methode worden oninbare vorderingen alleen geregistreerd wanneer een specifieke rekening als oninbaar wordt beschouwd. Zodra het oninbare bedrag is geïdentificeerd, wordt het direct als uitgave in de winst- en verliesrekening afgeschreven. Hoewel deze methode eenvoudig is, kan ze resulteren in een onregelmatige kostenrapportage en is ze niet in overeenstemming met het matchingprincipe, aangezien ze oninbare vorderingen alleen erkent wanneer ze zich voordoen, wat mogelijk niet in dezelfde periode is als de verkopen.
Percentage van verkoopmethode
De percentage-van-omzetmethode schat de kosten van dubieuze debiteuren op basis van een vast percentage van de kredietverkopen van een bedrijf. Dit percentage wordt bepaald op basis van historische gegevens en weerspiegelt het gemiddelde deel van de verkopen dat oninbaar wordt. Aan het einde van elke periode vermenigvuldigt het bedrijf de totale krediet omzet met dit percentage om de kosten voor dubieuze debiteuren te berekenen, die vervolgens als kosten worden geboekt. Deze methode volgt het matchingprincipe, wat ervoor zorgt dat oninbare vorderingen in dezelfde periode worden geboekt als de gerelateerde verkopen.
Percentage van vorderingen
De percentage-van-de-vorderingen-methode schat de kosten van dubieuze debiteuren door een percentage toe te passen op de totale uitstaande accounts receivable aan het einde van de periode. Dit percentage is gebaseerd op historische gegevens en weerspiegelt het deel van de vorderingen dat waarschijnlijk oninbaar zal worden. Het resultaat past de voorziening voor dubieuze debiteuren op de balans aan, zodat het bedrijf de geschatte toekomstige verliezen uit onbetaalde vorderingen weergeeft. Deze methode richt zich op de balans en sluit beter aan bij het werkelijke risico van niet-geïnde betalingen.
Lees nu → Minimaliseer dubieuze debiteuren door effectieve AR-inning [ Blog ]
Voorbeelden van kosten voor dubieuze debiteuren
Kosten voor dubieuze debiteuren zijn accounts receivable die niet langer inbaar worden geacht omdat een klant zijn verplichting om een uitstaande schuld te betalen niet kan nakomen wegens financiële problemen of faillissement. Dit soort kosten komt vaak voor bij bedrijven die goederen of diensten op krediet aanbieden. Het herkennen van oninbare vorderingen is cruciaal voor een organisatie om een nauwkeurig beeld te geven van haar financiële gezondheid. Hieronder staan enkele voorbeelden van situaties die vaak leiden tot oninbare vorderingen:
- Faillissement van klanten
- Veroudering van debiteuren
- Geschillen met klanten
- Frauduleuze transacties
- Economische neergang
- Foutieve facturering of boekhouding fouten
- Verdwijnen of niet reageren van klanten
Strategieën om inning te maximaliseren en de kosten voor dubieuze debiteuren te minimaliseren
- Kredietcontroles: Voer grondige kredietcontroles uit voordat u krediet aan klanten verleent.
- Duidelijke kredietvoorwaarden: Stel duidelijke kredietvoorwaarden vast en communiceer deze, inclusief vervaldata en boetes voor te late betalingen.
- Verouderingsrapporten: Controleer regelmatig de verouderingsrapporten van accounts receivable om achterstallige betalingen te identificeren en hierop tijdig actie te ondernemen.
- Incassomaatregelen: Implementeer effectieve incassostrategieën en overweeg om voor aanzienlijk achterstallige rekeningen een beroep te doen op externe incassobureaus.
- Juridische stappen: Als laatste redmiddel kunnen juridische stappen worden ondernomen om uitstaande schulden te innen, hoewel dit vaak kostbaar is en niet gegarandeerd is dat het verschuldigde bedrag wordt geïnd.
Het onderkennen en beheren van oninbare vorderingen is een essentieel onderdeel van financieel beheer voor elk bedrijf dat krediet aanbiedt. Door inzicht te krijgen in veelvoorkomende oorzaken en strategische waarborgen te implementeren, kan een bedrijf de impact van oninbare vorderingen op zijn financiën beperken.
Waar komen kosten voor dubieuze debiteuren op de jaarrekening?
