Hoe ga je om met klanten die niet betalen: tactieken die werken

Soms gebeurt het dat een klant niet betaalt. Het is een van de risico's van het bedrijf.

Maar wat doet u als klanten in gebreke blijven? Wat is de beste manier om jouw geld te ontvangen van een klant die niet betaalt?

Afhankelijk van hoe lang ze al achterstallig zijn, heb je een paar verschillende tactieken om hen te helpen betalen. Lees verder om de strategieën en oplossingen te ontdekken die werken om jouw niet-betalende klanten te motiveren.

Billtrust definieert de order-to-cash cyclus als "het proces van het genereren van facturen en het verzamelen van betalingen voor goederen of diensten". Met andere woorden, dit is wat bedrijven doen om geld te verdienen. Maar helaas betalen niet alle klanten op tijd. Sommigen zijn geweldig in het op tijd betalen van hun rekeningen, terwijl anderen dat niet zo zijn. Wij noemen deze laatste groep graag "niet-betalende klanten".

Wat is er dan zo erg aan als een klant niet betaalt?

Stelt u zich eens voor dat u uren bezig bent om de laatste hand te leggen aan jouw nieuwste product. Dan bent u eindelijk klaar om het product naar uw klant te verzenden en betaald te krijgen, om er vervolgens achter te komen dat zij hun laatste factuur niet hebben betaald. Dus nu zit u vast in de order to cash-cyclus met een niet-betalende klant.

Een gezonde order-to-cash-cyclus is essentieel voor het voortbestaan van jouw bedrijf. Wanneer vergeetachtige of ontevreden klanten hun facturen echter niet betalen, heeft dit een negatieve invloed op de gezondheid van jouw hele bedrijf. Dit betekent dat je meer tijd en middelen moet besteden aan het achterhalen van betalingen, waardoor je minder geld overhoudt om te investeren in nieuwe producten en groei. Dit kan uiteindelijk leiden tot ontslagen en andere moeilijke beslissingen. Met andere woorden, niet-betalende klanten zijn slecht nieuws voor het bedrijfsleven.

Het innen van uw accounts receivable is vaak een lastige taak. Indien u gebruikmaakt van handmatige accounts receivable systemen, of zelfs geautomatiseerde systemen die niet aan jouw specifieke behoeften voldoen, dient u facturen handmatig bij te houden, ervoor te zorgen dat u betalingen op tijd ontvangt en achterstallige onbetaalde betalingen op te volgen. Het kan veel zijn om bij te houden.

Maar wat als er een gemakkelijkere manier was?

Door gebruik te maken van het Business Payments Network (BPN) van Billtrust kunt u betalingen voor uzelf en uw klanten vereenvoudigen. Met het Business Payments Network kunt u facturen elektronisch versturen en kunnen klanten deze online bekijken. Dit betekent dat er geen papieren facturen meer verloren gaan in de administratie. Hieronder vindt u enkele extra voordelen van het gebruik van Business Payments Network:

1. Business Payments Network draagt bij aan het verbeteren van cashflow door betalingen te versnellen. En als een klant een betaling moet doen, kan dat snel en gemakkelijk online gebeuren. Geen gemiste of late betalingen meer - iedereen wint.
2. Bovendien biedt het netwerk meer transparantie en inzicht in jouw betalingsgeschiedenis van uw bedrijf, waardoor potentiële problemen gemakkelijker kunnen worden opgespoord. Door betalingen te stroomlijnen in een transparant platform waar u alles onder één dak vindt, kunt u alle aspecten van jouw bedrijfsresultaten beter op elkaar afstemmen. Zo krijgt u meer controle over jouw financiën en houdt u meer tijd over voor wat echt belangrijk is.
3. Tot slot biedt het Business Payments Network verbeterde beveiligingsfuncties die jouw gegevens beschermen tegen fraude en diefstal. Deze omvatten:

• Verificatie met twee factoren
• Fraudebewaking en -preventie
• Gegevensencryptie

Met deze functies kunt u er zeker van zijn dat de betalingsgegevens van jouw klanten veilig zijn. Het is dus geen wonder dat steeds meer bedrijven overstappen op Business Payments Network.

Als bedrijfseigenaar bent u ongetwijfeld bekend met de occasionele klant die zijn rekening niet betaalt. Hoewel het frustrerend kan zijn, zijn er een paar dingen die u kunt doen om de betaling te innen:

1. Neem eerst contact op met de klant en probeer een afbetalingsplan uit te werken. Als ze het totale bedrag niet meteen kunnen betalen, zijn ze misschien bereid om in te stemmen met een afbetalingsplan waarmee je jouw verliezen in de loop van de tijd kunt terugverdienen.
2. Vervolgens kunt u altijd een incassobureau inschakelen. Hoewel u op deze manier niet al het geld terugkrijgt dat een klant u verschuldigd is, is het beter dan helemaal niets.
3. Ten slotte, als de klant niet meewerkt of weigert te betalen, kan uw volgende stap zijn om hem voor de kleine rechtbank te dagen. Gebruik dit als laatste redmiddel. Maar als je jouw zaak wint, zal de rechtbank de klant veroordelen om je het geld te betalen dat hij je schuldig is.

