Verlaag jouw DSO met geautomatiseerde betalingsdiensten

Sneller betaald krijgen zou niet ingewikkeld moeten zijn. Toch worstelen financiële teams met lange betaalcycli, handmatige verwerking en het constante gegoochel met meerdere betalingskanalen. Terwijl kopers flexibele betalingsopties verwachten, hebben leveranciers efficiënte processen nodig die de cashflow versnellen zonder dat dit ten koste gaat van de klantrelatie.

De oplossing ligt in geautomatiseerde betalingsdiensten - technologie die de acceptatie van betalingen stroomlijnt, handmatig werk vermindert en leveranciers weer controle geeft over hun cashflow. Door traditionele betaalprocessen om te zetten in digitale workflows, kunnen bedrijven hun days sales outstanding (DSO) aanzienlijk verlagen en tegelijkertijd voldoen aan de verwachtingen van de klant.

Van implementatiestrategieën tot ROI-meting, inzicht in de kracht van betalingsautomatisering opent nieuwe mogelijkheden voor het verbeteren van financiële operaties. Laten we eens onderzoeken hoe deze oplossingen jouw betaalprocessen kunnen transformeren, waarbij we de belangrijkste functies, praktische stappen voor succes en manieren om zinvolle verbeteringen in uw inningscycli bij te houden, zullen onderzoeken.

Download ons e-book → Getting unstuck: B2B betaalprocessen optimaliseren

Days sales outstanding heeft een directe invloed op de financiële gezondheid en operationele mogelijkheden van jouw bedrijf. Deze kritieke metriek meet het gemiddelde aantal dagen dat het duurt om de betaling te innen na een verkoop, en beïnvloedt alles van cashflow tot groeipotentieel.

Waarom DSO belangrijk is

• Geeft efficiëntie van inzamelingsprocessen aan
• Weerspiegelt de kracht van klantrelaties
• Invloed op de beschikbaarheid van werkkapitaal
• Beïnvloedt het vermogen om te investeren in groei
• Beïnvloedt kredietratings en leenkosten

Wegversperringen voor het verzamelen

Handmatige betalingsprocessen veroorzaken knelpunten tussen de levering van facturen en de ontvangst van betalingen. Papieren cheques moeten fysiek worden verwerkt, creditcardbetalingen moeten handmatig worden ingevoerd en reconciliatie via verschillende kanalen kost kostbare tijd. Deze inefficiënties zetten DSO onder druk en zetten de toch al beperkte middelen onder druk.

Betalingsverwerkingsdiensten voor bedrijven elimineren deze obstakels bij het incasseren en stroomlijnen het hele proces, van factuur tot afstemmen van de rekeningen. Door deze workflows te digitaliseren, kunnen financiële teams zich concentreren op strategische initiatieven in plaats van betalingen na te jagen, terwijl de tijd tussen verkoop en incasso aanzienlijk wordt verkort.

Wilt u uw payment workflows stroomlijnen? Verken onze gids voor ERP-betalingsverwerking en leer hoe u de efficiëntie kunt maximaliseren en handmatige taken kunt verminderen.

Naast de voor de hand liggende impact op DSO, brengt handmatige verwerking van betalingen aanzienlijke verborgen kosten met zich mee die zowel de operationele efficiëntie als de strategische groei beïnvloeden. Financiële teams die geautomatiseerde betalingssystemen implementeren, ontdekken vaak uitgaven waarvan ze niet wisten dat ze hun middelen uitputten.

Hier ziet u hoe deze kosten zich op drie cruciale gebieden manifesteren:

Tijd- en middelenverlies

Elke minuut die wordt besteed aan handmatige betalingsverwerking vertegenwoordigt tijd die verloren gaat aan strategische initiatieven. Teams worden geconfronteerd met een eindeloze cyclus van repetitieve taken die waardevolle middelen verbruiken:

• Personeelsuren die worden besteed aan gegevensinvoer en verificatie
• Uitgebreide handmatige afstemming van de rekeningen tussen betaalmiddelen
• Vertraagde betaling boeken en contante toepassing
• Tijdrovende afhandeling en onderzoek van uitzonderingen
• Vereisten voor meervoudig systeemonderhoud
• Voortdurend onderzoek naar de betaalstatus

Financiële gevolgen

De werkelijke kosten van handmatige verwerking reiken verder dan de basistarieven voor transacties, waardoor een web van verborgen kosten ontstaat die jouw bedrijfsresultaat beïnvloeden:

• Hogere verwerkingskosten voor betalingen
• Extra personeel voor handmatige taken
• Foutcorrectie en onderzoekskosten
• Gemiste mogelijkheden voor vroege betaling
• Onnodige bankkosten
• Overbodige technologiekosten