Het belangrijkste doel van de post "bijkomende kosten van debiteuren" is om aan te geven hoeveel geld er niet is geïnd op een vordering. Een dergelijke schulduitgave wordt dus meestal geboekt als een verlies aan oninbare vorderingen op de winst- en verliesrekening van het bedrijf. Journaalboekingen zijn meer een boekhoudkundig concept, maar ze kunnen jouw dubieuze debiteurenkosten vastleggen. Het wordt geregistreerd wanneer betalingen niet worden geïnd of wanneer rekeningen als oninbaar worden beschouwd.
Oninbare vorderingen worden onder vlottende activa of kortlopende verplichtingen weergegeven als een post op een balans of winst- en verliesrekening. De oninbare vorderingenrekening toont bijvoorbeeld het bedrag dat een bedrijf heeft verloren van klanten die achterlopen met hun betalingen.
Is een voorziening voor dubieuze debiteuren een uitgave?
Oninbare vorderingen zijn het gevolg van het onvermogen van een bedrijf om bedragen van hun klanten te innen. Voorzieningen voor dergelijke schulden worden getroffen door een inschatting te maken van wat naar verwachting zal worden geïnd. Na verloop van tijd zou deze voorziening moeten worden aangelegd naarmate deze dubieuze vorderingen aan het licht komen, met behulp van informatie zoals het aantal achterstallige dagen, het verschuldigde bedrag en andere relevante informatie.
Een voorziening voor dubieuze debiteuren wordt niet als een uitgave beschouwd. In plaats daarvan wordt het als een actief afgetrokken van de crediteuren (passiva). Een voorziening is een boekhouding term voor de schatting van een onderneming van het bedrag dat niet zal worden geïnd op vorderingen. Een voorziening wordt gevormd wanneer er twijfel bestaat over het vermogen van de vennootschap om vorderingen te innen of wanneer de vennootschap verwacht dat zij in de toekomst geen vorderingen zal innen. Deze schatting is gebaseerd op gegevens en observaties uit het verleden en eventuele verwachte gebeurtenissen.
Wanneer kunt u een oninbare schuld afschrijven?
Over het algemeen wordt een consument of bedrijf, wanneer hij zijn schuld niet heeft terugbetaald, geacht een slechte of dubieuze schuld te hebben aangegaan, wat betekent dat een schuld een vordering is die nooit volledig zal worden betaald of als het twijfelachtig is of dit ooit zal gebeuren. U kunt deze schuld afschrijven als er 180 dagen lang geen activiteit op de rekening is geweest.
Gewoonlijk worden jouw vorderingen afgeschreven wanneer ze oninbaar worden, omdat u de verkoop niet kunt realiseren om de vorderingen te innen, of omdat de klant failliet is gegaan en er geen manier is om uitstaande bedragen te innen.
De IRS stelt dat u elke schuld die een persoon of bedrijf aan u verschuldigd is kunt afschrijven als aan de volgende drie voorwaarden wordt voldaan:
- De schuld is onvoorwaardelijk oninbaar.
- De debiteur heeft ingestemd met de kwijting van de aansprakelijkheid in een faillissements- of insolventieprocedure of de aansprakelijkheid is kwijtgescholden in een faillissements- of insolventieprocedure.
- U heeft de volgende maatregelen genomen:
a) U hebt redelijke incassomaatregelen genomen en vastgesteld dat verdere vervolging zinloos zou zijn;
b) U hebt de vordering, inclusief eventuele rente, afgeschreven in uw boeken en administratie.
c) Je hebt jouw basis verminderd met het bedrag van deze schuld.
Lees nu → Voorspel jouw slechte schulden met cashflowvoorspelling [Blog]
Belangrijkste conclusies
Oninbare vorderingen zijn een post in de boekhouding omdat sommige klanten hun rekeningen niet betalen. Het is een redelijk en algemeen aanvaard boekhoudingsprincipe en het is van cruciaal belang om dit soort schuldlasten correct te verwerken door ze nauwkeurig te definiëren, te noteren en te berekenen. Bovendien zorgt het bijhouden van een nauwkeurige administratie van de uitgaven voor dubieuze debiteuren ervoor dat bedrijven de standaard boekhoudprincipes naleven en boetes vermijden.