Waar het op neerkomt?

Geen enkele ondernemer vindt het leuk om te gaan met een klant die niet betaalt. Door de bovenstaande tips op te volgen, kunt u echter ontvang betalingen en blijvende schade aan jouw bedrijf voorkomen.

Bent u het beu om met meerdere handmatige accounts receivable programma's te werken? Als dat zo is, bent u niet de enige. Veel bedrijven vinden het beheren van meerdere handmatige accounts receivable systemen inefficiënt en tijdrovend. Gelukkig is er een oplossing: AR-automatisering.

Waarom AR-automatisering?

Een geautomatiseerd accounts receivable-systeem kan u helpen om facturen, betalingen en klantinformatie bij te houden. Hieronder vindt u enkele van de belangrijkste voordelen van het automatiseren van jouw accounts receivable:

• Geautomatiseerde accounts receivable bespaart tijd. Met automatisering hoeft u geen gegevens meer handmatig in jouw boekhoudsysteem in te voeren. Dit kan je elke week uren besparen en jouw accounts receivable-team kan ze aan productievere activiteiten besteden.
• AR automatisering vermindert fouten. Bij handmatige gegevensinvoer is er altijd kans op fouten. Automatisering kan deze fouten helpen verminderen en ervoor zorgen dat jouw financiële rapporten accuraat zijn.
• Het verbetert de cashflow. U kunt ervoor zorgen dat facturen snel betaald worden door uw accounts receivable te automatiseren. Dit kan helpen om de cashflow van jouw bedrijf te verbeteren en jouw financiën gezond te houden.
• Het kan ook kritieke taken automatiseren, zoals facturering en incasso's. Als gevolg daarvan kunt u jouw personeel vrijmaken om zich op belangrijkere zaken te concentreren.

Als u op zoek bent naar een manier om uw accounts receivable-beheer te stroomlijnen, overweeg dan om in een geautomatiseerd systeem te investeren. Het kan precies zijn wat je nodig hebt om jouw bedrijf naar een hoger niveau te tillen.

Als ondernemer hoopt u altijd dat uw klanten hun facturen tijdig betalen. Helaas zijn er echter altijd een paar die dat niet doen. U kunt hen een herinnering sturen, maar uiteindelijk moet u beslissen of u juridische stappen tegen hen wilt ondernemen. Het is geen beslissing die lichtvaardig moet worden genomen - iemand voor de rechter slepen kan immers duur en tijdrovend zijn. Maar het kan uw enige optie zijn als u alle andere mogelijkheden hebt uitgeput en nog steeds geen betaling hebt ontvangen.

Als u het zat bent om te wachten tot een klant betaalt, vraagt u zich misschien af welke juridische mogelijkheden u hebt. Hier volgen enkele tips om u te helpen het juridische proces te beginnen:

1. Onderzoek de incassowetten van jouw staat. Elke staat heeft zijn eigen wetten en procedures, dus het is essentieel dat je jouw rechten kent voordat je actie onderneemt.
2. Stuur een sommatiebrief. Dit is een formele kennisgeving dat u geld verschuldigd bent en dat wij juridische stappen zullen ondernemen indien de schuld niet binnen een bepaalde termijn (doorgaans 30 dagen) wordt voldaan. U kunt een advocaat inschakelen om de brief voor u op te stellen of gebruikmaken van een van de vele template brieven die online beschikbaar zijn.
3. Span een rechtszaak aan. Als de aanmaning geen resultaat oplevert, is jouw volgende stap om een rechtszaak aan te spannen bij de kantonrechter. Dit is meestal een relatief eenvoudig proces, maar je wilt er zeker van zijn dat je al je documentatie in orde hebt voordat je naar de rechtbank gaat.
4. Beslag leggen op lonen of tegoeden bevriezen. Als de debiteur in loondienst is, kunt u mogelijk loonbeslag leggen om de schuld te innen. U kunt ook hun bankrekeningen bevriezen of een pandrecht op hun eigendom vestigen. Deze maatregelen mogen alleen als laatste redmiddel worden gebruikt, omdat ze aanzienlijke financiële gevolgen kunnen hebben voor de debiteur.
5. Huur een incassobureau in. Als u niet geïnteresseerd bent in het afhandelen van de schuld, kunt u een incassobureau inhuren om dit af te handelen. Er zijn kosten aan verbonden, maar het kan de moeite waard zijn om het gedoe van zelf een rechtszaak aanspannen te vermijden.

Uiteindelijk moet u beslissen wat het beste is voor uw bedrijf. Als u echter denkt dat het ondernemen van gerechtelijke stappen u zal helpen om betalingen te ontvangen, dan wilt u dit misschien toch doen.

Niet-betalende klanten kunnen een aanzienlijke aanslag op jouw middelen betekenen, maar met de juiste houding en aanpak kunt u hen omzetten in betalende klanten. Onthoud dat elke interactie met een klant een positieve of negatieve indruk van jouw bedrijf kan achterlaten. Blijf kalm, wees beleefd en implementeer accounts receivable automatisering software voor snellere incasso's. En als al het andere niet werkt, onthoud dan dat er nog tal van andere bedrijven zijn waarmee u zaken kunt doen.