Spanning in de klantrelatie

Zonder efficiënte elektronische betalingen lijdt de klanttevredenheid, omdat bedrijven moeite hebben om aan de moderne betalingsverwachtingen te voldoen:

• Beperkte betalingsmethode-opties
• Frequente vertragingen in de verwerking
• Frustraties over betalingsfouten
• Trage responstijden
• Beperkt zicht op betaalstatus
• Inconsistente betaalervaringen

De complexiteit van het beheren van verschillende betaalmethoden zonder automatisering leidt tot een reeks inefficiënties. Elk handmatig contactpunt verhoogt het risico op fouten en vertragingen, terwijl waardevolle tijd van medewerkers wordt besteed aan taken die een B2B-betalingsverwerkingsoplossing in enkele seconden zou kunnen afhandelen. Deze verborgen kosten nemen in de loop van de tijd toe, waardoor de overstap naar automatisering niet alleen een gemak, maar ook een financiële noodzaak is.

Download onze oplossingsgids → Begin met het faciliteren van betalingen op jouw voorwaarden met Billtrust Payments

Betalingsautomatisering zorgt voor een revolutie in de manier waarop bedrijven binnenkomende betalingen afhandelen door digitale workflows te creëren die de verwerking versnellen en handmatige interventie verminderen. Organisaties die gebruik maken van elektronische betaling krijgen een ongekende controle over hun inningscycli.

Digitale betaalkanalen

Moderne automatische betalingen stroomlijnen elke stap van de transactie:

• Aanvaarding van elektronische betalingen
• Digitale factuurpresentatie
• Geautomatiseerde afstemmen van de rekeningen
• Real-time updates van de betaalstatus
• Geïntegreerde verwerking van overschrijvingen

Voordelen van straight-through verwerking

Geautomatiseerde betalingsoplossingen elimineren traditionele knelpunten:

• Onmiddellijke betalingsvalidatie
• Automatische boeking naar boekhoudsystemen
• Real-time toepassing van contant geld
• Minder vertragingen bij de verwerking
• Eliminatie van handmatige gegevensinvoer

Multi-channel betalingsacceptatie

Uitgebreide oplossingen ondersteunen diverse crediteurenbehoeften:

• Kredietkaartverwerking
• Automated Clearing House (ACH) transacties
• Elektronische overboekingen
• Digital wallet betalingen
• Internationale betaalmiddelen

Voordelen van zichtbaarheid van betalingen

Real-time inzichten transformeren de besluitvorming:

• Transactiebewaking
• Directe bevestiging van betaling
• Gedetailleerde betalingsanalyses
• Transactiegeschiedenis bijhouden
• Analyse van betaaltrends

Deze verschuiving naar geautomatiseerde verwerking zorgt voor een fundamentele verandering in de manier waarop financiële teams werken. Strategische financiële initiatieven komen centraal te staan naarmate gestroomlijnde workflows handmatige aanrakingspunten elimineren, waardoor transactiebeheer verandert van een last in een concurrentievoordeel.

Het selecteren van de juiste geautomatiseerde betalingsdiensten vereist een zorgvuldige evaluatie van functies die de efficiëntie en resultaten stimuleren. Overweeg deze essentiële mogelijkheden bij het evalueren van potentiële oplossingen:

• Naadloze integratie: Elk systeem in jouw financiële ecosysteem moet naadloos samenwerken, van ERP en boekhoudsoftware tot bankplatforms en aangepaste toepassingen.
• Multi-channel acceptance: Moderne betaalplatforms moeten alle soorten betalingen via een uniforme interface afhandelen, zodat het beheer van afzonderlijke systemen niet langer ingewikkeld is.
• Beveiligingsarchitectuur: Uitgebreide bescherming omvat PCI DSS-naleving, versleutelingsprotocollen, fraudepreventietools en gedetailleerde audittrails.
• Zelfbediening voor de klant: Digitale betalingsportels moeten opgeslagen betaalmiddelen, geautomatiseerde terugkerende betalingen en volledige toegang tot de transactiegeschiedenis bieden.
• Real-time monitoring: Dashboards en reporting tools moeten direct inzicht geven in de betaalstatussen, trends en gedetailleerde analyses.
• Intelligente afstemming: Geautomatiseerde afstemmingsmogelijkheden verminderen handmatige tussenkomst en versnellen het proces van contanten verwerking.
• Communicatiemiddelen: Geautomatiseerde betalingsherinneringen, bevestigingen en accountupdates stroomlijnen het inningsproces.
• Toekomstbestendige infrastructuur: Het platform moet groeiende betalingsvolumes en nieuwe betaalmiddelen aankunnen zonder prestatieverlies.
• Naleving van regelgeving: Ingebouwde updates en certificeringen zorgen ervoor dat ze in lijn blijven met de veranderende vereisten van de betalingsindustrie.

Financiële leiders hebben technologiepartners nodig die de complexiteit van moderne B2B-betalingen begrijpen. Billtrust onderscheidt zich door een allesomvattend, leveranciergericht betaalplatform aan te bieden dat al deze essentiële functies bevat, terwijl de focus blijft liggen op het versnellen van de cashflow.

Het inzetten van geautomatiseerde betaaldiensten vereist meer dan alleen het selecteren van de juiste technologie. Een succesvolle implementatie vereist een zorgvuldige planning, duidelijke communicatie en strategische afstemming tussen afdelingen.

Organisaties die deze transformatie willen doorvoeren, moeten zich richten op drie belangrijke gebieden:

Beoordelingsfase

Begin met een uitgebreide evaluatie van jouw huidige toestand:

• Huidige methoden voor betalingsacceptatie herzien
• Handmatige processen en knelpunten documenteren
• Technische infrastructuur evalueren
• Beoordeel de capaciteiten en trainingsbehoeften van het personeel
• Gegevensstromen tussen systemen in kaart brengen

Doelen stellen

Zet doelstellingen op hoog niveau om in specifieke, meetbare doelstellingen:

• Verwachtingen voor DSO-reductie definiëren
• Doelen stellen voor verwerkingsefficiëntie
• Doelstellingen voor kostenverlaging vaststellen
• Metrische gegevens voor klantacceptatie maken
• Benchmarks voor resourceoptimalisatie ontwikkelen

Verandermanagement

Pak het menselijke element van automatisering aan met een gedetailleerde planning:

• Trainingsprogramma's ontwerpen
• Procesdocumentatie ontwikkelen
• Creëer interne communicatiestrategieën
• Ondersteuningsprocedures opstellen
• Plan gefaseerde implementatieaanpak

Succes met betalingsautomatisering vereist een inzet voor voortdurende verbetering en verfijning na de lancering. Regelmatige beoordeling van statistieken en feedback van gebruikers stelt organisaties in staat om hun implementatie te optimaliseren en het rendement op investering te maximaliseren.

Sinds 2001 is Billtrust een pionier in de evolutie van accounts receivable en heeft het zich gevestigd als marktleider op het gebied van geautomatiseerde betalingsdiensten. Onze toonaangevende oplossing, Billtrust Payments, vormt de ruggengraat van ons geïntegreerde accounts receivable platform, verwerkt meer dan 100 miljard dollar aan betalingsinkomsten en is verbonden met meer dan 200 crediteurenportalen wereldwijd.

Billtrust Payments brengt de accounts receivable/crediteuren-dynamiek weer in evenwicht door leveranciers weer de controle te geven terwijl de betalingsflexibiliteit van klanten behouden blijft. Ons leveranciergerichte platform combineert op unieke wijze straight-through processing met uitgebreide mogelijkheden voor betalingsacceptatie:

• Toonaangevende automatisering: Verwerk creditcardgegevens van Level 2 en 3 automatisch, optimaliseer afwikkelingstarieven en maak gebruik van dynamische mogelijkheden om berekenen van toeslagen te beheersen om de kosten te beheersen.
• Volledige betalingsflexibiliteit: Accepteer alle betaalmiddelen, inclusief creditcards, ACH, bankoverschrijvingen en e-mailbetalingen via een uniform digitaal platform.
• Verbeterde beveiligingsfuncties: Bescherm transacties met PCI DSS-naleving, geavanceerde versleuteling en robuuste tools voor fraudepreventie.
• Branded payment experience: Bied klanten een naadloze, professionele betaalportaal dat vertrouwen wekt en digitale adoptie stimuleert.
• Intelligente geldapplicatie: Versnel de cashflow met geautomatiseerde reconciliatie en straight-through verwerkingsmogelijkheden.

Billtrust’s expertise omspant meer dan 40 industrieën, ondersteund door toegewijde B2B digitale adoptie specialisten die helpen jouw betalingsacceptatie strategieën te optimaliseren. Onze adviserende aanpak zorgt ervoor dat je de waarde van jouw geautomatiseerde betalingsdiensten maximaliseert terwijl je sterke klantrelaties behoudt.

Transformeer jouw accounts receivable activiteiten vandaag nog. Maak een afspraak voor een adviesgesprek om te ontdekken hoe Billtrust Payments uw cashflow kan versnellen en tegelijkertijd uw kosten kan verlagen.